DB45/T 2169-2020 儿童福利机构儿童成长档案规范

ICS03.120

A0000A

DB45

广西壮族自治区地方标准

DBDB2169—202045/T

儿童福利机构儿童成长档案规范儿童福利机构儿童成长档案规范

SpecificationforchildrforSpecificationchildinfilesgrowtheninstitutionswelfare

2020-10-29发布2020-11-30实施

广西壮族自治区市场监督管理局发布

DB45/T2169DB45/T—2020

目目次

前II...............................................................................言

11..............................................................................范围

21....................................................................规范性引用文件

31........................................................................术语和定义

41..........................................................................建立要求

52..........................................................................内容要求

64..........................................................................管理要求

附录A（资料性）儿童成长档案明细6......................................................

I

DB45/T2169DB45/T—2020

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则

起草。

本文件由广西壮族自治区民政厅提出并归口和宣贯。

本文件起草单位：南宁市民政局、南宁市社会福利院。

本文件主要起草人：赵廷和、李志彬、黄焱、江宁、黄艳、何文、张鹏、苏芸、许文水、朱甲东、

赵秀梅、黄燕兰、李红飞、陈峰、关虔、张红梅、程莉。

III

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儿童福利机构儿童成长档案规范儿童福利机构儿童成长档案规范

11范围

本文件规定了儿童福利机构儿童成长档案的术语和定义、建立要求、内容要求、管理要求。

本文件适用于广西境内儿童福利机构儿童成长档案的建立、记录和管理。

22规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

MZ010儿童福利机构基本规范儿童福利机构基本规范010MZ

MZ/T122家庭寄养评估122MZ/T

DB45/T2167儿童福利机构抚养儿童收养人能力评估规范儿童福利机构抚养儿童收养人能力评估规范2167DB45/T

DB45/T2170国内收养登记信息管理规范国内收养登记信息管理规范2170DB45/T

中华人民共和国民政部令第63号儿童福利机构管理办法中华人民共和国民政部令第63号

民政部、国家档案局印发民发[2019]130号儿童福利机构业务档案管理办法民政部、国家档案局印发民发[2019]130号

33术语和定义

MZ010界定的以及下列术语和定义适用于本文件。010界定的以及下列术语和定义适用于本文件。MZ

3.13.1

儿童成长档案childrengrowthfilesfilesgrowthchildren儿童成长档案

儿童在儿童福利机构生活期间，医生、护士、教师、康复工作人员、社工等在医疗、护理、特教、

康复、养育、安置过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、音像、电子数据等不同形式和

载体的历史记录，也称为儿童福利机构业务档案。

44建立要求

4.14.1档案应按照《儿童福利机构业务档案管理办法》的要求建立，有封皮、档案记录目录以及适用于

儿童成长发育各环节的记录信息等，并按信息目录内容要求归集排序。

4.24.2档案的整理归档应遵循下列原则与方法：

a)文件材料以儿童为单位归档；

b)每个儿童的文件材料组成一卷，并编制档号。档号结构按照“全宗号-档案门类代码-类别-姓

名（身份证号）-卷号”的规则编制，并符合下列要求：

1)全宗号：为国家综合档案馆给立档单位编制的代码；

2)档案门类代码：统一标注为“ZY·ET”；

3)类别：用五个不同的大写字母C、D、A、B、E表示；

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4)卷号：按照类别以儿童进入机构时间先后，用阿拉伯数字顺序编列，每个儿童一个卷号，

