GB/T 26163.1-2010 信息与文献 文件管理过程 文件元数据 第1部分：原则

ICS

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中华人民共和国国家标准

26163．1—2010／ISO

GB／T

信息与文献文件管理过程文件元数据

第1部分：原则

Informationanddocumentation--Records

managementprocesses--

for

Metadatarecords—Part

1：Principles

(IS023081—1：2006，IDT)

2011—01—14发布

宰瞀鹛鬻瓣警麟赞星发布中国国家标准化管理委员会议19

2308卜1：2006

GB／T26163．!--2010／iso

目次

前言……………………

引言……………·····…………………-

1范围………………·IⅡ1

2规范性引用文件………………····1

3术语和定义…………·…………·………………··1

4文件管理元数据…………………·l

5文件管理元数据的意义与作用…·2

5．1文件管理元数据的一般作用…-2

5．2组织机构宜使用的文件管理元数据………····2

6职责………………·3

7与其他元数据领域相关的文件管理元数据……·4

7．1概述……·…·…一4

7．2电子业务元数据……·…………4

7．3信息保存元数据………………·4

7．4资源描述元数据…···…………·4

7．5资源发现元数据………………·

7．6权限管理元数据…·…·………··

8元数据的管理……·

8．1概述………………··…………一5：5

8．2元数据的应用级次···…………·5

8．3在文件生命周期内宜形成及应用元数据的节点5

8．4元数据管理的过程……………·5

8．5元数据结构……·7

8．6系统的作用……·8

9支持GB／T26162．1所需的元数据类型………·8

9．1元数据类型的概述……………-8

9．2关于文件自身的元数据………·9

9．3关于业务规章制度、方针和法规的元数据……

9．4关于责任者的元数据……………

9．5关于业务过程的元数据…………

9．6关于文件管理过程的元数据……

参考文献………………n地地n坫

GB／T26163．1--2010／IsO23081—1：2006

刖罱

GB／T

26163((信息与文献文件管理过程文件元数据》标准目前仅有以下两部分；

一第1部分：原则；

——第2部分：概念与实施。

本部分为GB／T26163的第1部分。

本部分等同采用ISO

本部分由国家档案局提出。

本部分由全国信息与文献标准化技术委员会(SAC／TC4)归口。

本部分起草单位：国家档案局、天津市档案局、安徽省档案局、江西省档案局、深圳市档案局、南京政

治学院上海分院。

本部分主要起草人：王良城、张正强、王岚、黄玉明、方昀、毛海帆、方燕、杜梅、王红敏、刘峰、张淑霞、

程妍妍，丁德胜。

GB／T26163．1--2010／iso23081—1：2006

引言

GB／T

26163．1—2010为刨建、管理和应用文件管理元数据建立了一个框架，并提出了管理原则。

GB／T26163．1—2010是一个在国家标准GB／T

26162框架内理解、实施与使用元数据的指南。本

部分提出了在业务处理过程中文件管理元数据的有关事项和支持业务处理过程及文件管理过程”元数

据的不同作用与类型。

GB／T26163．1

2010未规定必须执行的文件管理元数据集，因为这类元数据根据组织机构或法

律上特定需求的不同，在详细程度上是不同的。但是，GB／T

GB／T26162的需求对现存主要的元数据集做出了评价。

26163．1

GB／T2010是GB／T

26163的第1部分，主要是为创建、管理和使用文件管理元数据建

立一个框架，并提出管理它们的指导原则。

GB／T

26163的第2部分和第3部分将主要是用于解释并提供实施方面的指南，以及如何根据第1

部分所提出的原则对文件管理元数据进行评估的指南。

1)在GB／T

26163的本部分中，业务和业务工作是一个广义的术语，不局限于商业活动，而是包括了公共的行政

管理，非盈利活动和其他活动。

Ⅱ

GB／T26163．1--2010／ISO23081—1：2006

信息与文献文件管理过程文件元数据

第1部分：原则

1范围

GB／T

26163的本部分规定了文件管理元数据创建、管理及应用的原则。

本部分适用于：

——文件及其元数据；

——影响文件及其元数据的全部过程；

——文件及其元数据所处的各类系统；

——负责管理文件及其元数据的各类组织机构。

2规范性引用文件

下列标准中的条款通过GB／T26163的本部分的引用而成为本部分的条款。凡是注日期的引用标

准，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本部分，然而，鼓励根据本部分达成

协议的各方研究是否可使用这些标准的最新版本。凡是不注日期的引用标准，其最新版本适用于本

部分。

GB／T15489—1：2001，IDT)

