DB32/T 3912-2020 江苏省城建档案馆业务工作规程

ICS03.220

R07

DB32

江苏省地方标准

DB32/T3912-2020

江苏省城建档案馆业务工作规程

OperationalcodeofJiangsuurbanconstructionarchives

2020-12-21发布2021-05-01实施

江苏省市场监督管理局

江苏省住房和城乡建设厅发布

目次

前言......................................................................V

引言....................................................................VII

1范围...................................................................0

2规范性引用文件.........................................................0

3术语...................................................................0

4基本规定...............................................................2

5业务指导...............................................................2

5.1原则与要求.........................................................2

5.2内容...............................................................2

5.3方法和形式.........................................................3

6收集...................................................................4

6.1范围与方法.........................................................4

6.2接收...............................................................4

6.3征集...............................................................4

7整理...................................................................5

7.1原则和内容.........................................................5

7.2分类...............................................................5

7.3组卷...............................................................5

7.4案卷排列...........................................................6

8编目...................................................................7

8.1内容...............................................................7

8.2著录...............................................................7

8.3标引...............................................................7

8.4目录编制与组织.....................................................8

9统计...................................................................8

9.1任务和要求.........................................................8

9.2步骤和方...........................................................8

9.3基本统计报表.......................................................9

10鉴定..................................................................9

10.1鉴定工作内容......................................................9

10.2鉴定工作原则......................................................9

10.3鉴定工作方法......................................................9

10.4鉴定工作组织.....................................................10

10.5档案销毁.........................................................10

11保管与保护...........................................................10

11.1馆库建设.........................................................10

11.2设备与装具配置...................................................10

11.3库房管理.........................................................11

11.4设备与装具维护...................................................11

II

11.5档案保护.........................................................12

12声像档案.............................................................13

12.1声像档案收集与归档...............................................13

12.2声像档案整理.....................................................14

