DB4401/T 62-2020 城乡规划管理档案编制规范

ICS01.140.20

A14

DB4401

广州市地方标准

DB4401/T62—2020

代替DBJ440100/T206—2014

城乡规划管理档案编制规范

Codeforcompilationofurbanandruralplanningmanagementarchives

2020–06–08发布2020–07–01实施

广州市市场监督管理局发布

DB4401/T62—2020

目  次

前言.....................................................................................................................................................................Ⅲ

引言.....................................................................................................................................................................Ⅴ

1范围.................................................................................................................................................................1

2规范性引用文件.............................................................................................................................................1

3术语和定义.....................................................................................................................................................1

4基本规定.........................................................................................................................................................2

4.1归档范围.................................................................................................................................................2

4.2归档文件的质量要求.............................................................................................................................2

5整理.................................................................................................................................................................2

5.1立卷.........................................................................................................................................................2

5.2编目.........................................................................................................................................................3

5.3装订.........................................................................................................................................................4

5.4装盒.........................................................................................................................................................4

6著录.................................................................................................................................................................4

6.1著录规则.................................................................................................................................................4

6.2著录要求.................................................................................................................................................4

6.3案卷信息.................................................................................................................................................4

6.4文件信息.................................................................................................................................................5

7数字化.............................................................................................................................................................5

7.1扫描要求.................................................................................................................................................5

7.2扫描方式.................................................................................................................................................5

7.3扫描分辨率.............................................................................................................................................5

7.4扫描登记.................................................................................................................................................5

7.5图像处理.................................................................................................................................................5

7.6图像存储.................................................................................................................................................6

8数据管理.........................................................................................................................................................6

8.1管理原则.................................................................................................................................................6

8.2数据鉴定.................................................................................................................................................6

8.3数据安全.................................................................................................................................................7

9归档.................................................................................................................................................................7

附录A（规范性附录）归档范围......................................................................................................................9

附录B（资料性附录）城乡规划管理档案归档内容及文件排列顺序.......................................................14

附录C（规范性附录）卷内目录....................................................................................................................58

附录D（规范性附录）案卷封面....................................................................................................................59

附录E（资料性附录）档号结构和区代码...................................................................................................60

I

DB4401/T62—2020

附录F（规范性附录）卷内备考表................................................................................................................61

附录G（规范性附录）卷盒脊背....................................................................................................................62

附录H（规范性附录）目录封面....................................................................................................................63

附录I（规范性附录）城乡规划管理档案移交书.......................................................................................64

附录J（资料性附录）城乡规划管理档案移交清单...................................................................................65

II

DB4401/T62—2020

前  言

本标准按GB/T1.1—2009给出的规则起草。

本标准由DBJ440100/T206—2014《城乡规划管理档案编制规范》转化确认而来，并代替

DBJ440100/T206—2014《城乡规划管理档案编制规范》。

本标准与DBJ440100/T206—2014相比，除编辑性修改外主要技术变化如下：

——更新了规范性引用文件；

——按GB/T1.1—2009要求调整了原附录的排序和引出，相应内容作出调整。

本标准由广州市规划和自然资源局提出并归口。

本标准起草单位：广州市规划和自然资源局、广州市城市建设档案馆、广州市标准化研究院。

本标准主要起草人：张志媛、曹孟君、蔡艳红、吴琳、邓卫红、吴璟、袁绍晚、董菊芹。

DBJ440100/T206—2014于2014年4月21日首次发布。

Ⅲ

DB4401/T62—2020

引  言

为了加强城乡规划管理档案的收集、整理和归档工作，实现档案管理的规范化和标准化，特制定

本标准。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《广东省城乡规划条例》、

《广州市关于贯彻实施〈城乡规划法〉的意见》、《广州市城乡建设档案管理办法》、《广州市城市

建设档案分类大纲》的要求，并结合广州市的实际情况制定《城乡规划管理档案编制规范》。

本标准主要内容包括：城乡规划管理文件归档范围及质量要求、整理、著录、数字化、数据管理

和归档要求。特定管理区城乡规划机构可参照本标准制定相关的规定。

为了提高本标准质量，请各单位在执行过程中，随时将有关意见和建议反馈给我们，以便完善。

V

DB4401/T62—2020

城乡规划管理档案编制规范

1范围

本标准规定了广州市城乡规划管理档案编制的术语和定义、文件归档范围及质量要求、整理、著

录、数字化、数据管理和归档要求。

本标准适用于广州市行政管理区域内各类城乡规划管理档案的编制与归档。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法

