GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式
GB/T 9704-1999 Layout key for official document of administration
基本信息
发布历史
-
1999年12月
-
2012年06月
研制信息
- 起草单位:
- 中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局
- 起草人:
- 孟辛卯、房庆、李志祥、刘碧松、范一乔、张荣静、李颖
- 出版信息:
- 页数:15页 | 字数:18 千字 | 开本: 大16开
内容描述
中华人民共和国国家标准
国家行政机关公文格式
(GB/T9704-1999代替GB/9704-1988)
前言
本标准根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的有关规定对GB/T9704
-1988进行修订。本标准相对GB/T9704-1988作如下修订:
(1)将原标准名称《国家机关公文格式》改为《国家行政机关公文格式》;
(2)删去原标准中的引言部分;
(3)删去原标准中与公文格式规定无关的一些叙述性解释;
A4
A4
(4)对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整,将国际标准AA44型纸作为用纸纸型;删去国内
16
16
1166开型纸张的相应说明;
(5)对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整;
(6)不设各标识域,而按公文眉首、主体和版记三部分各要素的顺序依次进行说明;
(7)增加了公文用纸的主要技术指标;
(8)增加了印刷和装订要求;
(9)增加了每页正文行数和每行字数以及各种要素标识的字体和字号;
(10)增加了主要公文式样。
本标准中所用公文用语与《国家行政机关公文处理办法》中的用语一致。
本标准为第一次修订。
本标准由国务院办公厅提出。
本标准起草单位:中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局。
本标准主要起草人:孟辛卯、房庆、李志祥、刘碧松、范一乔、张荣静、李颖。
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1
11范围
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标
识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行。
【条文释义】
本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。
(1)内容范围
内容范围只涵盖国家行政机关公文(以下简称“公文”)格式中的纸张要求、印制要求、公
文各要素的排列顺序和标识规则,并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把
《国家行政机关公文处理办法》中对公文格式的要求与本标准结合起来学习。
(2)适用范围
本标准适用于国家各级行政机关的公文,其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓
参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。
(3)特定范围
《办法》规定,少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字。由于少数民族文字的
字体、字型和书写习惯与汉字不同,执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。
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22引用标准
下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时,所
示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可
能性。
GB148-1977印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
3
3
33定义
本标准采用下列定义。
3.1字Word
标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。
3.2行line
标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基
准行。
【条文释义】
在本标准中为确定公文中各项要素的位置,就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的
规定。为此,对于公文的横向描述形式就是“字”,纵向描述就是“行”。在这两项定义中,“字”
指的就是汉字的横向距离。一“行”的概念(除2号标题外)指的是3号字高度加其7/8倍的距
离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准
确地将公文中的任何一个要素加以定位。
4
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44公文用纸主要技术指标
22
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m~80g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%~90
%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值为7.5~9.5。
【条文释义】
由于公文的特殊地位,一方面要考虑其外观严肃、庄重,另一方面更要考虑其频繁使用和
作为档案长期保存的要求,因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。
公文用纸的质量为60g/m—80g/m的胶版印刷纸或复印纸,是综合考虑了公文用纸的经22
济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于60g/m的胶版印刷纸,2
一般公文用纸可以采用70g/m的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸2
张质量不高于80g/m的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法,各2
使用单位可根据自己的情况具体掌握,只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。
公文用纸纸张白度是根据与A等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张
白度的指标,进行分析总结得来的。纸张白度如果过低,看上去纸张较黑,如同报纸一般,很
不庄重;纸张白度过高,反光度加大,看上去晃眼,特别是在晚间,纸张白度过高,对视力影
响很大,时间长了很不舒服。
横向耐折度≥15次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆,必须保证一定的柔韧性。因为很
多公文需要在较多的层次传阅流转,如果公文用纸过脆,没看几次纸张就发生断裂,使公文不
能完整地保存,将直接影响公文效力的发挥。
不透明度≥85%是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高,
在正反两面所印的文字就会出现相互洇透,看上去文字很花很乱,导致印制质量不高,影响公
文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。
2
pH值为7.5—9.5是根据国家档案局制定的行业标准DA/T11一1994《文件用纸耐久性
测试法》中的相关规定确定的。
这项行业标准规定,存档时间在200年以上的一般耐久纸,其用纸的pH值应为7.5—9.