12.3声像档案保管.....................................................15

13信息化建设...........................................................15

13.1信息化建设原则与要求.............................................15

13.2基础设施建设.....................................................15

13.3信息资源建设.....................................................16

13.4城建档案信息管理系统与平台建设...................................17

13.5城建档案信息安全.................................................17

14档案信息开发与利用...................................................18

14.1档案信息开发.....................................................18

14.2档案利用.........................................................19

15目标管理.............................................................19

15.1目标管理的目的和任务.............................................19

15.2目标管理的等级及标准.............................................20

15.3目标管理的程序...................................................20

附录A（规范性附录）城建档案验收及移交用表..............................21

附录B（资料性附录）城建档案目录样式....................................26

附录C（规范性附录）江苏省城建档案馆工作统计报表........................30

附录D（资料性附录）城建档案馆业务工作用表..............................36

附录E规范性附录）江苏省城建档案馆目标管理评估申请登记表................41

III

IV

前言

本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本标准由江苏省住房和城乡建设厅建设档案办公室提出。

本标准由江苏省住房和城乡建设厅归口。

本标准起草单位：南京市城建档案馆、徐州市城建档案馆、苏州市城建档案馆、扬州市城建

档案馆、泰州市城建档案馆、镇江市城建档案馆、宿迁市城建档案馆

本标准主要起草人：周健民、袁玉恒、张娟、徐悦、程恺、邵野君、赵红霞、吴兆亮、樊雨

云、李春、李莉

V

VI

引言

根据《关于印发<2016年度江苏省工程建设标准和标准设计编制、修订计划>的通知》（苏建

科[2016]313号）的要求，编制组参考有关国家、行业标准和国内其他先进标准，并在广泛征求

意见的基础上，修订本规程。

本标准修订的主要技术内容是：1.按照城建档案馆工作管理的流程和要求，对各章节逻辑结

构形式进行了调整；2.调整了目标管理等方面内容，细化了目标管理评估方法和程序；3.修改了

档案整理、信息化建设、档案信息开发与利用方面不符合实际操作的要求内容；4.取消工程档案

预验收，将工程档案验收纳入建设工程竣工联合验收环节。

本标准由江苏省住房和城乡建设厅负责管理和解释。本规程在执行过程中，如发现需要修改

和补充之处，请将意见和建议反馈至江苏省工程建设标准站（地址：南京市江东北路287号银城

广场B座4楼：邮编：210036），以便今后修订时参考。

VII

江苏省城建档案业务工作规程

1范围

本标准规定了江苏省城建档案的术语、基本规定和城建档案业务指导、收集、整理、编目、

统计、鉴定、保管与保护、信息化建设、开发与利用、目标管理等业务环节的工作规程。

本标准适用于江苏省内各市、县（市、区）、镇（乡）城建档案馆（含城建档案室，下同）

在全省各行政区域内开展的城建档案业务建设活动，有关城建档案形成单位的城建档案业务建设

活动可以参照执行。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于

本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T2887计算机场地通用规范

GB/T3860文献主题标引规则

GB/T9361计算机场地安全要求

GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成一般要求

GB17859计算机信息系统安全保护等级划分准则

GB/T21052信息安全技术信息系统物理安全技术要求

GB/T50323城市建设档案著录规范

GB/T50328建设工程文件归档规范

CJJ/T117-2017建设电子文件与电子档案管理规范

CJJ/T158城建档案业务管理规范

CJJ/T187-2012建设电子档案元数据标准

DA/T15磁性载体档案管理与保护规范

JGJ25档案馆建筑设计规范

DGJ32/TJ143房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范

3术语

GB/T50328、CJJ/T158界定的下列术语适用于本标准。

3.1

城乡建设档案

在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图

表、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录，简称城建档案。

3.2

建设工程档案

在工程建设活动中直接形成的对国家和社会具有归档价值的文字、图纸、图表、声像、电子

文件、实物等各种形式和载体的历史记录，简称工程档案。

3.3

城乡建设业务档案

城乡建设机构在其业务管理和业务技术活动中形成的业务管理及业务技术档案。

3.4

城乡建设声像档案

0

记录反映城乡面貌和城乡规划、建设、管理活动，具有保存价值，用照片、影片、录音带、

录像带、光盘、硬盘等记载的声音或影像档案。

3.5

业务指导

城建档案管理机构依据有关城建档案工作的法律、法规、规章和技术规范，对下一级城建档

案机构、城乡建设各行业、专业管理部门、建设工程档案形成单位的城建档案形成、积累、整理、

归档、移交等业务，进行登记、告知、督促、检查、验收以及提供咨询、示范等服务的过程。

3.6

接收

城建档案管理机构按照规定收存有关单位移交的城建档案和有价值的历史资料的过程。

3.7

移交

城乡建设各专业、行业管理部门和建设工程档案形成单位按规定向城建档案管理机构报送列

入接收范围的城建档案并供其保存的过程。

3.8

建设工程档案验收

