DB62/T 4233-2020 农业科学技术研究档案数字化规范

ICS01.140.20

A14

DB62

甘肃省地方标准

DB62/T4233—2020

农业科学技术研究档案数字化规范

2020-08-25发布2020-09-28实施

发布

DB62/T4233—2020

目次

前言................................................................................II

引言...............................................................................III

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语和定义........................................................................1

4总则..............................................................................3

5农业科学技术研究档案数字化组织....................................................3

6农业科学技术研究档案数字化准备....................................................5

7数字化前鉴定......................................................................5

8数字化前整理......................................................................5

9案卷（件）出库管理................................................................6

10目录数据库建设...................................................................6

11案卷（件）全文数字化数据建设.....................................................6

12数据挂接.........................................................................8

13数据库建设.......................................................................8

14数据验收与移交...................................................................9

15案卷（件）的归还入库............................................................10

16数字化数据的查阅利用............................................................10

17数字化数据与管理系统的运行、维护及安全管理......................................10

附录A（规范性附录）档案数字化流程.................................................12

附录B（规范性附录）计划报批表式样.................................................13

附录C（规范性附录）前鉴定、整理统计表式样.........................................14

附录D（规范性附录）数字目录验收登记表式样.........................................15

附录E（规范性附录）扫描（拍照）质量验收登记表式样.................................16

附录F（规范性附录）文件、图像质量验收登记表.......................................17

附录G（规范性附录）数据验收登记表式样.............................................18

附录H（规范性附录）数据及载体移交表式样...........................................19

附录I（规范性附录）数据备份载体移交表式样.........................................20

I

DB62/T4233—2020

前言

本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则进行起草。

本标准的附录A、B、C、D、E、F、G、H、J为规范性附录。

本标准由甘肃省档案局提出、归口并监督实施。

本标准起草单位：甘肃省农业科学院。

本标准起草人：郭秀萍、胡新元、马心科、王来、张雪琴、白玉龙、陈大鹏、秦春林、边金霞、董

煚、兰晶、席春艳、李明泽、甄东海。

II

DB62/T4233—2020

引言

在信息化、数字化技术广泛应用的背景下，为满足查档用户对农业科学技术研究档案信息快捷高效

的查阅利用需求，开发传统农业科学技术研究档案资源信息，促进数字农业科学技术研究档案资源建设

发展，全面、系统、科学指导农业科学技术研究档案数字化工作与业务流程的高质量、高效率实施，确

保其数字化数据信息的完整、准确、有效与耐久存储、长期可用，制定本标准。

本标准适用于传统载体农业科学技术研究档案数字化管理与实施。

III

DB62/T4233—2020

农业科学技术研究档案数字化规范

1范围

本标准规定了农业科学技术研究档案、农业科学技术研究档案数字化、农业科学技术研究档案数字

目录著录、数字目录与数字文件图像关联等术语定义。针对传统载体农业科学技术研究档案数字化组织、

数字化前鉴定、数字化前整理、案卷（件）出库管理、数字目录数据库建设、案卷（件）全文数字化数

据建设，以及数字化数据挂接、数字化数据验收与移交、数字化数据信息查阅利用、数字化数据与管理

系统的运行、维护及安全管理等业务，逐一提出原则目标、操作方法与技术标准。

本标准适用于传统载体农业科学技术研究档案的数字化，其它档案的数字化可参考应用。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T20530文献档案资料数字化工作导则

DA/T1档案工作基本术语

DA/T15磁性载体档案管理与保护规范

DA/T18档案著录规则

DA/T31纸质档案数字化规范

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T52档案数字化光盘标识规范

DA/T58电子档案管理基本术语

DA/T64.1纸质档案抢救与修复规范第1部分：破损等级的划分

DA/T64.2纸质档案抢救与修复规范第2部分：档案保护状况的调查办法

DA/T64.3纸质档案抢救与修复规范第3部分：修复质量要求

DA/T64.4纸质档案抢救与修复规范第4部分：修复操作指南

DA/T68.1档案服务外包工作规范第1部分：总则

DA/T68.2档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务

DA/T77纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范

DA/T81档案库房空气质量检测技术规范

DA/T82基于文档型非关系型数据库的档案数据存储规范

3术语和定义

GB/T20530、DA/T1、DA/T18、DA/T58界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

