DB12/T 969-2020 党政机关会议服务规范

ICS03.080

A20

DB12

天津市地方标准

DB12/T969—2020

党政机关会议服务规范

Partyandgovernmentorgansconferenceservicesstandardg

2020-08-18发布2020-10-01实施

天津市市场监督管理委员会发布

DB12/T969—2020

目次

前言................................................................................II

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3服务人员要求......................................................................1

4会前服务..........................................................................1

5会中服务..........................................................................4

6会后服务..........................................................................7

7会议应急处置......................................................................7

8服务评价及改进....................................................................8

附录A（规范性附录）电话会议记录表..................................................9

I

DB12/T969—2020

前言

本标准依据GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本标准由天津市机关事务管理局提出并归口。

本标准起草单位：天津宾馆。

本标准主要起草人：高洪升、侯博、刘文勇、赵元东、黄树明、李晓希、朱琳、李竞、董雯、宋惠

平、贾龙、胡建华、宋志宏、邓墅。

II

DB12/T969—2020

党政机关会议服务规范

1范围

本标准规定了天津市党政机关会议服务的缩略语、服务人员、会前服务、会中服务、会后服务、会

议应急处置以及服务评价和改进。

本标准适用于天津市党政机关开展会议服务工作。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T10001.1公共信息图形符号第1部分：通用符号

GB/T10001.2标志用公共信息图形符号第2部分:旅游休闲符号

3服务人员要求

3.1服务人员仪容仪表

一般包括但不限于：

a)男员工不得留长发、胡须、长指甲、配带饰品；

b)女员工不得化浓妆、染指甲、配带饰品，头发整洁；

c)工作人员应微笑服务、仪态大方，并统一着装，工作服干净无褶皱，衣服纽扣扣齐；

d)工作人员应着装规范、标识鲜明、礼貌用语，熟悉会议礼仪和礼宾常识。

3.2服务人员文明用语：

一般包括但不限于：

a)五声：迎声、送声、谢声、称呼声、道歉声；

b)十一字：您好、您、请、谢谢、对不起、再见。

3.3服务人员岗位设置及培训

一般包括但不限于：

a)应根据会议规模配置会议送宾服务人员数量并设立相关岗位，基本应包括：礼宾员、引领员、

车门服务员等岗位；

b)每年应组织不小于2次的培训，培训时长不少于20课时，包括：思想教育、专业技能、法律

法规、安全、保密等培训，应做好培训记录并保存不少于2年。

4会前服务

4.1会议室预订

1

DB12/T969—2020

4.1.1电话预订

接受电话预订时，应询问并确认对方的单位全称、座落的位置、相关负责人及会议的规模、设备要

求等内容，并说明会议费用标准。如是老客户，可直接对其提出的具体要求进行预订登记；如是新客户，

视预订活动具体情况，委派业务人员前往客人单位进行洽谈。业务人员应填写电话预订记录（附录A:

电话会议记录表），预订结束。

4.1.2当面预订

业务人员应热情接待，主动介绍情况，陪同宾客到现场进行考察，介绍经营项目,帮助宾客策划具

体细节。业务人员应根据宾客的具体要求进行预订登记，并请宾客进行确认，预订结束。

4.1.3会议通知制作下发

业务人员应及时将宾客确认后的预订单交予制单人员，制单人员按照预订单中的具体要求制作会议

通知，并发送至活动相关业务人员和服务班组。同时应请相关业务人员和服务班组负责人签收，进行工

作和指令的核对。

4.2会场布置

4.2.1会场标识

4.2.1.1会场主要通道和各功能区应设置会议指示牌、引导牌标识。指示牌和标识便于识别和理解，

图形符号应符合GB/T10001.1和GB/T10001.2的规定。

4.2.1.2会场指示标识布置应在会前2h完成，保留至会议结束。

4.2.2主席台布置

4.2.2.1准备工作

布置主席台时，应首先确认主席台是否需要配套摆放,主要包括:讲台前花卉、台上花丛以及会标、

会徽、旗帜等，应提前做好准备。

4.2.2.2布置工作

4.2.2.2.1主席台应及时清洁，布台时，应按主办单位的具体要求摆放桌椅，并按台面的规格摆放桌

签、毛巾托、杯托、茶具和话筒，主席台服务人员还应准备好开水、小毛巾。

4.2.2.2.2电声人员应做好话筒、音响等电声设备的检查工作，确保活动时电声设备运行正常。

4.2.2.2.3具体要求

一般包括但不限于:

a)桌子一条线；

b)椅子一条线，椅子距离桌沿25cm；

c)杯子一条线（杯把成斜下45°）；

d)毛巾托一条线，小毛巾打成卷；

e)桌签摆放正对客人，杯托和桌沿相距13cm～15cm，毛巾托与杯托距离以1cm为宜，与中心线

对齐，右侧边与桌签右边对齐；

f)纸巾呈扇形摆放在书箱右侧；

g)文件或纸笔摆放，应正对宾客，紧贴桌子下沿，笔紧贴文件；