建设单位在建设工程竣工验收时，提请工程所在地城建档案管理机构对建设工程档案进行验

收；验收合格的，由城建档案管理机构出具建设工程档案验收意见。

3.9

建设工程档案接收凭证

城建档案管理机构在接收到建设单位所移交的符合有关规定要求的建设工程档案后，向建设

工程档案移交单位出具的档案交接文据。

3.10

征集

城建档案馆向社会征收、收集散存、散失的城建档案和其他文献的活动。

3.11

总目录

城建档案馆按档案接收时间的先后顺序进行登记而形成的目录。

3.12

必备目录

为确保在脱离计算机状况下仍能进行档案管理、检索，城建档案馆必须具备的纸质档案目录。

3.13

城建档案数字化

用计算机技术将传统的纸质文字、声音、图像等转换为数字信号的处理过程。

3.14

信息开发

根据城乡规划、建设和管理工作的需要，按照一定专题，对保存的城建档案信息进行提取、

加工、分析、汇总，形成一定的专题、数据库或实用信息等，并进行信息传递、提供利用的过程，

1

以及通过各种方式提供城建档案信息为社会和利用者服务的活动。

4基本规定

4.1城建档案馆业务工作应包括下列内容：

a)负责本行政区域内城建档案及有关资料的收集和管理，维护档案的系统性、完整性和真

实性；

b)建立健全城建档案管理制度，采用科学手段与方法进行档案保管与保护，确保档案的安

全、有效、保密；

c)积极开发城建档案信息，面向政府、面向社会、面向公众，积极对外提供利用，为经济

社会发展服务；

d)对本行政区域城建档案工作进行业务检查和指导；

e)组织、指导本行政区域城建档案理论与科学技术研究工作，开展档案宣传，组织岗位技

能和业务培训。

4.2城建档案馆应重点管理下列城建档案资料：

a)各类城乡建设工程档案

1）工业、民用建筑工程

2）市政基础设施工程

3）公用基础设施工程

4）交通基础设施工程

5）园林建设、风景名胜建设工程

6）市容环境卫生设施建设工程

7）城乡防洪、抗震、人防工程

8）军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越城乡行政区域的地下管线

走向和有关隐蔽工程的位置图；

b)城乡建设各行业、专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案；

c)有关城乡规划、建设及其管理的政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城乡历

史、自然、经济等方面的基础资料。

4.3城建档案馆在配备工作人员时，应注意专业结构搭配，合理配备档案管理、工程建设、计

算机、声像制作等专业技术人才。

4.4城建档案馆的档案工作人员应定期接受岗位技能和业务培训。

5业务指导

5.1原则与要求

5.1.1业务指导应遵循统一指导和分级指导相结合的原则。

5.1.2业务指导应符合下列要求：

a)严格执行国家的法律法规、贯彻有关标准规范；

b)面向基层，面向服务对象，进行指导与服务；

c)应采用现代化手段，为社会提供高效优质的服务。

5.2内容

5.2.1上级城建档案管理机构对下一级城建档案管理机构的业务指导应包括下列内容：

a)指导、帮助下一级城建档案馆了解、掌握国家有关档案工作及城建档案工作的方针、政

策，掌握业务监督、指导的基本方法；

b)指导、帮助下一级城建档案馆理解和掌握各项行政法规和业务标准、技术规范，指导建

立、健全和组织实施城建档案工作的各项规章制度与业务标准、技术规范和规程；

c)对下一级城建档案管理机构的具体业务工作，进行监督、检查和指导；

d)对下一级城建档案管理机构的工作开展情况进行综合评估，并对存在的问题提出整改意

见和建议；

e)对城建档案事业其他各项工作的指导，包括对城建档案理论与科学技术研究的指导，对

2

城建档案培训和继续教育的指导，对城建档案宣传、出版工作的指导等。

5.2.2城建档案管理机构对城乡建设各行业和各专业管理单位的城建档案工作指导应包括下列

内容：

a)普及城建档案工作基本知识和业务标准、技术规范；

b)指导城建文件材料形成单位制订城建文件材料管理工作的计划、制度、办法；

c)指导、检查业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

d)参加重要活动文件材料的收集和验收；

e)指导城建档案的移交工作。

5.2.3城建档案馆对建设工程档案形成单位的城建档案工作的指导应包括下列内容：

a)宣贯工程建设和城建档案管理有关的法律法规、标准规范，使各单位了解和掌握应承担

的责任和要求；

b)履行告知义务，要求建设单位提交《建设工程档案验收报送承诺书》（见附录A表A.1），

落实有关责任；

c)指导建设单位按《建设工程文件归档规范》GB/T50328、《房屋建筑和市政基础设施工

程档案资料管理规范》DGJ32/TJ143的要求，收集、汇总勘察、设计、施工、监理等过程中所形

成的建设工程文件材料；

d)指导建设、勘察、设计、施工、监理等单位落实档案管理人员，设置档案保管场所，建

立健全档案工作制度，做好工程文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

e)在工程项目竣工验收时，对建设工程档案进行验收，根据工程档案的具体情况，按照相

关规范的要求，对验收合格的，出具建设工程档案验收意见（见附录A表A.2），作为建设工程竣

工备案的依据之一，对不符合要求的提出限期整改意见；

f)指导工程档案验收合格的建设单位办理档案移交手续；

g)出具江苏省建设工程档案接收凭证（见附录A表A.3）。

5.3方法和形式

5.3.1业务指导可采取下列几种方法：

a)组织本行政区域工程档案管理人员、城乡建设业务档案人员等进行业务培训；

b)对本行政区域的城建档案工作开展综合管理评估；

c)召开城建档案工作会议；

d)组织交流城建档案工作经验；

e)组织开展城建档案工作的研讨；

f)树立典型，对城建档案工作实行示范指导；

g)表彰先进集体和个人；

h)开展城建档案专项指导。

5.3.2业务指导可采取下列形式：

a)现场业务指导；

b)集中统一业务培训指导；

c)运用计算机技术、互联网技术进行在线指导；

d)运用电话、传真、视频等对有关问题和人员进行实时指导；

e)运用影片、录音、录像制品等工具来进行声像业务指导。

3

6收集

6.1范围与方法

6.1.1各地城建档案馆收集范围应符合相关法律、法规、标准、规范的规定。具体范围和内容，

由各设区市、县（市、区）、乡镇人民政府或城建档案行政主管部门结合本地实际确定。

6.1.2收集可采用接收和征集两种方式。接收包括城乡建设的业务管理与技术档案的定期接收

和对工程建设单位移交的工程档案的不定期接收。

6.2接收

6.2.1接收应符合下列要求：

a)对列入城建档案馆接收范围的建设工程档案应在工程竣工验收时接收进馆；

b)城乡建设各专业、行业管理部门形成的需要永久和长期保存的各种业务管理和业务技术

档案，应在形成单位档案室保管1～5年后接收进馆；

c)档案质量应符合《建设工程文件归档规范》GB/T50328、《科学技术档案案卷构成的一

般要求》GB/T11822和《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》（[82]建发施字50号）、