农业科学技术研究档案

1

DB62/T4233—2020

具有咨询、参考、查证和存史作用的农业科研文件材料组成的记录体系，是反映和再现农业科学技

术研究活动与组织管理过程的历史真实记录。

3.2

农业科学技术研究档案案卷

反映同一专题研究形成的互有联系的农业科研文件材料组合而成的保管单元。

3.3

数字化

应用计算机技术、数字技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。

3.4

农业科学技术研究档案数字化

采用拍摄、扫描等方式，对传统载体农业科学技术研究档案进行数字化，将其转换为数字信号，以

特定格式存储在磁性介质（硬盘、磁盘、光盘等），按照原生态形式特征建立数字目录与数字文件图像

关联关系的处理过程。其数字化数据可被计算机等电子设备识别、检索、阅览和利用。

3.5

元数据

描述文件材料的内容、背景、结构及其整个管理过程的数据。主要包括数字化文件图像的内容信息、

来源信息、结构信息及其数字化属性、存储信息等。

3.6

分辨率

单位长度内数字文件图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（dpi）表示。它是控制传统载

体农业科学技术研究档案数字化质量的关键参数。

3.7

OCR（OpticalCharacterRecognitiin,光学字符识别）

电子设备（如扫描仪、数码相机、高拍仪）检查纸上打印的字符，通过检测暗、亮的模式确定其形

状，然后用字符识别方法将形状翻译成计算机语言、电子文字的过程。

3.8

农业科学技术研究档案数字目录

以传统载体农业科学技术研究档案案卷目录为基础，应用计算机技术及相关软件录入编辑以揭示其

数字化案卷（件）主题内容、形式特征及背景信息的条目汇集，是农业科学技术研究档案数字化数据检

索、阅览、输出、报道的工具。

3.9

农业科学技术研究档案数字目录著录

将反映农业科学技术研究档案案卷（件）主题内容、形成过程及背景要素，应用计算机技术及相关

软件编辑其目录项目的登录过程。包括全宗号、分类号、案卷号、题名与副标题、责任者、形成日期、

密级、保管期限以及排检与编号、附注等。

3.10

农业科学技术研究档案数字文件图像

以数字形式表现传统载体农业科研文件、图像页面的整数阵列。是一个二维或高维的采样并量化的

函数，由相同维数和连续图像产生。

3.11

数字文件、图像地址

记录数字农业科学技术研究文件、图像在数据库中存储位置的数据，由制作日期、时间、盘号和光

点号组成。

2

DB62/T4233—2020

3.12

数字目录与数字文件图像的关联

应用计算机档案管理系统及相关软件，实现农业科学技术研究档案数字目录与数字文件、图像的链

接。

3.13

农业科学技术研究档案管理系统

由农业科学技术研究档案部门开发建设的，基于计算机、局域网嵌入运行的可采集、整理、著录、

存储、组织、管理、检索、阅览、利用农业科学技术研究档案数据信息的应用系统。

3.14

农业科学技术研究档案数字化数据读取设备

同步获取农业科学技术研究档案数字目录、数字文件图像及元数据的输入、显示、输出设备。

4总则

4.1应用先进信息技术、计算机技术等科学方法，结合农业科学技术研究档案的本质属性和形式特征，

科学规范开展数字化。

4.2自农业科学技术研究档案数字化开始，应建立指导管控数字化数据目标实现的工作制度、操作规

程及技术标准，保障数字化工作效率和全程质量，维护其原始特征与内容全貌，确保其数字化数据的真

实、完整、准确、有效、可用与安全。

4.3设计农业科学技术研究档案数字化流程，明确数字化任务分工、职责与质量要求。农业科学技术

研究档案数字化流程式样，见附录表A。

4.4根据传统农业科学技术研究档案的利用频率、珍贵与亟待抢救程度、安全保密以及数字化工作经

费等实际，合理确定传统农业科学技术研究档案数字化的内容、范围与数字化形式，分步实施，有序推

进。

4.5农业科学技术研究档案数字化原则：

a)规范操作：根据农业科学技术研究档案数字化流程，组织实施。包括数字化前案卷（件）的再

鉴定、再整理，编制数字化案卷（件）目录，实体出入库清点交接、数字目录与文件图像建库，

数字化数据挂接、检测检验，数据信息检索、阅览及利用，数字化工作文件资料整理归档等；

b)目标质量：遵循传统载体农业科学技术研究档案形成规律与内在联系，建设数字化数据库。数

据信息应真实反映原有内容、要素和相关信息，最大程度地呈现原件原貌，确保数字化数据质

量；

c)准确可用：根据农业科学技术研究档案数字化数据检测技术标准，严格数字化各类数据的检测

验收，确保数字化全程技术环境、技术参数及识别、读取技术性能的可靠、有效、准确；

