DB3204/T 1012-2020 档案馆档案接收规范

ICS01.140.20

A14

DB3204

常州市地方标准

DB3204/T1012—2020

档案馆档案接收规范

SpecificationsforArchivesAccessionsinArchives

2020-12-01发布2020-12-30实施

常州市市场监督管理局发布

DB3204/T1012-2020

目次

前言...............................................................................III

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语和定义........................................................................1

4机构和人员........................................................................1

4.1机构..........................................................................2

4.2人员..........................................................................2

5接收对象..........................................................................2

5.1接收范围......................................................................2

5.2接收内容......................................................................2

5.3接收时限......................................................................3

6接收要求..........................................................................3

6.1总体要求......................................................................3

6.2整理规范......................................................................3

6.3数字复制件....................................................................4

6.4检索工具......................................................................4

6.5原生电子档案..................................................................4

6.6解密开放......................................................................4

7接收流程..........................................................................5

7.1编制计划......................................................................5

7.2接收准备......................................................................5

7.3质量检查与反馈................................................................5

7.4档案接收......................................................................7

7.5消毒入库......................................................................7

7.6登记统计......................................................................7

8监督考核..........................................................................7

附录A（资料性）常规档案整理方法....................................................8

A.1文书档案整理方法..............................................................8

A.2科技档案整理方法.............................................................11

A.3会计档案.....................................................................14

A.4照片档案.....................................................................17

A.5实物档案.....................................................................18

附录B（资料性）移交档案概况表.....................................................19

I

DB3204/T1012-2020

附录C（资料性）档案接收审核记录表.................................................22

附录D（资料性）载体内目录结构示意图...............................................23

附录E（资料性）档案数据离线移交登记表.............................................24

附录F（资料性）档案交接文据.......................................................25

附录G（资料性）档案移交清单.......................................................26

附录H（资料性）档案馆档案接收登记簿...............................................27

附录I（资料性）档案馆接收档案统计台帐.............................................28

参考文献............................................................................29

