DB15/T 2008-2020 党政机关会议服务规范

ICS03.080.01

CCSA01

DB15

内蒙古自治区地方标准

DB15/T2008—2020

党政机关会议服务规范

Specificationforgovernmentconferenceservice

2020-10-26发布2020-11-26实施

内蒙古自治区市场监督管理局发布

DB15/T2008—2020

目次

前言................................................................................II

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语和定义........................................................................1

4基本要求..........................................................................1

4.1组织管理......................................................................1

4.2设施设备用品..................................................................2

4.3人员管理......................................................................2

4.4信息管理......................................................................2

4.5安全与应急....................................................................3

4.6保密措施......................................................................3

5会议服务共性要求..................................................................3

5.1会前准备......................................................................3

5.2会中服务......................................................................5

5.3会后整理......................................................................5

6会议服务个性要求..................................................................5

6.1涉密会议......................................................................5

6.2会见..........................................................................6

6.3签约仪式......................................................................6

6.4新闻发布会....................................................................6

6.5宪法宣誓仪式..................................................................6

6.6会议颁奖......................................................................7

7服务评价与改进....................................................................7

7.1服务评价......................................................................7

7.2服务改进......................................................................7

附录A（资料性）工勤员个人信息登记表................................................8

附录B（规范性）工勤员礼仪要求......................................................9

附录C（资料性）工勤员服务质量考核表...............................................12

附录D（资料性）会议服务相关表格...................................................13

附录E（规范性）宪法宣誓仪式站位图.................................................15

附录F（规范性）宪法宣誓仪式流程及要求.............................................16

附录G（资料性）会议服务满意度调查表...............................................17

I

DB15/T2008—2020

前言

本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起

草。

本文件由内蒙古自治区机关事务管理局提出并归口。

本文件起草单位：内蒙古自治区机关事务管理局、内蒙古自治区标准化院。

本文件主要起草人：刘满义、诺拉、王晓丽、张克勤、宋茂、成丽红、刘航、段程博、张莫日根、

朱晓春、蒋柠。

II

DB15/T2008—2020

党政机关会议服务规范

1范围

本文件规定了党政机关会议服务的基本要求、会议服务共性要求、会议服务个性要求、服务评

价与改进等内容。

本文件适用于党政机关会议服务，其他会议服务也可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用

文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）

适用于本文件。

GB/T30520会议分类和术语

3术语和定义

GB/T30520界定的术语和定义适用于本文件。为便于使用，以下重复列出了GB/T30520中的某

些术语和定义。

3.1

会议meeting;conference;convention;congress

在特定的时间和空间，通过讲话、发言、讨论、答辩、观摩、演示、商议、表决等多种形式以

达到安排工作、议事协调、交流信息、政策宣传、传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活

动。

[来源：GB/T30520-2014，3.11]