GB/T50323—2001城市建设档案著录规范

CJJ/T117—2017建设电子文件与电子档案管理规范

CJJ/T158—2011城建档案业务管理规范

DA/T28—2018建设项目档案管理规范

DA/T31—2017纸质档案数字化规范

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DB4401/T55建设工程档案编制规范

3术语和定义

GB/T50323—2001、DA/T28—2018、DA/T31—2017、DA/T38、CJJ/T117—2017、CJJ/T158

—2011、DB4401/T55界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

城乡规划管理档案archivesofurbanandruralplanningmanagement

DB4401

在城乡规划的编制、实施和管理活动中直接形成的具有保存价值的纸质、电子及声像等不同形式

和载体的历史记录。

3.2

案卷file

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

3.3

立卷filing

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

3.4

归档puttingintorecord

文件形成单位完成其工作任务后，将有保存价值的文件整理立卷，按规定移交档案管理机构的过

程。

3.5

1

DB4401/T62—2020

城乡规划管理档案著录descriptionforarchivesofurbanandruralplanningmanagement

对城乡规划管理档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录的过程。

3.6

城乡规划管理档案数字化digitizationofarchivesofurbanandruralplanningmanagement

用计算机技术将城乡规划管理档案的信息,包括文字、字符、数字、声音、图形、图像等转换为存

储在磁盘、光盘、磁带等载体上并能被计算机识别的数字信号的处理过程。

3.7

数据管理datamanagement

对纸质档案数字化成果和电子档案进行管理，制定相应的管理标准和制度，对数据进行定期检查、

动态更新、及时备份，确保数据的安全性、完整性和有效性。

4基本规定

4.1归档范围

4.1.1城乡规划管理事项中所涉及的建设用地类、城市规划类、建设工程类、勘测信息类、建设工程

规划验收类、违法建设定性类、依申请公开类、其他类等文件材料，见附录A表A.1。

4.1.2按广州市城市建设档案分类大纲中的城市勘测类、城市规划类、城市建设管理类的档案，见附

录A表A.2。

4.2归档文件的质量要求

4.2.1归档文件应为原件（除城乡规划管理机构历史审批材料外）。归档文件和图纸应能真实、准确

反映城乡规划管理过程。

4.2.2应采用耐久性强的书写材料，字迹工整，图样清晰，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的书写材

料书写。

4.2.3单份文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面，图纸宜采用规格为A0、A1、A2、A3幅面的国家标准

