GY/T 5081-2009 广播电影电视工程设计文件档案管理规范(附条文说明)

国家广播电影电视总局文件

广发［2009］72号

广电总局关于发布《广播电影电视工程设计文件

档案管理规范》的通知

各省、自治区、直辖市广电局，新疆生产建设兵团广电局，总局直属有关单位：

由广电总局工程建设标准定额管理中心组织、中广电广播电影电视设计研究院编写的

《广播电影电视工程设计文件档案管理规范》已经通过审查，现批准为广播电影电视行业推

荐性标准，予以发布。标准编号为GY/T5081-2009，自2009年11月1日起实施。

《广播电影电视工程设计文件档案管理规范》的管理、解释和发行工作由广电总局工

程建设标准定额管理中心负责。联系电话（传真）：（010）68020046

国家广播电影电视总局

二○○九年九月十日

住房和城乡建设部司函

建标标备［2009］123号

关于同意广播电影电视工程行业标准《广播电影电视

工程设计文件档案管理规范》备案的函

国家广播电影电视总局规划财务司：

你司《广电总局财务司关于<广播电影电视工程设计文件档案管理规范>备案的函》(财

建字[2009]338号)收悉。经研究，同意该项标准作为“中华人民共和国工程建设行业标准”

备案，其备案号为：J943-2009。

该项标准的备案公告，将刊登在近期出版的《工程建设标准化》刊物上。

中华人民共和国住房和城乡建设部标准定额司

二○○九年十月十四日

1

前言

根据国家广播电影电视总局计建字[2006]46号文的要求，规范编制组在调查研究，总

结实践经验，和广泛征求意见的基础上制定本规范。

本规范的主要内容：1总则；2术语；3归档范围；4文件的归档及质量要求；5立卷；

6档案的保管及保密；7档案的使用；8档案的销毁；9档案的移交。

经授权负责本规范具体解释的单位：国家广播电影电视总局工程建设标准定额管理中

心。在本规范执行过程中如发现需要修改或补充之处，请将意见和有关资料寄交国家广播电

影电视总局工程建设标准定额管理中心。

地址：北京市西城区南礼士路13号

邮编：100045

电话：（010）68020046

传真：（010）68020046

邮箱：bz@

主编单位：中广电广播电影电视设计研究院

主要起草人：高耀全

主要审查人员：马家骏姜东明阎殿来孙智军曹毅高会宗吴强

张俏梅穆清海许维明常玉民于纪恺

I

目次

1总则........................................................................1

2术语........................................................................1

3归档范围....................................................................2

3.1基本规定...............................................................2

3.2归档范围...............................................................2

4文件的归档及质量要求........................................................3

4.1文件的归档.............................................................3

4.2归档文件的质量要求.....................................................3

5立卷........................................................................4

5.1立卷的原则和方法.......................................................4

5.2卷内文件的排列.........................................................4

5.3案卷的编目.............................................................5

5.4案卷的装订与收纳.......................................................6

6档案的保管及保密............................................................6

6.1基本要求...............................................................6

6.2保管环境...............................................................7

7档案的使用..................................................................7

8档案的销毁..................................................................7

9档案的移交..................................................................8

附录A工程设计文件归档范围和保管期限表.......................................9

附录B案卷封面的式样........................................................11

附录C卷内目录式样..........................................................12

附录D卷内备考表的式样......................................................13

附录E案卷脊背的式样........................................................14

附录F销毁清册的式样........................................................15

本规范用词说明................................................................16

引用标准名录..................................................................16

条文说明......................................................................17

II

Contents

1Generalprovisions..........................................................1

2Terms.....................................................................1

3Pigeonholescope.........................................................2

3.1Basicrules............................................................2

3.2Pigeonholescope.......................................................2

4Pigeonholedocumentsandqualityrequest........................................3

4.1Pigeonholedocuments...................................................3

4.2Qualityrequestofthepigeonholedocuments.................................3

5Filing.....................................................................4

5.1Principleandmethodoffiling.............................................4

5.2Arrangeingthevolumesofdocuments......................................4

5.3Listingthevolumesofdocuments..........................................5

5.4Bindingandthestoragerecords............................................6

6Keepingandsecrecyofthearchives............................................6

6.1Basicrequest..........................................................6

6.2Keepingenvironment...................................................7

7Usingofarchives...........................................................7

8Destructionofarchives......................................................7

9Transferofarchives.....................................................8

AppenidxApigeonholescopeofdesignprojectdocumentandretentionschedule...........9

AppenidxBcoverstyleofarchives..............................................11

AppenidxCcataloguestyle....................................................12

AppenidxDstyleofnotetable.................................................13

AppenidxEstyleofarchivesback..............................................14

AppenidxFstyleofthedestructionofinventory...................................15

ExplanationofWordinginthiscode...............................................16

Listofguotedstandard.......................................................16

Explanationofprovisions.......................................................17

III

1总则

1.0.1为加强广播电影电视行业工程设计文件档案管理工作的规范化，确保归档文件及资料

完整、准确、系统、安全，并有效地为工程管理工作服务，制定本规范。

1.0.2本规范适用于广播电影电视行业新建、改建、扩建工程项目设计文件的档案管理。

1.0.3广播电影电视工程各阶段设计文件均应归档保存。

1.0.4广播电影电视工程设计文件档案管理除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关强制

性标准的规定。

2术语

2.0.1广播电影电视工程radiofilmandTVproject

经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，

实行统一管理的广播电影电视行业内的工程及其配套工程。

2.0.2工程设计文件constructionprojectdesigndocument

在工程设计各个阶段中形成的各种形式的信息记录以及各种与工程设计有关的基础文

件。

2.0.3归档puttingintorecord

将形成的工程设计文件和记录系统整理后，按规定交给本单位档案管理机构保存的过

程。

2.0.4档案archive

在设计活动直接产生的文件和与设计有关的基础文件中，具有保存价值的文字、图纸、

多媒体等各种形式的历史记录。

2.0.5案卷file

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2.0.6立卷filing

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类的整理成案卷，亦称组卷。

2.0.7移交transfer

按照国家规定，工程建设单位将档案交给城建档案管理机构保存的过程。

1

3归档范围

3.1基本规定

3.1.1工程设计文件均应纳入归档范围，归档范围见附录A。

3.1.2工程设计过程中可能出现的纸质文件、电子文件、音像资料、照片及底片、幻灯片等

不同形式的载体文件，均属于工程设计文件的存档范围。

3.2归档范围

3.2.1设计基