II

DB3204/T1012-2020

前言

本标准按照GB/T1.1-2020给出的规则编制。

本标准由常州市档案馆提出并归口。

本标准主要起草单位：常州市档案馆、武进区档案馆。

本标准主要起草人：张步东、缪华、都寒誉、杨宽、丁丽、曹昕。

本标准为首次发布。

III

DB3204/T1012-2020

档案馆档案接收规范

1范围

本标准规定了档案馆档案接收的机构和人员、接收对象、接收要求、接收流程和监督考核。

本标准适用于国家综合档案馆各类档案的接收工作。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文

件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适

用于本文件。

GB/T9705文书档案案卷格式

GB/T11821照片档案管理规范

GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T12全宗卷规范

DA/T14全宗指南编制规范

DA/T15磁性载体档案管理与保护规范

DA/T18档案著录规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T31纸质档案数字化技术规范

DA/T39会计档案案卷格式

DA/T48基于XML的电子文件封装规范

DA/T50数码照片归档与管理规范

DA/T62录音录像档案数字化规范

DA/T68档案服务外包工作规范

DA/T70文书类电子档案检测一般要求

DB32/T505文书档案文件级目录数据库结构和数据交换格式

DB32/T1893电子档案基础元数据数据库结构和封装格式

《电子档案移交与接收办法》国家档案局

《会计档案管理办法》国家财政部国家档案局

《江苏省重大活动和重要事件档案管理办法》中共江苏省委办公厅江苏档案馆

《常州市重大活动和重要事件档案管理办法》中共常州市委办公室常州市人民政府办公室

3术语和定义

本标准没有需要界定的术语和定义。

1

DB3204/T1012-2020

4机构和人员

4.1机构

4.1.1档案馆应当确定档案接收工作的分管领导，明确档案接收工作机构，统一管理各种门类、载体

档案的接收工作。

4.1.2档案馆应设立固定的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案的安全。

4.1.3档案馆接收工作经费应列入年度财政预算。

4.2人员

4.2.1档案馆档案接收工作人员应具有大专以上文化程度，并有一定的档案业务水平。

4.2.2档案馆档案接收工作人员应接受相应的档案专业技术培训。

5接收对象

5.1接收范围

5.1.1中华人民共和国成立后的档案，范围如下：

a)各级党委及所属各部门的档案；

b)各级人民代表大会及其常设机构的档案；

c)各级人民政府及其所属各部门、直属企事业单位、派驻国内各地机构的档案；

d)各级政协委员会及其常设机构的档案；

e)各级纪委监委及其所属各部门的档案；

f)各级人民法院、人民检察院的档案；

g)各级各民主党派、工商联机关的档案；

h)各级总工会、共青团委员会、妇联、科协、文联、侨联等人民团体的档案；

i)各级国有企业、事业单位的档案；

j)各级临时机构的档案；

k)其他按规定各级国家综合档案馆应接收的档案。

注：各级档案馆可根据实际全部或部分接收以上档案，具体范围另行确定。

5.1.2重大活动、重要事件形成的档案，反映党和国家领导人、省委省政府领导在本地区公务活动、

党委政府主要领导人公务活动、国内外知名人物在本地区重要活动的档案。

5.1.3反映本地区政治、经济、文化、科技、生态、体育等领域建设成就的重点项目档案，为满足各

项事业发展和人民群众基本需求而建立的专业档案。

5.1.4同级撤销机关的档案，包括一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案

移交给合并后的机关集中管理或由同级档案馆接收；所属机构撤销的各级机关档案由主管机关集中管

理，属于档案馆接收范围的按照规定，由分管范围内的档案馆接收。

5.1.5各级国有企业及其子企业发生关闭、破产、转制等，事业单位发生撤销、合并等情况，其相关

档案由各级档案馆按照有关规定接收。

5.2接收内容

2

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5.2.1文书档案，科技档案（科研、基建、设备、产品），会计档案，专业档案，照片、录音、录像

等音像档案，印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案，业务数据、公务电子邮件、网

页信息、社交媒体档案等各种门类、载体的档案。

5.2.2与移交单位工作职能和业务工作有关的各种资料，包括出版物、文件汇集、资料汇编、统计资

料、年鉴等。

5.2.3与接收档案相关的全宗卷文件材料。

5.2.4传统载体档案的数字复制件。

5.2.5纸质目录和机读目录。

5.2.6特殊格式电子档案的读取平台。

5.2.7在单套制或单轨制环境下形成的原生电子档案。

5.3接收时限

5.3.1档案馆一般接收各单位自档案形成之日起满10年，具有永久、长期(定期30年及以上）保存

价值的档案。

5.3.2机关、事业单位撤销或合并，国有企业及其子企业发生关闭、破产、转制等情况，档案馆须接

收其档案的，应在撤销、合并或清算结束后一年内完成。

5.3.3重大活动、重要事件档案按照《江苏省重大活动和重要事件档案管理办法》和《常州市重大活

动和重要事件档案管理办法》相关规定，重大活动举办过程中形成的档案资料，应在活动结束之日起

90日内由同级档案馆接收；重要事件处理过程中形成的档案资料，应在事件处理完毕后60日内由同

级档案馆接收。

5.3.4电子档案一般自形成之日起5年内由各级档案馆接收，或与相应的纸质档案同步接收。

5.3.5移交单位档案保管条件不善、存在安全隐患或严重涨库的，同级档案馆收到其提交的申请后，

可提前接收应进馆档案。

5.3.6为充分发挥档案的社会服务功能，各级档案馆可以提前接收涉及民生的档案和社会各界利用需

求迫切的档案。

6接收要求

6.1总体要求

档案馆接收的档案应满足收集齐全完整，整理规范有序，鉴定准确及时的要求。

6.2整理规范

6.2.1接收进馆的所有实体档案应参照附录A进行整理。

6.2.2接收进馆的文书档案应按照DA/T22的江苏省实施细则、GB/T9705和接收档案馆的有关要求

整理。

6.2.3接收进馆的会计档案应按照《会计档案管理办法》、DA/T39整理。

6.2.4接收进馆的科学技术档案应按照GB/T1182整理。

6.2.5接收进馆的专业档案的应按照相关专业档案管理规范要求整理。

6.2.6接收进馆的照片档案的整理应按照GB/T11821、DA/T50整理。

3

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6.2.7接收进馆的磁性载体档案的整理应按照DA/T1整理。