图幅。

4.2.4装订成册的文本成果幅面尺寸规格宜为A4、A3幅面，其中封面清晰、目录完整、页码连续。

4.2.5文件纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的70g以上的纸张。图纸一般采用蓝图，

应是新蓝图或计算机直接出图，计算机出图必须清晰，不得使用复印件。

4.2.6文件原稿中需签字盖章之处应满足签章齐备的要求，文件材料中的字体大小应不小于四号，图

纸的字迹应清晰。

4.2.7卷内目录、卷内备考表应采用70g以上白纸制作，幅面统一采用A4幅面。案卷封面应采用A3

幅面无酸牛皮纸。档案盒应采用337g进口无酸牛卡纸双裱压制，采用具有防虫防霉功能的粘合剂、

纯棉厚质绑带，规格为31cm×22cm×3cm，31cm×22cm×5cm，印刷字体清晰，格式等符合档案馆

的接收要求。

5整理

5.1立卷

5.1.1立卷应遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案保管和利用。

5.1.2城乡规划管理文件应按业务性质进行分别立卷，见附录A和附录B。

2

DB4401/T62—2020

5.1.3对于规格尺寸不符合归档要求、纸张破损的档案应采取修裱、修复等技术进行处理，应满足

DA/T31—2017中5.4的要求。小于A4的纸质文件（含照片）应采用A4纸进行托裱；大于A4规格的

纸质文件应折叠成A4规格，具体应符合GB/T10609.3的要求；文字材料厚度不超过3cm，图纸厚度

不超过4cm，超出厚度的应另行组卷；装订成册的成果，保持原状。

5.1.4卷内文件按照办案产生材料，上级部门批示与意见，申请单位递交材料，图纸及其他载体材料，

档案变更材料，附件部分依次排列，参见附录B。同类文件按文件材料的产生时间先后进行排列。

5.2编目

5.2.1编制卷内文件页号应符合下列规定：

a）卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始；

b）页码编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角，

折叠后的图纸一律在右下角；

c）印刷成册的科技文件材料，不重新编写页码；

d）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码。

5.2.2卷内目录的编制应符合下列规定：

a）卷内目录式样符合本规范附录C的要求；

b）序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注；

c）责任者：填写文件的直接形成单位或第一责任者；

d）文件编号：填写文件的文号或图号；

e）文件材料题名：填写文件标题的全称，无标题或标题不能说明文件内容的，立卷人应重新拟

制标题；

f）日期：填写文件的形成日期，格式应为XXXX年XX月XX日；

g）页号：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件或图纸必须填写起止页号，印刷成册

的科技文件材料，在备注填写“一册”；

h）卷内目录排列在卷内文件首页之前；

i）文件按照附录B（城乡规划管理档案内容及文件排列顺序）排列，在案件办理过程中不产生

的文件，在卷内目录上不打印出来。

5.2.3案卷封面的编制应符合下列规定：

a）案卷封面的式样见附录D；

b）案卷封面的内容应包括：档号、档案馆（室）号、缩微号、发文号、案卷题名、编制单位、

编制日期、密级、保管期限；DB4401

c）档号由分类号、区代码、年份、案卷流水号组成，档号结构和区代码见附录E；

d）档案馆（室）号、缩微号由档案馆填写；

e）发文号应与城乡规划管理审批结论性文件的文号保持一致；

f）案卷题名由建设单位名称、建设地址、建设项目性质三部分构成；

g）编制日期应填写城乡规划管理审批结论性文件的发文号日期；

h）编制单位应填写城乡规划管理审批结论性文件的形成单位或第一责任单位；

i）保管期限包括永久、长期、短期；

j）密级包括绝密、机密、秘密、内部。按最高密级填写。

5.2.4卷内备考表的编制应符合下列规定：

a）卷内备考表的式样见附录F；

b）卷内备考表主要表明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷

情况、卷内文件残缺、光盘数量等情况的说明；

3

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c）卷内备考表排列在卷内文件尾页之后。

5.3装订

5.3.1文件和图纸要装订成册，图纸按照GB/T10609.3中要求的装订方法折叠，如图纸单独成卷需

在图纸上加盖档号章。装订采用线绳在卷面左边一厘米处、上下分四等份打三孔装订，结头统一放在

案卷背后，要求整齐、美观、结实。

5.3.2装订时必须剔除金属物。

5.3.3案卷附有光盘时，用光盘袋装好贴在备考表上。

5.4装盒

5.4.1各类城乡规划管理档案需按档号顺序入盒，案卷较薄时，可多卷装入一盒；案卷较厚时可分卷

装入多盒。