不重复。

c)根据儿童的个体差异，确定每卷归档文件材料的具体范围，并按照儿童基本信息、儿童生长发

育情况、儿童康复情况、儿童教育情况、儿童寄养情况、儿童收养情况、儿童离院情况等记录

内容及相应归档材料的顺序排列卷内文件，按档案记录目录的细目顺序归集排列，参见表A.1。

每个儿童的卷内文件材料按流水顺序号编排件号和页号；

d)在卷内文件首页上端空白处加盖归档章，并填写有关内容；

e)每卷文件材料按照排列顺序装入档案盒，并编制盒内文件目录、盒内备考表，填写档案盒封面、

盒脊的项目；

f)按照类别编制档案案卷目录，加封面后装订成册，一式三份，填写档案案卷目录封面项目。

55内容要求

5.15.1儿童基本信息

5.1.15.1.1记录主要内容为儿童来源情况、入院时间、入院方式等，参见表A.2，在儿童入院时由建档人

员填写。

5.1.25.1.2儿童入院相关的正式文件粘贴处主要内容为粘贴与儿童入院相关的正式文件，参见表A.3，包

括但不限于以下文件：

——捡拾证明，捡拾的原始材料等；

——公安或民政部门相关材料；

——儿童福利机构接收弃婴/儿童入院登记表；

——弃婴孤儿、迷路（走失）儿童入院审批表；

——寻亲公告；

——户口。

5.1.35.1.3入院儿童检查情况记录主要内容为儿童刚入院时综合健康状况的基本检查，参见表A.4，由检

查工作人员填写。

5.1.45.1.4儿童入院社工评估记录主要内容为时间、评估方式、评估过程记录、评估分析和结论，参见表

A.5，由评估社工填写。

5.1.55.1.5儿童安置需求评估记录主要内容为医疗评估陈述、康复评估陈述、特教评估陈述、社工评估陈

述、综合评估陈述等，参见表A.6，由各评估工作人员填写。

5.1.65.1.6儿童安置需求服务计划主要内容为安置区域、安置时间、安置过程描述、后续服务需求及安排

（后续服务计划）等，参见表A.7，由各评估工作人员填写。

5.25.2儿童生长发育情况

5.2.15.2.10～3岁儿童生长发育监测主要内容有年龄、身高/身长(cm)、体重(kg)、牙齿(颗)、头围(cm)、

囟门(cm)、胸围(cm)、足长(cm)等，参见表A.8；3～6岁儿童生长发育监测主要内容有年龄、身高/坐

高(cm)、体重(kg)、进食能力、如厕能力、洗漱能力、穿脱衣能力、语言表达能力等，参见表A.9；6～

18岁儿童生长发育监测主要内容有年龄、身高/坐高(cm)、体重(kg)、就寝能力、特殊喜好、兴趣爱好、

性格特点等，参见表A.10。内容填写要求为：6个月内应每月体检1次；6～12个月应每3个月体检1

次；12～36个月应每6个月体检1次；36个月以上应每年体检1次；由儿童所在区医护工作人员共同

完成填写并及时归档。

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5.2.25.2.2计划免疫主要包括卡介苗、脊灰疫苗、百白破、白破、乙脑、A群流脑、A+C群流脑、麻风、麻

腮风、乙肝疫苗甲肝的接种记录，参见表A.11，由所在区工作人员在接种当天填写并及时归档。

5.2.35.2.3岁月留真为儿童各阶段影像，参见表A.12，由儿童所在区工作人员在接到照片后7日内完成粘

贴归档，具体要求如下：

——0～6个月儿童每月1张；

——6～12个月儿童每3个月1张；

——1～3岁儿童每半年1张；

——3岁以上儿童每年1张。

5.35.3儿童康复情况

记录主要内容为康复时间、康复项目、康复内容、康复评价、辅具适配等，参见表A.13，由康复

工作人员填写，每半年一次完成后及时归档。

5.4儿童教育情况

记录主要内容为教育的时间、教育计划完成情况、教师和家长寄语等，参见表A.14，由对儿童实

施教育的教师总结并填写，每半年一次完成后及时归档。

5.55.5儿童寄养情况

主要包括的内容有：寄养家庭基本信息表、寄养家庭申请表（参见表A.15）、寄养家庭评估记录

表（参见表A.16）、寄养家长岗前培训评估记录（参见表A.17）、家庭寄养协议、家庭寄养跟踪服务

记录（参见表A.1终结评估表（参见表8）、寄养家庭A.19）、护理医疗康复记录或者相关治疗记录、

协议书》、填写，《寄养《家庭寄养关系终止通知书》等。由寄养工作人员《家庭寄养关系终止通知书》

内容可按各自儿童福利机构协议要求填写，完成后及时归档。

5.65.6儿童收养情况

5.6.15.6.1主要包括的内容有：《收养登记申请书》复印件、涉外送养审查意见表复印件、《收养能力评

估报告》复印件、《收养融合期评估报告》协议融和期间委托监护协议书》复印件、《收养复印件、《

来华收养子女通知书》复证》复印件、收养人护照复印件、《书》复印件、《中华人民共和国收养登记

印件。

5.6.25.6.2《收养登记申请书》应符合2170的要求；可DB45/T收使用收养人提供的有关民政部门审核的《

养登记申请书》复印件归档。

5.6.35.6.3《收养能力评估报告》应符合DB45/T2167的要求；可使用收养人提供的有关民政部门审核的

《收养能力评估报告》复印件归档。

5.6.45.6.4儿童收养情况内容可按各自儿童福利机构或有关主管部门要求书写完成后，由收养工作人员及

时收集归档。

5.75.7儿童离院情况

5.7.15.7.1儿童离开机构情况

儿童主要包括儿童被父母或其他依法具有监护资格的人领回、儿未成年被依法收养、儿童福利机构和

离院情况的相关文件人救助保护机构签订的委托协议期满或者被解除而离开儿童福利机构的情形。儿童

符合应归档，归档的文件应反映原监护关系的材料、具《儿童福利机构管理办法》的规定。主要有：能

有监护资格的人的情况报告、恢复监护人资格的判决书、依法具有监护资格的人提交的户口簿、居民复

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印件、民政部门离院意见、收养登记证复印件、儿童福利机构和未成年人救助保护机构签订的委托协议

