GB/T 34110-2025 信息与文献 文件(档案)管理 核心概念与术语

ICS0114020

CCSA.14.

中华人民共和国国家标准

GB/T34110—2025/ISO303002020

:

代替GB/T34110—2017

信息与文献文件档案管理

()

核心概念与术语

Informationanddocumentation—Recordsmanagement—

Coreconceptsandvocabulary

ISO303002020IDT

(:,)

2025-04-25发布2025-11-01实施

国家市场监督管理总局发布

国家标准化管理委员会

GB/T34110—2025/ISO303002020

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范围

1………………………1

规范性引用文件

2…………………………1

术语和定义

3………………1

与组织概念相关的术语

3.1……………1

与文件概念相关的术语

3.2……………5

与鉴定概念相关的术语

3.3……………6

与文件管理和文件过程概念相关的术语

3.4…………6

与文件控制概念相关的术语

3.5………………………8

与体系系统以及文件系统概念相关的术语

3.6()……………………8

附录资料性概念图

A()…………………10

参考文献

……………………13

索引

…………………………14

Ⅰ

GB/T34110—2025/ISO303002020

:

前言

本文件按照标准化工作导则第部分标准化文件的结构和起草规则的规定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

本文件代替信息与文献文件管理体系基础与术语与

GB/T34110—2017《》,GB/T34110—

相比除结构调整和编辑性改动外主要技术变化如下

2017,,:

删除了文件管理体系的基础见年版的第章

———(20172);

增加了活动责任者审核访问控制等术语和定义见

———“”“”“”“”(3.1.2、3.1.3、3.1.4、3.4.1);

更改了问责组织最高管理者资产等定义见年版的

———“”“”“”“”(3.1.1、3.1.19、3.1.27、3.2.1,2017

3.2.1、3.2.3、3.2.5、3.1.2);

删除了档案文档名词证明性文档等术语和定义见年版的

———“”“()”“”(20173.1.1);

更改了第章见年版的

———3(3.1~3.6,20173.1~3.4)。

本文件等同采用信息与文献文件档案管理核心概念与术语

ISO30300:2020《()》。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利本文件的发布机构不承担识别专利的责任

。。

本文件由全国信息与文献标准化技术委员会提出并归口

(SAC/TC4)。

本文件起草单位中国人民大学天津师范大学国家档案局国家信息中心全国科学技术名词审

:、、、、

定委员会事务中心中国电子技术标准化研究院山东省计算中心国家超级计算济南中心北京国信

、、()、

唯实信息技术研究院有限公司电子政务云计算应用技术国家工程实验室北京柏睿数据技术股份有限

、、

公司

。

本文件主要起草人安小米白文琳张向军何芮刘枝聂曼影张晖张红卫李刚加小双王金祥

:、、、、、、、、、、、

连樟文赵菁华胡菊芳沈荣

、、、。

本文件及其所代替文件的历次版本发布情况为

:

年首次发布为

———2017GB/T34110—2017;

本次为第一次修订

———。

Ⅲ

GB/T34110—2025/ISO303002020

:

引言

01总则

.

词汇表是一种包含来自一个或多个领域或主题的名称和定义的术语词典见中

“”(ISO1087:2019

本文件为文件管理领域提供了一个词汇表它定义了文件管理领域的核心概念为

37..5)。,,ISO/TC46/SC11

范围内的标准制修订提供了共识基础1)