5.4.2卷盒封面无需填写，卷盒脊背填写“档号”、“案卷题名”等内容，样式应符合附录G。

6著录

6.1著录规则

根据城乡规划管理档案案件形成的规律、文件材料之间的逻辑关系、产生时间、重要程度、客观

形成的过程进行著录。

6.2著录要求

6.2.1著录级别

城乡规划管理档案著录按内容分为案卷信息和文件信息两个级别，案卷信息包括基本信息和专业

信息，另外的信息可根据具体情况扩大著录范围。

6.2.2著录用文字

应符合以下要求：

a）著录用文字必须规范化；

b）汉字应使用规范化的简体汉字。外文应依照其规则书写。

6.2.3著录用标点符号

著录用标点符号应符合GB/T50323—2001中2.2.1的要求。

6.3案卷信息

6.3.1基本信息著录项目

各类别基本信息著录的项目有档号、案卷题名、编制单位、编制日期、进馆日期、案卷页数、发

文号、保管期限、密级等。

6.3.2专业信息著录项目

各类别专业信息著录的项目有建设单位、项目地点、建设项目、地形图号及相关文号等，应符合

CJJ/T158—2011中7.2.4的要求。

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6.4文件信息

文件信息著录以一份文件为单位，著录的项目有：文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、

备注。文件中带有发文字号的，均应著录文件编号。页号著录该项文件材料的开始页号，若著录最后

一项文件材料时，则需著录起止页号。

7数字化

7.1扫描要求

7.1.1纸质档案扫描的基本环节为目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储等。

7.1.2建立档案扫描加工安全保密管理制度,确保档案原件和扫描档案信息的安全。

7.1.3建立档案扫描的台帐制度,在档案扫描各环节均进行详细登记，以备查考。

7.2扫描方式

7.2.1根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。小于或等于A3幅面的文件用文档扫描

仪、图纸或大于A3幅面的文件用大幅面工程扫描仪扫描。特殊尺寸的图纸采用分幅面扫描后再根据需

要进行图像拼接的方式处理。

7.2.2根据档案的纸张状况，应采用相应的扫描方式；扫描方式的选择以不损伤档案原件，且能直接

反映档案的原貌为原则。

7.3扫描分辨率

7.3.1扫描分辨率参数大小的选择，应以扫描后的图像清晰、完整，不影响图像的利用效果为准。

7.3.2文字、图纸的扫描分辨率不低于200dpi、照片档案的扫描分辨率不低于300dpi。档案文字偏

小、密集、清晰度差等，可适当提高分辨率。

7.4扫描登记

7.4.1登记扫描档案的页数、色彩模式、分辨率等，如需要进行OCR识别的档案应注明。

7.4.2登记时应注意核对每份文件的扫描页数与档案实体是否一致，发现漏扫或错扫时应及时改正，

并在登记表上注明原因和处理方法。

7.5图像处理

DB4401

7.5.1图像质量检查

图像质量检查应符合：

a）图像质量应达到以下要求：图像完整、清晰，无影响图片美观的黑边和污点，图像不偏斜或

倒置，符合正常阅读习惯；

b）检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性，发现不符合图像质量要求的应进行图像处理；因操

作不当造成图像不完整或无法清晰识别时，应重新进行扫描；

c）扫描图像的排列顺序与档案原件一致，发现不一致时应进行调整。

7.5.2纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋

转还原，以符合阅读习惯。

5

DB4401/T62—2020

7.5.3去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，在不

影响文字可懂度的前提下展现档案原貌。

7.5.4图像拼接

对超大幅面、不正常幅面档案采用分区小幅面扫描后，形成的多幅图像，根据需要进行拼接处理，

合成为一个完整的图像，拼接后应与档案原件核实，确保拼接无误，保证扫描图像的整体性。

7.5.5裁边

为缩小图像文件容量，节省存储空间，扫描的图像应去除图像无内容、多余的边。

7.6图像存储

7.6.1图像存储格式

图像存储格式应符合：

a）图像存储格式一般应选择TIFF、JPEG或PDF格式；

b）图像文件存储结构分四层：档案类别文件夹→年度文件夹→档号文件夹→扫描图像文件。

7.6.2命名

图像存储的命名应符合：

a）以卷为保管单位的档案，每卷建立一个文件夹并以其档号来命名，用于存储本卷档案的图像

文件；

b）图像文件的命名：同一档号下的图像文件应以能如实反映纸质文件的排列顺序为原则进行命

名。具体参照DA/T31—2017。

8数据管理

8.1管理原则

档案数据的管理应遵循以下原则：

a）档案数据内容真实、完整、安全原则；

b）档案数据集中管理、分级管理相结合原则；

c）档案数据和实体档案同时移交原则；

d）电子文档的保管期限按有关规定执行；

e）档案数字化后形成的档案数据保管期限，与其对应的实体档案一致。