3.2

党政机关会议govermengtofficesmeetings

党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关，以及各民主党派、工商联、

各人民团体和参照公务员法管理的事业单位主办的会议。

3.3

会议服务conferenceservices

为党政机关提供会议预定、接待、保障的服务工作。

4基本要求

1

DB15/T2008—2020

4.1组织管理

4.1.1建立与会议服务相对应的各类组织机构，明确各部门和岗位工作职责和权限。为各岗位建立

服务流程和技术规范，并在工作中贯彻落实。

4.1.2建立完善的机关会议服务管理制度，包括：安全管理、档案管理、设备操作、会议接待、礼

宾培训、环境卫生等规章制度。

4.1.3建立与相关部门有效的沟通机制，确保会议有序进行。

4.1.4建立科学、合理的服务质量体系，对服务资源、服务过程、服务监督与改进进行管理。

4.2设施设备用品

4.2.1会场应具备基本的桌椅、扩声、灯光、电子屏系统，特殊会议场所应具备投票、表决、签到、

保安和视频会议系统。

4.2.2会场应提供环保可再生的服务用品。

4.2.3会场应提供垃圾分类设施、标识。

4.2.4会场设备设施系统应符合国家和行业规定的设计标准，设施设备供应商宜具备质量管理体系

认证和环境管理体系资格证书。

4.2.5定期检查、维修、保养设施设备用品，并做好相应记录。

4.2.6明确维保责任，保证维护保养设施的安全技术性能符合安全要求。

4.3人员管理

4.3.1工勤员是负责党政机关会议服务工作的工作人员。

4.3.2根据需要设定服务岗位，实行岗位责任制。

4.3.3登记工勤员个人信息，建立工作人员上岗程序，工勤员个人信息登记表参见附录A中表A.1。

4.3.4根据岗位职责安排岗前培训，专业技能岗位人员安排法律法规、职业道德、业务技能等培训，

考核合格持证上岗。

a)培训内容

可包括但不限于：

1)会议服务的理论知识；

2)仪表、仪容、仪态、规范用语，工勤员礼仪要求参见附录B；

3)保密政策文件及相关制度；

4)安全管理与安全检查；

5)技术人员专业技能；

6)工勤服务人员服务技能；

7)应对会议突发事件处理能力；

8)普通话及运用外语的能力等。

b)培训方式

可包括但不限于：

1)聘请专业培训机构；

2)组织内部指导和实训；

3)定期进行演练、考试等。

4.3.5定期对工勤员进行考核考评，对培训效果进行评价。工勤员服务质量考核表参见附录C。

2

DB15/T2008—2020

4.4信息管理

4.4.1在采取保密措施后，留存会议相关信息，建立收集信息资源的渠道，对获取的信息进行汇总、

分析，并及时给予相关方反馈。

4.4.2建立会议预定、会议要求、参会人员、会议时间的信息化管理系统。

4.4.3建立会议室使用内部查询系统。

4.4.4建立会议类型、标准、规格的数据分析系统。

4.4.5建立服务案例分析平台。

4.5安全与应急

4.5.1制定消防疏散应急预案、设备保障应急预案、自然灾害应急预案等突发事件应急预案，成立

应急处置小组。

4.5.2会议室显著位置定制安全疏散示意图。

4.5.3每年至少开展一次安全隐患排查，并及时进行整改。

4.5.4做好安全事故和自然灾害的防控措施。

4.5.5每年至少组织一次工勤员进行安全知识、应急救援知识教育和实战演练。

4.5.6建立安全巡查制度，配备足够的应急处置队伍和应急装备、器材。

4.5.7具有完善的视频监控系统、消防设施设备和安全防范设施设备，由专业人员负责操作。

4.6保密措施

4.6.1建立会议保密制度，确定保密责任人，定期开展全员保密教育，明确保密纪律。

4.6.2工勤员上会期间不应使用手机、对讲机等无线通讯工具。

4.6.3会议开始前，清理无关人员，对会议室及通信、办公、音视频等设备的保密性能进行检查；

会议期间，巡视检查有无违反保密纪律的行为和泄密隐患；会议结束后，对会场进行检查，防止遗

留涉密文件和物品。

4.6.4应配备必要的保密设施设备。

4.6.5重要、涉密会议应遵守相关规定。

5会议服务共性要求

5.1会前准备

5.1.1会议预订

5.1.1.1受理预订信息，了解会议类型、召开时间、地点、人数、接待规格、会议流程、会议联系

人及重要参会人员需求。会议预订记录表参见附件D中表D.1。

5.1.1.2会议预定采取内部局域网的形式，重要或涉密会议使用纸质通知单。

5.1.1.3收到服务通知后，应在30min内制定服务方案，大型会议应在主办方确定会议相关事宜

后1h内制定服务方案。

5.1.1.4大型会议分别在会前24h、会前2h主动与主办方沟通，确认主办方无更改要求。

5.1.1.5对于座次图等重要变更事项应有主办方文字记录。

5.1.1.6了解会议所需音频、视频设备类型和数量，确定设备摆放位置和其他特殊需求。

5.1.1.7通知相关业务部门进行配合。会议通知单参见附录D中表D.2。

3

DB15/T2008—2020

5.1.2人员组织

5.1.2.1根据会议规格、会场所在区域分配工勤员接受任务并布置会场。

5.1.2.2会议开始前30min，工勤员到位，按照会议接待任务分工表进行准备，任务分工表参见

附件D中表D.3。

5.1.3会场布置

5.1.3.1会场清洁应在会前1h完成。

5.1.3.2地面、会议桌、椅子、抽屉等看到的地方无污迹，摸到的地方无灰尘，玻璃保持明亮洁净，

设备用品无损坏。

5.1.3.3会场、房间空气清新无异味，提倡使用自然通风。

5.1.3.4工勤员应在会前1h，打开空调并关窗，避免冷气或热风外流，确保夏季空调温度设置不

得低于26℃，冬季空调温度设置不高于20℃。

5.1.3.5工勤员应在会前40min完成会场物品摆放，茶杯、桌椅等保持横、竖、斜一条线，所有

用品名称和标识面向参会人员。

5.1.3.6需悬挂会标的，会标应居中布置。

5.1.3.7摆放会议桌椅按主办方要求布置。

5.1.3.8摆放桌签以座位为中心线并与会议桌的上沿对齐。

5.1.3.9摆放会议资料、稿纸居中并与桌下沿对齐（会议材料摆放左侧，稿纸摆放右侧）。

5.1.3.10摆放签字笔在稿纸的右下角45°，商标向上。

5.1.3.11摆放茶杯盘在距稿纸的上沿右侧2cm成水平线。

5.1.3.12摆放茶杯、自助壶在茶杯盘、壶垫居中位置，把手向右。

5.1.3.13会场电脑及投影电源线布线整齐。

5.1.3.14话筒摆放应符合以下要求：

a)话筒摆放高度为20cm，且要求高度、弧度、边距呈一条直线；

b)主要参会人员需摆放2支话筒，具体可根据会场需求做调整；

c)话筒线的布线宜隐藏，不能隐藏时走线横平竖直直线布置，设置带有明显标识的固定装置。

5.1.3.15主办方对物品摆放有特殊要求的按要求摆放。

5.1.3.16桌面物品摆放见图1。

图1桌面物品摆放

4

DB15/T2008—2020

5.1.4设施设备布置与调试

5.1.4.1对常规会议，应及时布置调试音频设备，根据会场需求摆放调试话筒，以保证会议效果。

5.1.4.2对电视电话会议及使用多媒体会议，会议服务承办方会前应与会议主办方对接，提前按会

议议程调试好音频、视频设备，按要求做好