DB42/T 1527-2019 生活无着流浪乞讨人员救助档案整理规则

ICS01.140.10

A14

DB42

湖北省地方标准

DB42/T1527—2019

生活无着流浪乞讨人员救助档案整理规则

Filearrangementrulesforassistingvagrantsandbeggarswhonothingforaliving

withoutanysupport

2019-12-02发布2020-03-02实施

湖北省市场监督管理局发布

DB42/T1527—2019

目次

前言...............................................................................III

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................1

4整理原则...........................................................................2

5质量要求...........................................................................2

6档案建立...........................................................................2

6.1归档范围.......................................................................2

6.2整理方法.......................................................................3

6.3内容格式.......................................................................4

6.4装订要求.......................................................................4

6.5归档要求.......................................................................4

7档案保管...........................................................................4

7.1保管要求.......................................................................4

7.2保管时间.......................................................................5

8档案利用..........................................................................5

附录A（资料性附录）求助登记表......................................................6

附录B（资料性附录）公安机关护送流浪乞讨人员交接表..................................7

附录C（资料性附录）在站服务及离站登记表............................................8

附录D（资料性附录）托养登记表......................................................9

附录E（资料性附录）机构托养协议书.................................................10

附录F（资料性附录）不予救助通知书.................................................12

附录G（资料性附录）终止救助通知书.................................................13

附录H（资料性附录）自行离站声明书.................................................14

附录I（资料性附录）专用车票购票凭证...............................................15

附录J（资料性附录）简易情况服务登记表.............................................16

附录K（资料性附录）归档章.........................................................17

附录L（资料性附录）档案盒封面.....................................................18

附录M（资料性附录）档案盒盒脊、底边...............................................19

附录N（资料性附录）备考表.........................................................20

附录O（资料性附录）救助档案目录...................................................21

I

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附录P（资料性附录）救助档案目录封面...............................................22

II

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前言

本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本标准由湖北省民政厅提出。

本标准由湖北省民政厅归口。

本标准起草单位：荆门市救助管理站、湖北省标准化与质量研究院、荆门市民政局、湖北省民政厅、

湖北省斯坦达标准化技术服务有限公司、荆门市档案局。

本标准主要起草人：邓希妍、朱勇、陈宇捷、刘昊宇、丁凡、徐红娥、乔盛、刘宏莉、何苗苗、熊

唯、刘星恒、张悦。

本标准实施应用中的疑问，可咨询湖北省民政厅,联系电话:027-50657037，邮箱：hbmzbzh@163.

com。在执行过程中如有意见和建议请反馈至荆门市救助管理站,联系电话：0724-2357991，邮箱：hbj

mjzz@163.com。

III

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IV

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生活无着流浪乞讨人员救助档案整理规则

1范围

本标准规定了生活无着的流浪乞讨人员救助档案的整理原则、质量要求、档案建立、档案保管和档

案利用的内容。

本标准适用于湖北省内救助管理机构的救助档案管理工作。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T11821照片档案管理规范

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T23245流浪乞讨人员社会救助基本术语

DA/T13档号编制规则

DA/T15磁性载体档案管理与保护规范

DA/T22归档文件整理规则

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

3术语和定义

GB/T23245界定的以及下列术语和定义适用于本文件。为了便于使用，以下重复列出了GB/T23245

中的某些术语和定义。

3.1

生活无着流浪乞讨人员vagrantsandbeggarswhonothingforaliving

离家在外、自身无力解决食宿、正在或即将处于流浪或乞讨状态的人员。

3.2

救助管理机构rescuemanagementagency

救助管理站、救助管理分站、救助管理资讯站和救助服务点等提供临时性社会救助的机构。

3.3

救助档案rescuefile

救助管理机构在对流浪乞讨救助人员进行甄别和实施救助服务过程中形成的具有保存价值的各种

文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。

1

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3.4

救助人员askingforhelpstaff

向救助管理机构申请临时性救助的生活无着流浪乞讨人员。

3.5

简易服务情况登记表simpleserviceregistrationform

救助管理机构针对仅需提供日间饮食、通讯帮助，无需其他服务项目的受助人员所提供服务时，集

中提供服务情况的材料。

3.6

不予救助通知书statementofleavestationontheirown

载明救助人员个人基本信息、不予救助理由、做出决定的机构及执行人、申诉途径等信息的书面文

件。

[GB/T23245,定义2.18]

