DB45/T 2705-2023 党政机关会议服务规范

ICS01.040.03

CCSA16

45

广西壮族自治区地方标准

DB45/T2705—2023

党政机关会议服务规范

Specificationforconferenceservicesofpartyandgovernment

organizations

2023-08-10发布2023-09-30实施

广西壮族自治区市场监督管理局发布

DB45/T2705—2023

目次

前言.................................................................................II

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................1

4基本要求...........................................................................1

5服务内容及要求.....................................................................3

6安全保密管理.......................................................................6

7服务评价与改进.....................................................................7

8档案管理...........................................................................7

附录A（规范性）会议服务人员仪容、仪表、仪态.........................................9

附录B（资料性）会务服务需求确认表..................................................21

附录C（规范性）清洁卫生要求........................................................22

附录D（规范性）会场布置要求........................................................24

附录E（资料性）会场准备工作检查表..................................................33

附录F（规范性）续茶水要领示意图....................................................34

附录G（资料性）会议遗漏物品登记认领表..............................................35

附录H（资料性）会议用品盘点记录表..................................................36

附录I（规范性）突发事件应急处置方案................................................37

附录J（资料性）会务服务满意度评价表................................................39

附录K（资料性）会议服务意见反馈表..................................................40

参考文献.............................................................................41

I

DB45/T2705—2023

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由广西壮族自治区机关事务管理局提出、归口和宣贯。

本文件起草单位：广西壮族自治区机关事务管理局、桂林市机关事务管理局、广西华保盛物业服务

集团有限公司、桂林市政勤会务服务有限公司、桂林市市场监督管理局、桂林市机关后勤服务中心、广

西标准化协会。

本文件主要起草人：吴殷丹、韩克军、陈建华、吴军、周文祥、潘增茂、陈治享、陈二华、杨克春、

黄文婷、林艳梅、李连荣、刘小平、卢秋云、赵强、齐斌、王敏丹、谢宏昭、王皓锴。

II

DB45/T2705—2023

党政机关会议服务规范

1范围

本文件界定了党政机关会议服务涉及的术语和定义，规定了基本要求、服务内容及要求、安全保密

管理、服务评价与改进、档案管理的要求。

本文件适用于广西壮族自治区行政区域内党政机关的会议服务与管理，其他会议可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB2893安全色

GB2894安全标志及其使用导则

GB/T10001.1公共信息图形符号第1部分：通用符号

GB13495.1消防安全标志第1部分：标志

GB/T15566.1公共信息导向系统设置原则与要求第1部分：总则

GB/T30520会议分类与术语

3术语和定义

GB/T30520界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

党政机关会议conferenceofpartyandgovernmentorganizations

党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及工会、共青团、

妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位主办的会议。

4基本要求

4.1总则

4.1.1会议服务机构应建立与会议服务相对应的各类组织机构，明确各部门各岗位工作职责和权限。

4.1.2会议服务机构应建立良好的会议服务业务接待沟通渠道及方式。

4.1.3各岗位应建立服务流程和技术规范。

4.1.4会议服务机构应建立科学、规范的会议服务质量体系，对服务资源、过程、监督与改进实施管

理。

4.2机构资质

4.2.1会议服务机构承担党政机关会议服务活动应具备下列条件：

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——具有独立承担民事责任的能力，经营范围包含会务服务项目；

