DB37/T 536-2019 文书档案目录数据采集规范

ICS01.140.20

A14

DB37

山东省地方标准

DB37/T536—2019

代替DB37/T536—2005

文书档案目录数据采集规范

Datacollectionstandardsforthecatalogueofadministrativearchives

2019-12-24发布2020-01-24实施

山东省市场监督管理局发布

DB37/T536—2019

目次

前言................................................................................II

引言...............................................................................III

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语和定义........................................................................1

4数据库结构与著录细则..............................................................2

4.1总则..........................................................................2

4.2案卷级目录数据库结构与著录细则................................................3

4.2.1案卷级目录数据库结构......................................................3

4.2.2案卷级目录著录细则........................................................3

4.3文件级目录数据库结构Ⅰ与著录细则..............................................6

4.3.1文件级目录数据库结构Ⅰ....................................................6

4.3.2文件级目录Ⅰ著录细则......................................................6

4.4文件级目录数据库结构Ⅱ与著录细则..............................................9

4.4.1文件级目录数据库结构Ⅱ....................................................9

4.4.2文件级目录Ⅱ著录细则.....................................................10

5档案目录数据交换.................................................................13

参考文献............................................................................14

I

DB37/T536—2019

前言

本标准依据GB/T1.1—2009给出的规则起草。

本标准代替DB37/T536—2005《档案目录数据采集规范》。本标准与DB37/T536—2005相比，除编

辑性修改外主要技术变化如下：

——修改了标准名称（见封面和2005版封面）；

——修改了标准制定时依据的规则（见前言和2005版前言）；

——修改了标准适用范围（见1和2005版1）；

——增加、修改、删除了标准的规范性引用文件（见2和2005版2）；

——增加了新的定义（见3.8、3.9）；

——修改了案卷级目录数据库结构和著录细则（见4.2和2005版4.2、5）；

——修改了文件级目录数据库结构Ⅰ和著录细则（见4.3和2005版4.1、5）；

——增加了文件级目录数据库结构Ⅱ和著录细则（见4.4）；

——删除了关于“.DBF数据库文件名格式”的规定（见5.1和2005版6.1）；

——增加了目录数据交换光盘关于数据封口的规定（见5.6）；

——增加了参考文献（见参考文献）。

本标准由山东省档案馆提出并组织实施。

本标准由山东省市场监督管理局归口。

本标准起草单位：山东省档案馆。

本标准主要起草人：李世华、王宪东、张志刚、赵琳、刘虎、储牧原、韩磊、马学刚。

本标准代替标准的历次版本发布情况为：

——DB37/T536—2005。

II

DB37/T536—2019

引言

DB37/T536是山东省档案信息资源库的基础之一。标准实施十几年，在档案资源体系建设、档案利

用体系建设和档案信息化建设领域发挥了重要的作用。与此同时，标准实施以来，档案工作的整体环境

发生了很大变化，国家出台了一系列新的标准，部分直接决定档案目录数据设立原则的档案整理规则发

生了根本性变化，这使2005年颁布的标准已不再适合新形势下档案工作需要，需进行修订。

DB37/T536根据GB/T3792.1—2009《文献著录第1部分：总则》、DA/T18—1999《档案著录规

则》、DA/T22—2015《归档文件整理规则》，结合山东省档案信息化建设的实际情况修订，具有以下

特点：实现了计算机行业术语与档案行业术语的有机结合；规定了文书档案案卷级和文件级目录数据库

的基本结构、著录项目与交换格式；对著录规则和著录格式进行必要的细化；规定了档案著录与计算机

档案目录数据库之间的联系。

III

DB37/T536—2019

文书档案目录数据采集规范

1范围

本标准规定了新中国成立后文书档案目录数据交换的定义、格式与著录要求。

本标准适用于山东省各级各类档案馆、档案室新中国成立后文书档案目录数据库结构与其目录数据

的交换，档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T1988—1998信息技术信息交换用7位编码字符集

GB/T2312—1980信息交换用汉字编码字符集基本集

GB/T3469—2013信息资源的内容形式和媒体类型标识

GB/T7156—2003文献保密等级代码

GB/T7408—2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法

GB/T15418—2009档案分类标引规则

DA/T1—2000档案工作基本术语

DA/T13—1994档号编制规则

DA/T18—1999档案著录规则

DA/T22—2015归档文件整理规则

DA/T46—2009文书类电子文件元数据方案

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

档案目录数据库

将描述档案内容和形式特征的数据记录按一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合。具有数据

的检索、存取、修改、增删和整理等功能。

3.2

数据记录

描述某一案卷或文件所有特征的数据集合。每条数据纪录由若干数据字段组成。

3.3

数据字段

1

DB37/T536—2019

描述案卷或文件的某一方面特征的数据。

3.4

字段类型

指数据字段的基本属性。本标准使用两种字段类型：字符型和数字型。

3.5

字段长度

指字段所包容字符的最大个数。

3.6

代码

一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3.7

档案著录

对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

3.7.1

案卷级著录

以一个案卷或多个内容密切相关的案卷组合为著录对象的档案著录。

3.7.2

文件级著录

以单份文件或多份内容密切相关的文件组合为著录对象的档案著录。

3.8

必须著录项目

指档案馆、立档单位档案室组织的数据库进行数据交换时，必须有的著录项目。

3.9

选择著录项目

指立档单位可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。选定的著录项目仍应执行

本标准规定的字段名、字段、类型和长度。

3.10

档案目录数据交换

指在计算机网络上传输或以磁性介质、光盘等为载体，通过计算机进行的档案目录数据交换。

4数据库结构与著录细则

4.1总则

2

DB37/T536—2019

本标准包括《案卷级目录数据库结构》《文件级目录数据库结构Ⅰ》和《文件级目录数据库结构Ⅱ》

等三种数据库结构。

《案卷级目录数据库结构》和《文件级目录数据库结构Ⅰ》适用于文书立卷改革前的档案目录。《文

件级目录数据库结构Ⅱ》适用于按照DA/T22—2015《归档文件整理规则》整理的档案目录。

4.2案卷级目录数据库结构与著录细则

4.2.1案卷级目录数据库结构

见表1。

表1案卷级目录数据库结构一览表

序号字段名称字段名字段类型字段长度是否非空备注

1档案馆代码DAGDM字符型6

2档号*DH字符型24非空

3题名*TM字符型350非空

4责任者*ZRZ字符型150非空

5起始时间*QSSJ字符型20非空

6终止时间*ZZSJ字符型20非空

7保管期限*BGQX字符型4非空

8件数*JS数字型4非空

9解密划控*JMHK字符型4非空

10附注*FZ字符型350

11分类号FLH字符型24

12档案主题词DAZTC