DB3311/T 120-2019 政务服务网“最多跑一次”电子档案元数据规范

ICS01.140.20

A14

DB3311

浙江省丽水市地方标准

DB3311/T120—2019

政务服务网“最多跑一次”电子档案

元数据规范

2019-12-26发布2020-01-26实施

丽水市市场监督管理局发布

DB3311/T120—2019

目次

前言IV

引言V

1范围1

2规范性引用文件1

3术语和定义1

4元数据元素、结构及描述方法3

4.1元数据元素及结构3

4.2元数据的描述方法5

5文件实体元数据元素描述6

5.1聚合层次AggregationLevel6

5.2来源Provenance7

5.2.1档案馆名称ArchivesName8

5.2.2档案馆代码ArchivesIdentifier8

5.2.3全宗名称FondsName9

5.2.4立档单位名称FondsConstitutingUnitName9

5.2.5部门标识DepartmentId10

5.2.6部门组织机构代码OrganizationCode10

5.3载体包号PackageId11

5.4档号ArchivalCode11

5.4.1全宗号FondsIdentifier12

5.4.2类别号CategoryCode13

5.4.3权力事项类型代码ApprovalCategoryCode13

5.4.4主项编码MainCoding14

5.4.5子项编码SubitemCoding15

5.4.6年度Year15

5.4.7保管期限Retentionperiod16

5.4.8室编件号AgencyItemNumber17

5.4.9馆编件号ArchivesItemNumber17

5.5内容描述ContentDescription18

5.5.1申报号DeclarationNumber19

5.5.2申报时间DeclarationTime20

5.5.3事项唯一标识ApprovalUniqueIdentification20

5.5.4题名Title21

5.5.5事项名称ApprovalName21

5.5.6事项类型ApprovalCategory22

I

DB3311/T120—2019

5.5.7行政相对人名称ApprovalObjectName22

5.5.8行政相对人手机号码ApprovalobjectPhoneNumber23

5.5.9行政相对人电话号码ApprovalObjectTelephoneNumber23

5.5.10行政相对人地址ApprovalObjectAddress24

5.5.11行政相对人证件类型ApprovalObjectCertificateType24

5.5.12行政相对人证件号码ApprovalObjectCertificateNumber25

5.5.13法定代表人LegalRepresentativeName25

5.5.14责任处室AdmissibleDepartment26

5.5.15办件类型ProcessType26

5.5.16收件人AddresseeName27

5.5.17审核人AuditorName27

5.5.18审批人ApproverName28

5.5.19办结时间ProcessTime28

5.5.20办件结果编号ProcessNumber29

5.5.21意见类型OpinionType29

5.5.22审批意见Opinion30

5.6形式特征FormalCharacteristics31

5.6.1文件组合类型DocumentAggregationType31

5.6.2文件名称DocumentName32

5.6.3文件类型DocumentType32

5.6.4件数Items33

5.6.5页数Pages33

5.6.6语种Language34

5.7电子属性ElectronicAttributes34

5.7.1格式信息FormatInformation35

5.7.2计算机文件名ComputerFileName36

5.7.3计算机文件大小ComputerFileSize36

5.7.4文档创建方法DocumentCreationMethod37

5.7.5文档创建时间DocumentCreationTime37

5.8电子签名ElectronicSignature38

5.8.1签名规则SignatureRules38

5.8.2签名时间SignatureTime39

5.8.3签名人Signer39

5.8.4证书Certificate40

5.8.5证书引证CertificateReference40

5.8.6签名算法标识CertificateReference41

5.9存储位置StorageLocation41

5.9.1归档信息包路径ArchivalInformationPackagePath42

5.9.2归档文件路径FilePath42

5.9.3实体档案位置ArchivesLocation43

5.9.4OFD档案位置OFDFilePath43

5.10权限管理RightsManagement44

II

DB3311/T120—2019

5.10.1公开属性PublicAttribute44

5.10.2密级Classification45

5.10.3保密期限DurationofConfidentiality46

5.11附件信息AttachmentInformation46

6机构人员描述47

6.1机构人员类型AgentType47

6.2机构名称Agentname47

6.3角色Role48

7业务行为48

7.1收件Receipt48

7.2受理Acceptance49

7.3审核ToExamine49

7.4审批Approval50

7.5发证Certification50

7.6送达service51

参考文献52

III

DB3311/T120—2019

前言

本标准依据GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本标准由丽水市档案馆提出，由丽水市档案局归口。

