DB22/T 2236-2015 质量技术监督行政处罚案卷纸质档案制作及管理规范

ICS03.160

A14

DB22

吉林省地方标准

DB22/T2236—2015

质量技术监督行政处罚纸质案卷制作及管

理规范

Standardsofelectronicfilespreparationandmanagementforadministrative

punishmentinqualityandtechnologysupervision

2015-02-01发布2015-03-01实施

吉林省质量技术监督局发布

DB22/T2236—2015

前言

本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。

本标准由吉林省质量技术监督局提出并归口。

本标准起草单位：长春市标准研究院、长春市标准化协会。

本标准主要起草人：孙佳纯、刘天琪、张洋、庄茜、郭彬、李阳、刘晓强、刘军、庞光伟。

I

DB22/T2236—2015

质量技术监督行政处罚纸质案卷制作及管理规范

1范围

本标准规定了质量技术监督行政处罚纸质案卷的分类、基本要求、构成及内容、整理、立卷、交接、

查阅、保管和销毁。

本标准适用于质量技术监督行政处罚纸质案卷制作和管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T9705文书档案案卷格式

GB/T11821—2002照片档案管理规范

DA/T13档号编制规则

DA/T18档案著录规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T35档案虫霉防治一般规则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件

3.1

行政处罚administrativepunishment

国家行政机关依法对违反行政管理法规的行为给予的制裁措施。

3.2

行政处罚案卷administrativepunishmentfiles

行政执法机构在办理行政处罚案件中形成或采集的反映案件事实和执法的主体程序行为等，应当保

存反映执法活动全过程的文字、图表、照片声像等资料组合。

4案卷的分类

按照执法程序分为：

a)一般程序(包括听证程序)案件案卷；

b)简易程序案件案卷。

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5基本要求

5.1行政处罚案卷应由各级质量技术监督部门的执法人员负责案件材料的整理立卷，向本部门档案管

理机构移交归档。

5.2各级质量技术监督部门的档案管理机构对本部门的行政处罚案卷的立卷归档工作进行监督、指导，

对归档后的案卷实行集中统一管理。

5.3对属于归档范围的案卷，任何单位或个人不得私自留存。

6构成及内容

6.1案卷的构成

案卷由封面、卷内文件目录、卷内文件、卷内备考表、案卷封底构成。

6.2案卷的内容

6.2.1案卷的封面

6.2.1.1案卷的封面由行政处罚案件卷宗构成。卷宗应注明正卷或副卷。

6.2.1.2行政处罚案件卷宗排列格式见附录A行政处罚案件卷宗，应具备以下内容：

a)全宗名称；

b)档案类别；

c)案件名称；

d)处理结果；

e)办案起止日期；

f)保管期限；

g)卷内文件情况；

h)归档号；

i)立卷人；

j)全宗号、目录号、案卷号。

6.2.2卷内文件目录

卷内文件目录排列格式见附录A卷内文件目录，应具备以下内容：

a)顺序号；

b)文书字号；

c)文件名称；

d)日期；

e)页号；

f)备注。

6.2.3卷内文件

6.2.3.1一般程序案件案卷的正卷材料

6.2.3.1.1立案审批表排列格式见附录A立案审批表，应具备下列内容:

a)文书字号；

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DB22/T2236—2015

b)案由；

c)案情摘要；

d)承办人意见及承办人签名、日期；

e)承办机构意见及负责人签名、日期；

f)审批意见及审批人签名、日期。

6.2.3.1.2行政处罚决定书排列格式见附录A行政处罚决定书，应当具备下列内容：

a)文书字号；

b)当事人全称及基本情况；

c)违法事实；

d)当事人违法行为定性与作出行政处罚分别适用的法律、法规、规章名称及条、款、项、目；

e)自由裁量理由及处罚决定的种类、幅度；

f)行政处罚的履行方式和期限；

g)当事人依法提起行政复议的机构名称和期限（行政复议前置的可不告知申请行政诉讼的权利）

及投诉举报电话；

h)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.3现场检查笔录排列格式见附录A现场检查笔录，应具备下列内容：