5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要,因此有必要对此项指标加以规定。
5
5
55公文用纸幅面及版面尺寸
5.1公文用纸幅面尺寸
GB/T148A4
GB/T148A4
公文用纸采用GGBB//TT114488中规定的AA44型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm,尺寸的
允许偏差见GB/T148。
5.2公文页边与版心尺寸
37mm1mm
37mm1mm
公文用纸天头(上白边)为:3377mmmm±11mmmm
公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm
版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)
【条文释义】
本标准改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型,而将公文用纸的幅面尺寸改为国
际标准纸型A4型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国
相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。
作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑:
(1)采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势
国际标准化组织(ISO)早在1975年就制定了书写纸(书写用纸即日常的办公用纸)的规格标
准,即ISO262:1975,其主要内容就是规定了书写用纸的规格为A4型(2l0mm×297mm)。这
种纸型由于充分考虑了人体工效的作用,即可容纳较多的信息,又大小适中,让使用者感觉比
较舒适。目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以A4型标准作为基本纸型的。
鉴于A4型纸是国际标准的纸型,因此得到各国和各国际组织的广泛应用,其公文用纸大多
是采用A4型纸。国际会议也无一不是采用A4型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中,
修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查,在所收集到的
公文范例中,无一不是采用A4型纸作为公文用纸。
(2)我国已基本具备采用国际标准A4型公文用纸的条件
我国在1987年和1988年分别等效ISO6716和ISO216制定了我国国家标准GB/T788
和GB/T148。但考虑到我国的实际情况,在这两项标准中,还规定了我国自己的标准16开型。
随着国际标准A4型的普及,各国普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸,同时各种办公自动
化设备具备处理A4型纸的功能,使A4型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。
为此GB/T148和GB/T788已作了修订,明确规定国际标准A系列作为书写纸和图书杂志开
本尺寸,这也为我国公文用纸采用国际标准A4型,使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。
(3)淘汰16开型纸的必要性及基本条件分析
长期以来,我国在公文用纸方面一直沿用16开型。这种纸型标准实际是日本早期用的标准。
现今日本已不再使用该种纸型。
用这种纸型印制的公文承载有效信息量小,不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。
16开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格,还有用B5型纸与16开型纸混用的。
纸型规格的不一,导致有的政府文件的前后页大小不一,公文质量受到影响,也不严肃。而国
际标准A4型规格比较严格,无论在哪里买到的A4型纸其误差不会超过1mm,可保证文件用纸
纸型的统一。因此淘汰16开型公文用纸纸型,采用国际标准A4型作为公文用纸是十分必要的。
将公文用纸由16开型改为国际标准A4型,是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了
解到的情况看,我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准A系列的印刷设备,
并将逐步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机,绝大部分都是以
3
A4型作为基本纸型,很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新,可以印制A4型公文。
目前,淘汰16开型纸,采用A4型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在《国家行
政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》国家标准中都明确规定公文用纸规格一般
采用国际标准A4型。
6
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66公文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。
【条文释义】
公文在一般情况下,除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外,其余部分
均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复,在此作总体规定。
7
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77排版规格与印制装订要求
7.1排版规格
7.1排版规格
77..11排排版版规规格格
32228
32228
正文用33号仿宋字,一般每面排2222行,每行排2288个字。
7.2制版要求
7.2制版要求
77..22制制版版要要求求
版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。
7.3
7.3
77..33印刷要求
印刷要求
印印刷刷要要求求
双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色
油墨应达到色谱所标Y80%,M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。
7.4装订要求
7.4装订要求
77..44装装订订要要求求
公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之
4mm1/4
4mm1/4
间误差不超过44mmmm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各11//44处,允许误差±
3mm~5mm
3mm~5mm
4mm。平订钉锯与书脊间的距离为33mmmm~~55mmmm;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不
可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm,四角成90°,无毛茬或缺损。
【条文释义】
长期以来,我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。因此一些公文在印制和装订
时由于不知道或不清楚有哪些统一要求,使得公文印制和装订不规范,质量差,也不严肃。所
以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来,主要目的是使从事公文印制和装订的同志
能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。
(1)在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。此规定,是为解决上述经常出现
在正常一面满排公文正文的情况下,应按照这一规定执行。但如果
在正常一面满排公文正文的情况下,应按照这一规定执行。但如果
的问题而采取的必要措施。在在正正常常一一面面满满排排公公文文正正文文的的情情况况下下,,应应按按照照这这一一规规定定执执行行。。但但如如果果
遇到下一面将有可能出现空白页时,就需要调整某一面的字数和行数,以保证下一面有公文的
遇到下一面将有可能出现空白页时,就需要调整某一面的字数和行数,以保证下一面有公文的
遇遇到到下下一一面面将将有有可可能能出出现现空空白白页页时时,,就就需需要要调调整整某某一一面面的的字字数数和和行行数数,,以以保保证证下下一一面面有有公公文文的的
正文内容。这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。
正文内容。这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。
正正文文内内容容。。这这种种情情况况就就属属特特殊殊情情况况。。所所以以在在标标准准中中规规定定的的一一般般情情况况是是相相对对特特殊殊情情况况而而言言的的。。