——具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

——具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

——有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

——参加政府购买活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

——法律、行政法规规定的其他条件。

4.3人员要求

4.3.1应配备会议负责人，负责工作对接、会议监管和设备管理等。

4.3.2应根据会议服务岗位的需要配置相应的专职人员，会议服务人员身体健康状况、年龄、文化水

平、工作经验、政治面貌、外在形象、沟通应变能力等条件应符合岗位需求。根据不同等级会议，设置

不同服务岗位的人数及要求。

4.3.3会议服务人员上岗前接受系统培训，宜通过聘请专业培训机构进行培训，组织内部指导实训或

定期进行实操检验、考核等，培训内容应包括但不限于以下方面：

——服务理念和组织文化；

——会议服务和管理的基本理论知识及实操训练；

——会议服务的安全保密管理制度；

——会议服务人员的仪容仪表仪态；

——会议服务突发事件的应急处置；

——会议室布置及相关设施设备的使用操作技能。

4.3.4会议服务人员应接受会议主办单位审查，会议服务人员应做到但不限于以下要求：

——执行党和国家有关保密工作的法规和制度，确保会议内容及有关事项不被泄露；

——不私下谈论会议内容，不擅自向其他无关人员谈论和提供会议内容；

——不擅自将会议文件、资料带出会场；

——对会议遗留的文件资料，及时送交会议主办单位，不擅自进行复印和处理；

——不擅自使用照相机、手机和录音器等视频或音频设备记录（拍摄）会场布置（场景）、会议

全过程；

——不使用手机应用、微信小程序等对涉密会议文件、资料进行拍摄、录音、录像或者图文识别；

——未经允许，不擅自对会议进行录音、录像，会议主办单位要求录音、录像的，会后及时交由

主办单位，不擅自备份；

——不在工作中使用手机做与工作无关的事；

——当值时，不擅自离岗，不在岗会友、聊天等做与执勤无关的事，文明执勤、使用普通话，文

明用语、礼貌待客、态度温和、言语亲切，指挥动作准确。

4.3.5会议服务人员应统一着装、标识明晰，熟悉会议服务礼仪，遵守会议服务人员行为规范。会议

服务人员仪容、仪表、仪态按附录A的规定执行。

4.3.6会议服务人员每季度应进行评价考核，考核内容包括但不限于：服务品质、工作纪律、服务形

象、学习能力等。

4.4设施设备

4.4.1根据会议主办单位的需求，配置或布置与会议规模、规格等相适的会议室，召开涉密会议或者

视频会议应在符合国家有关标准要求的会议场所或者会议系统中进行。

2

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4.4.2会议室应配置的设施设备包括但不限于：

——满足会议使用要求的桌椅、音视频设备、网络设备等；

——配置或布置符合要求的节能灯具进行照明并实行分区控制，色温应满足摄影、摄像要求；

——符合国家能效限定值及能效等级的温控系统；

——满足会议使用要求的插座、网络接口、音视频接口等；

——在会议区域适当位置设置贴有分类标志的垃圾箱；

——配置消防设施、器材，有消防安全标志。

4.4.3明确会议服务设施设备维保责任，定期检查、维修、保养设备用品，并做好相关记录。

4.5辅助系统

4.5.1根据会议规模，设置参会单位和人员停车位置，并设置引导指示标志。

4.5.2会议场所设置的公共信息导向系统，在会场主入口处设置会场分布示意图、导向标志等。导向

系统设置应符合GB/T15566.1，导向标志应符合GB/T10001.1的规定。

4.5.3疏散通道、安全出口、消防通道、应急照明等安全应急设施应设置醒目的安全指示标志，安全

标志应符合GB2894、GB2893的规定，消防安全标志应符合GB13495.1的规定。导向标志指示连续、

清晰，安全通道不应堵塞。

4.5.4在会议场所所有出入口、主要通道等位置安装监控系统，设置提示标志，并实行24h监控管理，

