DB37/T 5009-2022 建设工程监理文件资料管理规程

山东省工程建设标准

DB37/T5009-2022J12628-2022

建设工程监理文件资料管理规程

SpecificationforBuildingEngineeringManagementDocument

（报批稿）

2022-XX-XX发布2022-XX-XX实施

山东省住房和城乡建设厅

发布

山东省市场监督管理局

山东省工程建设标准

建设工程监理文件资料管理规程

SpecificationforBuildingEngineeringManagementDocument

DB37/T5009-2022

住房和城乡建设部备案号：J12628-2022

主编单位：山东省建设监理与咨询协会

山东省建设监理咨询有限公司

批准部门：山东省住房和城乡建设厅

山东省市场监督管理局

发布日期：2022年XX月XX日

实施日期：2022年XX月XX日

中国建筑工业出版社

—3—

前言

根据山东省住房和城乡建设厅、山东省市场监督管理局《关于发布〈关于印发2022年

山东省工程建设标准制修订计划的通知〉的通知》（鲁建标字〔2022〕8号）的要求，规程

编制组经深入调查研究，认真总结实践经验，参考国内外有关标准，并在广泛征求意见的基

础上，修订了《建设工程监理文件资料管理规程》DB37/T5009-2014。

本规程的主要内容：1.总则；2.术语；3.基本规定；4.监理基本文件资料；5.监理管理

文件资料；6.质量控制文件资料；7.造价控制文件资料；8.进度控制文件资料；9.安全生产

管理的监理文件资料；10.合同管理文件资料；11.竣工验收文件资料；12.组卷、编目、归

档、移交；附录。

本规程修订的主要内容包括：

1.调整章节顺序。

2.调整了监理工程基础文件资料，修订为监理基本文件资料，并调整为行政审批文件资

料、工程技术文件资料、工程合同文件资料、施工单位资质资格文件资料、监理单位资质资

格文件资料五项内容。

3.调整了质量控制管理文件，修订为质量控制文件资料，将图纸会审和设计交底分别进

行编写；将分包单位资格报审内容调整至监理基本文件资料中；将见证取样、旁站、平行检

验记录资料调整为过程验收资料等。增加了附录A推荐性辅助表格A.0.1见证取样复试台账。

4.调整了工作成果文件，修订为工程总结文件资料，明确了监理工作总结的具体内容，

并对原总结内容进行修订。

5.安全生产管理的监理文件资料增加了危大工程安全生产管理监理文件资料一项内容；

增加了施工单位施工起重机械、自升式架设设施安全许可审查资料内容；调整了安全巡视资

料及安全巡视记录内容；调整了附录B工作指导文件内容。

6.竣工验收文件资料中，增加了工程竣工验收报告的内容。

本规程由山东省住房和城乡建设厅负责管理，山东省建设监理与咨询协会负责具体技术

内容的解释。在执行过程中，请各单位结合工程实践，认真总结经验，如有意见和建议反馈

给山东省建设监理与咨询协会（地址：济南市市中区卧龙路128号，邮编：250001，电话：

0531-87087166，电子邮箱：sdsjlgzgc@163.com）。

主编单位：山东省建设监理与咨询协会

山东省建设监理咨询有限公司

参编单位：营特国际工程咨询集团有限公司

兆丰工程咨询有限公司

山东恒信建设监理有限公司

济南市建设监理有限公司

山东同力建设项目管理有限公司

青岛市工程建设监理有限责任公司

青岛信达工程管理有限公司

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山东天柱建设监理咨询有限公司

青岛高园建设咨询管理有限公司

主要起草人员：李虚进陈刚徐建胜张济金纪森

李建王丽萍韩会云田浩蒋跃

韩宇刘静许奎军庄文光赵继强

李世钧杜鹏张泽孙振

主要审查人员：温健周学军段辉文万成粮宋亦工

石玉仁王洪林潘东军郑付波

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目次

1总则.......................................................................................................................................1

2术语.......................................................................................................................................2

3基本规定...............................................................................................................................3

4监理基本文件资料..............................................................................................................4

4.1行政审批文件资料.................................................................................................4

4.2工程技术文件资料.................................................................................................4

4.3工程合同文件资料.................................................................................................4

4.4施工单位资质资格文件资料.................................................................................4

4.5监理单位资质资格文件资料.................................................................................4

5监理管理文件资料..............................................................................................................6

5.1工作指导文件资料.................................................................................................6

5.2工作记录文件资料.................................................................................................7

5.3工作总结文件资料.................................................................................................9

6质量控制文件资料............................................................................................................10

6.1质量控制管理文件资料.......................................................................................10

6.2质量控制审查文件资料.......................................................................................10

6.3质量控制过程文件资料.......................................................................................11

6.4质量缺陷、事故处理文件资料...........................................................................13

7造价控制文件资料............................................................................................................14

7.1工程造价控制监理实施细则...............................................................................14

7.2工程款支付文件资料...........................................................................................14

7.3费用索赔文件资料...............................................................................................14

7.4工程竣工结算款支付文件资料...........................................................................14

8进度控制文件资料............................................................................................................15

8.1进度控制审查文件资料.......................................................................................15

8.2进度控制检查文件资料.......................................................................................15

9安全生产管理的监理文件资料........................................................................................16

9.1安全生产管理监理实施细则...............................................................................16

9.2安全生产管理监理审查文件资料.......................................................................16

9.3安全生产管理监理过程检查文件资料...............................................................17

9.4危大工程安全生产管理监理文件资料...............................................................18

10合同管理文件资料..........................................................................................................19

10.1工程临时或最终延期报审文件资料.................................................................19

10.2工程变更文件资料.............................................................................................19

11竣工验收文件资料..........................................................................................................20

11.1单位工程竣工验收报审文件资料.....................................................................20

11.2工程质量评估报告.............................................................................................20

11.3工程竣工验收报告.............................................................................................20

12组卷、编目、归档、移交..............................................................................................22

12.1组卷、编目.........................................................................................................22

12.2归档、移交.........................................................................................................22

附录A推荐性辅助表格.......................................................................................................23

附录B资料归档卷册编号表...............................................................................................27

附录C案卷编目式样...........................................................................................................29

本规程用词说明.......................................................................................................................32

引用标准名录...........................................................................................................................33

附：条文说明...........................................................................................................................34

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CONTENTS

1GeneralProvisions..........................................................................................................1

2Terms.....................................................................................................................................2

3BasicRequirements..........................................................................................................3

4Basicsupervisiondocuments........................................................................................4

4.1AdministrativeExaminationandApprovalDocuments...............................4

4.2EngineeringandTechnicalDocuments...........................................................4

4.3Engineeringcontractdocuments.....................................................................4

4.4QualificationDocumentsofConstructionEnterprises.........................4

4.5Supervisionunitqualificationdocuments.................................................4

5ManagementDocumentsofProjectManagement.......................................................6

5.1WorkInstructions...............................................................................................6

5.2WorkRecordDocument.......................................................................................7

5.3Worksummarydocuments.....................................................................................9

6QualityControlDocument............................................................................10

6.1ManagementDocumentofQualityControl.................................................10

6.2NvestigativeDocumentofQualityControl...........................................10

6.3ProcessFileofQualityControl.............................................................11

6.4DocumentsofQualityDefects&AccidentTreatment...........................13

7CostControlDocument..................................................................................................14

7.1ProjectCostControlImplementationDetails.........................................14

7.2ProjectPaymentData.......................................................................................14

7.3CostClaimData.................................................................................................14

7.4ProjectCompletionSettlement&PaymentData...................................14

8ProgressControlDocument........................................................................................15

8.1ReviewDocumentsofProgressControl.....................................................15

8.2InvestigativeDocumentsofProgressControl.........................................15

9SupervisionofProductionSafetyManagementDocuments.................................16

9.1SafetySupervisionImplementationDetails.............................................16

9.2SafetyReviewData.........................................................................................16

9.3ProcessExaminationData.............................................................................17

9.4SafetyProductionManagementofDangerousandLargeProjects......18

10ContractAdministrationDocument................................................................19

10.1TemporaryorFinalReviewData...............................................................19

10.2EngineeringVariationData.......................................................................19

11CompletionAcceptanceDocument...................................................................20

11.1UnitProjectCompletionApprovalData.............................................20

11.2ProjectQualityAssessmentReport...........................................................20

11.3ProjectCompletionAcceptanceReport.....................................................20

12Filing,Cataloging,Archiving,Transfering...................................................22

12.1Filing,Cataloging...........................................................................................22

12.2Archiving,Transfering...................................................................................22

AppendixASecurityPatrolinspectionRecords.....................................................23

AppendixBDataArchiveVolumeNumbersinTabl.........................................27

AppendixCFileCatalogingStyle............................................................................29

ExplanationofWordingInThisSpecification..................................................32

ListofquotedStandars....................................................................................................33

Addition：ExplanationofProvisions............................................................................34

—8—

1总则

1.0.1为规范山东省房屋建筑和市政基础设施工程施工阶段监理文件资料管理活动，依据

国家相关法律、法规和标准，制定本规程。

1.0.2本规程适用于山东省行政区域内新建、扩建、改建的房屋建筑、市政基础设施工程

施工阶段监理文件资料管理。

1.0.3监理文件资料管理归档除应执行本规程外，尚应符合国家、行业和山东省现行有关

标准的规定。

—1—

2术语

2.0.1监理文件资料管理projectdocument&datamanagement

监理文件资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等工作的

统称。

2.0.2组卷filing

按照一定的原则和方法，将有保存价值的工程文件资料分类整理成案卷的过程，亦称立

卷。

2.0.3归档archiving

文件的形成单位完成其工作任务后，将形成的文件资料整理组卷后，按规定移交有关单

位。

2.0.4监理档案projectmanagementfiles

在履行监理合同过程中形成的与监理工作相关的文件资料。

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3基本规定

3.0.1监理文件资料应在工程建设监理过程中同步形成，并应真实反映工程的建设情况和

监理工作成效，内容完整，结论明确，字迹清晰，签字、盖章手续齐全。监理文件资料的形

成、积累、组卷和归档应完整、真实、有效。

3.0.2项目监理机构应及时收集汇总由建设单位提供的监理工程基础文件资料及其他相关

文件资料。项目监理机构要求施工单位及时提供按相应质量标准及采购合同验收合格后的由

建设单位采购的建筑材料、构配件和设备的相应质量证明文件。

3.0.3项目监理机构应按本规程监理管理文件资料、质量、造价、进度控制文件资料和安

全生产管理、合同管理文件资料及竣工验收文件资料分类归档。

3.0.4监理文件资料管理应符合下列规定：

1工程监理单位应制定完善的监理文件资料组卷、归档、保存、检查等管理制度；

2监理文件资料由总监理工程师负责组织整理并宜指定专人管理；

3项目监理机构应在第一次工地会议中建立工程信息传递流程和各参建单位的文件资

料收发管理专人负责制度；

4监理文件资料的审核、审批、签认不应代审、代签及越级签认，不应随意修改、伪

造或故意撤换。监理文件资料编制、填写的文字、图表应内容详实，印章清晰可辨。

3.0.5监理文件资料应为原件，当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并

注明原件存放处、经办人及经办时间；当为电子签名文档时，应按照国家、地方相应法律、

法规执行。

3.0.6监理文件资料编制、移交、归档、保存应符合国家现行有关规范和标准的规定。

3.0.7监理文件资料宜采用信息化技术进行管理。

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4监理基本文件资料

4.1行政审批文件资料

4.1.1建设单位应在第一次工地会议前，将建设工程规划许可证及其附件、施工图设计文

件审查意见、建设工程施工许可证、工程质量安全监督手续等提供至项目监理机构。

4.1.2建设工程规划许可证及其附件、施工图设计文件审查意见、建设工程施工许可证、

工程质量安全监督手续等可为复印件，有效期须在国家规定范围之内。

4.2工程技术文件资料

4.2.1建设单位应在第一次工地会议前，将地质勘察报告、施工图设计文件以及与施工现

场相关的地下管线、气象、水文观测、相邻建筑物、构筑物和地下工程等文件资料提供至项

目监理机构。

4.2.2建设单位应及时将与工程实施所需要的其他相关技术文件资料提供至项目监理机

构，地质勘察报告、施工图设计文件应为原件，其他文件可为复印件。

4.3工程合同文件资料

4.3.1建设单位应在第一次工地会议前，将施工单位中标通知书复印件、建设工程施工合

同、与工程相关的施工招、投标文件（电子版）提供至项目监理机构。

4.3.2工程监理单位应在第一次工地会议前，将监理中标通知书复印件、建设工程监理合

同提供至项目监理机构。

4.3.3施工单位应在分包工程开工前将专业分包单位中标通知书复印件、专业施工分包合

同报送至项目监理机构。

4.4施工单位资质资格文件资料

4.4.1施工单位应在第一次工地会议前，将营业执照、施工资质证书、安全生产许可文件、

项目施工管理人员的有效资格证书等报送至项目监理机构。

4.4.2施工单位在分包工程开工前，将分包单位资格报审表及拟分包分部/分项工程相关施

工单位的资质证书、安全生产许可文件、专职管理人员和特种作业人员的资格证书、总分包

管理制度等文件资料报送至项目监理机构，由专业监理工程师提出审查意见，总监理工程师

审核签认。

4.4.3分包单位资格报审表应按现行国家标准《建设工程监理规范》GB/T50319要求填写。

4.5监理单位资质资格文件资料

4.5.1项目监理机构应留存以下相关文件资料：

1监理单位资质证书复印件、营业执照复印件，建设工程监理合同复印件；

2监理人员岗位证书复印件；

3总监理工程师任命书和质量责任承诺书；总监理工程师代表授权书；

4监理人员变更资料；

5项目监理机构配备的仪器检定证书复印件及台账，台账按本规程附录表A.0.2填写。

4.5.2工程监理单位法定代表人应在建设工程监理合同签订后，书面签署总监理工程师任

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命书，第一次工地会议前书面通知建设单位。总监理工程师任命书应按现行国家标准《建设

工程监理规范》GB/T50319要求填写。

4.5.3总监理工程师应按照现行国家标准《建设工程监理规范》GB/T50319要求并根据工

程实际情况设立总监理工程师代表并书面授权。

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5监理管理文件资料

5.1工作指导文件资料

5.1.1监理规划应对项目监理全面开展建设工程监理工作起指导作用，其编制依据和要求

应符合下列规定：

1监理规划可在签订建设工程监理合同及收到工程设计文件后，由总监理工程师组织、

专业监理工程师参与编制。监理规划经工程监理单位技术负责人审批，加盖工程监理单位公

章后实施，并应在第一次工地会议前报送建设单位；

2监理规划应针对项目的实际情况，明确项目监理机构的工作目标，确定具体的监理

工作制度内容、程序、方法和措施等；

3监理规划的编制依据应包括：

1）建设工程的相关法律、法规及项目行政审批文件；

2）与建设工程项目有关的标准、设计文件、技术资料；

3）监理大纲、《建设工程监理合同》及与建设工程项目相关的施工合同文件。

4监理规划应包括下列主要内容：

1）工程概况；

2）监理工作范围、服务内容、控制目标；

3）监理工作依据；