DB43/T 2907-2024 文书类电子文件单套归档技术规范

ICS01.040.03

CCSA14

43

湖南省地方标准

DB43/T2907—2024

文书类电子文件单套归档技术规范

Technicalspecificationforthesinglesetfilingof

administrativeelectronicrecords

2024-01-09发布2024-04-09实施

湖南省市场监督管理局发布

DB43/T2907—2024

目次

前言························································································································Ⅲ

1范围·····················································································································1

2规范性引用文件······································································································1

3术语和定义············································································································1

4缩略语··················································································································2

5总体要求···············································································································2

6归档流程···············································································································2

6.1总体流程·········································································································2

6.2流程说明·········································································································3

6.2.1文件采集···································································································3

6.2.2整理组件···································································································3

6.2.3封装固化···································································································4

6.2.4归档检测···································································································4

6.2.5提交归档···································································································4

6.2.6接收检测···································································································4

6.2.7接收确认···································································································4

7归档功能···············································································································4

7.1基本要求·········································································································4

7.2建设方式·········································································································4

8归档元数据要求······································································································4

9归档信息包············································································································6

9.1归档信息包结构································································································6

9.2结构说明·········································································································7

9.2.1说明文件···································································································7

9.2.2归档目录···································································································7

9.2.3电子档案文件夹··························································································8

10归档格式要求······································································································10

附录A（资料性）协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表······························11

附录B（规范性）电子文件归档交接文据·····································································20

B.1电子文件归档移交与接收登记表·········································································20

B.2归档目录清单·································································································22

附录C（资料性）电子档案元数据映射表·····································································23

参考文献··················································································································25

I

DB43/T2907—2024

II

DB43/T2907—2024

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规

定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由湖南省档案局提出并归口。

本文件起草单位：中共常德市委办公室（常德市档案局）、常德市档案馆、光典信息发展有限公司。

本文件主要起草人：罗先东、朱文红、胡祖国、张帆、杨淑芬、刘晓润、周裕、蔡唯、蔡星星、程

强、方巍森、袁嘉新、姜瑞强。

III

DB43/T2907—2024

IV

DB43/T2907—2024

文书类电子文件单套归档技术规范

1范围

本文件规定了文书类电子文件单套归档的总体要求、归档流程、归档功能、归档元数据要求、归档

信息包和归档格式要求等。

本文件适用于各级党政机关文书类电子文件的单套归档，其他机关和企事业单位文书类电子文件单

套归档可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T5271.27—2001信息技术词汇第27部分：办公自动化

GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T39362—2020党政机关电子公文归档规范

DA/T22—2015归档文件整理规则

DA/T70—2018文书类电子档案检测一般要求

ISO14721—2012空间数据和信息传输系统开放档案信息系统（OAIS）参考模型

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

文书类电子文件administrativeelectronicrecords

在办公自动化系统或协同办公平台中形成、办理、传输和存储的，反映党政机关党务、政务等各项

管理活动的电子文件。电子文件由内容、结构和背景信息组成。

[来源：DA/T92—2022，定义3.1，有修改]

3.2

单套归档singlesetfiling

仅以电子形式归档电子文件的方式。

3.3

内容数据contentdata

电子文件或电子档案中包含的数字对象。

[来源：GB/T39362—2020，定义3.6，有修改]

3.4

归档信息包archivingsubmissioninformationpackage

电子文件形成或办理部门在归档时按照要求对电子文件及相关信息进行组织并向档案部门提交的

1

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信息包。

[来源：GB/T39362—2020，定义3.10，有修改]

3.5

办公自动化系统officeautomationsystem

一种用于集成办公活动的信息处理系统。

[来源：GB/T5271.27—2001，定义27.01.02]

