DB44/T 919-2011 广东省房地产档案业务规范

ICS01.140.20

A14

备案号：32039-2012

DB44

广东省地方标准

DB44/T919—2011

广东省房地产档案业务规范

RequirementsofGuangdongrealestaterecordsmanagement

2011-09-23发布2011-12-31实施

广东省质量技术监督局发布

DB44/T919—2011

目次

前言..............................................................................Ⅰ

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................1

4原则与要求.........................................................................2

5文件的整理与归档...................................................................2

6档案的著录与检索...................................................................3

7档案的保管与安全...................................................................4

8档案的利用.........................................................................5

9档案的鉴定与销毁...................................................................6

10档案信息化........................................................................6

附录A...........................................................................8

附录B..........................................................................10

附录C..........................................................................18

附录D..........................................................................19

DB44/T919—2011

前言

本标准依据GB/T1.1-2009规则进行起草。

本标准由广东省档案局归口。

本标准起草单位：广东省档案局、广州市房地产档案馆。

本标准主要起草人：李士智、钟伦清、许日新、刘浩明、李力红、罗素敏、刘茵、李敏志、

彭万里、郑昕玲、夏致勇、张玮、伍飞红、邱永祥。

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DB44/T919—2011

广东省房地产档案业务规范

1范围

本标准规定房地产文件的整理、归档，档案的著录、检索、保管、利用、鉴定销毁和信息化建设

的要求和方法。

本标准适用于省内各级房地产行政管理部门在房地产管理活动中形成的业务档案的管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本