3.7

终止救助通知书noticeofrescuetermination

载明受助人员个人基本信息、终止救助理由、做出决定的机构及执行人、申诉途径等信息的书面文

件。

[GB/T23245,定义2.19]

4整理原则

4.1民政部门对救助档案实行管理。

4.2档案行政管理部门对救助档案工作进行业务指导和监督。

4.3救助管理机构应建立健全救助档案管理制度，专人负责，实行集中统一管理。

4.4遵循形成规律，集中整理分类，区分保管价值，便于保管利用。

5质量要求

5.1收集的救助档案应确保齐全、完整、真实。

5.2整理救助档案的方法应科学、规范。

5.3整理救助档案使用的材料应符合长久保管档案的需要。

5.4归档文件材料应当真实完整、图文清晰。

5.5电子数据、录音带、录像带、磁盘、照片等特殊载体材料，应当与纸质文件材料一并归档，确保

可读可用。

6档案建立

6.1归档范围

2

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6.1.1档案的第一部分

救助管理工作中形成的下列档案应归档，包括但不限于：

a)《求助登记表》（参见附录A）；

b)《公安机关护送流浪乞讨人员交接表》（参见附录B）；

c)《在站服务及离站登记表》（参见附录C）；

d)《托养登记表》（参见附录D）；

e)《机构托养协议书》（参见附录E）；

f)《不予救助通知书》（参见附录F）；

g)《终止救助通知书》（参见附录G）；

h)《自行离站声明书》（参见附录H）；

i)《专用车票购票凭证》（参见附录I）；

j)简易服务情况登记表（参见附录J）；

k)其它。

6.1.2档案的第二部分

受助人员在站期间和离站过程中形成的材料，应一并归档，包括但不限于：

a)寻亲服务相关材料：24小时内应将无法查明身份流浪乞讨人员上传至全国救助寻亲网，7个工

作日内书面报请公安机关采集DNA数据。滞留超过30天的，刊登寻亲公告，实现滞站人员寻

亲信息材料发布和DNA采集率100%，利用口音分析、实地寻踪、沟通观察等传统手段开展寻

亲；

b)未成年人教育、评估、矫治等材料；

c)住院救治或者门诊治疗中形成的交接手续和入院记录资料、离院记录资料、出院证明、诊断证

明、住院病例、健康档案、体检报告等医疗服务材料复印件以及表达受助人员治疗意愿的材料；

d)亲属接领人身份证件复印件，单位、村(居)民委员会接领人证明材料及单位、村(居)民委员会

接领工作人员身份证件复印件；

e)司法机关出具的证明材料以及工作人员身份证件或者执法证件复印件；

f)长期安置文件材料；

g)医疗机构出具的死亡证明书、公安机关出具的死亡原因鉴定书、死亡公告材料、骨灰存放证以

及亲属意见、火化证明等材料；

h)社工服务相关材料；

i)其他。

6.1.3档案的第三部分

救助管理机构街头救助形成的照片，录音，录像材料，工作记录仪，救助热线电话录音，监控录像

材料和救助管理信息系统形成的电子文件应当按照国家有关规定整理归档。

6.2整理方法

6.2.1纸质材料整理方法

应按年度归档。

一个求(受)助人员的材料组成一卷，成年人携带未成年人求助的，分别组件归类，并在各自

《救助档案目录》“备注栏”中注明相关情况和档案号。

3

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根据求(受)助人员的个体差异，确定每件归档文件材料的具体范围，并按照文件材料形成的