《房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范》DGJ32/TJ143的规定。

6.2.2接收应按下列程序进行：

a)城建档案馆对城乡建设各专业、行业管理部门业务档案的接收应符合下列程序

1）拟定年度接收工作任务目标

2）确定接收工作的重点及对象

3）进行组织和人员分工

4）对拟接收档案的单位，开展接收前的业务指导和服务

5）审核准备移交的档案内容和质量

6）办理接收手续，核对城建档案移交书（见附录A表A.4）和城建档案移交目录（见附录

A表A.5），移交文据一式两份，一份由报送或移交单位保存，一份由城建档案馆保存；

b)工程档案的接收应符合下列程序

1）审核档案内容和质量

2）出具审核意见

3）核对移交书和移交目录，办理接收手续，出具建设工程档案接收凭证。

6.3征集

6.3.1城建档案馆对散存、散失的具有永久保存价值的档案应当予以征集，征集范围包括下列

内容：

a)中华人民共和国成立以前，历代形成的能真实反映本地城乡自然面貌、城乡发展变迁，

记录各项工程建设的档案史料，包括图纸、图表、图书、报刊、画册、文件、报表、照片、录像

带、电影拷贝、模型等档案；

b)中华人民共和国成立以后，对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案；

c)城乡历史、自然、经济等方面的基础资料。

6.3.2征集对象包括社会各界、有关部门、单位和长期从事城乡规划、建设、管理的领导、专

家、工程技术人员和相关大专院校、科研部门、图书馆、史志办等从业人员以及社会上热心收藏、

保存相关档案、史料的人士。

6.3.3征集可以采用下列方法：

a)接受捐赠；

b)接受寄存或代为保管；

c)征收与征购；

d)复制副本；

e)其他合法方式。

6.3.4开展征集工作应符合下列规定：

a)城建档案馆征集档案，应当有2名以上工作人员共同进行。征集档案时，档案征集人员

应当主动出示表明身份和工作任务的证明文件；

4

b)档案征集人员应当自征集完成之日起10日内将征集到的档案交城建档案馆，城建档案

馆应当将征集的档案登记造册；

c)在征集中，对档案的真伪或者价值有异议的，城建档案馆或者档案所有人可以提请档案

鉴定委员会鉴定、评估；

d)档案鉴定由当地城建档案管理机构聘请有相关知识的专家，鉴定、评估档案应当有3名

以上相关专家共同进行。

6.3.5鼓励单位和个人向城建档案馆捐赠档案，可以采取下列激励方法：

a)接受捐赠的城建档案馆，应当向捐赠者颁发档案捐赠荣誉证书和收藏证书；

b)向城建档案馆捐赠档案的单位和个人，对其捐赠的档案有优先和无偿利用的权利，并可

以对所捐赠的档案中不宜向社会公开的部分提出限制他人利用的建议，城建档案馆应当维护捐赠

者的合法权益。

7整理

7.1原则和内容

7.1.1城建档案整理应遵循城建文件材料的自然形成规律，保持城建文件材料之间的有机联系，

便于档案的保管和利用的基本原则。

7.1.2整理工作应包括下列内容：

a)分类；

b)组卷；

c)案卷排列。

7.2分类

7.2.1分类应符合下列要求：

a)符合城建文件材料形成单位及其专业活动的性质和特点；

b)根据文件材料的内容，选择和运用适当的分类方法。

7.2.2建设工程文件可采用下列分类方法：

a)工程（项目）分类法；

b)建设程序（阶段）分类法；

c)专业分类法；

d)部位（时序）分类法；

e)载体分类法。

7.2.3城乡建设业务管理文件可采用下列分类方法：

a)年度（时间）分类法；

b)问题分类法；

c)专业分类法；

d)权属分类法；

e)载体分类法。

7.2.4当文件材料较多时，应将多种分类方法结合运用，形成“工程（项目）-程序（阶段）-

专业”、“年度-专业-工程”、“年度-工程”、“年度-问题”等分类法。

7.3组卷

7.3.1组卷应符合下列要求：

a)遵循城建文件材料的形成规律，最大限度地保持卷内文件材料的完整、准确、系统；

b)根据文件材料的种类、内容、载体等，选择和运用适当的方法按专业、分部、工序、问

题、文件名称、地域、时间、单位名称等组卷；

c)案卷内文件材料保存价值及密级大体相同；

d)不同保存期限和密级的文件材料，在保持其固有的内在联系的前提下，宜分别组卷；

e)适当考虑案卷厚度，文字材料不宜超过20mm，图纸不宜超过50mm；

f)案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

7.3.2组卷工作包括下列内容：

5

a)卷内文件的排列；

b)案卷的编目；

c)案卷的装订。

7.3.3卷内文件的排列可采用下列方法：

a)按重要程度排列；

b)按时间顺序或客观形成过程排列；

c)按工程建设程序排列；

d)按逻辑关系排列。

7.3.4卷内图纸的排列可采用下列方法：

a)按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；

b)按总体和局部的关系排列，反映总体、全局、系统的图纸在前，反映局部、单项的在后；

c)按比例尺排列。

7.3.5文字材料和图纸混合组卷的，一般文字材料排列在前，图纸排列在后。

7.3.6案卷的编目包括案卷封面的编制、卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表等内容。具体