(2)在标准中给出制版要求,是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作
的规定,以保证公文印制质量,减少不合格公文的出现。
(3)在标准中给出印刷要求,是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标
准是有很多指标的,在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标;这些指标只要认
真对待是很容易实现的。值得提出的是,为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致,在
标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标,只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文,就
可以基本保证公文的颜色的相对一致。
(4)在标准中给出装订要求,是保证公文在装订过程中的质量控制。由于公文的特殊作用和
在我们的调查中发现,
在我们的调查中发现,
为保证公文的长期保存,对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。在在我我们们的的调调查查中中发发现现,,
一些公文在装订时不规范,散页明订的现象普遍,坏钉现象时有发生,钉锯的钉位也很不规范,
一些公文在装订时不规范,散页明订的现象普遍,坏钉现象时有发生,钉锯的钉位也很不规范,
一一些些公公文文在在装装订订时时不不规规范范,,散散页页明明订订的的现现象象普普遍遍,,坏坏钉钉现现象象时时有有发发生生,,钉钉锯锯的的钉钉位位也也很很不不规规范范,,
因而导致公文掉页现象出现,直接影响公文的完整性。
因而导致公文掉页现象出现,直接影响公文的完整性。
因因而而导导致致公公文文掉掉页页现现象象出出现现,,直直接接影影响响公公文文的的完完整整性性。。本标准将公文的装订要求加以规定,就
4
是对形成公文的最后一道工序严格把关,以保证公文的质量。
8
8
88公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽
156mm
156mm
度同版心,即115566mmmm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)
之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
【条文释义】
眉首、主体、版记置于公文首页红色反线(宽
眉首、主体、版记置于公文首页红色反线(宽
本标准将组成公文的各要素划分为眉眉首首、、主主体体、、版版记记三部分。置置于于公公文文首首页页红红色色反反线线((宽宽
度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的
度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的
度度同同版版心心,,即即115566mmmm))以以上上的的各各要要素素统统称称眉眉首首;;置置于于红红色色反反线线((不不含含))以以下下至至主主题题词词((不不含含))之之间间的的
各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
各各要要素素统统称称主主体体;;置置于于主主题题词词以以下下的的各各要要素素统统称称版版记记。。
本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分,是采用了具有多年从事公文处理工
作实践经验的同志的建议而确定的。其中“眉首”、“版记”两个概念在公文印制行业已多年使
用,“主体”是本标准提出的新概念。之所以这样划分,是为叙述方便,更重要的是这三个部分
各有其特点,具有相对的独立性,界限比较明显。眉首的特点是位置相对固定,掌握了本标准
对眉首所合各要素位置的规定,就可以设计文件的“红头”部分(具体设计方法后文介绍)。
主体的特点是位置经常变动,依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分,
称之为“主体”有其道理。
版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。由于按本标准的规定公文要双面印刷,版记
的位置有一个位于哪一面的问题;如果公文有附件,版记还有一个是放在正文后还是放在附件
之后的问题。因此版记有必要作为一个单独部分加以叙述。
用一个形象的比喻,眉首可称之为公文的“头”,主体称之为公文的“身”,版记称之为公
文的“脚”。把公文各要素分为“头”、“身”、“脚”三部分,既便于从总体上掌握其联系,又便
于对其进行“解剖”,掌握其区别。这是本标准对公文结构划分提出的新观点,也是本标准在结
构上的最大特点。
8.1眉首
8.1眉首
88..11眉眉首首
8.1.1公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号,
1
1
用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第11行。
【条文释义】
并不是所有的公文都需要编制份数序号。《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。如
果发文机关认为有必要,也可对不带密级的公文编制份数序号,如国务院文件都编有份数序号。
编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。当文件需要收回保管或
销毁的时候,就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。发文机关根据份数序号可以掌握
每一份公文的去向。因此,发文机关在发文和收文机关在收文时,都要登记份数序号。
本标准规定编制份数序号用阿拉伯数码,对编几位未作规定。
一般来说,应根据公文的份数来决定编几位,但至少应不少于两位,即“1”编为“01”,
如果单编“1”,会使人不知其意,以为是误印上去的。对份数序号,有的是用印号机手工在成
文上加盖,有的印刷设备带有印号功能,可以与成文同时印刷,对此本标准不作统一规定,公
文印发机夫可自行掌握。本标准规定份数序号的位置在版心左上角顶格第1行。
8.1.2秘密等级和保密期限
1
1
如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空11字;如
31
31
需同时标识秘密等级和保密期限,用33号黑体字,顶格标识在版心右上角第11行,秘密等级和
5
保密期限之间用“★”隔开。
【条文释义】
秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。根据《办法》的规定,涉及国家秘密的公文应
当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最
重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害;“机密”是重要的国家秘密,
泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害;“秘密”是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全
和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。
保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文针发单位能够知道保密期限,可按
照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限,在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。如:
绝密★3个月,意味着该公文属于绝密等级,保密的期限为3个月,过期即可解密。在此需要
说明的是,如不标识保密期限,秘密等级两字之间应空1字距离,如需标注保密期限,则秘密
等级的两字间则不空1字距离,以使该字段不致过长。
8.1.3紧急程度
如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如
需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识
2
2
在版心右上角第22行。
【条文释义】
紧急程度是对公文送达时限的要求。根据《办法》规定,紧急公文应当分别标明“特急”、
“急件”。具体“特急”和“急件”的时间要求是多少,由各地行政机关主管自行确定。在标准
中只规定紧急程度的标识位置是居于版心右上角顶格第1行。
如果遇到秘密等级和紧急程度需同时标识时,按照秘密等级在上、紧急程度在下的次序分
两行顶格标注在版心右上角。
8.1.4发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关
全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关
标识上边缘至版心上边缘为80mm。
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