时间顺序先后排列，先形成的材料放上面。

应以有利于档案保管和利用的方法对文件进行固定。

应对救助档案进行分类，在最低一级类目内依据救助完毕的时间顺序排列，并从“1”开始编

制室编件号。

在件内文件首页上端的空白处加盖归档章（参见附录K），并填写有关内容。归档章设置“全

宗号、年度、件号、机构或问题、保管期限和页数”等项目。

按照室编件号的顺序将救助档案装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊底边和备考表的项目

（参见附录L、M、N）。

按照类别分别编制救助档案目录(参见附录O)。

救助档案目录区分年度和保管期限，加封面后装订成册，并编制目录号（参见附录P）。

6.2.2电子材料整理方法

照片、音像材料分别按照GB/T11821和DA/T15的要求整理。

救助管理工作中形成的电子文件按照GB/T18894和DA/T38的要求整理。

6.3内容格式

6.3.1应按照DA/T13中的要求，对救助档案材料统一分类编号。

6.3.2应按编号对档案材料进行分类管理，列出明细，并做好记录。

6.3.3应依据DA/T22中的要求，对档案材料设置统一的封面和目录格式。

6.4装订要求

6.4.1文件材料装订应符合的要求。

6.4.2对纸张不符合规格、破损、折皱的材料，在不影响文字内容的前提下，采用裁剪、裱糊、折叠、

展平等方法进行技术加工，装订整齐。

6.4.3应将排列好顺序的档案材料三孔一线方式进行装订，并装入统一的档案盒。

6.4.4档案盒外应标明编号、类别、移交批次、姓名、管理单位等信息，字迹清楚、标注详细、格式

统一规范。

6.5归档要求

6.5.1归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或者碳素墨水钢笔填写。

6.5.2备考表和档案目录应使用A4规格纸张。

6.5.3救助档案应按救助类别——年度——保管期限分类整理。

6.5.4属于归档范围的救助文件材料应当在救助工作完毕后30个工作日内归档。

7档案保管

7.1保管要求

7.1.1建立档案管理、查阅、保密、鉴定、销毁、统计等相关制度。

7.1.2同类型档案格式统一，标识鲜明，科学分类，及时记录。

7.1.3电子档案的管理要定期备份，加密重要文件，电子档案管理参照GB/T18894执行。

7.1.4建立档案的收进、移出登记薄，及时登记，过期档案的销毁应做好记录。

4

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7.1.5应由救助管理机构设专门库房保管。

7.1.6档案库房应当坚固，并有防盗、防光、防火、防潮、防鼠、防虫和温度控制、湿度控制等设施。

7.1.7应按年度及时对救助档案的接收、保管、利用、鉴定和销毁等情况进行统计。

7.2保管时间

7.2.1救助档案的保管期限一般为10年，受助人员为未成年人、精神智力残疾人员、长期安置人员的，

救助档案保管期限为30年。受助人员在救助期间死亡的，救助档案保管期限为永久，保管期限从救助

完毕或者决定不予救助后的次年1月1日起开始计算。

7.2.2照片、音像档案的保管期限应与相应的纸质救助档案的保管期限相同。

7.2.3救助管理信息系统形成的电子档案保管期限为30年。

7.2.4救助管理机构救助热线录音电话、监控录像等工作资料保管期限不少于3个月，街头救助形成

的照片、录音、录像等工作资料保管期限不少于6个月。

7.2.5应成立鉴定小组，对保管期满的救助档案进行价值鉴定。对有继续保存价值的，可以延长其保

管期限直至永久；无保存价值的，提出销毁意见，并建立销毁清册。

7.2.6文档材料存在争议的，应保管2年以上，特殊、重要资料以实物方式交存档案室。

8档案利用

8.1应建立档案利用制度，明确办理程序，确保救助档案安全有效地利用。

8.2提供便利的档案查阅服务，不断完善档案服务方式和手段。

5

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AA

附录A

（资料性附录）

求助登记表

表A.1所示了救助管理站求助登记的样表。

表A.1求助登记表

档案编号：

荆门市救助管理站求助登记表

出生

姓名性别年月日年龄民族

日期

证件

证件号码

类型

身高体重救助编号

户籍地

□自行来站□公安护送□城管护送□本站主动救助□其他人员护送

来站

方式

□其他站护送□本站接回□其他

救助

□饮食□住宿□通讯□乘车凭证□其他

内容

□乞讨□务工不着□寻亲不遇□遗失钱财□被盗被抢□被骗

救助

原因

□被拐□困灾□拾荒□其他

□基本健康□肢体残疾□智力残疾□疑似精神障碍□疑似传染病

身体

状况

□行动困难□明显外伤□严重抑郁□躁动不安□危重病人□其他

□需交公安处置的物品：□炸药雷管□腐蚀物品□管制刀具□其他

安全

□需代为保管的物品：□锐气利器□打火器具□其他

检查

□需丢弃的物品：

情况

□没有上述物品

寄存