DB35/T 2081-2022 工程建设项目电子文件归档一体化管理技术要求

ICS01.140.20

CCSA14

35

福建省地方标准

DB35/T2081—2022

工程建设项目电子文件归档一体化管理技

术要求

Technicalrequirementsforintegratedmanagementofelectronicdocumentsarchving

ofengineeringconstructionprojects

2022-10-27发布2023-01-27实施

福建省市场监督管理局发布

DB35/T2081—2022

目次

前言.................................................................................II

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................1

4基本原则...........................................................................2

5项目电子文件归档一体化基本流程.....................................................2

6项目电子文件处理...................................................................3

7项目电子文件归档...................................................................5

8项目电子档案管理...................................................................5

附录A（规范性）项目电子文件归档格式.................................................7

附录B（规范性）存档信息包...........................................................8

附录C（规范性）项目电子文件元数据类别及要求.........................................9

附录D（规范性）查询信息包..........................................................13

附录E（规范性）管理信息包..........................................................14

参考文献.............................................................................15

I

DB35/T2081—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由福建省档案局、福建省档案馆提出。

本文件由福建省档案局归口。

本文件起草单位：福建省档案局、福建省档案馆、福建省档案学会、福建华闽通达信息技术有限公

司、福建省标准化研究院。

本文件主要起草人：卓兆水、黄建峰、纪峰、周琴、张枫旻、郑志荣、袁平、杨中庆、周国伟、

上官小兰、黄芳、何淑颖、陈义群、陈亚、游姗姗、鲍日营、戴敏、林威、林美如、阮喜燕。

II

DB35/T2081—2022

工程建设项目电子文件归档一体化管理技术要求

1范围

本文件确立了工程建设项目电子文件归档一体化的基本原则、基本流程，规定了工程建设项目电子

文件处理、电子文件归档、电子档案管理的技术规范和管理要求。

本文件适用于工程建设项目电子文件和电子档案的一体化管理，也适用于指导工程建设项目业务

系统、项目电子档案管理系统的设计与研发。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T39784电子档案管理系统通用功能要求

DA/T18档案著录规则

DA/T28—2018建设项目档案管理规范

DA/T93电子档案移交接收操作规程

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

项目电子文件digitalprojectrecord

在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅

读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。

[来源：DA/T28—2018，3.12，有修改]

项目电子档案digitalprojectarchive

项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系的电子文件及其相关元数据的集

合。

[来源：DA/T28—2018，3.15，有修改]

存档信息包archivalinformationpackage

以件为基本单位，对项目电子文件的内容数据和相关元数据，按规范技术要求进行封装所形成的信

息包。

注：一个存档信息包为一件电子档案。

[来源：DB35/T1916—2020，3.6，有修改]

1

DB35/T2081—2022

查询信息包queryinformationpackage

为满足项目电子档案查询利用需求，以件为基本单位，从存档信息包中提取与查询利用相关的内容

数据所形成的信息包。

[来源：DB35/T1916—2020，3.7，有修改]

管理信息包managementinformationpackage

为满足项目电子档案管理的需求，以件为基本单位，从存档信息包中提取出元数据中的管理信息以

及项目电子档案管理过程中生成的信息所形成的信息包。

[来源：DB35/T1916—2020，3.8，有修改]

