DB12/T 118-2018 文书档案目录数据库结构与数据交换格式

ICS01.140.20

A14

DB12

天津市地方标准

DB12/T118—2018

代替DB12/T118-2005

文书档案目录数据库结构与数据交换格式

Databasestructureanddataexchangeformatofdocumentaryarchivalcatalogue

2018-11-07发布2019-01-01实施

天津市市场和质量监督管理委员会发布

DB12/T118—2018

目次

前言................................................................................II

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语和定义........................................................................1

4缩略语............................................................................3

5数据库结构........................................................................3

5.1概述..........................................................................3

5.2文件级目录（1）数据库结构.....................................................3

5.3文件级目录（2）数据库结构.....................................................4

5.4案卷级目录数据库结构..........................................................5

5.5数据交换盘的要求..............................................................5

5.6交换盘数据库及文件名要求......................................................6

5.7交换文件格式要求..............................................................6

5.8阿拉伯数字、字母及符号表示方法的要求..........................................9

6详细要求..........................................................................9

6.1数据字段描述..................................................................9

6.2数据字段选择.................................................................25

7目录要求.........................................................................25

附录A（资料性附录）卷内文件目录...................................................26

附录B（资料性附录）盒内文件目录...................................................27

附录C（资料性附录）案卷目录.......................................................28

I

DB12/T118—2018

前言

本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本标准代替DB12/T118-2005，与DB12/T118-2005相比，除编辑性修改外主要技术变化如下：

——著录项目删除了电子文档号项；

——同时增加了信息公开项、份号项、变更密级项、保密期限项、档案馆名称项、全宗号项、年度

项、盒号项、件号项、机构/问题代码项、统一社会信用代码项、并列题名项、主送项、抄送

项和附件项，并补充了这些著录项的详细字段描述；

——在密级、载体类型、文种、档案馆代码、文字形成时间、文件档号、案卷档号、文件格式、起

始时间、终止时间这些详细字段描述中都依照最新相关标准做出了修订；

——删除了“不推荐使用3.5寸软盘”的要求；

——增加了网上传递仅限于政务网的规定；

——对交换盘数据库及文件名要求按照XML文件格式做出了相应调整；

——数据库文件增加了XML交换文件格式的具体要求；

——在数据字段选择中增加了部分必著字段和选著字段项；

——将附录中的“组织机构代码”统一改为“统一社会信用代码”。

本标准由天津市档案局提出并归口。

本标准起草单位：天津市档案馆。

本标准主要起草人：方昀、仇伟海、梁欣、王靓、袁嘉新。

本标准所代替标准的历次版本发布情况为：

——DB12/118-1999；

——DB12/T118-2005。

II

DB12/T118—2018

文书档案目录数据库结构与数据交换格式

1范围

本标准规定了天津市文书档案目录数据库结构与数据交换格式、内容及要求。

本标准适用于文书纸质档案和电子档案的著录管理。作为档案管理软件开发中数据库结构的设计与

数据交换的标准，也作为天津市综合档案馆、机关档案室编制文档一体化系统、档案管理系统进行数据

库结构设计、目录数据交换及其它门类档案数据库和档案全文数据库目录管理的参考。

本标准规定的档案目录数据文件的组织方式主要是以.xml为扩展名的数据文件，也可采用txt或dbf

格式组织目录数据，但其详细的说明，不在本标准要求之内。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T7408-2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法

GB11714-1997全国组织机构代码编制规则

GB18030-2005信息技术中文编码字符集

GB/T18793-2002信息技术可扩展置标语言（XML）1.0

GB32100-2015法人和其他组织统一社会信用代码编码规则

DA/T1-2000档案工作基本术语

DA/T13-1994档号编制规则

DA/T18-1999档案著录规则

DA/T22-2015归档文件整理规则

3术语和定义

DA/T1-2000、DA/T18-1999中界定的以及下列术语和定义适用于本文件，为了方便使用以下重复

给出了某些术语和定义。

3.1

档案著录archivaldescription

在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

[DA/T1-2000，定义6.5]

3.2

著录项目itemsofdescription

揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括文件标题项、责任者项、文种项、信息公开项、份号项、

变更密级项、密级项、文件题名项、案卷档号项、案卷题名项、保密期限项、档案馆名称项、全宗号项、

年度项、盒号项、件号项、机构/问题代码项、统一社会信用代码项、并列题名项、保管期限项、文件

形成部门项、起始时间项、终止时间项、文件形成时间项、载体类型项、载体规格、载体数量项、载体

1

DB12/T118—2018

单位项、分类号项、档案馆代号项、文件编号项、文件档号项、缩微号项、页号项、页数项、主题词或

关键词项、主送项、抄送项、附件项、文件件数项、存储位置项、控制标识项、文件类型项、文件格式

项、备注项，全部涵盖共45个著录项。

3.3

条目entry

又称款目，档案著录的结果，是反映单份文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。

[DA/T18-1999，定义3.3]