监控录像资料保存期宜≥90d。

4.5.5涉密会议场所，不应带入手机等电子设备，并设置禁入标志；安装符合保密标准的信息干扰设

备，配备手机等便携电子设备的存放柜；明确参会人员和秘书、司机等随行人员不准许携带手机等便携

电子设备前往；不应使用手机等便携电子设备进行视频通话、拍照、上网、录音和录像。

4.6用品用具

按需提供会议用品用具，包括但不限于：记录用纸张、铅笔、橡皮、签字笔、席卡、茶具、饮用水、

毛巾、纸巾、消毒液、洗手液等。

5服务内容及要求

5.1会前服务

5.1.1接洽

5.1.1.1接洽会议主办单位，确定会议的规模、规格、需求等，并填写《会务服务需求确认表》（见

附录B）。

5.1.1.2与会议主办单位确认以下事项：

——会场设施功能及服务流程；

——会议厅室接待能力和硬件设施；

——会议主办单位的名称、通讯地址及电话；

——开会时间、会议日程、参会人数、服务项目、设备要求等；

——若主办单位会议方案发生人数、场所、日期和时间等重大变更等，应以其书面通知为准。

5.1.1.3按照服务协议的要求分解会议服务内容，下达工作任务。

5.1.2会前准备

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5.1.2.1会场布置

5.1.2.1.1会议主办单位宜提前1d向会议服务保障单位提供会标、宣传横幅、会议水牌、席卡、贴

条、会议主持词和会议议程等具体内容。

5.1.2.1.2会议服务机构根据会议主办单位的需求布置会场，其中重要会议宜提前0.5d布置完毕；

一般会议宜提前2h布置完毕，日常会议宜提前1h布置完毕。

5.1.2.1.3布置会场前应对会场区域进行清洁，清洁卫生要求按附录C的规定执行。

5.1.2.1.4服务人员应对会场的布局、主席台、桌椅、桌布、物品、会标、席卡等进行布置，具体按

附录D的规定执行。

5.1.2.1.5布置结束后，会议服务机构负责人进行现场检查，并填写会场准备工作检查表（见附录E），

签字确认。

5.1.2.2设备调试

5.1.2.2.1会议设备技术人员应提前1h到岗，根据发言情况配置和调试话筒；根据会议需求，合理

调整灯光亮度（色温）和音响音量；如召开视频会议，需提前做好视频信号对接、电视机（显示屏）摆

放、调试工作；如会议需要播放国际歌、国歌、音乐、视频等要求，应提前进行试播完好，设备调试应

符合表1的要求。

5.1.2.2.2应保证电力、通讯等供给正常，召开一类会议时，通知供电、通讯、消防等部门到场，提

供现场保障服务。

5.1.2.2.3应配备备用的电源、网络、话筒等设备。

表1设备调试要求

项目要求

1.逐个开关灯光，检查其照明效果

灯光2.应单独检查主席台灯光开放投影时的灯光效果，同时还应检查灯光对主席台人员的照射

3.灯盖应无损坏，色温应保持一致

音响宜提前1h打开，并将所有有关的音响设备连接，正式会议前15min再次检查确认，测试声音是否正常、

音响音量是否适中。如有无线麦克风，应检查电池电量及备用电池情况；如有播放音乐或视频，检查播放是否

正常；如需录音，检查录音设备是否正常

1.宜用笔记本电脑HDMI或VGA接口输出信号，电脑输出信号分辨率的设置应和投影分辨率一致

投影

2.合理调整灯光亮度，确保投影无花屏、抖动现象

会议开始前，根据天气情况提前1h～2h打开空调，夏季将温度调控在26℃，冬季控制在20℃。未开启空

空调

调时，应打开新风机

1.打开LED显示屏时先打开主控计算机，再打开LED显示屏；关闭LED显示屏时，先关闭LED显示屏电源，再

关闭主控计算机

LED显示屏

2.应根据会场照度适当调整LED屏亮度

3.根据会议主办单位的要求设置LED横幅屏的背景色和字体色，宜采用红底黄字或红底白字

5.1.2.3检查验收

5.1.2.3.1会议服务人员在会议召开前45min再次检查会场布置情况，查缺补漏，确保桌椅无损坏、

摆放正确，必要时引导参会人员正确使用会议用品。

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5.1.2.3.2检查验收过程中发现的问题应及时指出，并由相关责任部门或人员现场立即纠正。