6.3数字复制件

6.3.1接收进馆的传统载体档案，除会计凭证和因保密要求不能数字化的特殊档案外，应按国家和省、

市相关标准规范在进馆前进行数字化。数字复制件随档案一并接收。

6.3.2接收进馆的纸质和其他媒介、载体档案数字复制件加工，应执行市档案馆规定的技术标准（见

表1）。

表1数字复制件加工技术标准

档案类型文件格式文件命名扫描分辨率扫描类型

档号（不带分隔符

纸质档案双层PDF≥300DPI彩色

“-”）

档号（不带分隔符

照片档案JPG/JPEG≥600DPI彩色

“-”）

档号（不带分隔符≥44.1kHz

录音档案WAVE≥128kbps

“-”）/24位/原始声道数

编码格式H.264

档号（不带分隔符编码率≥8Mbps采样频率≥48kHz

录像档案AVI

“-”）分辨率≥720P位率≥192kbps

帧率≥25帧/秒

6.4检索工具

6.4.1档案馆同步接收移交单位的全宗卷和全宗指南。全宗卷和全宗指南的编制应符合DA/T12和

DA/T14的要求。

6.4.2档案馆同步接收移交档案的纸质目录，包括所有案卷级目录和文件级目录。

6.4.3档案馆同步接收移交档案的机读目录，包括所有案卷级目录和文件级目录；机读目录数据采集

应符合DB32/T505、DB32/T1893和附录A要求。

6.4.4档案著录信息应完整、准确，著录标准按照DA/T18和附录A执行。

6.4.5机读目录在离线接收时采用DBF、XLS或其他兼容格式。

6.4.6密级文件的机读目录应满足独立建库的要求。

6.5原生电子档案

6.5.1电子文件元数据视作档案的一部分同步接收，采用基于XML的封装方式组织档案数据，并符合

DA/T46、DA/T54、DA/T63等标准规范要求。

6.5.2上述电子档案和元数据应按照DA/T48打包封装成以档号命名的、扩展名为“eep”的XML文

件接收。

6.5.3接收进馆的原生电子档案，必须经过安全可信环境下的数字签名，并通过由档案馆执行的真实

性、完整性、可用性、安全性校验。

6.6解密开放

4

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6.6.1涉及国家秘密的档案的管理和利用，密级的变更和解密，应当依照有关保守国家秘密的法律、

行政法规规定办理。

6.6.2尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责，并在移交时附具意见。

6.6.3经档案馆同意，提前将档案交档案馆保管的，在国家规定的移交期限届满前，该档案所涉及政

府信息公开事项仍由生成者或者保存政府信息的单位办理。移交期限届满的，涉及政府信息公开事项

的档案按照档案利用规定办理。

7接收流程

7.1编制计划

7.1.1档案馆应全面了解本馆馆藏档案情况，重点把握库存容量和全宗分布。

7.1.2档案馆制定相应的接收序列，汇总各拟进馆单位的接收顺序、全宗号、全宗名称、档案年度、

档案数量等信息，制定科学合理的接收计划。

7.1.3档案馆的接收工作应按照接收计划科学有序开展。如发生计划外情况，档案馆应同移交单位协

商，确定新的接收计划。

7.2接收准备

7.2.1接收申请

档案馆以移交单位提交的移交申请和《移交档案概况表》（附录B）为依据，开展接收工作。

7.2.2接收方案

档案馆接收到移交申请后，与移交单位商定拟接收档案的起止时间、门类、载体、数量等，编制

形成档案接收工作方案。

7.3质量检查与反馈

7.3.1检查要求

档案馆在移交单位自检的基础上，组织人员赴移交单位对待移交档案进行检查，包括档案实体数

量和整理质量，目录数据数量和质量，档案数字复制件数量和质量等。检查采取抽查方式，抽查比例

为30%～50%，合格率达98%以上，方可通过审核。

7.3.2检查内容

7.3.2.1齐全完整

7.3.2.1.1检查实体档案收集是否齐全完整，已归档整理的档案是否存在遗失或借出未归还等情况。

7.3.2.1.2检查实体档案数量，其“卷数”、“盒数”、“件数”、“张数”等及每份文件的“页数”