a)被检查单位（人）全称及其基本情况；

b)检查时间；

c)检查场所；

d)检查情况；

e)被检查人签署意见、名字、日期；

f)执法检查人员、记录人员签署名字、日期。

6.2.3.1.4调查笔录排列格式见附录A调查笔录，应具备下列内容:

a)起止时间和地点；

b)调查人、记录人姓名；

c)被调查人的基本情况；

d)调查内容；

e)被调查人签署的意见、名字、日期；

f)调查人员、记录人员签署名字。

6.2.3.1.5通知书排列格式见附录A通知书，应具备下列内容：

a)被通知单位（人）；

b)通知事由；

c)应到时间、处所；

d)联系电话、联系人；

e)应提供的材料；

f)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.6取证单排列格式见附录A取证单，应具备下列内容:

a)证据名称；

b)取证时间；

c)取证地点；

d)取证人；

e)提供人；

f)提供证据单位意见、签字、印章；

3

DB22/T2236—2015

g)证据粘贴处、加盖骑缝章；

h)告知。

6.2.3.1.7监督检查抽样单排列格式见附录A监督检查抽样单，应具备下列内容:

a)被检查单位基本情况；

b)被抽样产品情况；

c)抽样及样品情况；

d)封样情况。

6.2.3.1.8登记保存证据通知书排列格式见附录A登记保存证据通知书，应当具备下列内容：

a)文书字号；

b)被登记保存物品所有人的全称名称；

c)实施登记保存措施的理由及依据；

d)被登记保存物品名称、规格及数量；

e)登记保存的方式、期限及地点；

f)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.9查封（扣押）（封存）决定书排列格式见附录A查封（扣押）（封存）决定书，应具备下

列内容：

a)文书字号；

b)违法标的物所有的全称；

c)实施封存或扣押、查封行政强制措施的理由、依据；

d)封存或扣押、查封的地点及期限；

e)《涉案物品清单》文书字号；

f)告知当事人其依法享有的行政复议或行政诉讼权及受理的具体部门和期限；

g)行政机关的名称、印章和成文日期。

6.2.3.1.10涉案物品清单排列格式见附录A涉案物品清单，应当具备下列内容：

a)文书字号；

b)涉案物品名称、规格型号、单位、数量、状态；

c)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.11检验（检定）（鉴定）委托书排列格式见附录A检验（检定）（鉴定）委托书，应具备下

列内容：

a)文书字号；

b)委托人、受托人全称；

c)委托事项；

d)样品信息；

e)委托方和受托方印章、成文日期。

6.2.3.1.12检验（检定）（鉴定）结果告知书排列格式见附录A检验（检定）（鉴定）结果告知书，

应具备以下内容：

a)文书字号；

b)被告知人全称；

c)被检验、检定、鉴定物品的名称、规格、型号，以及检验、检定、鉴定机构名称和判定结论；

d)被告知人依法享有复检权的期限及复检受理机构；

e)检验、检定、鉴定报告编号；

f)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.13责令整改通知书排列格式见附录A责令整改通知书，应具备下列内容：

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DB22/T2236—2015

a)文书字号；

b)当事人全称及基本情况；

c)违法行为及违反的法律、法规和规章的名称及具体条、款、项、目；

d)责令改进所依据的法律、法规和规章的名称及条、款、项、目，责令停止违法行为或责令改正

的内容和期限；

e)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.14行政处罚告知书排列格式见附录A行政处罚告知书，应具备下列内容：

a)文书字号；

b)当事人全称；

c)当事人具体违法行为；

d)所违反的法律、法规名称及具体条、款、项、目；

e)根据的法律、法规名称及条、款、项、目拟给予的行政处罚；

f)当事人所享用的陈述申辩权利，听证权适用的范围；

g)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.15行政强制措施有关期限告知书排列格式见附录A行政强制措施有关期限告知书，应具备以

