DB3209/T 1266-2024 红色档案数据采集规范

ICS01.140.20

CCSA14

DB3209

盐城市地方标准

DB3209/T1266—2024

红色档案数据采集规范

Specificationfordatacollectionofredarchives

2024-01-19发布2024-04-19实施

盐城市市场监督管理局发布

DB3209/T1266—2024

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件由新四军纪念馆提出。

本文件由盐城市市场监督管理局归口。

本文件起草单位：新四军纪念馆、南京农业大学信息管理学院、同方知网数字出版技术股份有限公

司、山西同方知网数字出版技术有限公司、北京中科标准科技集团有限公司、南京数字经济科技学会。

本文件主要起草人：仇金标、潘麟之、王然、梁雯雯、王金鑫、袁志颖、于雪哲、何琳、曹新九、

王志民、姚国章、李晓慧、陈桂莲、成鑫、郝振国、王宏昭、王鑫、李慈女、罗贤娟、曾小凡。

I

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红色档案数据采集规范

1范围

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T2887计算机场地通用规范

GB/T12628硬磁盘驱动器通用规范

GB/T20530文献档案资料数字化工作导则

GB/T26163.1信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则

GB/T26225信息技术移动存储闪存盘通用规范

DA/T15磁性载体档案管理与保护规范

DA/T18档案著录规则

DA/T38档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范

DA/T56档案信息系统运行维护规范

ISO/TR13028信息与文献档案数字化实施指南（InformationandDocumentation—

Implementationguidelinesfordigitizationofrecords）

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

红色档案redarchives

中国共产党领导下，新民主主义革命时期、社会主义革命和建设时期、改革开放和社会主义现代化

建设新时期、中国特色社会主义新时代形成的，具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种方式和载

体的历史记录。

3.2

数字化工作digitizeprocessing

按科学的方法分门别类地以电子格式加工、处理、存储文献档案资料，并能对这些信息资料进行高

效的插入、删除、修改、检索、提供访问接口和信息保护等操作的过程。

[来源：GB/T20530—2006，3.5]

3.3

红色档案数字化digitizationofrevolutionaryarchives

采用扫描仪、数码相机等数码设备对红色档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光

盘、硬盘等载体上的数字图像，并按照红色档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处

理过程。

[来源：DA/T31—2017，3.3，有修改]

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3.4

档案整理archivesarrangement

按照一定的原则，对档案实体进行鉴定、审核、分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒，使

之有序化的过程。

[来源：DA/T68.4—2022，3.1]

3.5

分辨率resolution

单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（dpi）表示。

[来源：DA/T31—2017，3.4]

4总则

4.1宜利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术，将红色档案原件经过数字化处理后，生成数字备份

件，以机读形式存储，系统将存储数据组织成具有有序结构的“红色档案数据库”，实现信息资源共享。

4.2应根据红色档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规

划、科学开展红色档案数字化工作。红色档案数字化工作的开展应符合ISO/TR13028和GB/T20530

的要求。

4.3红色档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。

4.4应加强对红色档案数字化各环节的安全管理，确保红色档案实体和档案信息的安全。各环节操作

不宜破坏红色档案实体，应最大程度地维持红色档案的原貌。

4.5红色档案数字化成果包括扫描产生的红色档案数字副本、存储档案目录数据及数字化过程中捕获

的必要元数据的数据库、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。档案目录数据、元数据与红色档

案数字副本之间应建立正确、可靠的关联。

4.6应采取有效的管理和技术手段，确保红色档案数字化成果质量。

4.7加工涉密档案时，应按照涉密档案相关的管理和技术要求开展工作。

5工作组织

5.1机构及人员配备

5.1.1应建立完善的红色档案数字化工作组织架构，以支持对红色档案数字化工作进行统筹规划、组

织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保红色档案数字化工作的顺利开

展。

5.1.2应配备具备相应素质和技术水平的工作人员，并通过科学规范的管理制度对工作人员进行规范

化管理。应加强对外聘工作人员的审核以强化红色档案数字化工作的安全性。

5.1.3除档案部门整理工作小组人员及承包方档案整理服务项目组的人员外，进入整理场所的人员均

应进行登记。整理场所的人员进出登记表见附录A。

5.2基础设施配备

5.2.1应配备专用加工场地，加工场地的选择及场地的温度、湿度等环境的控制应有利于档案实体的

保护。

5.2.2场地应合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查

等工作区域。

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5.2.3场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理系

统。

5.2.4应合理规划、配备和管理红色档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足红色

档案数字化工作的需要。

5.3工作方案制定

5.3.1应在充分调研的基础上，制定科学合理的工作方案，以达到预期的目标。

5.3.2红色档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方

法和主要技术指标、验收依据、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。数字化对象的确定应综合

考虑红色档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。

5.3.3宜对红色档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。

5.3.4应红色档案数字化工作开始前，先制定相应的工作方案并对方案进行审批，审批通过后开展红

色档案数字化工作。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。

5.4管理制度建设

5.4.1应制定科学化、规范化的管理制度，并按管理制度的要求开展数字化工作，以使红色档案数字

化工作质量和档案安全得以有效保障。

5.4.2红色档案数字化管理制度应涵盖岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理等方面的内容，其