本标准起草单位：丽水市档案馆。

本标准起草人：邱文锋、朱悦华、王正媛、胡红睿。

本标准属首次发布。

IV

DB3311/T120—2019

引言

元数据是描述文件背景、内容、结构及其管理过程的数据。元数据管理有助于保证电子档案的真

实性、完整性、可靠性、可用性，保障电子档案的原始凭证特征，便于对电子档案的理解、管理、交换

和利用，便于政务服务网“最多跑一次”电子档案利用和电子出证的来源可追溯，是政务服务网电子档

案管理中必不可少的组成部分。

V

DB3311/T120—2019

政务服务网“最多跑一次”电子档案元数据规范

1范围

本标准规定了“最多跑一次”电子档案形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、

捕获、著录的一般要求。

本标准适用于各级档案馆和各级机关政务服务网内形成的电子档案，其它企事业单位和社会组织可

以参照执行。

2规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的

修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用

于本标准。

GB/T2260中华人民共和国行政区划代码

GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集基本集

GB/T4880.2语种代码名称第2部分：3字母代码（eqvISO639-2:1998）

GB/T4881中国语种代码

GB/T7156-2003文献保密等级代码与标识

GB/T7408-2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（idtISO8601:2000）

GB/T11714-1997全国组织机构代码编制规则

GB/T13967-1992全宗单

GB18030-2005信息技术中文编码字符集

GB/T18391（所有部分）数据元的规范与标准化[idtISO/IEC11179（所有部分）]

GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范

DA/T1-2000档案工作基本术语

DA/T13-1994档号编制规则

DA/T14-1994全宗指南编制规范

DA/T18-1999档案著录规则

DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范

国档发〔1987〕4号编制全国档案馆名称代码实施细则

中国档案分类法

中国档案主题词表

ISO15489-1:2001信息与文献文件管理第1部分通用原则

ISO23081-1:2006信息与文献文件管理流程文件元数据第1部分原则

ISO/TS23081-2:2007信息与文献文件管理流程文件元数据第2部分概念与执行事宜

DB33/T2036.3-2017政务服务网电子文件归档数据规范

3术语和定义

1

DB3311/T120—2019

DA/T1-2000、DB33T2036.3-2017中界定的以及下列术语和定义均适合本标准。

3.1

文件Records

机构或个人在履行法定义务或业务事务活动过程形成、收到并保管的作为证据和信息的记录。

3.2

电子文件ElectronicRecords

行政机关或依法具有管理公共事务职能的组织（以下简称行政机关）通过浙江政务服务网履行行政

管理、公共服务等职能活动中形成、接收或交换共享的文字、图表、图像、音频、视频、数据库等不同

形式的电子信息记录。

3.3

存档信息包ArchivalInformationPackage

为便于传输管理和保证齐全完整，对电子档案以办理事项为基本单位进行组件、打包所形成的信息

整体。

3.4

电子文件号ElectronicRecordCode

在浙江政务服务网电子文件归档过程中，系统根据一定的规则赋予存档信息包的唯一编号。

3.5

组合文件CombinedRecords

由若干个联系紧密的文档组成，视为一个文件著录的文件集合体。

3.6

文档Document

归档文件最小的文件单元，可以是一个独立的自然件，也可以是组合文件中的某一自然件或某一自

然件的附件。

3.7

OFDOpenFixedlayoutDocument

开放版式文档。

3.8

元数据Metadata

描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。

3.9

2

DB3311/T120—2019

元素Element

通过标识、定义、约束性、值域等一系列属性描述的一个数据单元。

3.10

简单型SimpleType

不具有子元素的元素所对应的元素类型。

3.11

容器型ContainerType

具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型。

3.12

复合型CompoundType

本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型。

3.13

捕获Capture

适时获取电子文件及其元数据的方法和过程。

3.14

实体Entity

任何已经存在的、将要存在的或可能存在的具体的或抽象的事物，包括事物间的联系。

4元数据元素、结构及描述方法

4.1元数据元素及结构

本标准参考ISO23081，将电子档案元数据从概念层次上区分为文件实体元数据、机构人员实体元

数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个域，每个域包含的元数据元素及其结构规定如下：

表1文件实体元数据

编号元数据编号元数据

M1聚合层次————

M2来源M3档案馆名称

M4档案馆代码

M5全宗名称

M6立档单位名称

M7部门标识

3

DB3311/T120—2019

表1文件实体元数据（续）

编号元数据编号元数据

M8部门组织机构代码

M9载体包号————

M10档号M11全宗号

M12类别号

M13权力事项类型代码

M14主项编码

M15子项编码

M16年度

M17保管期限

M18室编件号

M19馆编件号

M20内容描述M21申报号

M22申报时间

M23事项唯一标识

M24题名

M25事项名称

M26事项类型

M27行政相对人名称

M28行政相对人手机号

M29行政相对人电话

M30行政相对人地址

M31行政相对人证件类型

M32行政相对人证件号

M33法定代表人

M34责任处室

M35办件类型

M36收件人

M37审核人

M38审批人

M39办结时间

M40办件结果编号

M41意见类型

M42审批意见

M43形式特征M44文件组合类型

M45文件名称

M46文件类型

M47件数

M48页数

4

DB3311/T120—2019

表1文件实体元数据（续）

编号元数据编号元数据

M49语种

M50电子属性M51格式信息

M52计算机文件名

M53计算机文件大小

M54文档创建方法

M55文档创建时间

M56电子签章M57签名规则

M58签名时间

M59签名单位

M60证书

M61证书引证

M62签名算法标识

M63存储位置M64归档信息包路径

M65归档文件路径

M66实体档案位置

M67OFD档案路径

M68权限管理M69信息公开属性

M70文件密级

M71保密期限

M72附件信息————

表2机构人员实体元数据

编号元数据

M73机构人员类型

M74机构人员名称

表3业务行为元数据

编号元数据

M75人员角色

M76收件

M77受理

M78审核

M79审批

M80发证

M81送达

4.2元数据的描述方法

本标准参考ISO/IEC11179.3：2003，采用表5所示方法对元数据元素进行描述。

5

DB3311/T120—2019

本标准所描述的元数据元素有四个属性相同：

——注册版本：1.0；

——注册机构：丽水市档案局

——字符集：GB2312—1980、GB1803—2005；

——语言：中文。

表4元数据描述方法

编号按一定规则排列的元数据的顺序号

中文名称元数据元素的中文标识

英文名称元数据元素的英文标识

定义元数据元素含义的描述

目的描述该元数据元素必要性和作用

约束性说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”

表示必须采用；“条件选”表示满足某一特定条件，则必须采用；“可选”指根据用

户需要选用或不选用。

可重复性元数据元素是否可以重复出现

元素类型元数据元素所属的分类。本标准元素分为容器型、基本型和复合型。

数据类型为表达元数据元素值而规定的值集合的描述符。本标准数据类型包括字符型、数值型、

日期时间型。容器型元素没有数据类型。

编码修饰体系对该元数据元素信息的描述应遵循的编码规则

值域可以分配给元数据元素的值

缺省值该元数据元素的默认值

子元素该元数据元素具有的下属元素

信息来源元数据元素值的来源

相关元素与该元素有密切联系的元素

注释对元素的进一步说明

5文件实体元数据元素描述

5.1聚合层次AggregationLevel

表5聚合层次

编号M1

中文名称聚合层次

英文名称Aggregationlevel

定义电子档案在分类、整理、著录、保管和提供利用时，作为个体和特定群体的控制层次。

如宗、目、卷、件等

目的利于对电子档案的管理，为电子档案在某一层次的著录、检索提供条件

约束性必选

可重复性不可重复

6

DB3311/T120—2019

表5聚合层次（续）

编号M1

元素类型简单型

数据类型字符型

编码修饰体系——

值域案卷

文件

缺省值案卷

子元素——

信息来源在形成、处理、管理电子档案的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

相关元素文件组合类型（M44）

注释推荐使用预定义值域列表选择著录

5.2来源Provenance

表6来源

编号M2

中文名称来源

英文名称Provenance

定义对形成、归档、移交、保管电子档案的单位（个人）和全宗的描述

目的提供电子档案的背景信息，利于对行政权力事项电子档案的理解、管理和利用，用于

来源的可追溯

约束性必选

可重复性不可重复

元素类型容器型

数据类型——

编码修饰体系——

值域——

缺省值——

子元素档案馆名称（M3）

档案馆代码（M4）

全宗名称（M5）

立档单位名称（M6）

部门标识（M7）

部门组织机构代码(M8

信息来源在行政权力运行系统中采集，或手工著录

相关元素——

5.2.1档案馆名称ArchivesName

7

DB3311/T120—2019

表7档案馆名称

编号M3

中文名称档案馆名称

英文名称Archivesname

定义集中管理特定范围档案的专门机构的名称

目的标识电子档案所属馆藏机构，利于电子档案交换、公布和全国性、区域性目录中心建设

约束性条件选

可重复性不可重复

元素类型简单型

数据类型字符型

编码修饰体系——

值域——

缺省值——

子元素——

信息来源在管理电子档案的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

相关元素档案馆代码（M4）

注释由档案馆著录，在建立目录中心或公布、交换电子档案时，本元素必选。推荐使用预定

义值域列表选择著录

5.2.2档案馆代码ArchivesIdentifier

表8档案馆代码

编号M4

中文名称档案馆代码

英文名称Archivesidentifier

定义依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》对档案馆所赋予的代码

目的唯一标识档案馆，利于电子档案的管理和利用

约束性条件选

可重复性不可重复

元素类型简单型

数据类型字符型

编码修饰体系标识名称

国档发（1987）4号编制全国档案馆名称代码实施细则

值域——

缺省值——

子元素——

信息来源在管理电子档案的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

相关元素档案馆名称（M3）

注释由档案馆著录，在建立目录中心或公布、交换电子档案时，本元素必选。推荐使用预

定义值域列表选择著录

8

DB3311/T120—2019

5.2.3全宗名称FondsName

表9全宗名称

编号M5

中文名称全宗名称

英文名称Fondsname

定义档案馆（室）赋予全宗的标识

目的区分电子档案来源，利于电子档案的有序管理，提供检索点

约束性条件选

可重复性不可重复

元素类型简单型

数据类型字符型

编码修饰体系——

值域——

缺省值——

子元素——

信息来源在形成、处理、管理电子档案的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

相关元素立档单位名称（M6）

全宗号（M11）

注释全宗名称一般由接收、保管电子档案的档案馆（室）给定，当给定全宗名称时，本元

素必选。推荐使用预定义值域列表选择著录

5.2.4立档单位名称FondsConstitutingUnitName

表10立档单位名称

编号M6

中文名称立档单位名称

英文名称Fondsconstituting