文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T13968档案交接文据格式

GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范

DA/T1-2000档案工作基本术语

DA/T18-1999档案著录规则

DA/T25档案修裱技术规范

DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范

JGJ/T30-2003房地产业基本术语标准

建标103-2008档案馆建设标准

3术语和定义

DA/T1、JGJ/T30界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

房地产文件realestatedocument

房地产行政管理部门在房地产权属登记、房地产市场管理等活动中直接形成的针对具体房屋的个

案审批或专项管理的业务材料，包括各种形式的申请材料、审批材料和其它具有保存价值的材料。

3.2

房地产档案realestaterecords

归档保存的房地产文件。

3.3

业务部门businessdepartments

履行房地产行政管理职责的具体业务工作部门。

3.4

房屋状态housingstatus

房地产档案重要著录项目，表明房屋管理实时状态，包括房屋查封、设定他项权利、注销、灭失

等状态。

3.5

房地产档案信息化realestatearchivalinformationization

房地产档案信息化是依托房地产档案的规范化管理，应用现代信息和网络技术，推动房地产档案

信息资源传播整合的过程。其目的是提高房地产行政管理水平，提升房地产信息资源为社会提供公共

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服务的能力。

4原则与要求

4.1房地产档案工作是房地产管理工作的组成部分，实行统一领导、分级管理的原则。房地产行政管

理部门应维护房地产档案的完整、准确和系统，对档案信息进行动态管理，努力保持档案信息与房地

产权利现状的一致，使档案能及时、真实反映行政管辖范围内的房地产现状。

4.2房地产行政管理部门应以业务和档案一体化管理为导向，建设档案管理与业务管理相融合的信息

系统，推进档案信息化建设，提升档案为房地产管理业务和社会服务的能力。

5文件的整理与归档

房地产行政管理部门应建立文件的立卷归档制度，包括归档范围、归档时间、质量要求、整理方

法和归档手续等。

5.1文件的归档范围

5.1.1凡是在房地产管理活动中直接形成的、反映房屋管理活动过程，对维护国家、社会和公民权益

具有凭证价值、对房地产管理工作具有查考价值、对历史研究和城市发展具有利用价值的各种形式和

载体的文件，在办理完毕后均应交档案部门保存。任何组织或个人不得据为已有或拒绝归档。

5.1.2具有下列情况之一的材料不予归档：重份的文件；无查考价值的信封和通知卡；无参考价值的

群众反映材料、调查提纲、介绍信和便条等。

5.2文件的归档时间

为确保房地产档案信息及时全面反映房地产状态，房地产业务办理完毕，电子信息应即时归档，

纸质档案应定期归档：涉及权利状态变动的宜在结案三天内移交，其他的在结案一年内移交。

5.3归档文件的质量要求

5.3.1归档文件应为原件。只能提交复制件的，应经经办人与原件校对无误后，签名或加盖印章确认，

并注明校对日期，复制自其它部门的文件需注明原件存放处。多件个案共用一份原件的，应将其原件

存于其中一件个案中，并在其他个案中注明原件保存处。

5.3.2归档文件必须完整、准确，系统。完整是指应归档文件无遗漏；准确是指归档文件记录的内容

与客观事实相符，签署手续完备；系统是指归档文件能体现卷内文件之间的有机联系及每一宗房地产

之间的有机联系。

5.3.3归档文件的印制、书写、装订应符合档案保护的要求。对已破损的材料应予修整；字迹模糊或

易褪变的材料应予复制，复制件与原件一并归档。

5.4归档文件的整理方法

5.4.1文件的整理实行谁办理谁立卷的原则。按照各地房地产行政管理部门的内部分工，各业务部门

在工作中形成的应归档文件，由业务部门负责收集和立卷整理。

5.4.2归档文件必须进行分类。分类应以房地产管理的职能活动为主要依据，兼顾文件的内容和形成

特点。具体分类办法参见《广东省房地产档案分类编号方法》（附录Ａ）。

5.4.3归档文件必须进行立卷。文件立卷应遵循文件形成规律，保持文件间的有机联系，区分保管期

限，便于保管和利用。具体立卷方法参见《广东省房地产文件立卷方法》（附录Ｂ）。

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5.5文件归档的手续

文件立卷后应按结案顺序交档案部门，交接时应填写档案交接文据（档案交接文据格式参见

GB/T13968）和编制交接目录（参见附录C）。交接双方根据交接目录清点核对档案，并履行签字手续。

交接目录应至少一式两份，交接双方各存一份。

5.6补充文件的归档

5.6.1已归档案卷因注销、更替、新增等原因需补充文件，由业务部门根据审批权限填写补充通知书，

档案部门根据通知书对档案实体及相应的数据信息（检索工具、数据及影像库）履行补充整理，并保

持档案及信息的准确一致。

5.6.2补充文件的归档范围包括申请、证明、审批等文件及相关数据信息，应在工作结束时完整整理

归档。

5.6.3业务部门应按照归档要求对工作中形成的补充文件及时进行收集整理和移交。

补充文件应进行排列编目整理、确保与原案卷联系的系统性和准确性。

补充文件整理除符合一般归档要求，还须符合以下要求：

对需要收回注销的补充文件应在首页标上注销标识，并在注销标识旁由经办人员和批准机构签名

盖章，注明签署日期。

以补充文件替换原案卷文件，应在归档文件目录备注栏标明被替换文件所在案卷号、文件名称、

页码。

补充文件与归档目录和通知书一并移交。通知书应包含事项：原案卷号、房地产地址、宗地

号、补充事由、内容、补充文件名称、件数、经办人员和审批人签名、签署时间、批准机构盖章等。

5.6.4档案部门应履行补充文件的接收、补充立卷及检索工具等相关数据信息的补充整理。

接收归档时按照相关归档要求检查移交文件质量，并对照移交目录和通知书，逐一清点后履

行交接手续。

根据通知书要求对归档的补充文件进行并卷整理和相关数据信息更新。

并卷整理工作要求：在原案卷最后编码页后，按照补充文件卷内目录、通知书、补充文件顺

序排列立卷。

注销文件并卷，按照补充要求并入原案卷，并要在原案卷相应的卷内文件目录备注填写注销标识

和通知文号。

更替文件并卷，补充文件与被替换的文件一并存留原案卷，在卷内文件目录相应位置备注栏互为

注明。

新增文件立卷，直接按要求并入原案卷。

凡需并案立卷的案卷，应在卷内备考表注明：补充文件归档通知书编号、立卷人及检查人签名、

补充立卷时间。

6档案的著录与检索

6.1档案的著录

6.1.1房地产档案应根据DA/T18-1999的要求按卷进行著录，同时补充房地产管理特有的著录条目和

其他标识信息与数据，建立档案目录数据库。

6.1.2房地产档案著录应注意采集办案结论性信息。如房地产登记档案的著录，必须先采集登记簿的

内容信息，其著录项应包括：房地产登记案号、房屋编号、权证号码、宗地号、房屋坐落、权利人名、

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登记时间、发证时间、归档时间、补充时间、房屋状态、互见号、档案编制单位、密级、保管期限、