5.1.2.4安保及车辆保障

会议服务机构与会议主办单位对接，确认会议期间车辆、人员出入方案，会场安全保障措施等，重

要或涉密会议提前与特勤部门联系对接相关工作。如有车辆保障需求，与会议主办单位对接好车辆数量、

车型、车牌号码，制定行车路线等。

5.2会中服务

5.2.1引领服务

5.2.1.1会前统一做好参会人员车辆通行、停放等安排。如遇下雨宜配备雨具并提供存放雨具的场所。

5.2.1.2维护好会场秩序。会前宜提前30min打开会议室门，安排会议服务人员站在门口迎接、引导

参会人员进入会场，会议开始后，负责关好门。不应让无关人员进入会场，保持会场周边安静、有序。

5.2.1.3会议即将开始时，可提供打铃提醒服务，宜在临会前5min提醒1次，临会前1min再次提醒

并引领领导入场；有主席台的会场，宜将领导引领至主席台入座。

5.2.1.4会议过程中，参会人员进出、会议议程如中间休息，应提前将会场门打开一半。

5.2.2茶水服务

5.2.2.1茶叶检查

检查茶叶质量，应无潮湿、无霉变、无异味。

5.2.2.2斟茶、续茶

5.2.2.2.1应根据气候变化和会场内温度，为茶杯加水。斟倒第1次茶水时，夏季宜提前20min，冬

季宜提前15min，斟茶至茶杯容积的70％～80％为宜。

5.2.2.2.2每隔30min续1次茶水，可根据饮茶速度，适当调整续茶间隔时间。

5.2.2.2.3续茶水时，视情况分为前侧续水和后侧续水，按照下列步骤和要求续茶：

a)用左手的小指和无名指夹起杯盖，大拇指、食指、中指握住杯把，将茶杯端起；

b)右手握住暖瓶，瓶口不应正对宾客，侧身略弯腰将水倒入杯中；

c)可拿1块小毛巾或纸巾，及时擦拭桌上的茶水；

d)沏茶续水以茶杯容积的70％～80％为宜，续水后盖上杯盖并留出1条缝隙，并将杯把转向宾

客右侧放好；

e)续茶水时，应轻拿轻放，不应使茶具发出响声，茶水不应溅出水杯。续茶水要领按附录F的

规定执行。

5.2.2.3会场上茶

会议服务人员一手端壶，另一手五指并拢扶壶身入场，从主位开始依次在与会人员的右后方倒茶。

阶梯式会场，按下列步骤上茶：

a)会议服务人员从主席台右侧排列，整齐统一进入会场；

b)主席台第一排上茶：由2名会议服务人员同时步入会场，行至1、2号主要领导的右后方，先

后开始倒茶，随后分别给左右两边的领导依次倒茶；

c)主席台第二排起，由2名会议服务人员同时从每排中间开始往两边依次倒茶。

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5.2.3设备保障

5.2.3.1会前30min播放暖场音乐，会前5min停播暖场音乐，可根据会议主办单位要求适当调整。

5.2.3.2音视频技术人员应做好音响、灯光、视频操作的全程跟踪，根据现场情况控制会场音量及灯

光效果，必要时做好会议的录音、录像。

5.2.4会场巡查

会议服务人员应密切关注主席台及会场内动态，发现问题及时处理；随时注意观察主席台领导的服

务需要，及时提供服务。如：加水、递送资料、引导去卫生间等；重要会议时，分管领导、主管部门负

责人、电工等应到场旁站，随时留意会场音响、温度等情况。

5.3会后服务

5.3.1会议结束时，及时打开会议室大门，会议服务人员站在门口欢送参会领导和参会人员，并提醒

大家带好随身物品。

5.3.2参会人员全部离开会场后，会议服务人员应检查会场有无参会人员遗忘的物品。如有遗失物品

应及时送还。未能及时送还的，应妥善保管，做好登记，填写《会议遗漏物品登记认领表》（见附录G）。

同时，及时联系会议主办单位，尽快转交失主。

5.3.3根据会议要求，向会议主办单位提供相应会议录音、录像资料。

5.3.4清理会场卫生、桌椅归位，如有疫情发生时，应按照相关防疫要求进行全面消毒。

5.3.5关闭灯光、空调、音响、显示屏、门窗等，并做好会场安全检查记录。

5.3.6及时清点并清洗消毒茶杯和毛巾等会议用品，纸巾、纸笔等按类别回收整齐装箱，填写《会议

