DB12/T 830-2018 纸质档案数字化规范

ICS01.140.20

A14

DB12

天津市地方标准

DB12/T830—2018

纸质档案数字化规范

Specificationfordigitizationofpaper-basedrecords

2018-11-07发布2019-01-01实施

天津市市场和质量监督管理委员会发布

DB12/T830—2018

目次

前言................................................................................II

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语和定义........................................................................1

4纸质档案数字化原则................................................................2

5纸质档案数字化加工组织方式........................................................2

6纸质档案数字化加工基础设施........................................................2

7纸质档案数字化加工机构和人员......................................................2

7.1数字化加工机构................................................................2

7.2数字化工作人员................................................................2

8质档案数字化外包..................................................................2

9纸质档案数字化项目管理............................................................2

9.1管理制度......................................................................3

9.2流程控制......................................................................3

9.3文档管理......................................................................3

10纸质档案数字化加工流程...........................................................3

10.1制定纸质档案数字化加工方案...................................................3

10.2档案出库.....................................................................3

10.3数字化前处理.................................................................3

10.4目录数据库建立...............................................................4

10.5元数据采集...................................................................4

10.6数字化扫描...................................................................5

10.7图像处理.....................................................................5

10.8纸质档案数字化图像光学字符识别（OCR）........................................6

10.9版式转换.....................................................................6

10.10数据挂接....................................................................6

10.11数据验收....................................................................6

10.12档案归还入库................................................................7

11数字化成果移交...................................................................7

12数据备份.........................................................................7

附录A（资料性附录）纸质档案数字化加工流程示例......................................8

附录B（资料性附录）数字化管理登记表示例............................................9

I

DB12/T830—2018

前言

本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本标准由天津市档案局提出并归口。

本标准起草单位：天津市档案馆。

本标准主要起草人：方昀、仇伟海、王丽春、朱雅晶、陈雪。

II

DB12/T830—2018

纸质档案数字化规范

1范围

本标准规定了纸质档案数字化的一般过程与数字化过程中涉及的技术及管理要求等。

本标准适用于本市各级各类档案馆、机关团体企事业单位的纸质档案数字化工作。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GBT20530-2006文献档案数字化工作导则

DA/T1-2000档案工作基本术语

DA/T18档案著录规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T31-2017纸质档案数字化规范

档办发[2014]7号档案数字化外包安全管理规范

3术语和定义

3.1

数字化digitization

利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

3.2

数字图像digitalimage

表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。

3.3

纸质档案数字化digitizationofpaper-basedrecords

采用扫描仪等设备对纸质档案进行扫描加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字

图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据、元数据与数字图像关联关系的处理过程。

3.4

分辨率resolution

单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。

3.5

光学字符识别opticalcharacterrecognition

电子设备检查纸上显示的字符，通过检测暗、亮的模式确定其形状，然后用字符识别方法将形状翻

译成计算机文字的过程。

3.6

识别准确率recognitionaccuracy

1

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通过OCR识别正确文字的比率，识别准确率=（识别正确文字数／应识别文字总数）×100%。

4纸质档案数字化原则

根据本单位档案的珍贵程度、破损情况、利用频率及资金等情况进行统筹安排，分步实施。

加工涉密档案时要按照国家相关保密要求进行实施。

5纸质档案数字化加工组织方式

根据扫描数量和档案保密程度分别采取本单位自行组织扫描或外包给数字化服务机构的方式。

6纸质档案数字化加工基础设施

6.1配备专用加工场地并根据实际工作情况合理布局，形成档案存放、数字化前处理、数字化加工、

数据验收等区域。

6.2加工场地的选择和温湿度等环境的控制应适合档案实体的保管、存放。

6.3场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设

施设备，保证供电稳定。

6.4配备必要的档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。

7纸质档案数字化加工机构和人员

7.1数字化加工机构

建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技

术支持、监督检查、成果验收等。

7.2数字化工作人员

数字化工作应配备熟悉档案业务、具有较强的协调沟通和组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准

规范并能为数字化工作各环节及计算机网络、设备提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化工作技术