3.4

著录格式formatofdescription

著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

[DA/T18—1999，定义3]

3.5

档案目录archivalcatalogue

按照一定的次序、体例编排而成的条目组合，是档案管理、检索和报道的工具。

[DA/T18—1999，定义3]

3.6

数据记录datarecord

描述著录条目的数据集合，由若干数据字段组成。

3.7

数据字段datafield

描述著录条目中某一特定属性的数据集合。

3.8

著录级次levelofdescription

著录字段的选择层次，表现为著录字段的详简程度。

3.9

数据交换dateexchange

通过计算机实现数据在网络上或以磁盘、磁带、光盘等作为载体所进行的跨平台、跨系统的交换。

3.10

数据交换格式dateinterchangeformat

用于档案目录数据交换的数据格式。

3.11

档案目录数据库archivecatalogdatabase

将描述档案內容和形式特征的数据按一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合，具有数据的检

索、存取、修改、增删和整理等功能。

3.12

文件级目录（1）数据库结构recordleveldirectory(1)databasestructure

适用于文书立卷制度改革前档案，档号编制执行DA/T13－1994规定的文件级数据库结构。

3.13

文件级目录（2）数据库结构recordleveldirectory(2)databasestructure

适用于文书立卷制度改革后档案，档号编制执行DA/T22－2015规定的文件级数据库结构。

3.14

案卷级目录数据库结构fileleveldirectorydatabasestructure

适用于本标准实施前，使用案卷管理的文书档案，档号编制依据本标准6.1.4.6案卷档号要求执行。

2

DB12/T118—2018

4缩略语

下列缩略语适用于本文件。

XML：可扩展标记语言（eXtensibleMarkupLanguage）

5数据库结构

5.1概述

包括以下三种数据交换格式：

——文件级目录（1）数据库结构与交换格式；

——文件级目录（2）数据库结构与交换格式；

——案卷级目录数据库结构与交换格式。

5.2文件级目录（1）数据库结构

文件级目录（1）数据库中的数据记录，由22个数据字段组成，见表1。

表1文件级目录（1）数据库数据字段一览表

序号中文字段名称缩写类型长度允许空备注

1变更密级BGMJC8是如“密级”不为空，则此项为必著项

2密级MJC4是

3载体类型ZTlXC12是

4载体规格ZTGGC12是

5文种WZC8是

6档案馆代号DAGDHC6是

7文件编号WJBHC72是

8缩微号SWHC10是

9文件档号WJDHC32否

10文件题名WJTMC192否

11责任者ZRZC96否

12文件形成部门WJXCBMC48否

13文件形成时间WJXCSJC8否

14载体数量ZTSLN4是

15载体单位ZTDWC2是

16分类号FLHC30是

17页号YHC9是

18主题词或关键词ZTCC100否

19保管期限BGQXC4否

20存储位置CCWZC40是

21控制标识KZBZC4是

22备注BZC60是

注：“C”表示字符类型；“N”表示数字类型（整型）。

3

DB12/T118—2018

5.3文件级目录（2）数据库结构

文件级目录（2）数据库中的数据记录，由38个数据字段组成，见表2。

表2文件级目录（2）数据库数据字段一览表

序号字段名称缩写类型长度允许空备注

1信息公开XXGKC10是

2份号FHC8是如“密级”不为空，则此项应按实际填写

3变更密级BGMJC8是如“密级”不为空，则此项为必著项

4密级MJC4是

5保密期限BMQXC4是如“密级”不为空，则此项应按实际填写

6载体类型ZTLXC12是

7载体规格ZTGGC12是

8文种WZC8是

9档案馆名称DANMCC40是

10档案馆代码DAGDHC6是

11文件编号WJBHC72是

12缩微号SWHC10是

13文件档号WJDHC80否

14全宗号QZHC5否

15年度NDC4否

16盒号HHC4是

17件号JHC4否

18机构/问题代码JG/WTDMC4否

19统一社会信用代码TYSHXYDMC18是

20文件题名WJTMC192否

21并列题名BLTMC192是

22责任者ZRZC96否

23文件形成部门WJXCBMC48否

24文件形成时间WJXCSJC8否

25载体数量ZTSLN4是

26载体单位ZTDWC2是

27分类号FLHC30是

28页数YSN4是

29主题词或关键词ZTCC100是

30主送ZSC20是