3.6

协同办公平台collaborativeofficeautomationplatform

多家机构共同使用，协同办公的办公自动化系统。

4缩略语

下列缩略语适用于本文件。

OFD：开放式版式文档（OpenFixedLayoutDocument）

XML：可扩展标记语言（ExtensibleMarkupLanguage）

UTF-8：针对Unicode的可变长度字符编码（8-bitUnicodeTransformationFormat）

5总体要求

5.1开展文书类电子文件单套归档的前提是：

a）具备满足电子档案管理需要的信息化基础设施；

b）文书类电子文件经授权和确认的法定形成者直接办理形成，或导入办公自动化系统或协同

办公平台形成，并一直在系统监控下流转和办理，不存在脱离系统监控的情况，办公自动化

系统或协同办公平台具备成熟稳定的文件流转、电子签名、安全认证等功能，保存电子文件

关键节点（如电子公文应包括起草、审核、签发、收发文办理、整理归档等）的修改痕迹和

管理过程元数据；

c）电子文件归档功能中嵌入电子档案的分类方案、电子文件归档范围和电子档案保管期限。协

同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表可参见附录A。

5.2开展文书类电子文件单套归档工作应遵循保留形成原貌、保持有机联系、保证长期可用的原则。

5.3文书类电子文件单套归档时应去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形；电子档案内容数

据中应不包含非开放的压缩、加密、签名、时间戳等技术措施。

5.4文书类电子文件办结后应按照归档范围的要求即时归档，向档案部门移交时间最迟不超过文件办

结后的次年6月。

5.5文书类电子文件单套归档工作应通过电子文件归档功能在线完成，并应采用相应的技术手段确保

归档的文书类电子文件来源可靠、程序规范、要素合规。

6归档流程

6.1总体流程

文书类电子文件单套归档流程从文件采集开始，到档案部门接收确认结束。归档流程见图1：

2

DB43/T2907—2024

文书类电子文件单套归档流程

电子文件形成或办理部门档案部门

电子文件办结

电子文件流转阶段

文件采集

整理组件接收检测

封装固化否检测合格

否是

归档检测

接收确认

电子文件归档阶段

检测合格

电子档案管理系统

是

提交归档

图1文书类电子文件单套归档流程

6.2流程说明

6.2.1文件采集

电子文件归档功能根据归档范围自动采集办公自动化系统或协同办公平台中办结的文书类电子文

件的内容数据和元数据，并符合以下要求：

a）采集的文书类电子文件元数据应符合第8章的规定；元数据采集以计算机自动采集为主，无

法自动采集的元数据可人工录入；

b）采集的文书类电子文件内容数据格式应符合第10章的规定；对于不符合格式要求的文书类电

子文件内容数据应进行格式转换。

6.2.2整理组件

应按照DA/T22—2015的要求对文书类电子文件进行整理。文件整理的步骤如下：

a）组件：文书类电子文件一般以件为单位进行整理，存放至归档文件夹中，件内文件的构成以

及件内文件排序应符合DA/T22—2015的要求；

3

DB43/T2907—2024

b）编号：对完成组件的文书类电子文件，按照DA/T22—2015的要求编制档号。

6.2.3封装固化

按照归档信息包结构（见第9章）要求对整理完毕的文书类电子文件进行封装，形成归档信息包。

可通过可信时间戳和数字摘要等技术手段生成归档信息包的验证信息。生成的验证信息单独保存，并与

归档信息包建立关联。

6.2.4归档检测

按照DA/T70—2018的要求对归档信息包进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，并记录检测

时间、检测结果等信息。

6.2.5提交归档

文件形成或办理部门应清点、核实电子文件的保管期限、数量等信息，并根据清点和检测结果登记

《电子文件归档移交与接收登记表》，形成归档目录清单。文件形成或办理部门应将归档信息包连同《电

子文件归档移交与接收登记表》一起向档案部门提交归档。附录B给出了《电子文件归档移交与接收登

记表》和《归档目录清单》的格式。

6.2.6接收检测

档案部门按照DA/T70—2018的要求对归档信息包进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，记