下内容：

a)文书字号；

b)当事人全称；

c)强制措施决定书的日期、字号及标的物；

d)延长期限的理由、延长期限及起始日期；

e)检测（检验、鉴定）所需时限、起止日期；

f)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.16催告执行通知书排列格式见附录A催告执行通知书，应具备以下内容：

a)文书字号；

b)当事人名称；

c)当事人未履行的具体项目；

d)催告当事人履行行政处罚决定的依据、时限；

e)行政机关申请强制执行的人民法院全称；

f)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.17延期（分期）缴纳罚款决定书排列格式见附录A延期（分期）缴纳罚款决定书，应具备以

下内容：

a)文书字号；

b)当事人全称；

c)对应的行政处罚决定书成文时间、文号、罚款数额、送达时间及当事人提出申请的时间；

d)分期或延期缴纳的期限、数额；

e)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.18行政处罚案件听证通知书排列格式见附录A行政处罚案件听证通知书，应具备下列内容：

a)文书字号；

b)当事人全称；

c)听证申请时间及举行听证的时间、地点；

d)听证会是否公开及听证主持人姓名；

e)当事人参加听证会要求听证主持人回避的权利；

f)申请人应提交的参加听证会代表人的身份证明；

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DB22/T2236—2015

g)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.19行政处罚案件听证笔录排列格式见附录A行政处罚案件听证笔录，应当具备下列内容：

a)案由；

b)时间、地点；

c)听证是否公开举行；

d)参会人的姓名等基本信息；

e)听证会的全部内容；

f)参会人员签名。

6.2.3.1.20行政处罚案件报批书排列格式见附录A行政处罚案件报批书，应具备以下内容：

a)报批事项；

b)申报部门意见及理由；

c)审批部门、案审办意见，案审办负责人签署姓名及日期；

d)审批意见、审批部门的案审委主任签署审批决定、姓名及日期、行政机关印章。

6.2.3.1.21指定管辖决定书排列格式见附录A指定管辖决定书，应具备以下内容：

a)文件字号；

b)指定管辖部门全称；

c)指定办理的案件全称；

d)指定管辖案件办理要求；

e)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.22送达回证排列格式见附录A送达回证，应具备下列内容：

a)案由；

b)受送达人的全称；

c)送达地点；

d)送达文书名称和文号；

e)送达方式；

f)收件人（受送达人或代收人）签名及日期；

g)送达人签名及日期。

6.2.3.1.23案件移送书排列格式见附录A案件移送书，应具备下列内容：

a)文书字号；

b)接受移送部门全称；

c)违法行为人全称及具体违法行为；

d)移送的原因、理由及法律依据；

e)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.24解除登记保存通知书排列格式见附录A解除登记保存通知书，应具备下列内容：

a)文书字号；

b)受送达人名称；

c)被解除的《登记保存证据通知书》的文件字号及日期；

d)解除登记保存原因、处理意见；

e)解除物品数量、地点、现状；

f)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.25解除查封（扣押）（封存）决定书排列格式见附录A解除查封（扣押）（封存）决定书，

应具备下列内容：

a)文书字号；

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b)致送单位（人）；

c)采取查封（扣押）（封存）时间、对象以及决定物品清单的文件字号；

d)处理意见；

e)解除查封（扣押）（封存）物品的名称、规格、型号、数量；

f)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.1.26行政相对人身份证明材料应包括：

a)营业执照复印件；

b)法定代表人身份证明；

c)身份证复印件；

d)授权委托书。

6.2.3.1.27罚没凭证应符合下列要求：

a)罚没凭证包括罚没物资专用收据、代收罚没收据；

b)罚没物资专用收据、代收罚没收据的格式及内容应符合国家有关部门的规定。

6.2.3.1.28结案审批表排列格式见附录A结案审批表，应当具备下列内容：

a)案由；

b)立案日期及处罚决定日期；

c)处罚决定文号及案件承办人员；

d)行政处罚内容；

e)处罚执行方式结果及承办机构负责人签署姓名及日期；

f)部门负责人签署意见、姓名及日期。

6.2.3.1.29证据材料袋排列格式见附录A证据材料袋，应具备下列内容：

a)序号；

b)文件名称；

c)备注；

d)接收人；

e)材料提交人；

f)日期。

6.2.3.2一般程序案件案卷的副卷材料

6.2.3.2.1案件受理记录排列格式见附录A案件受理记录，应具备下列内容:

a)受理号；

b)案件来源；

c)当事人；

d)受理时间；

e)案情摘要；

f)拟办意见；

g)承办机构意见。

6.2.3.2.2案件初审意见表排列格式见附录A案件初审意见表，应具备下列内容：

a)案由；

b)立案时间、调查终结时间、交审时间；

c)初审内容、初审意见；

d)所办案件是否具有管辖权；

e)违法主体认定是否正确；

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f)办案程序是否符合法定要求；

g)案件事实是否清楚，证据是否确凿、充分，执法文书是否规范；

h)适用法律依据是否准确；

i)行政处理建议是否合法、适当；

j)处罚裁量是否合理、公正；

k)是否涉嫌犯罪需要移送司法机关；

l)总体意见和建议；

m)案件承办机构意见。

6.2.3.2.3案件审理记录排列格式见附录A案件审理记录，应具备下列内容：

a)案由；

b)审理时间、地点；

c)主持人；

d)记录人；

e)审理人员

f)列席人员；

g)审理记录正文；

h)审理人员签名。

6.2.3.2.4行政执法建议书排列格式见附录A行政执法建议书，应具备下列内容：

a)文书字号；

b)被建议部门全称；

c)当事人的主要违法事实；

d)追究违法行为人相应法律责任的依据、建议内容；

e)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.2.5强制执行申请书排列格式见附录A强制执行申请书，应具备下列内容：

a)文书字号；

b)申请人、被申请人基本情况；

c)处罚决定书的制作及送达日期、文号；

d)书面催告当事人履行处罚决定日期；

e)申请执行的法律依据和具体项目；

f)具有行政强制执行权的行政机关或人民法院；

g)行政机关法定代表人签名及行政机关印章、成文日期。

6.2.3.2.6涉案物品处理记录排列格式见附录A涉案物品处理记录，应具备下列内容：

a)处理时间、地点；

b)被处理物品名称、数量、单位；

c)来源；

d)所有人名称；

e)依据；

f)处置方式、手段；

g)处理情况记录；

h)批准人姓名、职务；

i)承办人、物品接收人签名。

6.2.3.2.7有关涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的案件材料应具备下列内容：

a)调查材料；

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b)听证材料；

c)调解材料。

6.2.3.2.8行政处理决定审批表排列格式见附录A行政处理决定审批表，应具备以下内容：

a)案由；

b)作出处理决定类别；

c)案件重审情况；

d)当事人主要违法事实及案审委处理意见和理由、案件承办部门负责人签字；

e)案审办意见、案审办负责人签字；

f)案审委意见、案审委主任批准签字；

g)行政机关主要负责人意见、批准签字。

6.2.3.2.9采取（解除）行政措施审批表排列格式见附录A采取（解除）行政措施审批表，应具备以

下内容：

a)案由；

b)涉案物品基本信息；

c)拟采取的行政措施；

d)理由和法律依据；

e)承办机构意见；

f)审批意见。

6.2.3.2.10行政处罚有关事项审批表排列格式见附录A行政处罚有关事项审批表，应具备以下内容：

a)案由；

b)报批事项；

c)报批理由、依据及拟处理意见；

d)报批部门意见、负责人签署姓名、日期；

e)行政机关主要负责人签署意见、姓名、日期。

6.2.3.2.11案件调查终结报告排列格式见附录A案件调查终结报告，应具备以下内容：

a)案由；

b)当事人基本情况；

c)案情及违法事实；

d)证明对象及证据材料；

e)定性及处罚依据；

f)拟处理意见；

g)案件承办人和承办机构负责人签署姓名及日期。

6.2.3.2.12处罚决定书、登记保存证据通知书、封存（查封、扣押）决定书办文单。

6.2.3.3简易程序案卷的材料

6.2.3.3.1当场处罚决定书排列格式见附录A当场处罚决定书，应具备下列内容：

a)文件字号；

b)当事人全称及基本情况；

c)当事人违法情况；

d)违法行为定性及行政处罚依据；

e)处罚种类、额度；

f)缴纳罚没款的期限、银行名称、地址、账号；

g)复议或诉讼的机构名称、期限；

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DB22/T2236—2015

h)处罚地点、当事人及执法人签字；

i)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.3.2责令整改通知书排列格式见附录A责令整改通知书，应具备下列内容：