26162．1—20lo信息与文献文件管理第1部分：通则(ISO

3术语和定义

GB／T26162．1—2010中确立的以及下列术语和定义适用于GB／T26163的本部分。

3．1

责任者agent

负责或参与文件形成、捕获和(或)文件管理过程的个人、机构或团体。

3．2

scheme

编码体系encoding

由自然语言中所有可接受的值构成的受控词表和(或)专用于机器处理的编码语法字符串。

3．3

方案schema

表示元数据元素之间关系的逻辑架构。一般通过对元数据的使用及管理制定规则，尤其是关于语

义、语法及值的可选性(或必备性)的规则来实现。

4文件管理元数据

元数据管理是文件管理中必不可少的一部分，有着多种功能和用途。在文件管理背景下，元数据被

定义为描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据(GB／T

据是结构化或半结构化的信息，用于确保文件始终在同领域内或跨领域间形成、登记、分类、利用、保管

和处置，用于反映特定群体的特定思想和特定活动。文件管理元数据还可用于对文件以及下列要素进

行识别、确认和证实以说明其背景关系：形成、管理、维护和使用文件的人、过程、系统及其管理方针

(见9．1)。

最初，在文件捕获节点，元数据用于对文件进行界定，将文件置于相应的业务背景中并对其进行管

】

GB／T26163．1--2010／ISO23081-1：2006

理上的控制。由于在文件或文件聚合生存期，文件或文件聚合被其他业务和应用环境所使用，这将新增

元数据层。也就是说，随着时间的推移，元数据将不断积累以下相关信息：文件管理背景信息、业务过程

信息以及文件结构变化信息或形式变化相关信息。积累下来的元数据可以源于或重复使用于不同的系

统，并满足不同的用途。来源于现行业务活动的元数据即使现行业务活动不再需要时，如有研究需要或

其他参考利用价值，可继续保留和使用。

元数据有助于长期保证文件的真实性、可靠性、可用性和完整性，有助于对信息对象的管理和理解，

无论是物理的、模拟的，还是数字的。当然，元数据本身也需要管理。

文件管理总是涉及到元数据管理，但数字环境下的管理需求与传统环境下的管理需求表现形式不

同，需要不同的机制识别、捕获、赋值和利用元数据。在数字环境下，只有采用元数据定义其关键特征，

才是权威性的文件。同时这些特征应明确表达并记录下来，而不是像纸质环境下是隐含的。在数字环

境下，有必要保证在形成、捕获和管理文件的系统中自动实现对文件管理元数据的创建和捕获。数字环

境为我们定义、创建元数据并完整、及时地捕获文件提供了机遇，文件是事务的证据或者本身就是文件

管理活动的对象。

5文件管理元数据的意义与作用

5．1文件管理元数据的一般作用

元数据以如下的方式为业务和文件管理提供支持：

a)保护文件的证据特性并确保文件的长期可获取性和可用性；

b)便于对文件的理解；

c)支持并保证文件的证据价值；

d)便于确保文件的真实性、可靠性和完整性；

e)对访问管理、隐私管理和权限管理提供支持和管理；

f)支持高效率的检索；

g)通过确保在各种技术环境和业务环境下可靠地捕获文件从而支持互操作策略，并使文件持续

性地得到长久保存；

h)在文件与其形成的背景信息之间进行逻辑链接，并以一种结构化的、可靠的和有效的方式维

护这种链接；

i)为识别形成和捕获数字文件的技术环境提供支持，同时对维护文件的技术环境的管理提供支

持，以便在需要真实性文件时可以随时复制文件；

j)为实现文件在不同环境、计算机平台或保管策略之间的有效迁移提供支持。

5．2组织机构宜使用的文件管理元数据

5．2．1概述

机构应决定GB／T26163在本部分中列出的元数据需求中有哪些是机构的系统中必要的，决定的

过程取决于以下因素：

a)业务需求；

b)制度环境；

c)影响业务运行的风险。

根据业务风险或业务需求确定机构不同领域所使用的元数据类型。

对于文件管理元数据持有不同角度不仅是可能的，而且这些角度同时存在。其包括：

1)业务角度，即文件管理元数据具有支持业务处理的角度；

2)文件管理角度，即文件管理元数据具有始终捕获文件特征和文件业务背景，并支持其管理

的角度；

3)使用角度，即从文件创建的业务背景出发，文件管理元数据具有检索、理解和解释文件的

角度。

2

23081—1：2006

GB／T26163．1—2010／iso

为了理解和长期使用文件，尤其是在形成文件的业务环境之外使用文件可能需要广义上的背景

信息。

文件管理元数据包括：

i)记录业务背景的元数据，即有关文件形成或捕获的业务背景，以及关于文件的内容、结构和显

现的元数据；

ii)记录文件管理和业务过程的元数据，即涉及文件使用的管理过程和业务处理过程，包括文件

在内容、结构和显现上的变化的元数据。

5．2．2捕获节点形成的元数据

文件捕获节点的元数据包括关于文件形成的背景