编目方法按《建设工程文件归档规范》GB/T50328的要求进行。

7.3.7案卷可采取装订与不装订相结合的方式：

a)文字材料应装订，采用线绳三孔左侧装订法；

b)文字材料和图纸混合组卷的，可不装订，直接按顺序排列；

c)图纸应不装订。

7.3.8对接收的已经装订成型或印制成册的符合归档要求的档案，城建档案馆可直接编目入库。

7.4案卷排列

7.4.1建设工程档案的案卷排列应符合下列要求：

a)单位工程应按先文字卷，后图纸卷，最后除纸质以外的其他载体案卷的排列顺序；

b)文字卷可按建设程序、问题、时间或重要程度排列；

c)图纸卷可按总图、单位工程、分部工程和专业排列；

d)如果一个建设项目是由多个单位工程组成，而工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收

文件等文件只有一套，可将这部分文件放在该建设项目第一个竣工的或有代表性的单位工程中。

7.4.2城乡建设业务文件及其他有关城乡规划、建设和管理活动的文件资料可按文号（项目号）、

程序、时间等排列。

7.4.3由城建档案馆负责编制档号。

7.4.4案卷排列完成后，编制案卷目录，具体编制方法按《建设工程文件归档规范》GB/T50328

的要求进行。

6

8编目

8.1内容

8.1.1城建档案馆编目工作的内容包括城建档案著录、标引、目录组织等。

8.1.2目录一般包括下列类型：

a)工程（项目）目录、案卷目录和文件目录；

b)题名目录、责任者目录、分类目录、主题目录；

c)总目录、部门目录、特藏目录、联合目录。

8.1.3城建档案馆可根据需要编制各种专题目录。

8.1.4城建档案馆对所保存的城建档案应编制必备目录。必备目录应打印成册，妥善保管，及

时更新。必备目录包括城建档案总目录和城建档案分类目录。

a)城建档案总目录应按档案接收进馆的先后顺序以工程（项目）或案卷为单位进行编制，

编制城建档案工程（项目）总目录（参见附录B表B.1）或案卷总目录（参见附录B表B.2）；

b)城建档案分类目录应按城建档案馆对该工程（项目）及其案卷的分类标引而形成的类目

进行编制，编制城建档案分类目录分工程（项目）分类目录（参见附录B表B.3）或案卷分类目

录（参见附录B表B.4）。

8.2著录

8.2.1著录项目的划分与细则应按《城市建设档案著录规范》GB/T50323的要求执行。

8.2.2著录级别与著录详简级次、著录文字要求、著录信息来源等应按《城市建设档案著录规

范》GB/T50323的要求执行。

8.2.3著录格式应符合下列规定：

a)著录格式应符合《城市建设档案著录规范》GB/T50323的要求；

b)各城建档案馆也可根据城建信息管理、开发的需求，扩大著录范围，加大著录深度，

细化著录格式。

8.2.4著录的组织管理应按下列规定进行：

a)各城建档案馆宜以《城市建设档案著录规范》GB/T50323为基础，根据馆藏特点制定本

馆的著录细则；

b)应选择适当的著录级别，确保档案的检索深度；

c)应将著录安排在恰当的工作环节，确保著录工作的开展；

d)著录可由城建档案馆承担，也可由城建档案移交部门承担。

8.3标引

8.3.1标引一般包括分类标引和主题标引。

8.3.2分类标引应遵循下列原则：

