DB4403/T 225-2021 退役军人档案管理规范

ICS01.140.20

CCSA14

DB4403

深圳市地方标准

DB4403/T225—2021

退役军人档案管理规范

Specificationforarchivemanagementofveteran

2021-12-30发布2022-02-01实施

深圳市市场监督管理局发布

DB4403/T225—2021

目次

前言.......................................................................................................................................................................II

1范围...................................................................................................................................................................1

2规范性引用文件...............................................................................................................................................1

3术语和定义.......................................................................................................................................................1

4管理要求...........................................................................................................................................................1

5收集...................................................................................................................................................................2

6整理...................................................................................................................................................................3

7保管...................................................................................................................................................................5

8利用...................................................................................................................................................................6

9转递...................................................................................................................................................................7

附录A（规范性）退役军人文件材料归档范围及保管期限表.....................................................................9

附录B（资料性）登记表................................................................................................................................13

附录C（资料性）案卷目录、卷内文件目录模板.......................................................................................14

附录D（资料性）档案转递通知单................................................................................................................15

参考文献...............................................................................................................................................................16

I

DB4403/T225—2021

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件由深圳市退役军人事务局提出并归口。

本文件起草单位：福田区退役军人事务局、深圳市标准技术研究院、深圳市退役军人事务局、深圳

市春晖信档案技术服务有限公司。

本文件主要起草人：李剑、王震、杨恺、曾碧静、杨文君、方燕、朱志能、黄晓莉、成涛。

II

DB4403/T225—2021

退役军人档案管理规范

1范围

本文件规定了退役军人档案的管理要求、收集、整理、保管、利用及转递的内容。

本文件适用于指导退役安置地为深圳市的退役军人档案管理工作的开展。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

DA/T22—2015归档文件整理规则

DA/T25—2000档案修裱技术规范

DA/T31—2017纸质档案数字化规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

退役军人veteran

从中国人民解放军依法退出的现役的军官、军士和义务兵等人员。

[来源：中华人民共和国退役军人保障法]

3.2

退役军人档案archiveofveteran

军队与地方退役军人管理机构在军人管理、退役军人安置人才服务等工作中形成的，反映退役军人

个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵

纪守法、家庭状况、社会关系以及安置、优抚、社保认定等情况的历史记录材料。

4管理要求

4.1退役军人档案管理应遵循以下原则：

——依规依法、全面从严；

——分级负责、集中管理；

——真实准确、完整规范；

——方便利用、安全保密。

4.2退役军人的档案应包括以下类型：

——退役军人人事类档案；

——退役军人安置类档案；

——退役军人优抚类档案；

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DB4403/T225—2021

——退役军人教育培训类档案。

4.3应配备专职人员负责退役军人档案的管理。专职人员应符合以下要求：

——具备大专及以上学历；

——具备档案管理专业知识；

——熟悉人力资源和社会保障政策法规；

——掌握计算机基本知识，并能熟练操作。

5收集

5.1应收集退役军人的人事类材料、安置类材料、优抚类材料及教育培训类材料，各类材料原则上为

原件。

5.2人事类材料包括以下内容：

——入伍材料；

——党团材料；

——军衔、职务晋升（调整）材料；

——奖惩材料；

——训练、考核材料；

——生活待遇材料；

——病情鉴定和评残材料；

——退出现役材料；

——其他相关材料。

5.3安置类材料包括以下内容：

——安排工作材料；

——自主就业材料：

——领取退役金材料；

——退休材料；

——供养材料；

——其他相关材料。

5.4优抚类材料包括以下内容：

——养老、医疗、工伤、失业、生育等社会保险材料；

——公共交通、文化和旅游等优待材料；

——残疾退役军人抚恤材料；

——其他相关材料。

5.5教育培训类材料包括以下内容：

——职业教育材料；

——技能培训材料；

——其他相关材料。

5.6各类材料的归档范围应符合附录A的要求。

5.7材料收集时，应对材料进行鉴别，鉴别的内容及要求包括但不限于：

a)材料的齐全、完整。对照附录A归档范围，发现有缺失的，应在《文件归档材料登记表》（见

附录B的表B.1）上及时登记，并收集补充；

2

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b)材料是否属于归档范围。不属于附录A归档范围、重复多余以及同名异人、张冠李戴的材料，