8.2数据鉴定

8.2.1归档鉴定

档案数据的归档鉴定工作,参照DA/T38有关鉴定的规定执行。

8.2.2有效性和完整性鉴定

归档时应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核。如果文件形成单位采用了某些

技术方法保证档案数据的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案管理机构。

6

DB4401/T62—2020

8.2.3存储要求

档案数据的存储应符合以下要求：

a）档案数据的逻辑归档，按照归档鉴定标识进行。其归档工作，除存储格式和位置不变外，其

它均应参照国家文件归档的有关规定执行；

b）把带有归档标识的档案数据集中拷贝至耐久性的载体上，一式三套，一套封存保存，一套供

查阅使用，第三套异地保存。对于加密档案数据，则应解密后再完成上述工作；

c）推荐采用的载体，按优先顺序分别是：只读光盘、硬磁盘；

d）存储档案数据的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写档号、题名、密级、保管期限、硬

件及软件环境等。档案数据的载体应设置成禁止写入操作的状态；

e）对需要长期或永久保存的档案数据，应当把档案数据、机读目录、软件程序及相关说明储存

在同一载体上。

8.2.4检验

档案保管部门应配备满足对档案数据进行读取处理的设备，以保证完成档案数据的检验工作。归

档的每套载体均应接受检验，具体检验项目参照DA/T38标准执行。检验合格率应达到100%，并将检验

结果填入电子档案接收检验登记表，见CJJ/T117—2017附录C。检验不合格的，应退回形成单位，重

新制作。

8.3数据安全

8.3.1各级城乡规划机构应加强档案管理系统软件及档案数据库的管理与建设，定期对档案数据进行

检验、维护，发现问题及时解决，防止数据的非法生成、变更、泄露、丢失及破坏。

8.3.2各级城乡规划机构要提高档案数据管理人员的安全意识和安全操作技能；确定使用人员的存取

权限、存取方式和审批手续。

8.3.3在数据利用的过程中，相关人员必须严格遵守档案保密规定，并按不同的密级要求，采取相应

的利用措施。（见表1）

表1密级与利用措施对照表

密级具体利用措施

内部提供在线利用；利用对象限于档案形成部门的工作人员及档案管理人员。

DB4401

提供在线利用；利用对象限于档案形成部门的业务人员及专门档案管理人员。如要复制，须经

秘密

主管领导批准,并履行登记手续。

提供在线利用；利用对象限于档案形成部门的业务人员及专门档案管理人员。如要复制，须经

机密

主管领导批准,并履行登记手续。

绝密提供离线利用；利用对象限于档案形成部门的特殊人员。严禁复制。

9归档

9.1城乡规划管理案件办结后，档案形成单位应及时将形成的文件整理立卷，按规定移交档案管理机

构。

9.2城乡规划管理档案移交时，应按年、类别、档号、总流水号排序。

7

DB4401/T62—2020

9.3城乡规划管理档案移交时，需编制《城乡规划管理档案移交目录》一式两份，移交、接收单位各

执一份，交接双方清点档案数量，并且签名确认。

9.4《城乡规划管理档案移交目录》必须装订成册，由以下内容组成：

a）《城乡规划管理档案移交目录》封面（样式符合附录H）；

b）城乡规划管理档案移交书（样式见附录I）；

c）城乡规划管理档案移交清单（样式参见附录J）；

d）档号结构和区代码（样式参见附录E）。

8

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附录A

（规范性附录）

归档范围

表A.1和表A.2分别从不同层次给出了广州市城乡规划管理档案的归档范围。

表A.1基于业务事项的城乡规划管理档案归档范围

业务参考发

类别业务案件分类档案类别

性质文字号

穗规选建设用地项目选址意见书类

办理《建设项目选址意见书》

穗规函建设用地规划变更类

申请建设新征建设用地办理《建设用地规划许可证》

用地

历史用地补办《建设用地规划许可证》

穗规地证建设用地规划许可证类

换发《建设用地规划许可证》

建设用

分解核发《建设用地规划许可证》

地类

申请、调整或确认建设用地规划设计条件穗规函申请用地规划设计条件类

变更建设用地单位名称

变更《建设调整建设用地性质

用地规划许穗规函建设用地规划变更类

调整建设用地红线

可证》

《建设项目选址意见书》、《建设用地规划许可

证》延期使用

申请分区规划、专项规划、控制性详细规划、城申请控制性详细规划设计条件

穗规函

市设计、保护规划规划研究等设计条件类

分区规划、专项规划、控制性详细规划、城市设

城市规划穗规函控制性详细规划成果审查类

计、保护规划规划研究等方案审查

分区规划、专项规划、控制性详细规划、城市设

穗规批控制性详细规划成果审批类

计、保护规划规划研究等审批

DB4401

申请镇总体规划设计条件穗规函

申请镇总体规划设计条件类

镇总体规划穗规函

镇总体规划方案审查、审批

城市规穗规批申请镇总体规划审批类

划类村镇规划

申请中心村规划设计条件穗规函申请中心村总体规划设计条件

中心村规划