DB6105/T 145-2021 物业服务规范 档案管理

DB6105

渭南市地方标准

DB6105/T145-2021

物业服务规范档案管理

2021-10-28发布2021-11-28实施

渭南市市场监督管理局发布

DB6105/T145-2021

前言

本文件按照GB/T1.1-2020给出的规则起草。

本文件由渭南市住房和城乡建设局提出并归口。

本文件起草单位：陕西秦枫物业管理者咨询有限公司、陕西枫炜质量技术研究中心、

渭南市临渭区物业管理工作中心、渭南市物业行业管理协会、渭南市检验检测研究院

本文件起草人：王德华、冯小艳、陈高峰、王高峰、闫福强、王欣、雷超、刘志平、

徐飞燕、商健

本文件为首次发布。

I

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物业服务规范档案管理

1范围

本文件规定了物业服务中档案管理的术语和定义、基本原则、管理要求、评价与改进等。

本文件适用于渭南市区域内物业服务企业的档案管理工作。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期

的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括

所有的修改单）适用于本文件。

GB/T20647.9社区服务指南第9部分：物业服务

DA/T22归档文件整理规则

DA/T25档案修裱技术规范

3术语和定义

GB/T20647.9中界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

档案管理

对物业服务活动中形成的有保存价值的资料进行建档、使用和管理的活动。

3.2

电子档案

通过磁、光介质及云备份方式进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像

文件集合，通常以案卷为单位。

3.3

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案卷

由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系

统排列、编目和统计的基本单位。

3.4

立卷

按照一定的原则和方法，将有保存价值的资料分门别类整理成案卷的过程。

3.5

档案管理机构

物业服务企业内部负有档案管理职能的独立或者非独立的部门。

4基本原则

物业服务企业档案管理应遵循以下原则：

4.1规范化。物业服务企业应建立健全统一的档案管理规章制度，并明确专职机构或专人负

责组织实施。

4.2专业化。物业服务企业对物业服务档案的管理应向专业化方向发展，在档案的类别划

分、保存期限、层级管理和制度建设方面与物业服务的专业性相适应。

4.3完备性。物业服务企业应把档案管理作为企业运营和物业项目管理的基础工作，通过档

案管理工作的持续改进为企业的内部管理和外部服务提供支持。

4.4安全性。物业服务企业应采取有效措施，确保档案资料的物理安全和涉密档案的信息安

全。

5管理要求

5.1总则

5.1.1职责

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5.1.1.1物业服务企业应将档案文件的形成和积累纳入日常管理服务的各个环节和有关人

员的职责范围。

5.1.1.2物业服务企业负责人是档案管理的第一责任人，物业服务企业项目负责人是档案管

理的直接责任人。

5.1.1.3物业服务企业应接受城建档案管理机构的监督、检查和指导。

5.1.2管理规划

5.1.2.1物业服务企业应制定档案管理规划，作为档案管理工作的总体指导。各部门、各项

目应根据规划，制定具体的档案管理计划，明确归档要求，作为档案管理工作开展的依据。

5.1.2.2物业服务档案管理规划与计划应根据物业服务企业的管理服务需要、物业服务合同

内容、相关方的特定要求、物业项目的具体特点和实际的资源条件状况等制定，具备针对性、

实用性和前瞻性。

5.1.3资源管理

5.1.3.1基础管理

物业服务企业应对档案管理所用硬件资源的保管、使用、维护等管理内容形成制度文件，

实行规范化管理。物业服务企业应对用于档案材料的信息资源进行有效管理，对涉及信息资

源管理的内容形成制度文件，确保档案材料原始性与真实性。

5.1.3.2人力资源管理

物业服务企业应根据管理服务需要设置档案管理岗位，明确岗位职责，配置相应的档案

管理人员。物业服务企业在选聘档案管理人员时，宜考虑受教育程度、实际工作经验、专业

知识、工作责任心、学习能力和其他行为素质等。

5.1.4培训管理

物业服务企业应对档案管理人员进行系统性地培训，以帮助员工获得从事档案管理工作

所应具有的职业道德、专业知识和职业技能。培训内容应包括国家档案管理法规；档案管理

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和档案服务的理论知识；保密制度；企业档案管理规章制度；企业的服务理念、企业文化；