。

明确一致和连贯的标准需要明确一致和连贯的术语本文件遵循为术语标准制定

、、。ISO/TC37

提供的规则和指南不熟悉术语工作的读者能通过中增加理解

。ISO704。

本文件旨在为的标准研制人员提供文件管理领域所使用概念的最相关定义同

ISO/TC46/SC11,

时可供标准用户和利益相关方使用以明确地理解由连贯一致的术语和定义所表示的文件管理概念

,。

本文件中的术语和定义是在一个概念体系中制定的概念是通过独特的特征组合所构建的知识单

。

元概念按概念体系中的概念关系进行组织概念体系用概念图形象呈现特定领域中的一个概念用

。。。

一个术语表示概念不一定局限于特定语言但受社会或文化背景的影响往往导致不同的分类本文

。,,。

件通过说明标准中使用的文件管理核心概念以及附录中核心概念图里这些概念

ISO/TC46/SC11,A

之间的关系促进了概念的跨语言和跨文化实践的一致理解第章按概念图的顺序对在文件管理领

,。3,

域确定的并在附录各图中表达的概念进行了分组图为概览图显现了附录的子图与第章各

A。1,A3

条的映射关系

。

图1核心概念及其关系在第3章和附录A中的映射

注中说明了用于概念关系的图式的含义

:A.2。

为了方便检索特定术语本文件的最后提供了按字母排序的索引

,。

02背景

.

本文件中的术语和定义基于的概念体系并增加了中的

GB/T34110—2017,GB/T26162—2021

根据中国档案工作实际翻译成文件等同于中文语境下的机关单位或组织的文件和档案不包括

1),“records”“”,(

档案馆馆藏档案标题上采用文件档案便于检索也便于维护文件档案管理系统国际标准中

),“()”,,()“records”

的本意便于维护已经采标的国家标准使用的连贯性和更广泛推广应用

,。

Ⅳ

GB/T34110—2025/ISO303002020

:

新概念本文件也是文件管理体系系列的词汇标准因此它包括版导则第

。ISO。,2019《ISO/IEC1

部分补充部分专用程序附录中所有核心术语及其定义此外本文件还包括与

:ISOISO》L。,TC46/SC11

标准中使用的文件管理领域核心概念相关的术语和定义

。

本文件并不是文件管理领域使用的术语的全部词汇表也不是标准的全部词

,ISO/TC46/SC11

汇表

。

03如何应用本文件的术语和定义

.

现有标准的任何修订版均采用本文件中的术语和定义在所有

ISO/TC46/SC11。ISO/TC46/SC11

标准的完整修订周期之前如果其他标准中存在重复或冲突的定义则以本文件中

,ISO/TC46/SC11,

的定义为准

。

在制定新标准或修订现有标准时必要时能在该标准中添加其他术语和定义也能在该标准中添

,。

加现有术语的新注释以满足特定目的或解释在这两种情况下除了引用外新增定义能

,。,ISO30300,

包括在本文件的第章中

3。

在本文件的未来修订中将考虑收入标准中新增的术语和定义

,ISO/TC46/SC11。

Ⅴ

GB/T34110—2025/ISO303002020

:

信息与文献文件档案管理

()

核心概念与术语

1范围

本文件包含与文件管理领域核心概念相关的术语和定义本文件并不限制标

。ISO/TC46/SC11

准中新术语的定义

。

2规范性引用文件

本文件没有规范性引用文件

。

3术语和定义

和维护的用于标准化的术语数据库网址如下

ISOIEC:

在线浏览平台

———ISO:/obp

电工百科

———IEC:/

31与组织概念相关的术语

.

311

..

问责accountability

组织对其管理机构法务部门以及其他利益相关方就其决策和活动的负责情况

(3.1.19)、,(3.1.13)。

来源修改将状态改为情况并重新措辞以便

[:ISO26000:2010,2.1,———“(state)”“(condition)”,,

更好地理解

]

312

..

活动activity

组织执行的任务

(3.1.19)。

313

..

责任者agent

负责或参与文件过程的个人或群体

(3.4.13)。

注技术工具如软件应用程序在替代个人或工作组时如果常规地执行文件过程则视为一个责任者

:(),,。

314

..

审核audit

一种系统的独立的和能提供证明的过程用于获取审核证据并客观评估以确定其

、(3.1.23),(3.2.6)

对审核准则的满足程度

。

注1审核能是内部审核第一方或外部审核第二方或第三方也能是综合审核结合两个或两个以上的准则

:()(),()。

注2内部审核由组织自己进行或由外部第三方进行

:,。

注3审核证据和审核准则的定义参见

:“”“”ISO19011。

注4此术语是版导则第部分补充部分专用程序附录中管理体系的高层结构

:2019《ISO/IEC1:ISOISO》L

的核心术语和定义

。

1

GB/T34110—2025/ISO303002020

:

315

..