录检测时间、检测结果等信息，对于不符合要求的归档信息包应予以退回，并注明退回原因。

6.2.7接收确认

档案部门应清点、核实文书类电子文件的保管期限、数量等信息，根据清点和检测结果登记《电子

文件归档移交与接收登记表》，接收符合要求的归档信息包，完成文书类电子文件单套归档工作。

7归档功能

7.1基本要求

电子文件归档功能应包括文件采集、整理、封装、归档检测、移交、接收检测和接收等。电子文件

归档功能的设计实现参见GB/T39362—2020附录A。

7.2建设方式

电子文件归档功能应作为一个功能模块嵌入办公自动化系统中，特别是新建的办公自动化系统应具

备电子文件归档功能。

8归档元数据要求

本章规定了描述电子档案的最基本的元数据集合，即元数据基本集。可根据具体情况参考DA/T46

—2009等标准规范扩充元数据集合。

4

DB43/T2907—2024

表3电子档案元数据

序号中文名称英文名称约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段

M1电子文件号electronicdocumentcode必选不可重复简单型字符型办理阶段

M2文种documenttype可选不可重复简单型字符型办理阶段

M3份号serialnumberofcopies可选不可重复简单型字符型办理阶段

securityclassification

M4密级和保密期限必选不可重复简单型字符型办理阶段

andduration

M5紧急程度emergencydegree可选不可重复简单型字符型办理阶段

identificationof

M6发文机关标志可选不可重复简单型字符型办理阶段

documentissuer

M7文件编号documentnumber可选不可重复简单型字符型办理阶段

M8责任者author可选不可重复简单型字符型办理阶段

M9文件题名documenttitle必选不可重复简单型字符型办理阶段

M10主送机关mainreceiverdepartment可选不可重复简单型字符型办理阶段

M11附件说明attachment可选不可重复简单型字符型办理阶段

M12形成日期issueddateofdocument必选不可重复简单型日期型办理阶段

M13附注annotation可选可重复简单型字符型办理阶段

M14抄送机关copytodepartment可选不可重复简单型字符型办理阶段

printingandsending

M15印发机关可选不可重复简单型字符型办理阶段

department

M16印发日期printingdate可选不可重复简单型日期型办理阶段

M17发布层次releaselevel可选不可重复简单型字符型办理阶段

M18档号archivalcode必选不可重复复合型字符型归档阶段

M19年度year必选不可重复简单型数值型形成阶段

M20保管期限retentionperiod必选不可重复简单型字符型形成阶段

organizationalstructure

M21机构或问题必选不可重复简单型字符型形成阶段

orfunction

M22件号itemnumber必选不可重复简单型字符型归档阶段

M23电子全文数totalnumberoffiles必选不可重复简单型数值型归档阶段

M24电子属性electronicattributes必选不可重复容器型--归档阶段

5

DB43/T2907—2024

表3电子档案元数据（续）

序号中文名称英文名称约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段

electronicfile

M25数字对象标识必选不可重复简单型字符型归档阶段

identifier

M26件内顺序号filesequencenumber必选不可重复简单型数值型归档阶段

M27计算机文件名computerfilename必选不可重复简单型字符型归档阶段

M28格式信息formatinformation必选不可重复简单型字符型归档阶段

M29计算机文件大小computerfilesize必选不可重复简单型字符型归档阶段

disposalprocess

M30处理过程信息必选不可重复容器型--全过程

information

M31处理类型disposaltype必选不可重复简单型字符型全过程

M32处理者disposalactor必选不可重复简单型字符型全过程

M33处理部门disposaldepartment必选不可重复简单型字符型全过程

日期

M34处理时间disposaltime必选不可重复简单型全过程

时间型

M35处理结果disposalresult必选不可重复简单型字符型全过程

电子档案元数据与GB/T39362—2020、DA/T46—2009的对应关系见附录C，其中相比较GB/T39362

—2020所增加的元数据项包括电子全文数（M23）、电子属性（M24）、件内顺序号（M26）、计算机文

件名（M27）、格式信息（M28）、计算机文件大小（M29）和处理过程信息（M30）等，其说明见附录C。

9归档信息包

9.1归档信息包结构

归档信息包中一般包含同一归档批次的多个电子档案，其根目录下包含XML格式的说明文件和归档

目录文件，其存储结构按DA/T22—2015规定的分类方式进行组织，并为每件电子档案设置一个电子档

案文件夹。

示例：

采用年度—保管期限—机构三级分类方式的归档信息包结构如下：

6

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归档信息包

说明文件.XML

归档目录.XML

年度1文件夹

