GB/T 31913-2015 文书类电子文件形成办理系统通用功能要求

ICS35.080______NS―:：：：：：-、

中华人民共和国国彖标准

GB/T31913—2015

文书类电子文件形成办理系统

通用功能要求

Generalfunctionalrequirementsforadministrativeelectronicrecords

creationandtransactionsystem

2015-09-11发布2016-05-01实施

幅畿勰畫曹1警彎畫发布

GB/T31913—2015

目次

前言in

引言N

1范围1

2规范性引用文件1

3术语和定义1

4总则4

4.1系统定位4

4.2功能架构5

4.3法律法规遵从5

5业务功能要求6

5.1总休要求6

5.2电子文件形成6

5.2.1起草6

5.2.2审核7

5.2.3签发7

5.3电子文件发送办理7

5.3.1复核7

5.3.2登记8

5.3.3印制8

5.3.4核发8

5.3.5发送办结8

5.4电子文件接收办理9

5.4.1签收9

5.4.2登记9

5.4.3初审9

5.4.4承办10

5.4.5传阅10

5.4.6催办10

5.4.7答复11

5.4.8接收办结11

5.5电子文件检索11

5.6电子文件管理12

5.6.1文件生成12

5.6.2分类方案12

5.6.3文件维护13

5.6.4统计管理13

6管理功能要求14

GB/T31913—2015

6.1系统管理14

6.1.1总体要求14

6.1.2系统报告14

6.2元数据管理15

6.2.1概述15

6.2.2元数据方案建立15

6.2.3元数据方案维护16

6.2.4元数据值的管理16

6.3流程管理17

6.4安全管理18

6.4.1概述18

6.4.2份认证与访问控制18

6.4.3备份与恢复19

6.4.4完整性检测19

6.4.5电子签章19

6.5接口管理20

7可选功能要求21

7.1离线利用21

7.2导入与导岀21

7.3性能要求21

D

GB/T31913—2015

,1Z■—1—

刖R

本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。

本标准由国家密码管理局提出并归口。

本标准起草单位：江苏省委办公厅、南京大学。

本标准主要起草人:石进、包丰、姚思远、王平、吴宇浩、金灿、王倩、刘悦琦。

in

GB/T31913—2015

引言

为了适应我国电子文件形成办理的现实需要，指导电子文件形成办理系统的建设和使用，提升信息

化环境下电子文件形成办理的规范化水平，特制定本标准。

GB/T31913—2015

文书类电子文件形成办理系统

通用功能要求

1范围

本标准规定了文书类电子文件形成办理系统(AdministrativElectronicRecordsCreationand

TransactionSystem,AERCTS)的业务、管理、可选等通用功能性要求。

本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他社会组织对文书类电子文件形成办理系统的建设、使

用和评估，也可供科研教学机构参考。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T7156—2003文献保密等级代码与标识

GB/T7408-2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法

GB117141997全国组织机构代码编制规则

GB/T18391(所有部分)信息技术元数据注册系统(MDR)

GB/T29194-2012电子文件管理系统通用功能要求

DA/T32—2005公务电子邮件归档与管理规则

DA/T46—2009文书类电子文件元数据方案

3术语和定义

GB/T29194-2012.DA/T46—2009界定的以及下列术语和定义适用于本文件。为了便于使用，

以下重复列出了GB/T29194—2012.DA/T46—2009中的某些术语和定义。

3.1

电子文件electronicrecords

机关、团体、企事业单位和其他社会组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传

输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的电子信息记录。

3.2

文书类电子文件administrativeelectronicrecords

反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件。

[DA/T46—2009,定义3.2]

3.3

电子文件形成creationofelectronicrecords

文书类电子文件通过电子设备从无到有的生成过程，包括起草、审核、签发环节。

3.4

电子文件办理transactionofelectronicrecords

在文件形成后相关人员围绕电子文件进行的一系列办理过程，包括发送办理和接收办理两部分。

1

GB/T31913—2015

3.5

电子文件形成办理系统electronicrecordscreationandtransactionsystem

应用于电子文件形成办理单位，旨在规范电子文件形成和办理流程，同时实施电子化操作的业务

系统。

3.6

电子签章electronicseal

建立在数字签名技术基础上对实物印章的模拟，与传统的手写签名、盖章具有相同可视效果，且能

保障电子信息的真实性和完整性以及签名人的不可否认性。

3.7

起草draft

文件起草者根据负责人的相关意见拟制电子文稿的过程。

3.8

审核check

对送请签发的电子文件进行的综合性审查，是对电子文件内容、体式、文字和手续等进行全面审查、

修改的加工过程。

3.9

签发endorsement

电子文件经负责人审核同意后签字发出的过程。

3.10

会签countersign

电子文件签发的一种特殊形式，即多个机关单位/部门负责人或同一机关单位的多个负责人会同合

签一份文件。

3.11

复核re-check

对已审核过的文件进行再次审核的过程，在电子文件发送办理中表示对签发后的电子文件的审核，

复核内容包括电子文件的审批手续、内容、文种、格式等。

3.12

发送登记sendregistration

对拟发出的电子文件的相关信息进行记录，以备管理和查询。

3.13

印制print

包括电子文件的版式生成和电子文件打印。

3.14

核发checkandrelease

电子文件印制完毕后，对电子文件的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

3.15

签收signin

收件人按规定的程序和要求进行电子文件接收并签名（章），同时向来文单位发送电子回执的过程。

2

GB/T31913—2015

3.16

接收登记receiveregistration

对收到的电子文件的主要信息和办理情况进行详细记录的活动。

3.17

初审review

在电子文件接收登记后，对该电子文件是否应由本机关（单位）办理、涉及其他部门或地区职权的事

项是否已协商、其内容格式是否符合要求进行初步审核。

3.18

承办undertake

通过对电子文件的阅读、贯彻执行与办理（或回复），而使电子文件内容所针对的事务与问题得以处

理和解决的活动。

3.19

拟办devisehandling

对接收文件如何处理提出初步意见，以供相关负责人审核决定。

3.20

批办ratifyhandling

相关负责人对某份电子文件如何办理所作的指示性意见。

3.21

传阅passroundforperusal

由电子文件处理部门负责组织，将经过处理、加T•或整理的电子文件在多个部门或多位负责人（工

作人员）之间传递、运转，使其了解、知悉电子文件内容及办理情况的过程。

3.22

催办press

对电子文件的办理进展情况的督促工作。

3.23

答复reply

机关单位在电子文件办理完毕时对发文机关作出的回复，并根据需要告知相关单位。

3.24

办结close

包括发送办结以及接收办结，是对发送办理或者接收办理过程中产生的一切过程文件、元数据以及

日志记录单等进行整理并存储。

3.25

处理单processingform

随电子文件一起运转的文件记录，用以记录电子文件形成办理过程中的处理意见，包括发送处理单

和接收处理单。

3.26

登i己单registrationform

电子文件形成办理过程中发送登记或接收登记时形成的文件记录，包括发送登记单和接收登记单。

3

GB/T31913—2015

3.27

元数据metadata

描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。

[GB/T29194—2012,定义3.11]

3.28

电子签名electronicsignature

以电子形式所含、所附用于识别签名人份并表明签名人认可其中内容的数据。

[GB/T29194—2012,定义3.32]

