GB/T 34112-2017 信息与文献 文件管理体系 要求

ICS35040

A14.

中华人民共和国国家标准

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

信息与文献文件管理体系要求

Informationanddocumentation—Managementsystemsforrecords—Requirements

(ISO30301:2011,IDT)

2017-07-31发布2017-11-01实施

中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局发布

中国国家标准化管理委员会

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范围

1………………………1

规范性引用文件

2…………………………1

术语和定义

3………………1

组织背景

4…………………1

了解组织及其背景

4.1…………………1

业务法律和其他要求

4.2、………………2

界定文件管理体系的范围

4.3…………2

领导力

5……………………2

管理承诺

5.1……………2

方针

5.2…………………3

组织的岗位职责和权限

5.3、……………3

总则

5.3.1……………3

管理职责

5.3.2………………………3

业务职责

5.3.3………………………3

规划

6………………………3

应对风险和机遇的措施

6.1……………3

文件管理的目标和计划

6.2……………4

支持

7………………………4

资源

7.1…………………4

能力

7.2…………………4

意识和培训

7.3…………………………5

沟通

7.4…………………5

证明性文档

7.5…………………………5

总则

7.5.1……………5

证明性文档的控制

7.5.2……………5

运行

8………………………6

运行计划和控制

8.1……………………6

文件过程的设计

8.2……………………6

文件系统的实施

8.3……………………6

绩效评估

9…………………7

监控测评分析和评估

9.1、、……………7

内部体系审计

9.2………………………7

改进

10………………………8

Ⅰ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

不符合项控制和纠正措施

10.1…………8

持续改进

10.2……………8

附录规范性附录过程与控制

A()………………………9

附录资料性附录和

B()GB/T19001,GB/T24001,GB/T22080GB/T34112—2017

的对应关系

………………………12

附录资料性附录自评估检查表

C()……………………16

参考文献

……………………18

图文件管理体系标准结构

1……………Ⅳ

图文件管理体系结构

2…………………Ⅴ

Ⅱ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

前言

本标准按照给出的规则起草

GB/T1.1—2009。

本标准使用翻译法等同采用信息与文献文件管理体系要求

ISO30301:2011《》。

本标准与相比做了以下编辑性修改

ISO30301:2011,:

补充了本标准中的文件管理人员包括档案管理人员及知识管理人员

———。

本标准由全国信息与文献标准化技术委员会提出并归口

(SAC/TC4)。

本标准起草单位中国人民大学信息资源管理学院国家档案局中国科学技术信息研究所中国电

:、、、

子文件管理部际联系会议办公室中国电子技术标准化研究院南开大学商学院电子政务云计算应用

、、、

技术国家工程实验室

。

本标准主要起草人安小米杜梅王红敏张楠刘春燕孙舒扬朱莉白文琳张静高麟鹏连樟文

:、、、、、、、、、、、

朱叶吉潘星星

、。

Ⅲ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

引言

组织的成功主要依赖于管理体系的实施和维护以持续改进绩效并满足所有利益相关方的需求

,。

管理体系为实现组织目标提供了制定决策和管理资源的方法论

。

文件的创建和管理是任何组织活动业务过程和信息系统的有机组成并能提高业务有效性加强

、,,

问责管控风险并保证业务连续性促使组织将信息资源视为业务资产商业资产和知识资产进行资本

、,、

化管理有利于保存集体记忆应对全球化和数字化环境带来的挑战

,,。

在鼓励良好业务实践的组织环境中管理体系标准为高层管理者提供了系统的可评测的用以管控

,、

组织的工具

。

文件管理体系标准旨在帮助各种类型规模的组织或者有共同业务活动的组织团体建立实施和

,、,、

持续改进有效的文件管理体系文件管理体系对组织制定并实现文件方针和目标进行指导和控制通

。,,

过以下措施达到上述宗旨

:

明确岗位及其职责

a);

系统化的过程

b);

测量和评估

c);

评审和改进

d)。

基于组织要求合理实施文件方针和目标可以确保业务活动形成的证据和相关的权威可靠的信息

,、

得以形成和有效管理并为有需要的人在需要的时候提供利用文件方针及目标的成功实施能使文件

,。

和文件系统适宜地满足组织的全部宗旨

。

在组织内实施文件管理体系也有助于保证决策的透明度和可追溯性这些决策是通过责任化管理

,

和明确规定问责来实现的

。

文件管理体系系列标准是在管理体系标准框架下完成的与其他管理体系标准保持兼容见附录

,(B),

并使用了相同的要素和方法论文件管理体系标准结构如图所示

。1。

图1文件管理体系标准结构

Ⅳ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

图2文件管理体系结构

Ⅴ

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

信息与文献文件管理体系要求

1范围

本标准规定了文件管理体系应满足的要求以支持组织实现其职权使命战略和目标本标准为

,、、。

建立实施文件方针目标考评监测文件管理的绩效提供指南

、、,、。

建立文件管理体系的可以是单个组织也可以是拥有共同业务活动的多个组织本标准所指组

,。“

织不局限于单个组织还包括其他类型的组织结构

”,,。

本标准适用于有下列需求的任意类型的组织

:

建立实施维护与改进文件管理体系以支持其业务

a)、、;

确保组织的文件管理体系与其规定的文件方针保持一致

b);

通过以下方式来证明与本标准的一致性

c):

开展自我评估和自我鉴定

1);

通过外部第三方来证实自我鉴定

2);

通过外部第三方来认证文件管理体系

3)。

本标准可以与其他管理体系标准同步实施且尤为有效地呈现了与其他管理体系标准的证

(MSS),

明性文档和文件要求的一致性

。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的凡是注日期的引用文件仅注日期的版本适用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改单适用于本文件

。,()。

信息与文献文件管理体系基础与术语

GB/T34110—2017(ISO30300:2011,IDT)

3术语和定义

界定的术语和定义适用于本文件

GB/T34110—2017。

4组织背景

41了解组织及其背景

.