聚合体aggregation

按照项目文件形成的规律、成套性特点和组卷要求，聚合相互关联的存档信息包所形成的一个集合。

4基本原则

来源可靠原则

项目电子文件由建设单位和参建单位授权和确认的法定形成者，通过安全可靠的项目业务系统或

电子设备产生，确保项目电子文件真实可靠。

程序规范原则

明确管理和技术要求，实现项目电子文件形成、归档和项目电子档案保存、利用、鉴定、销毁全过

程规范化控制，确保各环节程序规范。

要素合规原则

项目电子文件的内容数据、元数据符合相关法规和标准要求，确保各组成要素齐全、完整、规范、

可读。

安全管理原则

建立健全安全管理体系，采取必要管理措施和技术手段，确保项目电子档案管理安全、过程可溯、

长期可用、风险可控。

一体化原则

建设必要的项目业务系统、电子档案管理信息系统等应用系统，系统之间互相衔接，确保实现项目

电子文件处理、电子文件归档和电子档案管理一体化。

5项目电子文件归档一体化基本流程

项目电子文件生命周期包括项目电子文件处理、项目电子文件归档、项目电子档案管理三个阶段。

项目电子文件归档一体化的基本流程如图1所示。

2

DB35/T2081—2022

项目电子文件形成

项目

收集与整理

电子

存档信息包生成

文件

预归档

鉴定

项目

存档信息包

目录数据

编目

电子

文件

查询信息包

管理信息包

查询信息包生成

管理信息包生成

利用

管理

管

项目

理

信

电子

息

备份

移交

档案

电子档案库

目录数据、存档信息包、查询信息包、管理信息包

图1项目电子文件归档一体化基本流程

6项目电子文件处理

项目电子文件形成

6.1.1项目电子文件类别

6.1.1.1按信息形式分类，项目电子文件包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、录音电

子文件、录像电子文件等。

6.1.1.2按生成方式分类，项目电子文件包括由项目业务系统生成的原生电子文件以及传统载体档案

数字化成果。

6.1.2项目电子文件形成要求

6.1.2.1项目电子文件按照DA/T28等相关标准规范的规定形成。

6.1.2.2项目电子文件宜由项目业务系统直接生成。用物联网设备自动采集数据时，项目业务系统与

物联网系统应通过数据接口，将物联网设备产生的数据转换为可识别的电子文件，并提取相应的元数据

信息。

3

DB35/T2081—2022

6.1.2.3项目电子文件归档格式应符合附录A的规定。

6.1.2.4在项目电子文件形成、流转过程中应及时跟踪、检查、记录相关元数据。

6.1.3项目业务系统建设要求

6.1.3.1应具备项目电子文件形成、流转、电子签名、安全认证、在线归档等功能：

a)支持按照电子档案格式要求形成电子文件及其组件；

b)支持在电子文件形成和流转过程中自动采集电子文件元数据，并形成规范的结构化数据；

c)支持在电子文件办理完毕或业务流程结束后，按照规范开展电子文件整理、检测工作；

d)支持自动或半自动进行归档鉴定、划定分类和保管期限；

e)支持生成包含电子文件及其元数据的存档信息包，按照程序要求向电子档案管理信息系统归

档；

f)支持电子签名图形化转化。

6.1.3.2应具备电子文件管理功能，确保项目文件管理与工程建设、管理业务集成，并维护好电子文

件与元数据的关系。

项目电子文件收集与整理

6.2.1建设单位应按照相关标准规范，结合项目建设内容、行业特点、管理模式等，制定符合项目实

际的文件材料归档范围和档案保管期限表以及分类方案，确保项目建设过程中形成的项目电子文件及

其元数据收集齐全完整。

6.2.2应按项目电子文件相关标准规范自动或半自动进行项目电子文件收集、整理。整理应遵循项目

电子文件的形成规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系。

6.2.3按照相关标准规范建立项目电子文件目录数据。

6.2.4数码照片整理参照DA/T50的规定，录音电子文件、录像电子文件整理参照DA/T78的规定。

6.2.5收集整理项目电子文件的同时，应采集管理过程元数据。

6.2.6项目电子文件应通过“四性”检测，检测内容和检测方案参照DA/T70规定。

存档信息包生成

6.3.1每件项目电子文件及其元数据封装为一个存档信息包，结构应符合附录B的规定。存档信息包

宜采用OFD格式，文件信息应可被阅读。

6.3.2存档信息包中的项目电子文件归档格式应符合附录A的规定，确实无法实现格式转换的电子文

件保留原格式，应将相关软件一并收集。

6.3.3项目电子文件元数据应包含基本元数据和扩展元数据，采用XML或HTML格式。项目电子文件元

数据类别及要求应符合附录C的规定。

6.3.4参照DA/T70规定的检测内容和检测方案，并结合不同类别项目档案实际，对存档信息包进行

检测，确保项目电子文件真实、完整、可用、安全。

6.3.5按照DA/T28—2018中7.3.2的规定，对存档信息包进行整理，组成多层级的聚合体。

6.3.6存档信息包应采用技术手段防止被篡改，并有相应的日志进行监控。

预归档

6.4.1将存档信息包聚合体推送至预归档库，应支持手动归档、自动归档、批量归档、单份归档。

6.4.2应结合项目业务系统及项目档案标准规范确定归档接口，归档接口应支持通用接口技术标准。

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7项