其他相关的理论知识和实践技能。

5.1.5工作规程管理

5.1.5.1物业服务企业应制定档案管理工作规程，并形成文件，纳入物业服务企业质量管理

体系或目标管理体系中予以控制。

5.1.5.2制定工作规程时宜考虑要素：

——识别归档材料的不同特性；

——确定可用的软、硬件资源；

——确定档案管理人员需要具备的能力；

——确立档案管理人员行为、操作规范等。

5.1.5.3所有物业服务档案应有效签署，签署的要求包括以下方面：

——签署格式符合物业服务企业的统一规定；

——必须由档案管理人员亲笔签署，打印签名无效；

——签署项包括签名和日期。

5.2档案资料的收集

5.2.1物业服务企业内部各工作机构应定期将有保存价值的文件资料等集中移交给档案管

理机构。实行物业服务分包的，应督促分包单位及时收集、汇总并移交所形成的物业管理档

案。

5.2.2档案资料的收集内容应真实、准确，包括与物业服务有关的重要活动记录、日常工作

主要过程记录和其他具有保存价值的历史记录等，档案资料收集内容参见附录A。

5.3档案的整理

5.3.1资料的整理

物业服务档案资料的整理应符合DA/T22的规定，同时满足以下要求：

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——档案实体档号标识与分类一致性；

——在原有的基础上进行整理、加工。

5.3.2档案的分类

物业服务企业应根据物业服务的内容和性质对物业档案进行层级分类管理，统一档案编

码，物业服务档案的分类及编码见附录B。

5.3.3档案的立卷

5.3.3.1基本要求

立卷应遵循物业档案资料的自然形成规律，保持档案资料的有机联系，便于档案的保管

和利用。

案卷宜遵循下列要求：

——案卷厚度一般不超过40mm；

——案卷内无重份文件，不同载体的文件分别组卷；

——案卷密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，以高密级为

本卷密级。

5.3.3.2档案资料的排列

档案资料按其形成或针对的年度分开归入其形成年度，跨年度的请示与批复归入批复年

度，无批复的请示归入请示年度，跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度，

跨年度的会议文件，归入会议起始的年度。档案资料按事项、专业顺序排列。同一事项的请

示与批复、同一文件的正本与定稿、正文与附件不应分开，并按批复在前、请示在后，正本

在前、定稿在后，正文在前、附件在后，原件在前、复印件在后的顺序排列。图纸按专业排

列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

5.3.3.3档案资料页码的编制

档案资料页码应符合下列规定：

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——档案文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页码从“1”开始；

——页码编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面

在左下角；折叠后图纸的页码一律在右下角。

——案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编定页码。

5.3.3.4档案资料目录的编制

档案资料目录式样应符合DA/T22图A2的要求。

5.3.3.5案卷的封面和装具

案卷封面的内容视需要可包括档号、案卷题名、全宗名称、年度、密级、保管期限、共

几卷、第几卷。全宗名称应填写案卷内资料形成的物业服务企业（或物业项目）的名称，

填写时应使用全称或规范化简称。案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。物业服务企业使

用的档案卷（盒）外观应符合DA/T22的要求。

5.3.3.6案卷的装订

案卷可采用装订与不装订两种形式。案卷装订应整齐、牢固，便于保管和利用。装订时

必须剔除金属物，应按照本规范规定的顺序排列。

5.3.4档案的编目

物业服务企业应编制统一的档案总目录，关联档案之间应设立互见号。各类档案目录宜

采用树形图，从大分类到小分类，再至细分、排序。

5.4档案的鉴定

物业服务企业应建立档案鉴定小组，根据国家规定并结合企业本身的具体情况鉴别和判

定档案的价值，确定档案的保管期限，并据此销毁失去保存价值的档案。

5.5档案的保存

5.5.1环境与安全

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5.5.1.1物业服务企业应划定专门区域用于档案的保存。档案储存环境应保持干燥、通风、

清洁，并确保储存地点符合防火、防盗、防光、防潮、防虫、防尘等要求，应做到以下方

面：

——配置专人进行管理，钥匙由专人保管，禁止无关人员随意进出；

——存放档案的场所设置灭火器等消防设备；

——存放档案的场所有温度控制和调节；

——存放档案的场所有防盗设施和措施；

——存放档案的场所设置防虫和防霉药剂；

——档案的借阅做好登记；

——经常性借阅的档案使用其复印件；

——定期对档案的完好性做检查。

5.5.1.2物业服务企业应识别各种可能的风险因素，制定旨在确保档案安全的管理应急预案，

并对相关人员进行培训，有条件的企业应组织应急演练。档案安全管理应急预案的内容通常

包括以下方面：

——物业项目单位的基本概况；

——物业服务档案的存放状况；

——各类危险因素及其发展特点；

——应急资源配置与应急力量部署；

——具体应急措施及战术方法；

——其他注意事项等。

5.5.2存放与排列

5.5.2.1档案的存放可采取竖放、平放和卷放的方式。

5.5.2.2档案应根据装具的档号、案卷码、一级类目、二级类目等的层级顺序排列存放。

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5.5.2.3物业服务企业应根据档案柜、档案架内档案存放的实际情况绘制平面示意图，供档