a)应以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案记述和反映的

事物属性关系，并兼顾档案的其他特征；

b)应遵循《中国档案分类法》及其使用指南；

c)城建档案馆可依据《城市建设档案分类大纲》及其编制说明，编制科学、切实可行的分

类法则；

d)应充分考虑实际的检索需求和检索方式，根据档案的具体内容和用途，选定适当的标引

深度；

e)应按专指性的要求，分入恰当的类目，不得分入较宽的上位类或较窄的下位类；

f)应保持一致性。

8.3.3主题标引应遵循下列原则：

a)应以《文献主题标引规则》GB/T3860为依据，采用《城市建设档案主题词表》、《汉语主

题词表》，并以《中国分类主题词表》作为补充；

b)标引深度一般不超过10个主题词；

c)主题标引对象分为工程（项目）、案卷和文件三个层次；

d)应客观地揭示出城建档案所记载或论述的对象的主题概念；

7

e)城建档案的主题概念，是标引的主要概念和主要对象；

f)应采取概括的整体标引和重点性的分析标引相结合的原则，进行适度标引；

g)应尽可能保持中心主题标引与该档案主要分类标引的匹配；

h)应严格控制使用关键词标引。

8.3.4标引应遵循下列程序：

a)主题分析

1）审读档案；

2）阅读题名；

3）浏览正文；

4）查阅档案的外部特征。

b)概念转换

1）分类标引的概念转换；

2）主题标引的概念转换；

3）审校。

8.3.5档案标引应加强质量管理，保证标引的客观性、专指性、全面性、一致性与适当的标引

深度。

8.3.6保证标引工作质量可以采取下列措施：

a)科学的组织管理标引工作；

b)提高标引人员的业务水平；

c)提高标引工具本身的质量。

8.4目录编制与组织

8.4.1城建档案馆应建立一套科学合理的目录体系。

8.4.2目录检索体系，应由两种以上目录检索工具组成，每种目录应具有其他目录所不能替代

的功能，形成覆盖全部馆藏的检索系统。

8.4.3目录检索体系应能够从不同层面来揭示档案信息，提供方便、快捷、多途径、多角度的

查询手段。

8.4.4各种目录应简明易懂，一般利用者能运用自如。

8.4.5目录的编制与形式应依据国家标准和有关专业规范。

8.4.6目录的编制应及时、准确，做到账物相符。

8.4.7目录的组织方法主要有：

a)字顺组织法，要求按款目的标目字顺将款目组织成字顺目录，可包含题名目录组织法、

责任者组织法、主题组织法；

b)分类目录组织法，要求以分类大纲的分类号系统为依据，将款目组织成分类目录。

9统计

9.1任务和要求

9.1.1统计工作的基本任务是对城建档案和城建档案馆工作的开展情况进行统计调查、整理、

分析，提供统计数据和分析资料，并根据国家档案工作统计年报制度和上级部门相关规定，定期

将城建档案馆工作基本情况的统计数据上报。

9.1.2统计工作应遵循下列要求：

a)应建立健全城建档案统计工作制度，并指定专（兼）职人员从事城建档案统计工作；

b)保证城建档案统计数据的真实性、准确性、系统性、及时性和科学性；

c)城建档案统计工作受国家统计立法的约束，注重城建档案统计资料的安全性和保密性；

d)按照上级部门规定的统一方法、计量单位、报表格式进行统计工作；

e)上级部门需要的各类报表，要按时间要求，准确无误地报送；