与移交清单、归档文件目录是否一致，接收档案的总数量是否正确无误。

7.3.2.2实体整理

7.3.2.2.1按照6.2.1和6.2.2要求，检查纸质档案实体档案盒（卷）封面、背脊填写内容，盒（卷）

内档案纸张、书写情况，归档章或件号章位置、填写内容、页码编写顺序，备考表填写内容等。

5

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7.3.2.2.2按照6.2.3要求，检查会计档案实体完好、案卷装订情况，分类、案卷目录编制情况，标

签颜色、内容等。

7.3.2.2.3按照6.2.4要求，检查科学技术档案的整理质量。

7.3.2.2.4按照6.2.5要求，检查专业档案的整理质量。

7.3.2.2.5按照6.2.6要求，检查照片档案实体的完整度和清晰度，相册内照片著录项目，照片号、

照片说明等填写内容等。

7.3.2.2.6按照6.2.1要求，检查光盘档案载体和可读性，标签和光盘说明等填写内容等。

7.3.2.2.7按照6.2.7要求，检查磁性载体的整理质量。

7.3.2.2.8按照6.2.1要求，检查实物档案实体真实性和完整性，标签颜色、内容等。

7.3.2.3机读目录

7.3.2.3.1按照6.4要求，检查机读目录质量。

7.3.2.3.2检查案卷级、文件级机读目录与档案实体对应情况，以及著录项目的齐全性，内容的准确

性，涉密档案单独编制目录，密级标识规范等。

7.3.2.3.3如有标准或软件未覆盖的档案门类，双方协商。

7.3.2.4数字复制件

按照4.4要求，检查档案数字复制件格式的规范性、分件的准确性、内容的完整性、参数达标性、

信息的真实性等情况。

7.3.2.5原生电子档案

检查原生电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性等情况，填写《电子档案接收检测登记表》

（见附录C）。

7.3.2.6检查涉密档案解密和开放审核情况

检查涉密档案解密审核和档案开放鉴定工作。

7.3.2.7相关材料

按照4.3.4，检查需同步移交的全宗卷、纸质目录等材料是否完整规范；归档文件目录是否使用A4

纸打印；是否按年度装订后统一装入文书档案盒内；盒封面是否内容填写完整等。

7.3.3反馈整改

7.3.3.1记录问题

档案馆在对移交档案进行审核时，应及时记录各移交单位档案中存在的问题，并填写《档案接收

审核记录表》（见附录D）。《档案接收审核记录表》中应登记问题档案的档号、审核内容、问题概要、

备注信息等，不同类别的档案可分开登记。

7.3.3.2限时整改

7.3.3.2.1审核结束后，档案馆将审核结果及时通知移交单位，若移交档案抽查合格率不达标，则要

求移交单位限期整改，整改完成后，档案馆再次抽查，直至合格率达标。

7.3.3.2.2整改结束后，档案馆对移交单位档案重新抽查审核，通过审核后，确定接收时间。

6

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7.4档案接收

7.4.1档案清点

7.4.1.1档案馆与移交单位商定日期，双方人员到场，对档案实体和相关材料逐卷逐件进行校核，将

档案按序装箱，加贴档号标签和封条。

7.4.1.2档案馆宜向移交单位提供专用存储载体，用于接收档案目录和数字复制件。档案馆参照《载

体内目录结构示意图》（附录E）格式要求和《档案数据离线移交登记表》（附录F）对存储载体内数

据进行清点、检查。采取在线方式移交的，应当通过档案馆指定的网络和信息系统传输。

7.4.2数据导入

档案馆负责将接收的各类档案数据导入档案馆数据库。

7.4.3档案交接

7.4.3.1汇总相关材料

档案馆需汇总移交单位的纸质目录、全宗卷文件、解密审核和开放鉴定材料，以及《档案交接文

据》（附录G）、《档案移交清单》(附录H)、《档案数据离线移交登记表》（附录F）等材料。

7.4.3.2办理交接手续

档案馆组织人员在指定场所，对移交档案箱数和相关材料进行清点。在清点无误后，与移交单位

办理交接手续。《档案交接文据》一式四份，档案馆保存三份，移交单位一份。

7.5消毒入库

7.5.1档案消毒

档案馆负责对接收档案进行消毒。

7.5.2入库上架

档案馆负责将消毒后的档案入库上架，登记存址，制作指引标牌并插入相应位置。