档号、案卷数等。

6.1.3目录建库。目录建库应选择通用的数据格式，应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

6.2档案的检索

6.2.1档案部门应根据著录内容和利用需求编制检索工具，保持以房地为宗的案卷间的有机联系，设

立房地产案件编号、房屋编号、权利人名、房屋坐落、座标、宗地号等房地产信息检索途径。

6.2.2房地产档案检索工具应包括宗地号目录、地址目录、新旧门牌对照目录、新旧地号对照目录、

案卷流水号索引、房地产编号索引、权利人名索引等，并尽可能编制图形库索引。

7档案的保管与安全

7.1管理原则

档案的保管与安全管理工作应遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则。

7.2组织领导

房地产行政管理部门应明确档案安全主管领导和各级档案安全责任人，规定各岗位人员的档案安

全职责，实行档案安全责任制；建立健全档案保管和安全管理的规章制度，确保档案实体和信息的安

全。

7.3库房管理

7.3.1各级房地产行政管理部门应设置与本单位档案业务发展相适宜的档案库房。档案库房的设置应

符合建标103—2008要求。库房容量应按保管职能要求设计，根据档案的接收保管年限预计，档案馆

以30年档案接收量、档案室以10年接收量为宜。档案库房应符合抗震、防盗、防火、防高温、防水、

防潮、防有害气体、防鼠、防尘、防虫、防霉、防强光等基本要求，并根据档案的重要性和载体等因

素区别保持适宜温湿度。档案库房应设置适当的档案装具以提高档案库房的利用率。

7.3.2档案部门应根据保管要求制定库房管理制度，明确库房管理人员的职责；根据确保安全、出入

有序、操作方便、流向清楚的原则编制本单位的《档案出入库管理制度》。

7.3.3档案部门应按档案类别分区存放档案，并按接收时间编定案卷流水号，同类档案应根据从小到

大、从左到右，从上到下的原则按案卷流水号顺序排放。

7.3.4辖区内街道数量少，或宗地数量少的档案室也可按地址或宗地号并卷管理，按门牌号或宗地号

顺序排架。排架时注意预留空间。

7.3.5物理归档的电子档案应严格按照电子档案保管的相关规定执行管理，直立存放于防尘、防磁、

防垢、防变形的装具中，并定期进行抽样检查，确保载体所存信息完整可用。

7.3.6档案馆每两年、档案室每一年应分别对馆藏、室藏档案资料进行一次全面的清点登记，做到账

物相符。

7.4档案保护

档案工作人员对馆藏档案应定期进行安全检查，发现档案有破损、虫蛀、褪色等现象，光盘、硬

盘等存储设备出现损坏现象时，要及时报告，并采取修复、复制等措施进行抢救。

7.4.1有害生物防治

档案部门要认真做好库房管理工作，采取积极预防措施，有效地防止档案霉菌、害虫的发生。严

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格控制库房温、湿度，并保持清洁。档案库房及柜架应定期施放驱虫防霉药物。当档案出现霉菌及发