案管理人员使用。

5.5.3保存方式

物业服务企业应对档案实行原始资料和计算机电子档案双轨制保存。电子档案应定期备

份，宜采取计算机系统自动即时备份和人工定期备份相结合的方式。对于特别重要的电子档

案，可采取异地备份方式，提高档案资料的安全性。共享的电子档案应落实权限管理和网络

安全管理措施。

5.5.4保存期限

档案保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类资料的保管期限参见附录A。永久

是指物业管理档案保存期无限延续。长期是指物业管理档案的保存期限等于该物业的使用寿

命。短期是指物业管理档案保存15年以下。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管

期限应按最长期限保存。

5.6档案的登记与统计

5.6.1登记

物业服务企业应做好档案登记工作，统一登记格式，规范登记的时限要求，明确登记管

理责任人。档案登记信息应定期汇总整理，根据实际情况和工作需要，宜以每月、每季度或

每半年为周期，最长不超过一年。物业服务档案登记工作包括：档案移交（接受）登记；档

案借阅登记；档案销毁登记；档案状况检查登记；档案的利用效果登记。

5.6.2统计

5.6.2.1统计的内容

统计包括建立档案登记台账；统计数据的采集；统计资料的整理；统计报表的填报；统

计数据的分析。

5.6.3统计工作的要求

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统计工作的要求包括统计数据应确保准确、真实；统计工作应按统一的方法、计量单位

和报表格式进行；统计报表应字迹工整、清晰。

5.7档案的使用

5.7.1物业服务企业应建立档案借阅、使用登记制度，借阅手续齐全，使用涉密档案时审批

手续严谨。借阅原始资料的，应按档案的不同密级，经相关负责人批准后办理借阅手续，做

好借阅登记，并规定借阅期限。

5.7.2物业服务企业宜使用计算机技术，实行档案电子化管理，并采用检索软件，充分发挥

档案和资料的作用。

5.8档案的维护

5.8.1档案存放场所设施设备的维护

档案存放场所设施设备应登记造册，建立设施设备档案，统一管理，加强维护保养。设

施设备的维护保养应包括防火、防盗设备的定期检查、检测；档案装具的定期除尘和检查维

修；防虫防霉药剂的定期更新。

5.8.2档案的检查

物业服务企业应定期对档案进行检查，应采用抽查的方式，检查内容包括档案数量的完

整性；档案资料的完好性；档案存放的适宜性与安全性；同类档案格式的一致性；档案是否

在有效期内；档案资料版本是否最新；签署是否完整及有效。

5.8.3缺失档案的补充

承接查验时因为前任物业服务企业拒不移交档案资料，或因其管理不善导致档案资料不

全的，或者在日常管理中因工作原因造成档案缺失的，物业服务企业应及时补充相关档案资

料，以确保管理服务工作的正常开展。具体工作应包括以下内容：

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——在业主委员会配合下，对物业共用部位、共用设施设备等逐一进行实物查验，做好