7.6登记统计

档案馆负责做好进馆档案资料的登记和统计工作，编制《档案馆档案接收登记簿》（附录I）和《档

案馆接收档案统计台账》（附录J）。

8监督考核

8.1档案馆应接受档案主管部门的考核。

8.2档案馆建立档案接收监督考核办法，每年至少考核一次，监督考核结果作为档案馆年度工作考评

的依据。

8.3档案馆将档案接收情况反馈至移交部门，作为移交部门档案工作考评依据。

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AA

附录A

（资料性）

常规档案整理方法

A.1文书档案整理方法

A.1.1件的确定

归档文件整理方法是以“件”为单位，进行整理。一般以每份文件为一件，但实践中文件的情况

很多，要用以下标准来确定件：

正文与发文稿纸、定稿为一件（由打印机输出的定稿与正文完全一致的，可不归档；有领导重要

批示或重要修改意见的文件打印底稿，应一并归档）；文件处理单与正文为一件；正文与附件（或复

制件、被转发文）为一件；复文与来文（指批复与请示、批示与报告、复函与函）可为一件；一本会

议记录、介绍信存根、成套的会议材料应作多件处理；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一

册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。

A.1.2文件的修整

对保管30年以上的文件要进行修整，文件修整工作包括：去除金属物、修补加固文件、检查文件

和理顺纸张、对齐文件、及大纸张折叠等。

A.1.3装订、编页码

采用不锈钢订书钉在文件左侧装订，一般订两只钉，较厚的文件采用“三孔一线”的装订方式。

归档文件上无页码时，需要在有图文的页面编页码。

A.1.4分类排列

对照本单位制定的分类方案和《文件材料归档范围和档案保管期限表》，按永久、30年、10年区

分保管期限。在各个保管期限中，同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由间，按事由办

结时间的先后顺序随办随归；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

A.1.5编制归档号

归档号是将归档文件在全宗中的位置，予以固定的一组标识符号（参见图A.1）。

编制过程：在文件首页上端居中的空白位置上加盖归档章，归档章采用红色印泥。文件阅办单随

同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应耐久。

8

DB3204/T1012-2020

注：①全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。

②年度：填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2010”。

③档案室编件号：填写归档文件的排列顺序号，从“1”开始流水标注。

④此格空白，不填任何数字和文字。

⑤机构（问题）：此格由三级分类的单位填写，如“办公室”或“行政类”。采用二级分类的单位不填。

⑥保管期限：填写归档文件实际的保管期限。如“永久”、“30年”、“10年”。

⑦档案馆编件号：移交进档案馆时经鉴定后重新编制的流水号，档案室不用填写。

⑧总页数：填写该归档文件中有图文内容页面的总数。

图A.1归档章式样

A.1.6编目

归档文件目录有统一的格式，使用档案管理软件的单位，在软件中逐件输入，集中打印输出后，

装订成册并编制封面。归档文件目录（参见图A.2）一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成

三本，或每年区分机构（问题）装订成若干本。封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），

内页加目录或口取纸以区分保管期限和机构（问题）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用

全称或规范化简称（参见图A.3）。

图A.2归档文件目录式样

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