业务连续性businesscontinuity

在任务中断期间组织根据预估性能在可接受时间范围内继续提供产品或服务的能力

,(3.1.19),。

来源

[:ISO22301:2019,3.3]

316

..

胜任能力competence

应用知识和技能以实现预期结果的本领

。

注此术语是版导则第部分补充部分专用程序附录中管理体系的高层结构的

:2019《ISO/IEC1:ISOISO》L

核心术语和定义

。

317

..

合规compliance

符合组织的授权

(3.1.19)(3.1.14)。

注这包括由内部政策和决定以及或外部法律条例标准和协议规定的义务

:()、、。

318

..

符合conformity

满足要求

(3.1.25)。

注此术语是版导则第部分补充部分专用程序附录中管理体系的高层结构的

:2019《ISO/IEC1:ISOISO》L

核心术语和定义

。

319

..

持续改进continualimprovement

为提高绩效而多次开展活动

(3.1.21)(3.1.2)。

注此术语是版导则第部分补充部分专用程序附录中管理体系的高层结构的

:2019《ISO/IEC1:ISOISO》L

核心术语和定义

。

3110

..

纠正措施correctiveaction

采取措施以消除不符合的成因并防止再次发生

(3.1.17),。

注此术语是版导则第部分补充部分专用程序附录中管理体系的高层结构的

:2019《ISO/IEC1:ISOISO》L

核心术语和定义

。

3111

..

有效性effectiveness

实现所计划活动和达成计划结果的程度

(3.1.2)。

注此术语是版导则第部分补充部分专用程序附录中管理体系的高层结构的

:2019《ISO/IEC1:ISOISO》L

核心术语和定义

。

3112

..

职能function

一系列旨在实现组织一个或多个目标的活动

(3.1.19)(3.1.2)。

3113

..

利益相关方interestedpartystakeholder

;

对决策或活动可产生影响或被其影响或自认为受到影响的个人或活动

(3.1.19),,,(3.1.2)。

注此术语是版导则第部分补充部分专用程序附录中管理体系的高层结构的

:2019《ISO/IEC1:ISOISO》L

核心术语和定义

。

3114

..

授权mandate

管理组织的法律法规或业务规则

(3.1.19)、。

2

GB/T34110—2025/ISO303002020

:

注在文件管理领域授权影响文件过程

:,。

3115

..

测量measurement

确定一个值的过程

(3.1.23)。

注此术语是版导则第部分补充部分专用程序附录中管理体系的高层结构的

:2019《ISO/IEC1:ISOISO》L

核心术语和定义

。

3116

..

监控monitoring

确定体系过程或活动的状态

(3.6.5)、(3.1.23)(3.1.2)。

注1确定状态可能需要检查监督或进行密切观察

:、。

注2此术语是版导则第部分补充部分专用程序附录中管理体系的高层结构

:2019《ISO/IEC1:ISOISO》L

的核心术语和定义

。

3117

..

不符合nonconformity

未满足要求

(3.1.25)。

注此术语是版导则第部分补充部分专用程序附录中管理体系的高层结构的

:2019《ISO/IEC1:ISOISO》L

核心术语和定义

。

3118

..

目标objective

要达成的结果

。

注1目标能是战略性的战术性的或操作性的

:、。

注2目标能涉及不同的学科如金融健康安全以及环境目标能适用于不同层次如战略组织项目产品和过

:(、、),(、、、

程

)。

注3目标能以其他方式表达如预期结果宗旨操作准则作为文件目标或使用其他具有类似含义的其他词语

:,、、、,

如目的或标靶

()。

注4在文件管理体系的语境下组织设定的文件目标与文件方针一致以达成特定的结果

:,,。

注5此术语是版导则第部分补充部分专用程序附录中管理体系的高层结构

:2019《ISO/IEC1:ISOISO》L

的核心术语和定义

。

3119

..

组织organization

为实现目标由职责权限和相互关系构成自身功能的个体或群体

,、。

注1组织概念包括但不限于个体经营者公司集团商行企事业单位行政机关合伙关系慈善机构或院校无

:、、、、、、、,

论是上述组织的部分或组合