按以下方式及时清理：

1)对有保存价值的文件资料，交档案部门或有关部门保存；

2)对比较重要的证件、文章等材料，且组织不需要保存的，退还本人；

3)对无保存价值又不宜退回本人的材料，应登记并报主管领导批准销毁。

5.8材料鉴别无误后，应填写《材料接收登记表》（见附录B的表B.2）。

6整理

6.1整理原则

6.1.1材料整理的原则应符合DA/T22—2015第4章的要求。

6.1.2人事类文件材料收集后，应予以鉴定，确保符合要求后1个月内归档。安置类、优抚类及教育

培训类材料应在收集齐全后于次年6月底前整理归档。

6.2整理流程

6.2.1鉴定

应对接收的材料进行鉴定。鉴定的内容及要求包括但不限于：

a)材料的真伪：鉴定材料是否属实及对象是否明确；

b)材料的规范：审查材料的文字是否清晰、填写是否规范；

c)材料手续的完备：审查各类材料的手续是否完备。

6.2.2分类

应按照附录A表A.1的要求对所接收的材料进行分类。

6.2.3整理及排序

对分类后的材料进行整理，整理方式可包括：

——按“卷”整理：根据文件形成规律，将一组相关文件组成基本保管单位的整理方法；

——按“件”整理：根据文件形成规律，将“单份文件”作为基本保管单位的整理方法。

对整理后的案卷或文件，应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接进行排序。按“卷”

整理的，对卷内文件进行排序；按“件”整理的，对文件进行排序。

文件排序的规则可包括：

——按文件形成时间排序；

——按业务推进程序的先后顺序排序。

注：卷内文件是指案卷内的文件材料。

6.2.4编制题名

以卷为单位整理的归档文件，应编制案卷题名。案卷题名应准确概括卷内文件内容和成分，

结构宜为“责任者+主题（内容）+文种”。

以件为单位整理的归档文件，题名为文件的标题。

6.2.5编号

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应对各类归档文件编制档号。

人事类归档文件的档号根据市组织工作主管部门的规定编排。

安置类、优抚类、教育培训类归档文件的档号可包括以下信息要素：

——全宗号：按市档案管理部门的规定实施；

——年度：文件材料形成年度，由四位阿拉伯数字组成，如跨年整理归档，年度为文件材料办结

年度；

——类别号：档案类别的代码，如，安置档案类别号为11，优抚档案类别号为12；

——案卷号：案卷排列的顺序号，由三位阿拉伯数字组成，如，第1卷编为001；

——件号：文件排列次序的编号，由四位阿拉伯数字组成，如，第4份文件，编为0004。

安置类、优抚类、教育培训类归档文件的档号可按以下规则编排：

——以卷为单位整理归档的，档号结构为“全宗号+年度+类别号+案卷号”，各信息要素之间用“-”

连接；

示例：福田区的全宗号为FC66，安置类档案类别号为11，其2019年归档的安置类档案第2卷，档号为

“FC66-2019-11-002”。

——以件为单位整理归档的，档号结构为“全宗号+年度+类别号+件号”，各信息要素之间用“-”

连接。

示例：福田区的全宗号为FC66，优抚类档案类别号为12，其2019年归档的优抚类档案的第4份文件，档号为

“FC66-2019-12-0004”。

6.2.6编目

以卷为单位整理的归档文件，应编制案卷目录和卷内文件目录；以件为单位整理的归档文件，

应编制归档文件目录。

案卷目录包括但不限于以下要素：

——档号；

——案卷题名；

——年度；

——总页数；

——保管期限；

——备注。

卷内文件目录包括但不限于以下要素：

——顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号；

——文号：文件制发机关的发文字号，没有文号的，则填写“/”；

——责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者；

——卷内文件题名：卷内文件的标题，应照实抄录；没有标题或标题不能说明文件内容的文件，

可自拟标题，外加方括号“[]”；

——日期：文件形成的日期，由8位阿拉伯数字组成，如日期为2010年8月10日，则填写“20100810”；

没有明确日期的，予以简要说明；

——页号：填写每件文件首页所对应的页码；

——备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。

以件为单位整理的归档文件目录按DA/T22—2015编制。

案卷目录模板、卷内文件目录模板分别参见附录C中表C.1、表C.2。

4

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6.2.7技术处理

纸质档案修整

纸质档案材料装订前，按以下要求进行修整：

——材料载体变质或字迹褪色不清的材料，进行补救，一般可采用修复、打印、抄写、复印等方

法。通过打印、抄写的材料，应核对无误，并注明复制单位和日期；

——破损、卷角、折皱和小于A4规格的材料，按照DA/T25—2000予以修复；

——超出A4规格的材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可进行裁剪；不可裁剪的

材料，应进行折叠；折叠后的材料应保持平整，便于展开阅读，不可损坏