3.29

离线利用offlineaccess

在不连网，即离线(也称下线、下网、脱机)的状态下，使用离线存储设备从文书类电子文件形成办理

系统(AERCTS)中读取电子文件,进行相关操作的利用方式。

4总则

4.1系统定位

电子文件生命周期中，一般经历三种类型的系统，即电子文件形成办理系统、电子文件管理系统和

电子文件长期保存系统。文书类电子文件形成办理系统属于电子文件形成办理系统，主要为文书类电

子文件提供从形成到办理这一过程中所涉及的业务功能，并提供与其他系统连接的数据接口。电子文

件管理系统负责从形成办理系统中捕获电子文件，维护文件之间、文件和业务之间的各种关联，支持查

询利用，并以有序的、系统的、可审计的方式进行处置。文书类电子文件形成办理系统可作为一个独立

系统存在，也可作为一个子系统或功能模块与其他业务系统或电子文件管理系统同属于一个信息系统。

而电子文件长期保存系统则以正确的和长期有效的方式维护电子文件并提供利用。文书类电子文件形

成办理系统与电子文件形成办理系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统等三类系统之间的逻

辑关系如图1所示。

於瓯办理绝位

电F文件ft来嗪&

文MJft

爪他龟f食I!憨

图1文书类电子文件形成办理系统定位

4

GB/T31913—2015

4.2功能架构

本标准分別规定了文书类电子文件形成办理系统业务功能要求、管理功能要求和可选功能要求。

其中，业务功能要求主要从文书类电子文件形成办理的业务需求角度提出，主要包括：总体要求、电子文

件形成、电子文件发送办理、电子文件接收办理、电子文件检索、电子文件管理。管理功能要求从系统管

理的角度出发，提出了配合业务需要的管理要求，主要包括系统管理、元数据管理、流程管理、安全管理、

接口管理。可选功能要求是对不同级别的机关单位根据实际业务需要提出的要求，包括离线利用、导入

与导出和性能要求。文书类电子文件形成办理系统功能架构如图2所示。

图2文书类电子文件形成办理系统功能架构图

本标准规定的每一个功能要求以及非功能性要求的条款，均具备约束性声明，用以说明该要求的约

束性程度，分必选和可选两种。必选表示应采用，可选表示可根据用户需要选用或不选用。

4.3法律法规遵从

系统的功能设计遵守电子文件处理、安全管理等方面法律、法规和规章的规定，符合电子文件格式、

电子文件处理业务和信息技术等方面国家标准和行业标准的要求。特定机构使用的AERCTS,还应满

足本机构内部的制度规范。

5

GB/T31913—2015

5业务功能要求

5.1总体要求

对文书类电子文件形成办理提出总体性的业务要求，如表1所示。

表1文书类电子文件形成办理总体性业务要求

序号功能要求约束

1AERCTS应支持对用户份认证，认证通过才能进入相应的形成办理业务必选

2AERCTS支持权限允许的用户査看文件形成办理情况必选

3AERCTS自动记录用户对电子文件形成办理的审计跟踪日志必选

4AERCTS对业务的退冋操作应该逐级进行，当前级只能退回给上一级必选

AERCTS应支持符合相关国家法规的电子签章功能并记录相关信息，包括用印日期、

5必选

用印人及签章信息

6AERCTS宜允许用印者撤销自己所盖的签章可选

7AERCTS应记录电子文件形成办理中的元数据信息必选

AERCTS应为形成办理业务人员提供业务提醒功能。如以手机短信的方式进行提醒，

8必选

或可视化图形界面及声咅进行有效的提示，或电子邮件提醒等

AERCTS应为文件办理人选择办理文件方式和路径。包括：

9a）办理文件的部门和人员；必选

b）办理环节

AERCTS应能准确识别电子文件形成办理业务系统中所开展的业务活动所属的形成

10必选

办理业务环节

11AERCTS应能识别电子文件形成办理业务活动中记录证据的文件及其元数据必选

AERCTS应统一日期时间格式为“日期+时间”模式，梢确到吋、分、秒。日期吋间格式

12必选

遵循GB/T7408—2005

AERCTS应能对电子文件添加密级标志，并实现密级标志与电子文件的绑定关系不可

13可选

被非授权分割.密级标志不可被非授权修改，文件密级遵循GB/T7156—2003

5.2电子文件形成

5.2.1起草

在文书类电子文件形成阶段的起草功能要求如表2所示。

表2文书类电子文件在形成阶段的起草功能要求

序号功能要求约束

1AERCTS支持用户选择电子文件类型必选

2AERCTS提供起草文件的提交人口必选

3AERCTS支持对文件的相关资源以附件形式上传、编辑和删除必选

4AERCTS支持对文件相关资源进行逻辑关联必选

6

GB/T31913—2015

表2（续）

序号功能要求约束

5AERCTS提供对应文件类型的元数据方案以及文件标准模板必选

AERCTS提供文件基本信息填写：标题、密级、紧急程度、保密期限、主送机关等必填，

6必选

附注、抄送机关、联合发文单位等选填

7AERCTS支持调用文档处理插件进行止文编辑必选

AERCTS支持文件修改痕迹记录.并采用不同格式记录不同用户不同时间的修改信

8必选

息，包括修改日寸间、修改人、修改内容

9AERCTS为起草人提供定稿功能，清除修改痕迹并一键定稿可选

10AERCTS支持对未完成文件进行保存，供以后编辑或提交必选

11AERCTS支持对中止并不再起草的文件进行删除,但记录该文件的元数据信息必选

5.2.2审核

在文书类电子文件形成阶段的审核功能要求如表3所示。

表3文书类电子文件在形成阶段的审核功能要求

序号功能要求约束

1AERCTS支持调用文档处理插件进行正文编辑，并记录修改痕迹必选

2AERCTS应提供初核人意见栏0并记录相关信息，包括初核人、初核日期、初核意见必选

AERCTS应捉供审核人意见栏日并亡录相关信息，包括审核人、审核日期、审核意见、

3必选

审核更改记录

4AERCTS提供电子文件的提交入口必选

5AERCTS支持对文件的相关资源以附件形式上传、编辑和删除必选

6AERCTS支持自动审核和手T•审核两种方式必选

5.2.3签发

在电子文件形成阶段的签发功能要求如表4所示。

表4文书类电子文件在形成阶段的签发功能要求

序号功能要求约束

1AERCTS支持调用文档处理插件进行止文编辑，并记录修改痕迹必选

2AERCTS应提供签发人意见栏U并记录相关信息，包括签发人、签发日期、签发意见必选

3AERCTS应提供联合行文会签功能并记录相关信息，包括会签人、会签日期、会签意见必选

4AERCTS提供电子文件的提交入口必选

5AERCTS支持对文件的相关资源以附件形式上传、编辑和删除必选

5.3电子文件发送办理

5.3.1复核

文书类电子文件在发送办理阶段的复核功能要求如表5所示。

7

GB/T31913—2015

表5文书类电子文件在发送办理阶段的复核功能要求

序号功能要求约束

1AERCTS应提供复核人意见栏U并记录相关信息，包括复核人、复核日期、复核意见必选

2AERCTS支持根据系统数据形成发送处理单必选

5.3.2登记

文书类电子文件在发送办理阶段的登记功能要求如表6所示。

表6文书类电子文件在发送办理阶段的登记功能要求

序号