DB42/T 1481-2018 湖北省纸质城建档案数字化技术规程

ICS35.240.30

L70

备案号：DB42

湖北省地方标准

DB42/T1481-2018

湖北省纸质城建档案数字化技术规程

Specificationfordigitizationof

paper-basedurbanconstructionarchivesofHubeiprovince

(报批稿)

2018-11-05发布2018-12-19实施

湖北省住房和城乡建设厅

联合发布

湖北省市场监督管理局

DB42/T1481-2018

目次

前言..................................................................................................................................................III

1范围...............................................................................................................................................1

2规范性引用文件...........................................................................................................................1

3术语和定义...................................................................................................................................1

4档案数字化要求...........................................................................................................................2

4.1一般要求.................................................................................................................................................2

4.2管理要求.................................................................................................................................................2

5档案数字化流程...........................................................................................................................2

5.1档案出库.................................................................................................................................................2

5.2档案数字化前处理.................................................................................................................................3

5.3信息著录.................................................................................................................................................3

5.4档案扫描.................................................................................................................................................3

5.5图像处理.................................................................................................................................................5

5.6数据挂接.................................................................................................................................................5

5.7档案归还.................................................................................................................................................6

6档案数字化验收和移交...............................................................................................................6

6.1验收指标.................................................................................................................................................6

6.2验收内容.................................................................................................................................................6

6.3验收移交.................................................................................................................................................6

附录A（资料性附录）纸质城建档案数字化采集的基本元数据项........................................8

附录B（资料性附录）纸质城建档案数字化登记表示例........................................................9

参考文献.........................................................................................................................................17

I

DB42/T1481-2018

前言

本规程按照GB/T1.1-2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。

为了加强对湖北省纸质城建档案数字化加工的规范化管理，本规程依据《纸质档案数字化技术规范》

（DA/T31-2017）、《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）、《建设电子文件与电子档案归

档规范》（CJJ/T117-2017）等，由湖北省城乡建设发展中心组织编制。

在规程编制过程中，编制组对湖北省城建档案管理机构进行了较为广泛的调查研究，认真总结了湖

北省馆藏城建档案数字化加工工作经验，同时，借鉴了国内相关城市的先进经验，并在广泛征求意见的

基础上，制定本规程。

本规程的主要内容包括：范围、规范性引用文件、术语和定义、档案数字化要求、档案数字化流程、

档案数字化验收与移交及附录。

本规程由湖北省住房和城乡建设厅提出。

本规程由湖北省住房和城乡建设厅归口管理。

本规程由湖北省城乡建设发展中心负责具体技术内容的解释。本规程在执行过程中，如有意见和建

议请随时反馈给湖北省城乡建设发展中心（地址：武汉市武昌区中南路12号，邮编：430071），以供

今后修订时参考。

本规程起草单位：湖北省城乡建设发展中心、深圳市世纪伟图科技开发有限公司、武汉市城建档案

馆、荆州市城建档案馆、襄阳市城建档案馆、荆门市城建档案馆、潜江市城建档案馆。

本规程主要起草人：何倩、崔丽梅、沈东辉、杨俊、郭艳萍、郑刚、王玮。

本规程参加起草人：黄伟斌、艾鹏、腰明凡、王幸军、卫洪斌、周游、王笈。

本规程审查人：张德津、王昌顺、姜燕平、周健民、黄飞、戴剑锋、欧娜。

III

DB42/T1481-2018

湖北省纸质城建档案数字化规程

1范围

本规程规定了湖北省纸质城建档案数字化技术和管理要求。

本规程适用于采用扫描设备对纸质城建档案的数字化加工过程的管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T50323城市建设档案著录规范

GB/T50328建设工程文件归档规范

DA/T1档案工作基本术语

DA/T31纸质档案数字化技术规范

CJJ/T117建设电子文件与电子档案归档规范

CJJ/T187建设电子档案元数据标准

3术语和定义

下列术语和定义适用于本规程。

3.1

纸质城建档案数字化digitizationofpaper-basedurbanconstructionarchives

采用扫描仪等设备对纸质城建档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上

的数字图像的处理过程，简称档案数字化。

3.2

档案出库fileoutofthearchivalrepository

档案离开库房时所进行的清点、复核、登记等工作的总称。

1

DB42/T1481-2018

3.3

档案入库fileintothearchivalrepository

档案归档进入库房时所进行的点交、核查、签收等工作的总称。

3.4

数据挂接dataconnection

将档案数字化过程中形成的文件级条目与相应的数字图像的关联。

4档案数字化要求

4.1一般要求

4.1.1各城建档案管理机构应根据馆藏档案的情况统筹规划、科学开展档案数字化工作。

4.1.2档案数字化的基本流程主要包括：档案出库、档案数字化前处理、信息著录、档案扫描、图像

处理、数据挂接、档案归还。

4.1.3档案数字化加工应使用档案数字化加工软件进行操作。

4.2管理要求

4.2.1应建立档案数字化工作组织和制度，并配备专业管理人员及加工场地。

4.2.2应加强档案数字化各环节的安全管理，避免或减少各环节操作对纸质城建档案实体的破坏，确

保纸质城建档案实体和档案信息的安全。

4.2.3档案数字化过程中，应自动记录并有效管理生成的电子文件元数据。元数据元素的确定应符合

《建设电子档案元数据标准》（CJJ∕T187）和《纸质城建档案数字化采集的基本元数据项》（见附录

A.1）提出的要求。

4.2.4应采取有效的管理和技术手段，对档案数字化加工进行有效管理，确保档案数字化工作质量。

4.2.5数字化加工涉密城建档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。

5档案数字化流程

5.1档案出库

2

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5.1.1档案数字化加工单位应按规定办理档案出库手续。库房管理部门按相关要求对出库档案进行档

案清点和填写《城建档案出入库登记表》（见附录B.1），双方共同复核无误后，交接出库。

5.1.2档案出库后，应确保纸质档案实体安全，做好防潮、防火、防盗等安全措施。

5.