a)文书字号；

b)当事人全称及基本情况；

c)违法事实；

d)违反法律、法规和规章的名称及具体条、款、项、目；

e)依据的法律、法规和规章及责令停止违法行为或责令改正的内容和期限；

f)行政机关印章、成文日期。

6.2.3.3.3现场检查笔录排列格式见附录A现场检查笔录，应具备下列内容：

a)被检查人基本情况；

b)检查时间、场所；

c)检查情况；

d)被检查人签署意见、姓名；

e)检查人签署姓名、日期。

6.2.3.3.4罚没款收据应按国家有关部门的规定执行。

6.2.3.3.5没收物品清单排列格式见附录A没收物品清单，应具备下列内容：

a)案由；

b)当事人；

c)物品名称；

d)物品数量；

e)物品特征。

6.2.3.3.6结案审批表排列格式见附录A结案审批表，应具备下列内容：

a)案由、立案及处罚决定日期、处罚决定书文号及案件承办人姓名；

b)处罚内容；

c)处罚执行方式结果、承办机构负责人签名及日期；

d)审批意见、审批人签字及日期。

6.2.4备考表

6.2.4.1备考表用于案件办结时，记录、说明案卷内材料状况和行政复议、行政诉讼情况。

6.2.4.2备考表排列格式见附录A备考表，应具备以下内容：

a)卷内材料情况说明；

b)案卷整理人签名；

c)案卷检查人签名；

d)归档日期。

6.2.5案卷的封底

案卷的封底排列格式见附录A案卷的封底，应具备以下内容：

a)立卷人；

b)审核人；

c)档案接收人；

d)日期。

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7整理立卷

7.1整理

应符合DA/T22规定的规则和方法。

7.2复核

应对拟入卷文件的真实性、准确性、完整性进行复合，凡需纠正、完善的，应按规定进行。

7.3案卷的格式制作

应按GB/T9705的规定执行。

7.4排序

卷内文件按照行政处罚过程中文件产生时间的先后依次排列。

7.5编号

应遵循“案号统一、唯一”原则，依分类方案和排列顺序对文件进行逐件编号。不得一号多案、一

案多号,按DA/T13给出的规则执行。

7.6页码

卷内文件应逐页编写页号，页号一律用阿拉伯数字编写。单面书写文件，页号写在右上角；双面书

写文件，正面页号写在右上角，背面页号写在左上角。空白页不编写页号，各分卷之间不连续编页号。

7.7卷内文件处理

7.7.1纸制件

7.7.1.1卷内文件有破损的，应进行修补或复制；字迹难以辨认的，应当附有抄件；信封（展开平放，

保留邮票、邮戳）纸张较小较薄的文书、证物应加贴衬纸并骑缝加盖办案单位印章。

7.7.1.2卷内文件幅面大于A4型纸尺寸的，应剪裁、折叠成A4纸型的幅面；小于A4型纸尺寸的，应

粘贴在A4型纸上。

7.7.1.3应剔除卷内文件上的所有金属物件。

7.7.2照片资料

卷内文件中的照片的整理应按照GB/T11821-2002第5章的规定执行。

7.7.3声像及其他资料

不便于装订入卷的证据材料，应当以声、像载体的形式入卷保存，原物按有关规定处理。

7.8著录

按DA/T18的规定执行。

7.9盖章

在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、文件

号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。

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DB22/T2236—2015

7.10装订

7.10.1原则

按下原则装订：

a)简易程序案件案卷可多案合卷装订；

b)一般程序案卷应一案一卷组卷装订，文件数量过多时可适当分卷；

c)听证程序案卷与一般程序案卷合卷装订。

7.10.2方法

采用三孔一线的方式装订。

7.11整理时限

应不超过结案后的30日。

8交接、归档

8.1交接

8.1.1案卷整理完成后应在5日内移交本部门的档案管理机构。

8.1.2案卷交接应符合下列要求：

a)档案管理机构应当对案卷当场清点；

b)移交人、接收人在归档清册上签字，归档清册一式两份，分别由办案机构和档案管理机构保存；

c)不符合移交规定的退回办案机构重新整理；

d)归档。

8.2归档

8.2.1已经归档的案卷，确需增加材料的，应当经档案管理机构同意和部门领导批准，按规定重新整

