DB62/T 2343-2020 农业科学技术研究档案管理规范

ICS01.140.20

A14

DB62

甘肃省地方标准

DB62/T2343—2020

代替DB62/T2343-2013

农业科学技术研究档案管理规范

2020-08-25发布2020-09-28实施

发布

DB62/T2343—2020

目次

前言...............................................................................III

引言................................................................................IV

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语和定义........................................................................1

4总则..............................................................................3

5农业科研文件材料产生..............................................................4

6农业科研文件材料形成..............................................................4

7农业科研文件材料收集..............................................................5

8农业科研文件材料归档范围..........................................................5

9农业科研文件材料整理..............................................................6

10农业科研文件材料的鉴定...........................................................7

11农业科研文件材料立卷.............................................................9

12农业科学技术研究档案案卷（件）移交归档..........................................11

13农业科学技术研究档案案卷（件）的整理............................................12

14农业科学技术研究档案检索目录的著录..............................................13

15案卷（件）入库..................................................................14

16农业科学技术研究档案的保管保护..................................................14

17农业科学技术研究档案的查阅利用..................................................15

18农业科学技术研究档案的鉴定与销毁................................................15

19农业科学技术研究档案资源的开发与保密............................................16

20农业科学技术研究档案的统计......................................................16

附录A（规范性附录）卷内目录式样...................................................17

附录B（规范性附录）卷内备考表式样.................................................18

附录C（规范性附录）专题（项）简介式样.............................................19

附录D（规范性附录）名单式样.......................................................21

附录E（规范性附录）立卷审查意见表式样.............................................22

附录F（规范性附录）案卷（件）移交表式样...........................................23

附录G（规范性附录）案卷封面式样...................................................24

附录H（规范性附录）档号章式样.....................................................25

I

DB62/T2343—2020

附录I（规范性附录）档案案卷目录式样...............................................26

附录J（规范性附录）登记簿式样.....................................................27

附录K（规范性附录）鉴定表式样.....................................................28

II

DB62/T2343—2020

前言

本标准依据GB/T1.1给出的规则进行起草。

本标准替代DB62/T2343-2013《农业科学技术研究档案管理规范》，与DB62/T2343-2013相比主要

技术变化如下：

——更新了引用文件

GB/T13667.3《钢制书架第3部分：手动密集书架》替代GB/T13667.3《手动密集书架

技术条件》；

GB/T13667.4《钢制书架第４部分：电动密集书架》替代GB/T13667.4《电动密集书架

技术条件》；

GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》替代GB/T18894-2002《电子文件

归档与管理规范》；

DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》替代DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档

要求与档案整理规范》；

DA/T22-2015《归档文件整理规则》替代DA/T22-2000《归档文件整理规则》；

引用了最新行业标准：

DA/T70文书类电子档案检测一般要求

DA/T85政务服务事项电子文件归档规范

——扩充并完善了术语定义；

——更新了总则；

——改进了农业科研文件材料的鉴定、整理的规则、方法；

——改进了农业科学技术研究档案案卷著录、档号标引技术方法；

——更新了农业科学技术研究档案检索目录著录技术方法；

——更新改进了农业科学技术研究档案开发、保密技术规则；

——改进完善了附录I。

本标准的附录A、B、C、D、E、F、G、H、I、J、K为规范性附录。

本标准由甘肃省档案局提出、归口并监督实施。

本标准起草单位：甘肃省农业科学院。

本标准主要起草人：郭秀萍、马忠明、汪建国、胡新元、樊廷录、常涛、方蕊、张开乾、王润琴、

赵华、陈大鹏、周晶、张延梅、席春艳、李明泽。

本标准于2013年首次发布，版本发布情况：DB62/T2343-2013

本次是第一次修订。

III

DB62/T2343—2020

引言

DB62/T2343-2013的发布实施，从科学管理、规范流程与技术标准方面针对农业科学技术研究档案

管理工作建立了指导规范。经实践应用，切实提升了农业科学技术研究档案科学化、规范化管理的水平

和能力，在丰富档案资源建设、服务农业科研事业发展中发挥了积极作用。为进一步促进农业科学技术

研究档案工作的科学化、规范化、标准化发展，确保农业科学技术研究档案的真实、齐全、完整、准确、

系统，更好地发挥档案利用服务的作用价值，修订本规范。

由于DB62/T2343-2013所应用文件有了更新，同时，随着时间推移与社会发展，农业科学技术研究

领域不断拓展延伸，农业科学技术研究档案来源、背景及其利用服务需求等随之演进。因此，非常有必

要对DB62/T2343-2013进行创新完善，与时俱进。

IV

DB62/T2343—2020

农业科学技术研究档案管理规范

1范围

本标准规定了农业科学技术、农业科学技术研究、农业科研文件材料、农业科学技术研究档案，以

及卷内目录、立卷说明书、档号等术语定义。针对农业科研文件材料产生、形成、收集、整理、鉴定、

立卷、移交，以及农业科学技术研究档案归档、著录、保管保护、查阅利用、鉴定与销毁、开发与保密、

统计等全过程业务，逐一提出操作规则、技术方法和质量要求。

本标准适用于农业科研单位、相关组织、个人，对农业科学技术研究档案的科学规范化管理。其它

科技档案管理工作可参考执行。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T9704党政机关公文格式

GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法

GB/T11821照片档案管理规范

GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T13667.3钢制书架第3部分：手动密集书架

GB/T13667.4钢制书架第４部分：电动密集书架

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T1档案工作基本术语

DA/T13档号编制规则

DA/T15磁性载体档案管理与保护规范

DA/T18档案著录规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T25档案修裱技术规范

DA/T28建设项目档案管理规范

DA/T50数码照片归档与管理规范

DA/T52档案数字化光盘标识规范

DA/T70文书类电子档案检测一般要求

DA/T78录音录像档案管理规范

DA/T85政务服务事项电子文件归档规范

JGJ25档案馆建筑设计规范

3术语和定义

DA/T1、DA/T13界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

1

DB62/T2343—2020

3.1

农业科学技术

在农业领域经过实践验证、具有严密逻辑论证依据的，达到提高土地产出率、资源利用率、劳动生

产率、科学创造率等讲求效率和效益的知识、方法、技能的统称。

3.2

农业科学技术研究

以自然生态环境、农作物业、畜牧草业为研究对象，根据一定的科学原理，不断探求其真相、性质、

规律，取得具有一定实用价值和学术意义，影响和促进农业发展的综合智能、技能和物能的一种复杂的

以脑力劳动为主的高水平的社会活动。

3.3

农业科研文件材料

在农业科学技术研究活动过程中，形成的具有参考利用价值的文字、数据、图表、图册、样本以及

照片、音频、视频等不同形式载体的客观记录。

3.4

农业科研文件材料产生

从农业科学技术研究活动过程开始，以书写、绘制、标记、图示、样品、拍照、录音（像）、多媒

体音视频等方式，呈现研究过程记录记忆的现实需要形式。

3.5

农业科研文件材料形成

指在农业科学技术研究活动过程中产生的农业科研文件材料，履行一定办理程序、成为具有法律效

力或应用效用的农业科研文件材料的过程。

3.6

农业科研文件材料收集

将完成办理程序、散存在部门、个人手里的农业科研文件材料，实行集中统一保管，持续积累的过

程。

3.7

农业科研文件材料鉴定

对农业科研文件材料的真实性、完整性、准确性、有效性及其利用价值、保管期限、密级等进行全

面分析、衡量判断，做出是否保存并界定保存期限和密级的过程。

3.8

农业科研文件材料整理

对具有保存价值的农业科研文件材料，按照形成周期与重要程度，结合内在联系，进行梳理排序，

便于查阅利用与保存的过程。

3.9

农业科研文件材料立卷

将经过整理的农业科研文件材料，依据鉴定结果，标注保管期限、密级，以同一专题（项）为集合，

遵循形成规律与内在联系有序排列，附加立卷说明书、卷内目录、卷内备考表进行组卷（件）的过程。

3.10

卷内目录

著录案卷内农业科研文件材料题名、责任者（作者）、形成日期、保管期限、密级等元素特征并固

定文件材料排列次序的表格。

3.11

卷内备考表

2

DB62/T2343—2020

反映案卷内农业科研文件材料状况的记录单。

3.12

农业科研文件材料立卷说明书

针对农业科学技术研究专题（项）起始过程的综合情况说明。包括农业科研专题简介、研究人员名

单、农业科研文件材料立卷审查意见等。

3.13

著录

指将农业科学技术研究档案案卷及其卷内文件材料的题名、内容、形式、背景信息等，登录于卷内

目录、卷内备考表、立卷说明书和检索目录的编写过程。

3.14

案卷

将互有联系的反映同一研究专题（项）的若干农业科研文件材料组合的档案保管单元。

3.15

装订

将农业科学技术研究档案案卷（件）加以固定的特定形式。

3.16

移交

将农业科学技术研究档案案卷（件）向档案部门移交的过程。

3.17

归档

将农业科学技术研究档案案卷（件），遵循农业科学技术研究档案分类与形成规律，标引档号、保

管期限、密级使之有序化的过程。是农业科研文件材料转化为农业科学技术研究档案的临界点。

3.18

档号

以字符形式赋予农业科学技术研究档案案卷（件）以固定其形成者、背景信息及其排列顺序的一组

代码。以表达档案馆（室）著录和管理本卷农业科学技术研究档案的从属类别与存放序列，呈现其唯一

性。按DA/T13的规定执行。

3.19

农业科学技术研究档案

指具有保存价值的若干农业科学技术研究档案案卷（件）的组合体系。

3.20

农业科学技术研究档案保管

对完成档号、案卷（件）标引并登录检索目录等著录工作后的农业科学技术研究档案案卷（件），

放置于档案库房特定装具中使之有序排列，实行安全管护并查检、调取案卷（件）的管理工作。

4总则

4.1农业科学技术研究档案，是在农业科学技术研究活动过程中产生形成的，具有保存价值的文字、

图表、数据、照片、录音（像）、音（视）频等各种不同形式载体的历史真实记录。它是农业科学知识、

技术储备的一种重要形式，是国家档案资源的重要组成部分。必须实行统一管理、统一制度、统一标准。

4.2农业科学技术研究档案管理，是农业科研工作的重要组成部分。应纳入农业科研事业发展规划，

在人员配备、设施设备、人才培养等方面给予保证。业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监

督和指导。

3

DB62/T2343—2020

4.3农业科研管理部门，应将农业科学技术研究档案管理与农业科研计划、研究试验（实验）、检查

验收和科研成果管理等紧密结合，同部署、同推进、同检查、同验收。即，下达农业科研计划与提出农

业科研文件材料的立卷要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料的形成同步；验收、鉴定科研

成果与验收、鉴定科研文件材料收集整理同步；成果登记、成果奖励与本单位档案部门出具的农业科研

文件材料移交归档证明同步。成果登记、奖励过程中遗漏、缺失的应归档文件材料，应及时补充归档。

4.4农业科研部门、单位，应当遵循国家档案法律和相关法规，建立农业科研文件材料产生、形成、

收集、鉴定、整理、立卷、移交，以及农业科学技术研究档案著录标引、保管保护、查阅利用、鉴定与

销毁、开发与保密、统计等工作制度，加强全过程规范化管理。

4.5凡移交归档的农业科研文件材料，应是制成载体优良，格式通用，内容完整、详实，易于识读、

理解的正式文稿。纸张一般应采用国家标准A4型（210㎜×297㎜），字迹牢固耐久，字体工整，图样

清晰，签章手续完备。电子文件材料记录信息、载体性能优良可靠、能够识别读取，有利于长期保存和

反复利用。农业科研文件材料质量要求如下：

——农业科学技术研究中形成的纸质文件材料的用纸技术指标、格式，按GB/T9704的规定执行。

内容、形式、结构技术质量，按GB/T11822、DA/T22的规定执行；

——农业科学技术研究中形成的电子文件材料的内容、格式、属性及其归档功能需求、数据保存技

术质量，按GB/T18894、DA/T70、DA/T85的规定执行。

4.6凡形成的农业科研文件材料，有纸质版本、电子介质、照片、磁（光）盘等不同形式载体的，应

当同步移交归档，实行分类管理，在主题内容、相关说明及描述上保持一致，并在各自的备考表中标注

互见号。

5农业科研文件材料产生

5.1自农业科学技术研究准备工作开始，应以正式文本、拍照、录音（像）、多媒体音视频等形式，

将研究流程、技术、工艺、数据、结论等记录下来。主要有农业科研专题（项）研究计划、研究人员名

单及分工、试验（实验）方案、研究数据、图表图册、总结、报告以及电子文件、照片、音视频、样品、

实物等。

5.2农业科研文件材料应当有标题，内容真实、准确、完整，图样清晰，表达方式、记载形式通用、

先进，责任者（作者）、形成日期、签章等记录要素完备、有效。

5.3农业科学技术研究过程中产生的照片、录音、录像、音频、视频等，其运行载体的性能应当先进

可靠、质量优良、耐久性好，能够被计算机及其相关软件识别、读取和阅览利用。

6农业科研文件材料形成

6.1农业科研部门、单位，在制定农业科研计划（含横向委托协作）时，同时向承担农业科学技术研

究的责任者，提出农业科研文件材料、照片、音视频等使用记录的建档、归档任务。

6.2农业科研专题（项）负责人，对农业科研文件材料的产生、形成工作负责，建立农业科研文件材

料产生、形成管理制度，指定资料管理员具体负责。

6.3农业科研文件材料，应是完成研究工作程序、具有使用效力的文件材料。主要包括农业科研计划、

任务书、合同书、协议，各单项试验计划、研究数据、记载本、研究工作总结、技术报告，以及农业科

研检查、成果管理文件、函件等。

6.4农业科研文件材料版本要完整。应是经过草稿、定稿、正本、副本、参与各方签章等办理程序的

有效文本。注重选择可靠程度高的定稿、正本、任务书等孤本版本的收集归档及安全管理。重要的、日

后使用频繁的原件，应酌情增加份数或制作备份，有利于长期提供利用。

4

DB62/T2343—2020

6.5农业科研文件材料形成的时间要明确，应准确反映形成者开展研究活动、研究创作的具体阶段，

以年月日的形式明示。

6.6农业科研文件材料制作载体、文种、表达方式及其标记、标识等，应当揭示或呈现该份农业科研

文件材料的现实用途或特定作用。

6.7农业科研专题（项）负责人、资料管理员、研究人员，在调动工作或离开研究岗位时，应做好上

述文件材料的清理移交工作，办理移交手续。移交手续1式3份，双方各持1份，归档1份。

7农业科研文件材料收集

7.1农业科研单位应建立农业科研文件材料的收集制度，设立专（兼）职档案管理员，负责对本单位

各项农业科研活动中产生、形成的文件材料的收集管理，确保农业科研文件材料的真实、齐全、完整、

准确、有效和安全。同时，为各项农业科研活动的后续研究提供利用服务。

7.2专（兼）职档案管理员，负责审查农业科研文件材料的真实性、完整性、准确性、有效性及其制

成载体的性能质量，对于内容不完整、要素不全、载体质量不符合档案利用、保护要求的文件材料，应

退回源头补充完善，再收集归档。

7.3收集时应向文件材料的责任者，提出该份文件材料的保管期限与保密意见。对于不确定密级而有

保密要求的文件材料，应标注“内部资料，注意保密”字样。对于有保密要求的文件材料，按照保密级

别收存保管，加强管理并依法提供查阅利用。与本标准10.5.3相一致。

7.4本单位档案馆（室）负责指导、监督农业科研文件材料的产生、形成、收集工作，督促、检查农

业科研文件材料产生、形成、收集制度的制定与落实。

8农业科研文件材料归档范围

8.1凡是具有长远存史作用意义和在一定时期内具有咨询、参考、查证和利用价值的农业科研文件材

料，都应列入收集归档范围。

8.2凡是在农业科学技术研究活动中产生的电子文件材料、照片、音频、视频等不同形式载体的记录，

亦应列入收集归档范围。

8.3农业科研管理工作中应归档文件材料主要包括：

a)农业科研计划管理工作中，形成的专题（项）申报书、任务书、合同书、结题验收申请书及验

收证书等；

b)农业科研成果管理工作中，形成的成果登记表、成果报告表、检验报告、查新报告、经济效益

证明等；

c)农作物品种登记、审（认）工作中，形成的申报书、生产效益证明、测产报告、专家意见、公

告、证书等；

d)植物新品种保护工作中，形成的品种权保护申请书、生产效益证明、检测报告、公告、证书等；

e)畜牧草业研究管理中，形成的鉴定验收报告、评价报告、成果登记，以及畜禽品种志、图谱、

种质检测报告、数据、样本和相关证书，饲料营养分析报告、检测报告、评价报告和相关证书

等；

f)专利保护工作中，形成的专利申请书、设计文稿、应用证明、专利证书等；

g)农业科研成果鉴定、评价工作中，形成的鉴定（评价）申请书、鉴定（评价）意见、报告、证

书等；

h)农业科研成果奖励工作中，形成的奖励申报书、检测报告、应用证明、经济效益分析报告、获

奖证书等；

5

DB62/T2343—2020

i)农业科研成果推广（转化应用）工作中，形成的推广计划、方案、应用效益证明、经济效益报

告、用户评价及成果转让合同、协议等；

j)农业科研管理工作中，形成的照片、录音录像、音频视频、电子文件材料、函件等。

8.4农业发展研究（软科学）中应归档文件材料包括：

a)农业科学发展研究中，主要有农业科学技术发展前景预测、规划、目标、方法等研究中形成的

文件材料，粮食作物发展战略、畜牧与兽医发展战略、农业机械发展战略以及不同类型地区产

业发展战略、农业环境治理战略、农业病虫草害防控战略等研究中形成的文件材料；

b)农业科技情报研究中，主要有农业自然资源、农业区划等研究进展、概况情报方面的文件材料

及相关照片、音像、视频等，农业疫情检测情报、农业科研管理情报、农业情报报道和检索标

引体系、农业现代化建设等研究中形成的文件材料及相关照片、音像、视频等；

c)农业发展史研究中，形成的文件材料及相关照片、音像、视频等；

d)农业生态、农业自然资源调查评价与保护、利用等研究中，形成的文件材料及相关照片、音像、

视频等；

e)农业经济研究中，主要有农业技术经济、农业经济管理、农业金融经济、区域性农业经济，以

及农业经济计量方法在农业经济分析与管理应用等研究中形成的文件材料及相关照片、音像、

视频等；

8.5农业标准化研制中，主要有农业基础标准、农业种子标准、农产品质量分级标准、农业生产和管

理的技术标准、畜牧与兽医研究检测标准、农业机械研制标准、农业环境保护标准，以及农业科研档案

管理标准等研究中形成的文件材料及相关照片、音像、视频等。

8.6农业科技信息化建设中应归档文件材料包括：

a)农业科技信息网站建设、运维、安全防护中，形成的文件材料及相关照片、音像、视频等；

b)农业科技信息公布、宣传、报道中，主要有本单位局域网、业务管理系统行使农业科学技术研

究管理事项，履行农牧业管理、监督、检查等职务工作中，形成或交换共享的电子文件、科技

资源统计（调查）数据、报表、图表、音频、视频及相关图像、数据信息。

8.7几个单位协作（合作）承担的农业科学技术研究专题（项），其形成的文件材料应当以主持单位

收集归档全部原始记录，协作（合作）单位除收集与自己承担研究任务有关的原始记录外，应制作备份

或复制件送交主持单位归档，并在研究任务书、协议中明确该份研究数据、记录材料的归属和权限。

8.8研究中断或取得负研究结果的研究专题（项）所形成的文件材料及相关照片、音像、视频等亦应

收集归档。

8.9各类农业科研专题（项）验收结题前应通知本单位档案馆（室），对收集归档的文件材料进行前

期检查验收。对于专题（项）研究中形成的文件材料不履行移交归档的，不得进行验收结题；未经检查

验收的农业科研文件材料，农业科研管理部门应督促其移交归档后再验收结题。对已获得奖励或正在报

批的农业科研专题（项）成果，如检查发现其档案不符合质量要求或没有移交归档的，主管部门应督促

申报人将其文件材料归档，拒不归档的应撤销（终止）对该项成果的奖励。

8.