查验记录，并尽可能邀请具有公信力的第三方（如政府主管部门、街道办事处、社区居民委

员会等）参加查验工作；

——重新建立共用部位、共用设施设备的运行、维修和养护技术档案；

——从建设单位、城建档案馆或其他渠道获取相关的原始档案资料。

5.8.4档案的修复

档案修复的条件包括档案资料有损坏的；档案字迹不清晰的；档案资料有污迹的；案卷

装订的线绳有破损的；案卷整体结构不牢固的。档案的修复工作应符合DA/T25的规定。

5.9档案的交接

5.9.1交接的类型

5.9.1.1内部交接

物业服务企业或物业项目负责档案工作的人员岗位变动时应进行档案交接，档案的移交

要建立移交清册，由所在的部门或项目负责人签字核准后向档案管理机构进行移交。

5.9.1.2外部交接

5.9.1.2.1物业服务企业的档案外部交接包括与建设单位的交接；在物业服务机构更迭时与

业主委员会的交接；与服务外包单位的交接。

5.9.1.2.2物业服务企业与建设单位的档案交接应符合国家有关法律、法规和规章的规定，

文件材料完整，移交手续齐全，责任明确。在物业服务机构更迭时，物业服务企业应将档案

资料整理完毕后制作移交清册，在规定时间内与业主委员会做好交接工作，共同在档案移交

记录和协议上签字，确认交接工作的完成。

5.9.2交接的要点

档案交接的要点包括以下方面：

——交接时应根据档案目录进行清点，确保实际交接的档案与目录一致；

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——对于重要设施设备的档案资料，应现场进行核对，确保一致；

——对于实际档案与目录不一致、实物与档案不一致的情况，应如实做好书面记录，

明确责任及提出解决的意见和建议，必要时可拍照或录像作为证据留存；

——交接记录和现场查验结果应由各方共同签字确认。

5.10档案的销毁

物业服务企业应及时对保管期限已满和失去保存价值的档案进行销毁，销毁工作包括鉴

定小组出鉴定结果；履行销毁审批手续；对应销毁的档案编制销毁清册；档案销毁；销毁清

册归档保存。

6评价与改进

6.1评价的依据

物业服务企业应定期对档案管理工作进行检查，检查过程与结果应形成记录，经检查人

和维护责任人共同签署确认后予以保存，并以此作为评价依据。

6.2评价的方式

物业服务企业应定期对档案管理工作进行评价，通常包括企业内部各部门、各项目自评、

互评；档案管理机构组织的专项检查或抽查；聘请外部专家或第三方机构进行的独立评价。

6.3评价的要点

6.3.1管理工作记录是否完整，管理活动是否可追溯；

6.3.2有无制定档案管理的制度规范和作业规程，可操作性是否满足需要，有无在实际管理

中加以落实；

6.3.3档案使用是否按规定进行登记；

6.3.4档案管理工作的评价与改进机制是否健全，落实情况及效果是否符合预期；

6.3.5档案的安全性是否得到有效保障；

6.3.6档案管理人员是否接受培训、是否熟悉档案管理业务。

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6.4改进

物业服务企业应每年进行一次对档案管理工作进行全面评估，形成评价报告，对评价报

告反映的问题进行分析，找出问题产生的原因并有针对性地采取纠正预防措施；同时，对新

需求进行分析，及时改进。

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附录A

（资料性附录）

物业服务档案内容及保管期限

表A.1物业服务档案内容及保管期限

一级类二级类材料归档基本内容保管期

目目

1．物业服务企业营业执照（五证合一）永久

2．物业管理服务合同长期

3．物业服务企业年度计划长期

企4．物业服务企业有关规定长期

业5．物业管理单位用房、租房的请示、批示长期

资6．房屋勘丈平面图、租金计算表、计算公式、汇总表、长期

料房屋情况统计表

7．物业管理费用申请、请示、批复长期

行8．物业租赁情况报告、市场调查材料短期

1．国家、省、市级创示范单位评比资料长期

政创示范2．行业评比资料长期

单位3．企业内部创优评比资料长期

后

资料4．企业标准化体系认证及其它认证材料长期

5．其它

勤

1．一般性参观团接待材料短期

接待2．专题新闻报道、采访、新闻发布会材料短期

类

宣传3．来访领导题词签名册长期

工作4．来访者赠送礼品登记长期

5．其它

社区1．社区文化活动短期

文化2．会所管理制度长期

管理3．其它

1．各级领导视察本物业的声像材料永久

2．物业管理召开的重要会议和重要活动的声像材料长期

3．业主委员会召开的重要会议和重要活动形成的声像材

长期

照片料

录音4．创建全国、市、区示范物业的声像材料长期

录像5．物业发生事故和事故处理的声像材料短期

6．物业管理获奖的声像材料长期

7．物业文体活动形成的声像材料长期

8．物业在对外活动中形成的声像材料长期

9．其它

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表A.1物业服务档案内容及保管期限（续1）

一级类二级类材料归档基本内容保管期

目目

1．机构设置与人事管理规定长期

2．员工花名册长期

3．员工工资表、劳动工资表、员工考评记录长期

劳资管4．用工合同台帐、社会保险记录长期

理5．员工培训计划、措施、教材、记录、试题、考试成绩