理。但应作出说明，相关人员签字，并存档；同时，应在案卷备考表中作相应说明。

8.2.2归档案卷的整理按DA/T22的规定执行。

9查阅

9.1内部查阅

9.1.1填写申请单，提交部门法制机构，审查同意后方可查阅。查阅时不得外借。

9.1.2按照国家相关规定进行查阅、摘录和复制

9.1.3查阅案卷时不得涂改、损毁、抽取案卷材料。

9.2外部查阅

填写申请单，提交部门法制机构审核，报请部门主要领导批准，同意后方可查阅，查阅时按9.1.2、

9.1.3执行。

10保管

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DB22/T2236—2015

10.1案卷库房的虫霉防治、温湿度控制按照DA/T35的规定执行。

10.2案卷库房应安装监控装置、空气净化装置、防火防盗装置。

10.3案卷架空间保持在1m至1.2m之间，不得靠墙，避光通风；从左至右、从上而下统一编号。

10.4案卷保管期限自立卷之日起，一般的为30年，重大的永久。

11销毁

11.1对保管期限届满的案卷，档案管理机构应当会同法制机构和行政执法机构对其鉴定，提出延长保

管期限或者予以销毁的报告，经部门领导批准同意后，按照规定程序和方法执行。

11.2需销毁的案卷，不得做废品出售，应用专人送往指定地点，指派两人以上监销。

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DB22/T2236—2015

AA

附录A

（规范性附录）

行政处罚案卷

行政处罚案卷见以下各表。

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DB22/T2236—2015

全宗名称×××质量技术监督局

档案类别行政处罚案件卷宗

案件名称

处

理

结

果

立案日期年月日

办案日期保管期限

结案日期年月日

本卷共件页归档号

立卷人

全宗号目录号案卷号

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DB22/T2236—2015

卷内文件目录

顺

序文号文件名称日期页号备注

号

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DB22/T2236—2015

质量技术监督

立案审批表

（）质监立字﹝﹞号

案

由

案

情

摘

要

承

办

人

意

承办人：年月日

见

承

办

机

构

意

负责人：年月日

见

审

批

意

见审批人：年月日

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DB22/T2236—2015

质量技术监督

行政处罚决定书

（）质监罚字﹝﹞号

当事人：

营业执照或其他资质证明：编号：

组织机构代码（身份证）号：

法定代表人（负责人）：性别：职务：

地址（住址）：邮编：电话：

违法事实：

主要证据：

你（单位）上述行为已违反了《》第条第款

第项的规定：。

依据《》第条第款第项的规定：

。

本局决定对你（单位）给予以下行政处罚：

。

请于收到本决定书之日起十五日内将罚没款缴到

银行，地址：帐号：。逾期不缴

纳罚没款的，根据《中华人民共和国行政处罚法》第五十一条第（一）项的规定，每日

按罚款数额的百分之三加处罚款，并将依法申请人民法院强制执行。

如对本行政处罚决定不服，可于收到本决定书之日起六十日内向质量

技术监督局或者人民政府申请行政复议，也可以于内依法向

人民法院提起行政诉讼。

(印章）

年月日

本文书一式两份。一份送达当事人，一份行政部门存档。B...................................................................................................................................

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质量技术监督

现场检查笔录

共页第页

被检查单位（人）：

营业执照或其他资质证明：编号：

组织机构代码（身份证）号: