DB3707/T 037-2021 党政机关会议服务保障规范

ICS03.080

CCSA16

3707

潍坊市地方标准

DB3707/T037—2021

党政机关会议服务保障规范

Specificationofmeetingservicesofpartyandgovermentorganizations

2021-12-16发布2022-01-15实施

潍坊市市场监督管理局  发布

DB3707/T037—2021

目次

前言.......................................................................................................................................................................II

引言.....................................................................................................................................................................III

1范围...................................................................................................................................................................1

2规范性引用文件...............................................................................................................................................1

3术语和定义.......................................................................................................................................................1

4服务组织基本要求...........................................................................................................................................1

5服务环境...........................................................................................................................................................1

6基础设施管理...................................................................................................................................................2

7服务人员管理...................................................................................................................................................2

8服务内容...........................................................................................................................................................2

9安全与应急.......................................................................................................................................................4

10会议保密要求.................................................................................................................................................4

11服务评价.........................................................................................................................................................5

12档案和文件管理.............................................................................................................................................5

附录A（规范性）服务人员礼仪要求..............................................................................................................6

附录B（资料性）服务人员入职培训要求.....................................................................................................8

附录C（资料性）服务人员定期培训与日常考核.........................................................................................9

附录D（规范性）会前准备的内容和要求...................................................................................................11

附录E（规范性）参会领导座次排序............................................................................................................13

附录F（规范性）会中服务内容及要求.......................................................................................................15

附录G（规范性）清洗消毒制度....................................................................................................................16

附录H（规范性）应急预案和突发事件处理...............................................................................................17

附录I（规范性）疫情期间防疫要求............................................................................................................19

附录J（资料性）满意度调查表....................................................................................................................21

附录K（资料性）会议服务意见反馈表.......................................................................................................22

I

DB3707/T037—2021

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由潍坊市机关事务服务中心提出并组织实施。

本文件起草单位：潍坊市机关事务服务中心、东方大酒店。

本文件主要起草人：逄新军、刘会勇、闫锡雨、吕晓峰、张伟、李清林、武心舜、陈金英。

II

DB3707/T037—2021

引言

根据国家机关事务管理局印发《机关事务标准化工作“十四五”规划》和山东省机关事务管理局印

发的《山东省机关事务工作“十四五”规划》要求，为推进机关事务标准化，依据潍坊市党政机关会议

召开地点相对分散、会议服务需求量大的实际情况，积极创建具有潍坊市地方特色的党政机关会议服务

标准细则，对有效提高党政机关会议服务效能，支撑全市机关事务标准化建设具有重要意义。

III

DB3707/T037—2021

党政机关会议服务保障规范

1范围

本文件规定了党政机关会议服务的术语和定义，明确承接党政机关会议服务的基本要求、会议室基

础设施管理、服务人员管理、服务内容、安全与应急、会议保密、评价与改进、档案和文件管理等内容。

本文件适用于潍坊市行政区域内党政机关，以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管

理的事业单位的会议服务工作。国有及国有控股企业可参照使用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T10001.1标志用公共信息图形符号第1部分：通用符号