f)各类城建档案统计报表及综合统计报表，除报上级机关外，应留一份存档备查。

9.2步骤和方法

9.2.1统计工作按下列步骤进行：统计调查、统计资料整理、统计分析、汇总上报。

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9.2.2统计调查按组织方式不同可分为：

a)统计报表制度，城建档案馆按照统一规定的调查要求与文件，对城建档案的构成数量、

保管状况、鉴定情况、利用情况及城建档案馆基本情况等进行定期的统计调查，并按照规定定期

上报统计报表；

b)专门统计调查，为完成特定的调查任务而专门组织的统计调查，常用方法有普查、抽样

调查、重点调查、典型调查等。

9.2.3统计整理应采取下列步骤：

a)城建档案统计分组，将被研究的城建档案工作现象总体按照一定的标志划分为若干个不

同类型的组进行整理；

b)形成城建档案统计表。

9.2.4统计分析可采用下列方法：

a)专题分析和综合分析；

b)定期分析和不定期分析；

c)对比分析法、分组分析法、相互关系分析法和综合平衡分析法。

9.2.5统计分析应采取下列步骤：

a)确定统计分析的题目；

b)根据选题收集、整理和检查统计资料；

c)选用适当的统计分析方法进行分析；

d)根据统计分析的结果撰写统计分析报告。

9.2.6统计材料的汇总上报，应根据要求采取下列方法：

a)逐级汇总上报；

b)集中汇总上报；

c)越级汇总上报。

9.3基本统计报表

9.3.1城建档案馆工作基本情况统计，包括组织机构、人员状况、馆库面积、馆藏的统计（见

附录C表C.1、表C.2）。

9.3.2城建档案馆馆藏档案分类统计，包括各类档案、资料等数量的统计（见附录C表C.3）。

9.3.3城建档案数量统计，包括各类城建档案的接收、移出、销毁、实存等数量的统计（见附

录C表C.4）。

9.3.4城建档案鉴定情况统计，包括现有档案数量、已鉴定数量、未鉴定数量和销毁档案等

（见附录C表C.5）。

9.3.5城建档案利用情况统计，内容包括查档人次、查档卷次、用途等数量的统计、提供和复

制案卷次数统计等（见附录C表C.6）。

10鉴定

10.1鉴定工作内容

10.1.1制定档案鉴定制度及《城建档案密级及保管期限表》。

10.1.2具体分析档案的价值，在永久和定期（50年、30年）保管期限中选择划定档案的保管

期限，并根据保密规定确定密级。

10.1.3根据保密规定，将已达到保密期限的档案进行降密与解密，并开展档案划控。

10.1.4将本无保存价值和保管期满已无保存价值的档案予以销毁或作相应处理。

10.1.5对鉴定工作进行必要的记录（参见附录D表D.1）。

10.2鉴定工作原则

10.2.1应从国家和社会的整体利益出发，并结合城乡建设实际，用全面的、历史的、发展的、

效益的观点判定档案的价值。

10.2.2定期开展鉴定工作，优化馆藏档案质量和馆藏结构。

10.3鉴定工作方法

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10.3.1档案鉴定应采用直接鉴定法，即通过直接审查城建档案文件的内容和各种特征对其保存

价值进行分析和判断。

10.3.2档案的保存价值应从下列几方面进行分析和判断：