中：

a)岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考

核标准、奖惩办法等；

b)人员管理制度主要对人员的安全保密、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来

访登记等进行规范；

c)场地管理制度主要对工作场地内基础设施及环境、网络、监控设施、现场物品及证件等的管

理进行规范；

d)设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范，确保设备安全、科

学、高效运行。

5.5工作流程控制

5.5.1红色档案数字化包括确定数字化对象、制定总体方案、档案出库、数字化前处理、建立数据库、

档案扫描、图像处理、档案入库、数字化成果验收等环节。

5.5.2应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对数字化

全过程进行有效控制，确保数字化成果质量。

5.5.3应加强对红色档案数字化工作的全流程安全管理，及时对档案扫描、图像处理等各个环节产生

的数据进行备份。

5.5.4应建立完善的问题反馈机制，对红色档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问

题进行及时反馈和修正。及时获取数字化成果后续管理和利用过程中的效果反馈，提高数字化工作质量。

5.6工作文件管理

5.6.1应针对数字化全过程，建立完善的工作文件管理机制，以加强对数字化工作的管理。

5.6.2红色档案数字化工作文件主要包括数字化工作方案、档案原件数字化审批书、档案出入库交接

单、红色档案数字化流程单、质量检查情况登记单、数据验收单、项目鉴定验收报告、数字化成果移交

清单等，委托外部机构进行数字化工作时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、

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保密协议等。数字化工作各环节应准确、完整地填写对应的工作文件。

5.6.3应加强对数字化工作文件的管理，明确对红色档案数字化工作过程中形成的工作文件的整理、

归档、移交等管理要求。在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

5.7委托外部实施

5.7.1红色档案数字化工作如需委托专业数字化加工企业实施，档案部门应从企业性质、股东组成、

安全保密、企业规模、注册资金情况等方面审查数字化加工企业的相关资质；按照GB/T20530—2006

第5章的要求考查数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全的程度等方面考查加工企业的管

理能力；如需审查数字化加工企业的保密资质，档案部门应按照《国家秘密载体印制资质管理办法》等

文件的要求执行。

5.7.2在项目实施过程中，档案部门应指派本单位人员参与档案数字化工作委外业务的监督、指导。

也可采用第三方监理协助完成质量、进度、投资、安全的监控以及协调沟通等方面的工作。

5.7.3档案部门宜自行配备数字化加工设备，若使用加工企业的设备，验收时应将设备中的存储部件

或整体设备移交至档案部门。

6工作流程

6.1确定对象

6.1.1数字化对象的确定应符合国家相关法律法规的规定。

6.1.2数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度等因素。

6.1.3应制定并执行科学、规范的审批程序，由档案原件法定持有保管单位的法人或授权代表对数字

化对象进行审批，并签署红色档案数字化审批书等凭证性文件，与红色档案数字化工作过程中形成的其

他文件一并保存。

6.2制定方案

6.2.1应在充分调研的基础上，制定科学合理的总体方案，以达到预期的工作目标。

6.2.2应综合考虑数字化目的、档案状况、设备情况、费用情况等制定总体方案。

6.2.3总体方案的内容应包括工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验

收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等。

6.2.4应对重大红色档案数字化项目或其他有论证需要的项目的总体方案进行专家论证，确保其科学、

规范、合理。

6.2.5红色档案数字化总体方案应经相关领导审批后按方案要求推进和落实。

6.3对象出库

6.3.1档案保管部门应按红色档案数字化工作方案的要求为数字化对象开展档案调取、清点、登记等

前期准备工作，并提交红色档案出库申请单（见附录B），经相关责任人批准后，按照档案库房管理规

定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库，进行红色

档案数字化工作。

6.3.2红色档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的红色档案临时存放保管库，并对红

色档案的领取与归还进行严格管理，做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

6.3.3红色档案主要分为卷宗和藏品2大类，卷宗资料多为纸质存储形式，出库时需提供卷宗内的全

部资料，藏品包括征集到的各种实物，拍照后以数字化照片形式导入数据库。

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6.4确定扫描范围

应保持红色档案数字副本的完整性，将确定为数字化对象的红色档案进行全部扫描，不宜进行挑扫。

6.5档案整编

6.5.1排序盖章

原有件号的不进行重新盖件号，对新增的材料进行分件盖件号章。

6.5.2编制页号

6.5.2.1应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

6.5.2.2应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。页号应从“1”开始连续编制。

6.5.2.3书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

6.5.2.4应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

6.5.3拆除装订

6.5.3.1红色档案装订物影响扫描工作且装订拆除后可复原的档案，可拆除装订物进行数字化。

6.5.3.2拆除装订物时应注意保护档案。逐卷拆除档案中的原金属装订物（如：金属夹条、回形针、

订书订、大头针等），线装不进行拆除。拆除档案装订物时可使用相应工具，对筒子页和其他粘连页面

用小竹签等工具