或者解除委托协议、儿童离院确认书等。由离院办理工作人员整理，完成后及时收集归档。

5.7.25.7.2儿童死亡情况

应保存负责救治或者调查的医疗卫生机构签发的《居民死亡医学证明（推断）书》或者由公安司法

部门出具的死亡证明、户口注销相关材料、儿童福利机构向所属民政部门及其他相关民政部门提交的情

况报告等。遗体火化的，应同时保存火化证明、注明安放（葬）位置和时间的骨灰安放（葬）合同；遗

体土葬的，应同时保存与公墓签订的注明安葬位置和时间的遗体安葬合同；按照当地民族习惯采取其他

方式安葬的，应同时保存相关安葬材料，材料应注明安葬方式、位置、时间、见证人等基本信息。由离

院办理工作人员整理，完成后及时收集归档。

5.85.8档案附件

粘贴页主要内容有化验报告单、特殊检查报告单、医院诊断证明等，参见表A.20。工作人员在收

到单据当日分类按日期顺序上面下粘贴并归档。

66管理要求

6.16.1基本要求

6.1.16.1.1儿童进入机构以及在机构生活期间形成的材料，儿童福利机构应当在5个工作日内整理归档。

儿童离开机构形成的材料，应当在20个工作日内完成归档。

6.1.26.1.2档案保管人员检查首页各栏是否完整、依序整理、装订成册，编排后入柜存档。

6.1.36.1.3档案工作人员应按照有关规定对档案接收、保管、利用等情况进行统计。

6.1.46.1.4儿童福利机构应当加强档案信息化工作。按照国家档案信息化要求，开展传统载体档案数字化

工作，配备必要的档案管理软件。对于直接形成的电子文件应当按照国家有关规定归档。有条件的儿童

福利机构应当建立电子档案目录和全文数据库。

6.26.2保管

6.2.16.2.1档案管理场所应符合国家有关标准，具备防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防磁、防

有害生物、防有害气体等保管条件，确保档案安全。

6.2.26.2.2档案应永久保存。

6.36.3借阅与复制

6.3.16.3.1儿童福利机构应依法依规提供档案利用服务，确保档案安全有效地利用。对档案的利用应当遵

守下列规定，并办理登记手续：

a)档案形成、移交部门以及上级业务主管单位因工作需要，可以利用档案；

b)儿童成年后持身份证件，可以利用本人的档案；儿童监护人持身份证件、户口簿、收养登记证

或者能够反映监护关系的证明材料，可以利用被监护儿童的档案；

c)人民检察院、人民法院、公安部门、安全部门和纪检监察部门因办案需要，持单位介绍信可以

利用案件相关的档案；

d)律师凭律师执业证书、律师事务所证明，持受理案件法院出具的案件受理通知书或者开庭传票，

可以利用与承办法律事务有关的档案；

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e)其他单位和个人确因工作需要申请查阅档案的，档案保管部门确认使用目的合理的情况下，

经主管领导审核，可以查阅。

6.3.26.3.2经儿童福利机构同意，利用档案的单位和个人应当当场查阅、摘抄、复印（复制）档案。不得

对档案进行涂改、抽换、圈划、批注或者造成污染、得擅自公开档案个人，不损毁。利用档案的单位和

内容损害儿童的合法权益。

6.3.36.3.3制）件摘抄件或者复印（复儿童福利机构应当对归还的档案进行清点核对，对档案加盖标有“业

务档案摘抄件”或者“业务档案复印（复制）件”的印章。

6.4转移

6.4.16.4.1机构内档案随儿童养护区域变化转移，应在转区5完成。个工作日内

6.4.26.4.2儿童转入其他儿童福利机构时，档案一并移交，原留存副本。

6.4.36.4.3儿童福利机构应当在儿童离开机构后，将档案按照有关规定向同级国家综合档案馆移交并填写

转移记录。A

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附附录A

（资料性）（资料性）

儿童成长档案明细儿童成长档案明细

A.1A.1档案细目

儿童成长档案细目见表A.1。

表儿童成长档案细目A.1

主体内容记录及收集内容页数备注

儿童入院信息记录表

儿童入院相关的正式文件黏贴处

入院儿童检查情况记录表

儿童基本信息儿童入院社工评估记录表

儿童安置需求评估记录表

儿童安置需求服务计划表

其他

生长发育监测记录表

计划免疫记录表

儿童生长发育情况个性化成长记录表

岁月留真记录表

其他

儿童康复情况康复情况记录表

其他

儿童教育情况教育情况记录表

其他

家庭寄养申请表

寄养家庭评估记录表

寄养家长岗前培训评估记录表

儿童寄养情况家庭寄养跟踪服务记录表

寄养协议书

家庭寄养关系终止通知书

其他

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表儿童成长档案细目A.1（续）

主体内容记录及收集内容页数备注

收养登记申请书

收养能力评估报告

收养融合期评估报告

融和期间委托监护协议

儿童收养情况收养协议书

中华人民共和国收养登记证

涉外送养审查意见表

收养人护照

来华收养子女通知书

民政部门离院相关材料、儿童离院确

儿童离院情况

认书、死亡证明等

粘贴页化验报告单、特殊检查报告单、医院

诊断证明等