GB/T10001.2标志用公共信息图形符号第2部分：旅游设施与服务符号

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

党政机关会议

党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及工会、共青团、

妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位主办的会议。

4服务组织基本要求

4.1服务组织应具备独立法人资格。

4.2服务或经营范围应包含会议服务事项。

4.3具备完善的消防设施和消防应急方案。

4.4疫情期间具备完善的疫情防控措施。

4.5具备完善的安全保密制度。

4.6服务组织应根据会议级别配备一定数量具有一定技能的安保人员。

5服务环境

5.1会议使用的党旗、党徽、国徽要符合国家规范要求。

5.2会前可根据会议主办方的要求，播放与会议主题相适应的背景音乐，营造相应氛围。

1

DB3707/T037—2021

6基础设施管理

健立健全会议室档案，直观展示会议室的服务功能；展示用于会议服务的设施、设备和会务用品。

定制为会议服务专用的标志、标识图形应符合国家相关标准；会场应具备基本的音响设备、多媒体设备，

特殊场所应具有符合国家标准的手机屏蔽系统、屏蔽柜和安防设施设备；应制定相应的基础设施管理制

度。

7服务人员管理

7.1服务人员聘用

7.1.1身体健康，满足会议服务工作需要。

7.1.2应通过政治审查，进行保密培训。

7.1.3应聘人员的身高：女1.6m以上，男1.7m以上。

7.1.4音响师等技术保障岗位人员应熟练掌握电子电路的基本知识，熟悉各种扩声及周边设备的性能

和操作要求，了解厅堂扩声的基本要求，熟悉灯光、LED屏、投影、光端机、信号传输及其它视频设备

的性能、原理和操作技能。

7.1.5应进行岗前培训，试用期满后经考核合格后方可上岗。

7.2服务人员的培训及考核

7.2.1制定会议服务人员培训考核方案并组织实施。培训方案包括培训内容、培训方式、培训计划，

重点关注礼仪的规范和奉茶、续茶、摆台等关键业务的实操训练，以及沟通应变能力等。结合会议主办

方的特定要求、服务组织内部制定的会议服务工作制度和会议服务流程进行培训。

7.2.2服务人员礼仪要求见附录A。

7.2.3服务人员入职培训要求见附录B。

7.2.4服务人员定期培训及日常考核见附录C。

7.2.5音响师等技术保障岗位人员每季度还应进行以下项目的培训并接受专业考核：

——音响系统工程概述；

——技术基础与专业术语；

——音响系统的维护与保养，重点关注音频设备、视频设备的操作、维护、保养和常见故障的排

除。

8服务内容

8.1会场预定

8.1.1服务组织应建立方便、快捷的会议服务需求受理方式，应主动介绍会场设施、设备功能及服务

流程。服务组织应根据会议主办方确定的会议规模、规格和具体要求，与会议主办方共同确定会议室使

用方案。如果参会人数、场所、日期等发生变更时，会议主办方以电话、短信或微信等多种形式通知服

务组织，服务组织由专人负责登记，签字确认变更事项。

8.1.2会议室使用方案包括但不限于以下内容：

——会议名称；

2

DB3707/T037—2021

——会议日期、时间、参会人数；

——会议场地、台型和座位图设计；

——参会领导；

——确定是否是涉密会议；

——设备、设施的配备要求和用电需求；

——实况转播、视频会议情况下，不同设备专属单位之间的协调机构确认；

——会议记录、拍摄、录音等要求；

——会议保障措施（停车方案、会议秩序与安全、突发事件应对措施）；

——进一步与会议主办方沟通，确定会议需要的特殊要求和注意事项；

——会议主办方联系人及联系方式等。

8.2会场引导

8.2.1会场的引导标识、指示牌或智能化信息服务应符合GB/T10001.1和GB/T10001.2的相关规定。

8.2.2楼梯口、通道拐角、接待室入口处宜安排迎宾人员并提供引导服务。

8.3会前准备

8.3.1会议方案确定后，应将会前准备过程中可能涉及的各项内容进行细分，并制定相应的标准以保

证每项服务内容都能在合理的范围内满足会议主办方确认的需求，按要求做好会前的各项准备工作，会

场布置完成后应请会议主办方进行检查确认。

8.3.2会前准备工作包括但不限于：

——会场确认和放置引导标识；

——会场环境卫生的清理及消毒；

——检查照明和调试灯光；

——张贴、悬挂会议标语等；

——依据会议需要进行会议用桌、椅布置，布置主席台，协助会议主办方摆放坐席牌；

——摆放麦克风；

——根据要求摆放小毛巾、纸巾、纸笔；

——调试音频、视频设备；

——调试背景音乐、会场纪律提示、宣传片等；

——空调温度调试，冬季不应高于20℃，夏季不应低于26℃；

——检查安全、消防设施及疏散通道；

——检查钟表是否准确；

——准备茶具、茶水；

——了解会议议程及个性化服务需求。

8.3.3会前服务准备的内容及要求见附录D。

8.3.4主席台座次排序见附录E。

8.4会中服务

8.4.1应将会中服务会议服务人员可能涉及的服务内容及相应的言行举止进行细分，并制定相应的标

准以保证会议服务人员按照标准要求提供会中服务，会中服务的内容包括但不限于：

——引领；

3

DB3707/T037—2021

——奉茶、续茶；

——会场巡视；

——会场周边卫生间、通道的卫生巡视；

——会场内温度、音视频设备、灯光等的调控。

8.4.2会中服务相关具体要求见附录F。

8.5会后整理

8.5.1应将会后整理可能涉及的各项内容进行细分并制定相应标准。

8.5.2会后整理的内容包括但不限于：

——会议结束后立即打开会议室的大门，并打开会议室内所有照明；

——引导参会人员退场；

——回收可重复利用服务用品，清点数量并记录，将桌、椅等归位；

——检查设施、设备缺失或毁损情况，清洁归位并做好相应记录；

——检查会场内是否有参会人员遗失的物品，如有遗失的物品应立即送还，未能及时送还的，应

妥善保管并做好记录，同时立即通知会议主办方；

——检查会议室及相关物品是否有损坏，如有应及时报修并做好记录；

——会议室卫生清理，对周边卫生间进行适当保洁；

——关闭电器设备，包括音响设备、空调、灯光照明、门窗、电源等等；

——清理完毕后关闭会议室。

8.5.3清洗消毒制度见附录G。

9安全与应急

9.1建立健全安全管理制度，加强安全巡查，配备足够的应急处置队伍和应急装备、器材。

9.2制定切实可行的消防疏散应急预案、设备保障应急预案。

9.3成立应急处置小组，做好安全事故防控措施，定期开展安全隐患排查并及时整改。

9.4定期组织工作人员进行安全知识、应急救护知识学习和实战演练。

9.5疫情期间应制定完善的疫情防