GB/T 9705-2008 文书档案案卷格式

ICS01.140.20

A14

道菌

中华人民共

和国国家标准

GB/T9705-2008

代替GBjT9705-1988

文书档案案卷格式

Thefilingformsofadministrativearchives

2009-05-01实施

2008-11-13发布

中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局

发布

中国国家标准化管理委员会

GB/T9705-2008

目u~

本标准代替GB/T9705-1988(文书档案案卷格式k

本标准与GB/T9705-1988相比主要变化如下=

一一标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2000进行了修改;

一一增加了前言;

一一修改了硬卷皮封面和封底尺寸、软卷皮封皮和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸;

一一增加"归挡号"为硬卷皮卷脊项目z

-一一调整档号章项目，并增加档号章的填写要求.

本标准的附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H、附录I、附录J是规范性

附录.

本标准由国家档案局提出并归口.

本标准起草单位z国家档案局、厦门市档案局.

本标准主要起草人:曹丽、宋扬、朱燕秋、丁德胜。

本标准于1988年9月5日首次发布。

I

GB/T9705-2008

文书档案案卷格式

1范围

本标准规定了文书档案案卷格式的内容构成和基本方法.

本标准适用于按立卷方法整理档案的我国各级各类档案馆(室〉和文书处理部门.

2术语和定义

下列术语和定义适用于本标准.

2.1

文书档案administrativearchiv四

反映党务、行政管理等活动的档案.

2.2

禀卷file

由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

3案卷卷皮格式

文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮.

3.1硬卷皮格式

3.1.1砸卷皮外形尺寸

封面尺寸规格采用310mmX220mm.

封底尺寸同封面尺寸.

封底三边(上、下、翻口处〉要另有70mm宽的折叠纸舌.

卷脊可根据需要分别设10mm、15mm、20mm三种厚度.

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌(见附录A).

本标准推荐使用250g无酸牛皮纸制作案卷硬卷皮.

3.1.2硬卷皮封面项目

封面项目包括z全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号.各项目具

体位置、尺寸见附录且

3.1.3封面项目的填写方法

3.1.3.1全宗名称

全宗名称相同于立档单位的名称.填写全宗名称必须用全称或通用简称。如"中国共产党中央委

~

‘

员会"简称为"中共中央";"中华人民共和国外交部"简称为"外交部""河北省人民政府人事局"简称为

"河北省人事局'气不得简称为"本部"、"本委"、"本省人事局"等.

3.1.3.2类目名称

类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称.在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分

类体系的稳定性.

3.1.3.3案卷题名

案卷题名即案卷标题，一般由立卷人拟写.案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内

容、文种.文字应力求简练、明确。

3.1.3.4时间2卷内文件所属的起止年月。

GB/T9705-2008

3.1.3.5保管期限立辑时i'J定的案巷保管期限，一段囱立智人填写.

3.1.3.6件、页ø:装订的案卷要填写且直敬，不整订的提巷要填写本堪的，tl.f牛数.

3.1.3.7归挡号填写文书处理号，自立卷入填写.

3.1.3.8挡号的编制

封面挡号由圭宗号、目最号、案卷号组成.

金宗号z挡草帽指定给立档单位的编号.

目最号圭宗内盎喔所属目景的编号，在同一个圭宗内不允许出现亚茸的草卷目景号.

案卷号z目最内峭的脚编号，在同J串串啊喃喃地F出现拙的制号.

3.1.4喔菁项目

卷骨项目包括.圭宗号、目

3.2.2软喔应封面

软性应封面项

3.2.3软巷血封

软堪应封二

最E.

软在应封二

3.2.4软垂直封

软卷庄刽三

软巷庄封三

3.3卷盒规格

最G.

3.4填写要求

填写案瞥封面且卷骨时应使用符合耐7-.l'Ë

4卷内立件目最格式

4.1目最用纸阳面尺寸

来用国际标准八4型(BPl<x宽为297mmX210mm).

4.2页边与文字E尺寸

卷内目最用纸上自边{天头)~(20士O.5)mm

堪内目录用纸下白边〈地脚)宽(15土O.5)mm

卷内目;;HHl1\左白边〈订口〉宽(25土O.5)mm

程内目最用纸右自边〈翻口〉宽(15土O.5)mm(见附最日〉

2

GB/T9705-2008

4.3卷内文件目录项目

包括z顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注.各项目具体位置、尺寸见附录H.

4.4卷内文件目录填写方法

4.4.1顺序号z以卷内文件排列先后顾次填写的序号，亦即件号.

4.4.2文号z文件制发机关的发文字号.

4.4.3责任者z对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者.

机关团体责任者可著录统一规范的通用简称，不得著录"本市"、"本局"个人责任者一般只著录

姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用"()"表示.联合行文的责

任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，两个责任者之间的间隔用"户，被

省略的责任者用"[等J"表示.

4.4.4题名z即文件的标题应照实抄录.投有标题或标题不能说明文件内容的文件，应自拟标题，外加

"[J"号.

4.4.5日期=文件的形成时间.填写时可省略"年"、"月"、"日"字.时间以8位数字表示，其中前4位

表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补"0".

4.4.6页号=填写每件文件首页所对应的页号s最后一件文件，填写该件起止页号.卷内文件页号应从

1开始编制通号.

4.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章.挡号章的位置在每件文件首页上端空白处(见附录1).

4.4.8备注:留待对卷内文件变化时作说明之用.

5卷内备考表格式

5.1卷内备考裴外形尺寸及页边与文字区尺寸

均同卷内目录(见附录J).

5.2卷内备考褒项目

包括z本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间.各项目具体位置、尺寸见附录J.

5.3卷内备考裴填写方法

5.3.1本卷情况说明z填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况.立卷后发生或发现的问题由

有关的档案管理人员填写并签名、标注时间.

5.3.2立卷人:由责任立卷者签名.

5.3.3检查人z由案卷质量审核者签名.

5.3.4立卷时间:立卷完成的日期.

6案卷各部分的排列格式

6.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是:

案卷封面一卷内文件目录一文件一备考表一封底.

6.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列:软卷封面〈含卷内文件目录)一文件一封底(含备

考表)，以案卷号排列次序装人卷盒保存.

3

GB/T9705-2008

附录A

〈规范性附录〉

硬卷应外形尺寸

单位为毫米

。响可

Fι

70+d310

比例:12

d=lOmrn,15mm,20mm.

4

GB/T9705-2008

附录B

(规范性附录)

硬卷皮封面项目

单位为毫米

o

吨'

@黑线2mm