DB3305/T 211-2021 民政社会救助档案管理规范

ICS03.080.20

A14

DB3305

浙江省湖州市地方标准

DB3305/T211—2021

民政社会救助档案管理规范

2021-11-15发布2021-11-16实施

湖州市市场监督管理局发布

DB3305/T211—2021

目次

前言................................................................................II

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语和定义........................................................................1

4基本要求..........................................................................1

5工作流程..........................................................................2

6档案收集..........................................................................2

7整理与归档........................................................................3

8利用..............................................................................5

9移交..............................................................................5

10鉴定.............................................................................5

11销毁.............................................................................5

12档案信息化.......................................................................5

附录A（规范性附录）社会救助档案的归档规范..........................................6

附录B（规范性附录）检索工具........................................................7

附录C（资料性附录）档案工作用表...................................................13

I

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前言

本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》给出的规则

起草。

本文件由湖州市民政局提出。

本文件由湖州市民政标准化技术委员会归口。

本文件主要起草单位：长兴县南太湖社会创新中心、湖州市民政局、长兴县民政局、长兴县档案管

理局。

本文件主要起草人：杜少杰、邱永芳、罗广平、谭秀芬、沈自强、王斌、杜琦、姚燕。

II

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民政社会救助档案管理规范

1范围

本文件规定了民政社会救助档案管理的基本要求、工作流程、档案收集、整理与归档、利用、移交、

鉴定、销毁、档案信息化等内容。

本文件适用于民政社会救助档案的管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

DA/T31纸质档案数字化规范

GB/T9705文书档案案卷格式

GB/T18894电子文件归档与管理规范

3术语和定义

3.1

民政社会救助档案

在民政部门管理职责范畴内，在最低生活保障、最低生活保障边缘、支出型贫困、特困供养人员、

临时救助等社会救助的审核、审批、日常管理和服务工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声

像等不同形式和载体的历史记录。

4基本要求

4.1组织管理

应实行统一领导、分级实施、分类管理、集中保管的原则。县（区）级民政部门、乡镇（街道）应

当分别建立民政社会救助档案,其中纸质档案管理要求应符合DA/T31的要求。

县（区）级民政部门负责本地区民政社会救助档案管理工作的领导，将档案管理工作纳入本地区社

会救助工作中统筹规划、组织协调、检查审核；县（区）级档案行政管理部门负责本地区民政社会救助

档案管理的监督指导；各乡镇（街道）按照分工负责要求，做好本级社会救助档案的收集、整理、归档、

保管和利用工作。

4.2人员要求

应明确分管领导，配备专（兼）职档案管理人员，并保持相对稳定，档案管理人员应具备专业知识，

熟悉业务。乡镇（街道）民政助理员应兼本辖区社会救助档案管理工作。

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4.3制度建设

4.3.1应建立立卷归档、保管、保密、利用、移交、统计、鉴定、销毁、登记备份、岗位职责等各项

制度，确保档案的真实性、完整性、系统性和有效性。

4.3.2档案管理部门应对可能发生的突发事件和自然灾害制定应急预案，提高对各种险情的应急抢险

能力,最大限度地防止灾害对档案可能造成的损害。

4.4档案室管理

县（区）级民政部门、乡镇（街道）应将民政社会救助业务档案保管纳入本级综合档案室集中统一

管理。有条件的单位也可单独设立专门档案室，档案室的安全管理应符合档案库房“八防”标准要求。

同时，根据需要配备适应档案现代化管理要求的信息技术设备及网络系统。

注：档案库房“八防”包括防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。

5工作流程

档案管理工作流程包括收集、整理与归档、统计、利用、移交、鉴定、销毁。

图1档案管理工作流程图

6档案收集

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6.1范围和期限

社会救助档案的归档规范和保管期限见附录A。

6.2收集要求

收集归档的民政社会救助文件材料应真实有效、信息完整、字迹工整、数字准确、图样清晰，签字

盖章、日期等具有法律效力的标识完整齐备，印刷书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保管要求。