现害虫时，应及时采取低温冷冻、真空充氮、熏蒸等措施进行灭杀、消除。

7.4.2信息数据安全保护

档案信息数据库应由专人负责管理，采取数据库加密、存取控制、备份恢复与数据库审计日

志等相应的安全保护措施，严禁非数据库管理员绕过应用系统直接进入数据库操作。未采取必要的安

全保密技术防范措施的档案信息基础数据库不得联入局域网、政务网及互联网等网络。

在档案数字化加工和档案信息交接过程中的各种介质、临时处理数据库必须及时安全妥善处

置，避免数据信息扩散。

建立信息系统数据存储备份方案。采取网络在线存储备份，近离线存储备份，异地、异质备

份等相结合的技术手段，并指定专人负责操作。

7.4.3档案修复

档案保管和利用中，发现档案沾上各种污斑时，应及时去污。档案纸张发生变脆、霉烂、残缺或

黏结成砖等损毁现象以及字迹模糊、褪色时，应对档案进行脱酸、加固，如需要修裱，应依照DA/T25

进行。

7.4.4档案复制

为保护档案原件和延长档案寿命，档案部门可利用缩微等形式制作内容与档案原件相同的复制品

进行保存。对其中特别珍贵、重要、有特殊意义的档案和特殊载体、对保管条件有特殊要求的档案，

可建特藏室专门管理。

7.5应急管理

建立档案和信息系统安全应急处理预案，避免档案或系统硬件和软件受自然灾害和人为破坏，防

止档案的散失、泄密。出现故障后尽快按故障处理程序排查，利用备份进行信息还原，将突发事件造

成的损失降至最低程度。

8档案的利用

8.1档案部门应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。

8.2档案部门应当逐步实现以复制件或缩微品代替原件提供利用。

8.3各级房地产行政管理部门应建立健全房地产档案利用制度，根据利用者的类型和档案的类别、内

容确定不同的利用范围，规范房地产档案利用行为。

8.4房地产档案的利用包括信息的利用和档案文件的利用。

8.4.1信息按照如下原则提供利用：

自然人、法人和其他组织提供房屋坐落及证书编号、文号，可以查询房地产档案中不涉及国家秘

密、商业秘密、个人隐私的行政办理结论性信息，如房屋基本状况及查封、抵押、异议登记、预告登

记等权利限制状况。权利人、利害关系人提供身份证明和证明其属于利害关系人的材料，可以查询、

复制房地产档案中和其利益直接相关的行政办理结论性信息，如登记簿上的相关信息。

8.4.2房地产档案文件的提供利用应遵循分级分类原则：

各级房地产行政管理部门内部工作人员可以利用本业务部门形成的档案，利用其他业务部门的档

案，则须征得该类档案形成部门的同意；

公检法机关和有关党政机关可以利用与其执行公务或办理事项直接相关的文件；

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权利人和利害关系人可以利用与其权利和利益直接相关的文件；

律师因代理法院已立案受理的诉讼案件，可以利用与其承办案件直接相关的文件。

8.5各级房地产档案部门保存的房地产档案均属未开放档案，凡利用房地产档案，均应严格按相关规

定办理利用手续。

8.6利用程序应包括以下环节：接待验证、登记填表、查阅目录、调出档案实体或查询档案信息、阅

览或复制、出具档案证明。

9档案的鉴定与销毁

9.1鉴定依据

各级房地产行政管理部门应建立本部门的房地产档案鉴定与销毁制度，以国家的档案工作法律法

规规章和建设（房地产）主管部门的有关规定为依据，制定房地产档案的保管期限表，作为鉴定标准。

（参见附录D）

9.2组织领导

房地产档案鉴定工作应由房地产行政管理部门分管档案工作的领导主持，由房地产档案部门和有

关房地产管理业务部门的人员组成鉴定小组进行。鉴定小组负责审核房地产档案的保管期限，并定期

对房地产档案的存毁进行鉴定。

9.3鉴定方法和程序

鉴定小组负责对保管期限满的档案进行鉴定销毁。对档案形成部门所作的反映全案基本情况的结

论性材料或经鉴定仍有保存价值的房地产档案案卷或卷内文件，应重新整理编号，划定新的保管期限，

妥善加以保管；对被确定无继续保存价值的房地产档案，要逐卷逐件编造清册，并写出销毁报告，经

本级房地产行政管理部门主管领导审查批准后方可销毁。

9.4销毁手续和方式

9.4.1经核准销毁的纸质房地产档案应送本行政区域保密部门指定的造纸厂进行销毁。

9.4.2以电子介质为载体的档案的销毁，参照GB/T18894-2002中鉴定销毁的有关规定执行。

9.4.3销毁档案时，鉴定小组应指定两个以上的专人进行监销。监销人员应对照销毁清册，核对将要

销毁的档案材料进行，确认无误时，方可进行销毁。档案销毁后，销毁人员及监销人员应在销毁清单

上签字，严格防止房地产档案遗失和泄密。鉴定销毁过程形成的文件须整理归档，永久保存备查。

10档案信息化

10.1原则

房地产档案信息