DB43/T 1889-2020 政务信息化项目档案管理规范

ICS01.040.03

CCSA14

DB43

湖南省地方标准

DB43/T1889—2020

政务信息化项目档案管理规范

Specificationofarchivalmanagementofgovernment

affairsinformationizeprojects

2020-12-29发布2021-03-29实施

湖南省市场监督管理局发布

DB43/T1889—2020

目次

前言························································································································Ⅲ

1范围·····················································································································1

2规范性引用文件······································································································1

3术语和定义············································································································1

4基本要求···············································································································3

5项目文件的形成与收集·····························································································3

5.1项目文件的形成································································································3

5.2项目文件的收集································································································3

6项目文件的整理与归档·····························································································3

6.1一般规定·········································································································3

6.2分类···············································································································4

6.3组卷···············································································································5

6.4排列···············································································································5

6.5其他整理要求···································································································6

6.6归档···············································································································6

7项目电子文件归档与电子档案管理··············································································6

8项目档案移交·········································································································6

8.1档案移交·········································································································6

8.2停、缓建项目档案移交·······················································································6

附录A（规范性）政务信息化项目文件归档范围和保管期限表············································7

参考文献··················································································································15

I

DB43/T1889—2020

II

DB43/T1889—2020

前言

本文件按照GB/T1.1—2020给出的规则起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由湖南省档案局提出并归口。

本文件起草单位：湖南省档案局、湖南省发展和改革委员会、湖南云数档案管理有限公司。

本文件主要起草人：施亚雄、邹毅、吴珮嘉、胡军、杨扬、杨柳、仇壮丽、欧阳婷、刘凡、周洋、

唐曼。

本文件首次发布。

III

DB43/T1889—2020

IV

DB43/T1889—2020

政务信息化项目档案管理规范

1范围

本文件规定了政务信息化项目档案管理的基本要求，项目文件的形成与收集、整理与归档，项目电

子文件归档与电子档案管理和项目档案移交。

本文件适用于新建、改建、扩建和升级改造等政务信息化项目,其他信息化项目可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T11821照片档案管理规范

GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求

DA/T28建设项目档案管理规范

DA/T50数码照片归档与管理规范

DA/T78录音录像档案管理规范

3术语和定义

DA/T28—2018界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

政务信息化项目theprojectofgovernmentaffairsinformationize

以信息技术为主要手段，支持政府管理与服务职能的信息网络、信息安全、信息资源、信息应用系

统等工程建设项目。

3.2

建设单位constructingunits

对项目实施进行组织管理，并在项目建设过程中负总责的组织。

[来源：DA/T28—2018，3.4]

3.3

参建单位participatingunits

参与项目建设并承担特定法律责任的所有单位，主要包括勘察、设计、施工、总承包、监理、设备

制造、第三方检测等单位。

[来源：DA/T28—2018，3.5]

3.4

项目文件projectrecords

在项目建设过程中形成的文字、图表、音像、实物等形式的文件材料。

[来源：DA/T28—2018，3.6]

1

DB43/T1889—2020

3.5

前期文件recordsoftheprophase

项目在筹备、立项、招标投标、合同协议、勘察设计及工程准备过程中形成的文件。

[来源：DA/T28—2018，3.7，有修改]

3.6

施工文件recordsoftheconstructionprocess

项目建设过程中形成的反映项目建设、安装情况的文件。

[来源：DA/T28—2018，3.8，有修改]

3.7

竣工图as-builtdrawing

工程竣工后真实反映工程施工结果的图样。

[来源：DA/T28—2018，3.9]

3.8

监理文件recordsofthesupervision

工程监理单位在履行建设工程监理合同过程中形成或获取的，以一定形式记录、保存的文件。

[来源：DA/T28—2018，3.10]

3.9

竣工验收文件recordsoftestoncompletion

项目竣工验收过程中形成的文件。

[来源：DA/T28—2018，3.11]

3.10

项目电子文件digitalprojectrecords

在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅

读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子

文件、视频电子文件、音频电子文件等。

[来源：DA/T28—2018，3.12]

3.11

项目文件归档filingoftheprojectrecords

建设单位工程管理相关部门及参建单位将办理完毕且具有保存价值的项目文件经系统整理交建设

单位档案管理机构的过程。

[来源：DA/T28—2018，3.13]

3.12

项目档案projectarchive

经过鉴定、整理并归档的项目文件。

[来源：DA/T28—2018，3.14]

3.13

项目档案移交transferoftheprojectarchive

建设单位根据合同、协议或规定，将有关项目档案交运行管理单位、项目主管部门或有关档案管理

机构的过程。

[来源：DA/T28-2018，3.16]

3.14

项目档案管理卷descriptivefileoftheprojectarchive

2

DB43/T1889—2020

档案管理机构在管理某一项目过程中形成的，包括项目概况、标段划分、参建单位归档情况说明、

档案收集管理情况说明、交接清册等说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷。

[来源：DA/T28—2018，3.17]

4基本要求

4.1建设单位与各参建单位应按照DA/T28的规定，完成项目档案工作任务。

4.2建设单位应设立或明确档案管理机构，建立项目档案管理制度和业务规范体系。建设单位与参建

单位应配备项目档案工作所需人员、经费、设施设备等各项管理资源。

4.3项目档案工作应与项目建设管理同步，纳入项目建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同

管理和岗位责任制。

4.4建设单位与各参建单位应通过节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、流转到归档管

理的全过程控制。

4.5项目档案应完整、准确、系统、规范和安全，满足项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在

证据、责任和信息等方面的需要。

5项目文件的形成与收集

5.1项目文件的形成

5.1.1项目前期文件、管理性文件和工程技术文件的形成应符合DA/T28的规定。

5.1.2重要活动及事件，建设过程中的工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、缺陷处

理、工程质量、安全事故等应形成照片和音视频文件。

5.1.3项目文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求。

5.1.4归档的项目文件应为原件、正本。使用复制件归档时，应加盖复制件提供单位的公章或档案证

明章，确保与原件一致。

5.1.5竣工图的编制、审核和签署等应符合DA/T28的规定。

5.2项目文件的收集

5.2.1项目建设过程中形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的项目文件均应收集。

5.2.2建设单位应依据附录A的表A.1，结合项目建设内容、行业特点、管理模式等特征，制定符合

项目实际的归档范围和保管期限表。

5.2.3建设单位应收集项目建设过程中形成的全部项目文件，各参建单位应提供项目参建过程中形成

的全部项目文件。

5.2.4项目文件在办理完毕或阶段性工作完成后应及时收集，并对收集的文件实行预立卷。

6项目文件的整理与归档

6.1一般规定

6.1.1项目文件应由文件形成单位或部门进行整理。由多个单位分包的，应由分包单位对各自承建范

围形成的文件进行整理，由发包单位汇总。整理工作包括项目文件价值鉴定、分类、组卷、排列、编目、

装订等内容。

3

DB43/T1889—2020

6.1.2项目文件应依据归档范围进行鉴定，确定其是否归档。依据保管期限表划分保管期限，保管期

限分为永久和定期两种，定期一般分为30年和10年。

6.1.3项目文件整理应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，

组卷合理，便于保管和利用。

6.1.4项目文件归档范围和保管期限划分按照附录A的表A.1执行。

6.2分类

6.2.1分类原则

6.2.1.1以项目全部归档文件为对象，依据参建各方在项目建设中的职能，按文件形成阶段、专业、

内容等特征进行分类。

6.2.1.2分类应具有概括性、包容性及相对稳定性和扩充性。

6.2.2档号的结构

政务信息化项目档案档号结构应符合建设单位档案分类方案要求，档号由全宗号、分类号和案卷号

构成，结构宜为“全宗号-分类号-案卷号”，上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“•”

隔开。全宗号按照建设单位全宗号据实填写，案卷号为政务信息化项目档案按照一定顺序排列后的流水

号，用3位阿拉伯数字标识。

6.2.3类目设置

6.2.3.1分类号由档案门类代码、政务信息化项目类别代码、项目期数代码、文件类别代码等构成，

分类号的结构见图1。

6.2.3.2档案门类代码：可在科技档案门类“KJ”下设置“政务信息化项目”二级门类，用“政务”

拼音首字母“ZW”标识。

6.2.3.3政务信息化项目类别代码：以2位阿拉伯数字或2位拼音字母标识。

6.2.3.4项目期数代码：以2位阿拉伯数字标识。

6.2.3.5文件类别代码：以2位阿拉伯数字标识，可按照附录A的表A.1的序号从“01”开始编制。

6.2.3.6同一类文件存在多个合同段时，可用合同段代码进行区分。

×ו××××-××××(××)

合同段代码

文件类别代码（用2位阿拉伯数字标识，如立项文件用

“01”，招标投标、合同协议文件用“02”标识等）

项目期数代码（用2位阿拉伯数字标识，如第1期用“01”，

第2期用“02”标识等）

政务信息化项目类别代码（用2位阿拉伯数字或2位拼

音字母标识）

二级门类代码（政务信息化项目用“ZW”标识）

一级门类代码（科技档案用“KJ”标识）

图1分类号结构图

4

DB43/T1889—2020

6.2.4档号的编制

6.2.4.1政务信息化项目档案的档号采用“全宗号-分类号-案卷号”的结构编制。

6.2.4.2政务信息化项目分期建设且形成档案数量较多时，档号中可设置项目期数代码和文件类别

代码。

示例：档号“××××（全宗号）-KJ•ZW01-0201-003”，表示某单位ZW01政务信息化项目第2期立项文件的第3卷。

6.2.4.3政务信息化项目未分期建设且形成档案数量较少时，档号中可不设置项目期数代码和文件类

别代码。

示例：档号“××××（全宗号）-KJ•ZW01-002”，表示某单位ZW01政务信息化项目档案的第2卷。

6.2.4.4同一个单位内不同政务信息化项目，档号中“政务信息化项目类别代码”或均采用2位阿拉

伯数字或均采用2位拼音字母。

示例1：某省直单位有“中介服务超市”和“基层公共服务系统”两个政务信息化项目，两个项目的政务信息化项

目类别代码均采用数字标识，“中介服务超市”项目档案的档号为“××××（全宗号）-KJ•ZW01-××××-×××”,

“基层公共服务系统”项目档案的档号为“××××（全宗号）-KJ•ZW02-××××-×××”。

示例2：某省直单位有“中介服务超市”和“基层公共服务系统”两个政务信息化项目，两个项目的政务信息化项

目类别代码均采用字母标识，“中介服务超市”项目档案的档号为“××××（全宗号）-KJ•ZWZJ-××××-×××”,

“基层公共服务系统”项目档案的档号为“××××（全宗号）-KJ•ZWJC-××××-×××”。

6.3组卷

6.3.1组卷原则

6.3.1.1组卷应遵循文件的形成规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于

保管和利用。

6.3.1.2组卷应根据文件的内容和数量组成一卷或多卷，卷内文件内容应相对独立完整。共用文件应

在备考表中说明。

6.3.1.3独立成册、成套的项目文件，应保持原貌，不宜拆散重新组卷。

6.3.2组卷方法

6.3.2.1项目前期文件按事由结合时间组卷，其中立项审批文件根据审批事项的内在联系组卷，招标

投标、合同文件按招标的标段、合同组卷，勘察设计文件按阶段、专业组卷。

6.3.2.2实施文件中系统建设文件按应用系统组卷；施工文件按单位工程、分部工程或装置、阶段、

结构、专业组卷。

6.3.2.3设备及系统软件文件按专业、系统、台套组卷。

6.3.2.4监理文件按监理的合同标段、事由结合文种组卷。

6.3.2.5科研项目文件按科研项目（课题）组卷。

6.3.2.6试运行、竣工验收文件按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。

6.3.2.7卷内文件一般印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；文字在前，

图样在后。

6.4排列

6.4.1项目档案案卷应按分类顺序依次排列。卷内文件应按文件的形成规律、问题、时间（阶段）或

重要程度排列。

6.4.2项目前期文件按主题、事由排列。

5

DB43/T1889—2020

6.4.3实施文件中系统建设文件按需求、设计、实施、测试、运行、验收排列；施工文件按综合管理、

施工技术支撑、施工(安装)记录、检测试验、评定验收排列。

6.4.4设备及系统软件文件按质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修排列。

6.4.5监理文件按依据性、工作性文件顺序排列。

6.4.6科研文件按开题、方案论证、研究实验、阶段成果、结题验收排列。

6.4.7试运行、验收文件按主题、事由排列。

6.5其他整理要求

6.5.1案卷编目、案卷封面及备考表编制、案卷装订、卷盒、表格规格及制成材料应符合GB/T11822

的规定。采用整卷装订的案卷，应对卷内文件连续编页号。

6.5.2纸质照片的整理应符合GB/T11821的规定，数码照片可参照DA/T50的规定。

6.5.3录音录像档案的整理应符合DA/T78的规定。

6.5.4实物档案依据分类方案按件进行整理。

6.6归档

6.6.1项目文件应及时归档，各参建单位及各阶段项目文件归档要求应符合DA/T28的规定。

6.6.2档案管理机构应编制项目档案管理卷，对各参建单位归档情况、档案收集整理情况、交接清册

等内容进行说明。

7项目电子文件归档与电子档案管理

项目电子文件归档与电子档案管理应符合DA/T28的规定。

8项目档案移交

8.1档案移交

8.1.1竣工验收后，建设单位项目实施部门应向建设单位档案管理机构移交项目档案，包括纸质档案

及电子档案。

8.1.2项目档案移交时，应办理项目档案移交手续，包括档案移交的内容、数量、图纸张数等，并有

完备的清册、签字等交接手续。

8.2停、缓建项目档案移交

停、缓建的项目，其档案由建设单位负责保存；建设单位撤销的，其项目档案应向项目主管部门或

有关档案机构移交。

6

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附录A

（规范性）

政务信息化项目文件归档范围和保管期限表

表A.1政务信息化项目文件归档范围和保管期限划分表

形成（来源）

序号归档文件保管期限

单位

1立项文件

1.1项目策划、筹备文件建设单位永久

1.2纳入规划计划及其他建设依据文件