的操作人员。

8质档案数字化外包

8.1纸质档案数字化工作如需外包，应从数字化服务机构的企业性质、股东组成、企业规模、注册资

金、安全保密、工作业绩等方面审查数字化加工企业的相关资质；按照GB/T20530-2006第5章的要求

评估数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力，同等条

件下优先选用具有档案数字化加工相关涉密资质的服务机构。

8.2在项目实施过程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》要求严格执行。

8.3档案部门数字化工作组织的工作人员要参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监

控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。

9纸质档案数字化项目管理

2

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9.1管理制度

9.1.1纸质档案数字化管理制度包括岗位管理、人员管理、设备管理、场地管理、档案实体管理、数

据管理、安全保密制度等。

9.1.2岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责、操作规范、工作标准、考核标准、

奖惩办法等。

9.1.3人员管理制度主要对人员的出入、安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人

员来访登记等进行规范。

9.1.4设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范，确保设备安全、科学、

高效运行。

9.1.5场地管理制度主要对工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理

进行规范。

9.1.6档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。

9.1.7数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范。

9.1.8安全保密制度主要对档案实体的安全保密管理及数字化工作人员在数字化加工过程中的安全保

密行为进行规范。

9.2流程控制

制定纸质档案数字化加工流程并根据工作流程制定各环节的操作规范。对纸质档案数字化全流程的

安全、质量、进度要加强管理和控制，在工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈

和修正，确保数字化成果的质量。纸质档案数字化加工流程参见附录A。

9.3文档管理

纸质档案数字化过程中工作文档包括：纸质档案数字化方案、纸质档案数字化审批书、档案实体出

入库登记单、数字化前处理登记单、数字化工作流程单、数字化成果验收单、数字化成果交接单等。采

取外包方式实施时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。明确数

字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。工作单示例参见附录B。

10纸质档案数字化加工流程

10.1制定纸质档案数字化加工方案

根据实际情况制定科学合理的纸质档案数字化加工方案，方案中应包括纸质档案数字化对象、数字

化技术标准、数字化工作流程、质量控制标准、验收标准、人员分工、进度安排、安全管理等内容。

10.2档案出库

档案保管部门应根据纸质档案数字化加工方案中确定的数字化对象，对档案实体进行调取、清点、

登记等准备工作。并根据库房管理要求经过相关审批程序后，与数字化加工部门共同清点确认，办理相

关出库手续，进行档案交接出库。

10.3数字化前处理

10.3.1确定扫描页

3

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确定为数字化对象的纸质档案原则上应全部扫描。如有特殊情况，如破损严重、重份文件等确实不

能扫描或不需要扫描的页面要在“数字化前处理登记单”中加以标注。

10.3.2纸质档案整理

10.3.2.1应以不破坏纸质档案为原则拆除装订物，对于没有页号或页号不正确的档案要重新编制页

号。

10.3.2.2在编制页号过程中应将破损页面、缺页、原件不清等特殊情况进行登记。对于文件顺序混乱

的情况要及时进行调整，破损、折皱不平页面要进行必要的技术处理。

10.3.2.3编写页号时，应以不破坏档案原件为原则，在统一位置书写页号，确保档案页号准确、规范、

无遗漏。

10.3.3目录核校

对于已建立目录数据库的数字化加工对象，应依照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原

件内容，规范目录数据库中目录内容，如发现错误应进行修改。

10.4目录数据库建立

10.4.1应按照DA/T18的要求制定目录数据库数据规则，包括字段内容、字段类型、字段长度等。

10.4.2采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否

完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。

10.5元数据采集

应同时采集数字化过程中相关元数据，主要包括数字化授权信息、数字化软硬件信息、数字化日期

与时间、格式、扫描分辨率、色彩空间、压缩方案等。数字化加工软件应以件为单位自动捕获元数据，

若软件无法自动捕获应可以采取手工著录的方式给元数据赋值。元数据项及著录要求见表1。

表1元数据项

序号元数据名称类型著录要求

著录纸质档案数字化每份文件的起止时间

1数字化时间日期型

格式为：YYYY-MM-DDhh:mm:ss/YYYY-MM-DDhh:mm:ss

2数字化对象描述字符型记录需要特别说明的案卷物理特征等信息。

著录纸质档案数字化审批信息。包括《纸质档案数字化审批书》

3数字化授权信息字符型

的编号、数字化对象等。

4色彩空间字符型著录扫描图像所应用的色彩空间

5扫描分辨率字符型著录扫描分辨率

6扫描色彩模式字符型著录扫描色彩模式

7压缩方案字符型著录扫描图像的压缩算法

8压缩率字符型著录扫描图像的压缩比率

9存储格式字符型著录扫描图像的存储格式

10扫描设备类型字符型著录纸质档案数字化所用扫描设备的类型

11扫描设备制造商字符型著录纸质档案数字化所用扫描设备的制造商

12扫描设备型号字符型著录纸质档案数字化所用扫描设备的型号

13数字化软件名称字符型著录纸质档案数字化所用软件的名称

4