用品盘点记录表》（见附录H）。

5.3.7定期做好回访工作。

6安全保密管理

6.1领导小组及职责

6.1.1成立党政机关会议会场突发事件应急处置工作领导小组，设组长、副组长、成员。

6.1.2领导小组全面负责会议服务过程中突发事件的应急处置工作，具体职责如下：

——组长负责组织会议服务的安全教育培训，会议突发应急事件处理的统筹、协调和处置工作；

——副组长按照分管任务，分别负责应急事件处置工作；

——小组成员负责开展会议服务的安全教育、培训工作，负责会议服务保障安全隐患排查和设施

设备维修保养。

6.2安全管理

6.2.1应建立健全安全管理制度。

6.2.2制定消防疏散应急预案和突发事件应急处置方案，在会议室显著位置设置安全疏散示意图。突

发事件应急处置方案按附录I的规定执行。

6.2.3会议开始前对电梯等进行安全隐患排查，发现问题及时整改。

6.2.4做好各项季节性安全事故和自然性灾害的防控措施。

6.2.5定期组织工作人员进行安全知识、应急救援知识教育和应急演练。

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6.2.6进行安全巡查时应按规定路线行进，2个人以上巡逻时要保持队形整齐。发现问题时要采取有

效措施处置或控制并及时报告，事后要做好记录。

6.2.7监控岗应按照规定时间、范围，集中精力严密观察，对异常可疑情况及时向负责部门反馈处理，

并进行必要的取证，作好记录。

6.2.8监控岗应严守工作纪律，无关人员不应进入监控室，因工作需要进入监控室的人员应做好记录。

6.3保密管理

6.3.1应根据会议级别制定相应的保密措施。

6.3.2应对会议服务人员进行保密教育，明确会议服务人员的保密纪律、责任和义务，明确会议保密

工作的责任人。

6.3.3会议开始前，协助会议主办单位对会议场地及将要提供会议使用的通信、办公、扩音设备的保

密性能进行安全保密检查。

6.3.4会议进行时，杜绝无关人员进入会场，巡视检查有无违反保密规定、保密纪律的行为和泄密隐

患。

6.3.5会议结束后，协助会议主办单位对会场进行检查，防止遗留会议文件、资料或其他物品。

7服务评价与改进

7.1服务评价

7.1.1应建立全面有效的服务评价管理制度，《会务服务满意度评价表》见附录J。

7.1.2评价指标应包括但不限于：

——服务对象满意度；

——服务时间准确率；

——服务项目完成率；

——有效投诉结案率。

7.1.3评价途径应包括但不限于：

——征求会议主办单位的意见和建议，填写《会议服务意见反馈表》见附录K；

——走访参会人员，征求对会议服务的意见和建议；

——设立投诉箱、意见簿；

——互联网反馈。

7.1.4应妥善处理会前、现场及会后投诉和需求，并在3个工作日内回复。

7.1.5投诉及处理结果应及时反馈，督促整改，并做好记录。

7.2服务改进

7.2.1会后进行会务服务工作总结。

7.2.2对出现的不合格服务采取措施进行纠正，消除或降低不合格服务造成的不良影响。

7.2.3分析产生不合格服务的原因，制定整改措施并跟踪整改措施的落实情况。

7.2.4通过信息的收集与分析，持续改进提升服务质量。

8档案管理

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8.1会议服务机构应建立党政机关会议服务档案，分类整理，妥善保管但不限于以下文件资料：

——会务服务需求确认表；

——会场准备工作检查表；

——会务服务满意度评价表；

——会议服务意见反馈表；

——其他应归档保存的相关资料。

8.2档案保存期限按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定执行。

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