在建立或评估文件管理体系时组织应全面考虑相关的外部因素和内部因素

,。

这些已识别并纳入考虑范围的外部因素和内部因素应以书面形式予以记录

,。

组织的外部因素包括但不局限于下列方面

:

国际国内区域或地方的社会文化法律法规金融技术经济自然和竞争环境等各方面

a)、、、、、、、、、

因素

;

影响组织目标的关键驱动因素和趋势

b);

与外部利益相关方的关系以及他们的观念价值观和期望

c),、。

组织的内部因素包括但不局限于以下几方面

:

治理组织结构岗位和职责

a)、、;

1

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

政策目标和实现政策目标的战略

b)、、;

能力特指在资源和知识管理方面的能力例如资本时间人员流程系统和技术

c),(:、、、、);

信息系统信息流和决策过程包括正式的与非正式的

d)、();

与内部利益相关方的关系他们的观念价值观以及组织文化

e),、,;

组织已采用的标准指南和模式

f)、;

合同关系的形式和范围

g)。

42业务法律和其他要求

.、

组织在建立和评估文件目标时应考虑到与文件形成和控制相关的业务法律法规和其他要求

,、。

组织应评估并记录其必须遵守并保留证据的业务法律法规和其他影响经营活动的要求

、。

业务上的要求包括组织正常运营或开展业务活动的全部要求来源于组织当前的业务绩效未来规

,、

划和发展风险管理以及业务连续性规划

、。

法律上的要求包括文件形成和控制方面的规定它来源于

,:

法律法规和规章包括适用于特定行业及通用业务环境的法律法规

a)、,;

与证据文件档案获取隐私数据和信息保护以及电子商务相关的法律法规

b)、、、、、;

组织的监管规则或组织签订的章程或协议

c);

组织在法律上需要遵守的其他条约

d)。

其他包括组织自愿履行的非法律的义务的要求

,:

最佳实践

———;

道德和行为

———;

为公众所接受或期待的特定部门或组织的行为包括良好的治理对欺诈或恶意行为的控制

———,、、

决策过程透明

。

43界定文件管理体系的范围

.

组织应对文件管理体系的范围进行界定并以书面形式记录

,。

文件管理体系的范围可以是整个组织组织的特定职能部门组织的特定部分或者多组织协同的

、、,

一个或多个职能部门

。

当文件管理体系是为多组织协同的一个或多个特定职能部门而建立时范围应涵盖每个部门实体

,

的岗位及其相互关系

。

当组织外包的业务活动不符合文件管理体系的要求时组织应确保对该流程的控制承包商和外

,。

包业务流程应纳入文件管理体系范围之内予以管理

。

5领导力

51管理承诺

.

最高管理者应履行以下承诺

:

保证文件管理体系与组织的战略方向一致

a);

将文件管理体系的要求集成到组织的业务过程中

b);

为文件管理体系的建立实施维护和持续改进提供资源

c)、、;

宣传有效的文件管理体系的重要性并遵守文件管理体系的要求

d);

确保文件管理体系达到预期目标

e);

指导并支持文件管理体系持续改进

f)。

注本标准提及的业务应广义地理解为对组织的战略意图起核心作用的业务活动

:“”。

2

GB/T34112—2017/ISO303012011

:

52方针

.

最高管理者应制定文件方针该方针应

,:

与组织的目的相适应

a);

为设定文件管理体系目标提供框架

b);

承诺并满足组织内外适用的要求

c)、;

确保文件管理体系能够得到持续改进

d);

可在组织内进行交流

e);

可供利益相关方查询利用

f)。

组织应以书面形式记录并保留文件方针

。

文件方针应包含最高层级的战略创建和控制具有真实性可靠性可用性并能支持组织职能活

———、、

动的文件在文件需要时能保护文件的完整性

,。

组织应确保文件方针在整个组织所有层级中得到传达和贯彻实施并告知与组织存在业务关系的

,

法人和自然人例如合伙人承包商

(,、)。

53组织的岗位职责和权限

.、

531总则

..

最高管理者应合理定义分配文件管理岗位职责和权限并在整个组织范围内向与组织存在业务

、、,,

关系的或代表本组织的法人或自然人进行沟通

。

文件管理的职责应适当地分配到相应的各个职能部门和层级特别是组织的高管项目经理文件

,、、

管理人员信息管理人员系统管理人员和在日常工作中需要创建和控制文件的其他所有人员

、、。

组织的最高管理者应指定文件工作的分管领导负责督促指导文件管理体系的实施当组织或文

,、。

件管理流程达到一定的规模和复杂程度时宜配备具有专业知识能够适应文件管理工作需要的专职人

,、

员文件管理的各种职责的分配以及相互关系应列入岗位职责说明中

。。

532管理职责

..

最高管理者应任命专职管理者不论其是否还有其他职责对以下工作负有首要责任

,,:

根据本标准的要求建立实施并维护文件管理体系

a),、;

确保组织对文件管理体系的认识不断提升

b);

根据文件管理体系中定义的岗位和职责配备相应的专兼职人员并保证其有足够的专业能力

c)