7整理与归档

7.1分类

应分为5个类别，具体是：最低生活保障家庭档案（类别代码DB）、最低生活保障边缘家庭档案（类

别代码DBB）、支出型贫困家庭档案（类别代码ZP）、特困供养人员档案（类别代码TG）、临时救助档

案（类别代码LJ）。

7.2组卷

组卷应采用“年度-类别-县乡两级代码”方法，案卷原则上按照“一户一档”的方式整理归档。同

一类别同一户主内文件材料排列顺序相对一致。

7.3档号编制

档号编制由全宗号、年度、档案类别、县（区）级代码、乡级代码、案卷号、顺序号组成。

档号结构示例如下：

J072——2021˙DB——330522103——001——001

顺序号

案卷号

乡级代码

县（区）级代码

档案类别代码

年度

全宗号

其中，全宗号由县（区）级国家综合档案馆给定；档案类别号按照档案分类填写；县乡两级代码按

照行政区域代码划定填写；案卷号按照同一年度同一类别顺序依次编流水号，从“001”开始依次标注；

顺序号为一案卷内文件材料的流水号，从“001”开始依次标注。

7.4编目

目录应包括案卷级目录和卷内文件目录。

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7.4.1案卷级目录

应编制案卷级目录，案卷级目录著录项目应包括：档号、全宗号、年度、档案类别、县（区）级代

码、乡级代码、案卷号、案卷题名、保管期限、总页数、备注。档案案卷目录见附录表B.4。

7.4.2卷内文件目录

每卷应编制卷内文件级目录，卷内文件目录著录项目应包括：顺序号、文件编号、责任者、文件题

名、文件形成时间、页号、备注。卷内文件目录见附录表B.2。

7.5页号

卷内文件材料有书写内容的页面均应编制页号，单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书

写的文件材料，正面在右上角、背面在左上角编制页号。

7.6案卷封面

每卷应编制案卷封面。按照“一户一卷”要求填写案卷封面内容，案卷封面项目包括：全宗名称、

档案类别、案卷内容、卷内文件起止时间、保管期限、卷内件数和页数、归档号。案卷封面见附录表

B.1。

7.7卷内备考表

7.7.1每卷应填写卷内备考表。卷内备考表置于每卷档案最后一页，并与每卷档案合并装订，卷内备

考表见附录表B.3。

卷内备考表项目内容包括：

——本卷情况说明；

——立卷人：由责任立卷者签名；

——检查人：由案卷质量审核者签名；

——立卷时间：填写完成的立卷时间。

7.7.2本卷情况说明内容包括：

——填写卷内文件缺损；

——修改；

——补充；

——移出；

——销毁。

7.8装盒

7.8.1编写要求

档案盒应填写档案盒封面和档案盒背脊内容。档案盒封面由全宗名称、档案类别构成；档案盒背脊

由全宗名称、年度、档案类别号、起止案卷号构成。档案盒背脊见附录表B.6。

7.8.2字迹要求

档案盒上各项目应逐项按规定使用符合耐久性要求的字迹材料，字迹工整、清晰，也可按要求打印。

每个案卷装订后装入档案盒内，可一卷或多卷装入盒内。

7.8.3尺寸要求

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档案盒的制作材料及外形尺寸应符合国家相关标准要求。外形尺寸应符合GB/T9705要求。

7.9统计

应建立民政社会救助档案统计台帐，对档案的收进和移出、保管数量、借阅、销毁等档案实体和利

用情况，进行及时、准确统计和登记。统计表和统计汇总表见附录表C.4和C.5。

8利用

应供社会救助管理部门使用，除依法公示的内容外不得对外公布，未经许可不得对外公布有关统计

数据。上级单位、监察机关、审计机关、公安机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅社会救助

档案。其它单位、组织和个人要求查阅社会救助档案需经主管领导审批。任何利用者要严格遵守借阅制

度，不得丢失、抽取、篡改、销毁档案。社会救助档案利用登记单见附录表C.6。

9移交

9.1应按照国家和省有关档案法律法规要求向县（区）级国家综合档案馆移交档案。

9.2移交档案时，由交接双方对照移交清册核对案卷数量，查验案卷质量、内容和检索工具，确保档案

真实完整、账物相符。

10鉴定

每年开展一次民政社会救助档案鉴定工作，成立鉴定工作领导小组，由档案管理人员和业务部门人

员，至少两名工作人员以上，共同对档案进行鉴定。

11销毁

对确无保存价值的档案，应报县（区）级以上人民政府民政部门审核，经同意后形成销毁报告及清

册，社会救助材料销毁表按附录表C.3格式编制，并报县（区）级档案行政管理部门备案，严禁擅自出

卖或销毁档案。销毁档案时应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密，档案销毁后应出具销毁报告，

监销人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。档案销毁清册应归入全宗卷保存。

12档案信息化

12.1电子文件归档

电子文件归档应符合GB/T18894的要求并做好整理、保管、备份、利用等工作。应利用信息化技术

管理档案，建立民政社会救助档案目录数据库和全文数据库，实现计算机检索。开展纸质档案数字化扫

描工作，实现全文数字化。

12.2登记备份

每年向县（区）级档案行政管理部门做好民政社会救助档案数字化成果登记备份工作。

5

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AA

附录A

（规范性附录）

社会救助档案的归档规范

社会救助档案的归档规范和保管期限见表A.1。

类别