保管期限1文件夹

机构1文件夹

电子档案1档号

电子档案1档号-元数据.XML

电子档案1档号-01.OFD

电子档案1档号-02.OFD

电子档案1档号-03.PDF

电子档案1档号-xx.PDF

电子档案n文件夹

机构n文件夹

保管期限n文件夹

年度n文件夹

9.2结构说明

9.2.1说明文件

说明文件命名为“说明文件.XML”，存放信息包的元数据信息，包括信息包标识、信息包类型、创

建者、创建时间、创建环境、存储位置、信息包说明等，XML文件的编码格式为UTF-8。

示例：

说明文件的Schema定义如下：

<xs:elementname="信息包元数据">

<xs:complexType>

<xs:sequence>

<xs:elementname="信息包标识"type="xs:string"/>

<xs:elementname="信息包类型"type="xs:string"/>

<xs:elementname="创建者"type="xs:string"/>

<xs:elementname="创建时间"type="xs:date"/>

<xs:elementname="创建环境"type="xs:string"/>

<xs:elementname="存储位置"type="xs:string"/>

<xs:elementname="信息包说明"type="xs:string"/>

</xs:sequence>

</xs:complexType>

</xs:element>

9.2.2归档目录

归档目录文件命名为“归档目录.XML”，存放归档信息包中所有电子档案的目录信息，每条归档目

7

DB43/T2907—2024

录与每件电子档案相对应，电子档案归档目录项目应至少包括档号、文件编号、文件题名、责任者、形

成日期、密级、电子全文数等，XML文件的编码格式为UTF-8。

示例：

归档目录的Schema定义如下：

<xs:elementname="归档目录元数据">

<xs:complexType>

<xs:sequence>

<xs:elementname="档号"type="xs:string"/>

<xs:elementname="文件编号"type="xs:string"/>

<xs:elementname="文件题名"type="xs:string"/>

<xs:elementname="责任者"type="xs:string"/>

<xs:elementname="形成日期"type="xs:date"/>

<xs:elementname="密级"type="xs:string"/>

<xs:elementname="电子全文数"type="xs:number"/>

<xs:elementname="备注"type="xs:string"/>

</xs:sequence>

</xs:complexType>

</xs:element>

9.2.3电子档案文件夹

电子档案文件夹一般以档号命名（例如“Z109-WS•2011-Y-BGS-0001”），文件夹下存放电子档案

内容数据及电子档案元数据。

电子档案内容数据包括组成该电子档案的各个文件，例如文件处理单、公文主体（包含正本、定稿

及历次修改稿）及其他附属文件等。电子档案内容数据按照“档号”+“-”+“XX”（XX指两位件内顺

序号）的方式命名，例如“Z109-WS•2011-Y-BGS-0001-01.OFD”。

电子档案元数据采用XML文件格式，按照“档号”+“-”+“元数据”的方式命名，例如“Z109-WS

•2011-Y-BGS-0001-元数据.XML”，其下存放电子档案的内容、背景、结构及其管理过程信息，XML文

件的编码格式为UTF-8。

示例：

电子档案元数据的Schema定义如下：

<xs:elementname="电子档案元数据">

<xs:complexType>

<xs:sequence>

<xs:elementname="电子文件号"type="xs:string"/>

<xs:elementname="文种"type="xs:string"/>

<xs:elementname="份号"type="xs:string"/>

<xs:elementname="密级和保密期限"type="xs:string"/>

<xs:elementname="紧急程度"type="xs:string"/>

<xs:elementname="发文机关标志"type="xs:string"/>

<xs:elementname="文件编号"type="xs:string"/>

<xs:elementname="责任者"type="xs:string"/>

<xs:elementname="文件题名"type="xs:string"/>

<xs:elementname="主送机关"type="xs:string"/>

8

DB43/T2907—2024

<xs:elementname="附件说明"type="xs:string"/>

<xs:elementname="形成日期"type="xs:date"/>

<xs:elementname="附注"type="xs:string"/>

<xs:elementname="抄送机关"type="xs:string"/>

<xs:elementname="印发机关"type="xs:string"/>

<xs:elementname="印发日期"type="xs:date"/>

<xs:elementname="发布层次"type="xs:string"/>

<xs:element