d)安全运行：建立农业科学技术研究档案实体与信息安全管理制度，杜绝案卷、卷内文件的破坏、

损伤、丢失。注重涉及国家秘密、知识产权保护等案卷（件）及数据信息的安全保密管理。

5农业科学技术研究档案数字化组织

5.1机构与人员

5.1.1确立农业科学技术研究档案数字化工作负责部门和负责人，对数字化工作的规划、实施、检查、

验收以及技术、安全、保密、运行经费等进行协调保障，保证数字化工作顺利开展，按期完成。

3

DB62/T4233—2020

5.1.2配备具备农业科学技术研究档案工作经验、现代信息技术应用能力和安全保密组织观念的技术

人员。建立数字化工作职责与业务培训制度，保证数字化工作的科学、规范推进，保质保量完成。

5.2数字化设备条件

5.2.1确定农业科学技术研究档案数字化工作场地，配备实体案卷（件）临时存放装具、鉴定整理工

作台等必要设备。工作人员休息、个人物品存放的区域应与数字化工作区域分设。

5.2.2配备满足农业科学技术研究档案数字化质量标准的技术设备，保证案卷（件）著录、扫描（拍

照）、数字转化等专用设备的先进、可用和安全：

a)开发建设农业科学技术研究档案数据管理系统，主要包括应用服务器、终端计算机、数据存储、

网络设备及其配套设备。终端设备包括输入、输出设备，通常指独立工作的计算机、打印机、

复印机等；网络设备主要包括传输介质、集线器、交换机、路由器、防火墙、光电转换等；

b)配备性能优良的数字化设备及存储设备，主要包括计算机、扫描仪（高拍仪）、非线性编辑系

统及磁盘、光盘、移动硬盘、磁盘阵列、防磁柜等。

5.2.3数字化工作场地与数据存储库房，应配备防盗、防火、防水、防鼠、防有害生物、防紫外线、

防磁化以及电子监控等安全防护设备，工作室、库房内温、湿度及其环境条件有利于案卷（件）实体与

数据信息的安全保护。按GB/T18894、DA/T81的规定执行。

5.3数字化计划

5.3.1在充分调研的基础上，制定科学、合理、易操作的农业科学技术研究档案数字化工作方案，确

保数字化工作计划目标的实现。

5.3.2农业科学技术研究档案数字化方案，主要包括数字化计划、目标、内容、技术方法、技术参数、

验收指标、人员分工、安全措施以及经费预算等。经主管部门审批后执行，并以此作为数字化工作检查

验收的依据之一。

5.4数字化制度

5.4.1农业科学技术研究档案数字化制度，是指以涉及数字化工作中的重复性事项、概念和目标对象，

遵循相关法律法规并结合客观条件和内在联系制定的规范性文件。主要包括：农业科学技术研究档案数

字化中（长）期规划、年度计划和规章制度，维护数字化工作科学、严谨、有序实施，形成促进工作效

率、目标质量及全面安全的机制保障。

5.4.2农业科学技术研究档案数字化规程，主要包括：应当遵循的国家档案法律法规，制定的数字化

操作规范、数据检测验收标准、数字化场地及设施设备、安全保密技术方法等。

5.4.3农业科学技术研究档案数字化培训与问题反馈制度，针对数字化工作过程中发现的遗漏、错误

等不良状况及时反馈，形成组织协调、加以修正、畅通运行的机制保障。

5.5数字化工作文件资料存档

5.5.1建立农业科学技术研究档案数字化工作文件材料的收集、整理、归档制度。

5.5.2农业科学技术研究档案数字化工作文件归档范围，主要包括农业科学技术研究档案数字化规划、

计划、方案，数字化安全保密责任书，以及相关业务审批书、流程单、验收单、数字化数据移交清单等。

5.5.3农业科学技术研究档案数字化采取外包形式的，包括招标文件、投标文件、中标通知书，数字

化协议（合同）、保密协议（协定），数字化数据验收交接凭据等。

5.6数字化形式

4

DB62/T4233—2020

5.6.1农业科学技术研究档案数字化，遵照执行《中华人民共和国保守国家秘密法》《国家科学技术

保密条例》以及《农业工作国家秘密范围的规定》等相关规定。

5.6.2农业科学技术研究档案数字化形式，一般有自行开展、委托外包等。

5.6.3自行开展农业科学技术研究档案数字化形式。应确定数字化工作场地，配备性能优良的扫描仪

（或高拍仪）、计算机、磁盘、硬盘以及装订机等设施设备。确定数字化工作责任部门与工作人员，明

确责任分工，制定规章制度，组织必要的业务培训。

5.6.4农业科学技术研究档案数字化的外包：

a)选择有实力、信誉好、具有承接传统载体农业科学技术研究档案数字化资质与保密资质的企业

委托实施。数字化资质与保密资质审查，按DA/T31的规定执行；

b)在数字化实施前，应明确委托数字化工作的任务、内容与质量要求，作为数字化数据验收、支

付服务费用的依据。双方签订《农业科学技术研究档案数字化合同》《农业科学技术研究档案

数字化保密协定》，以及外包数字化案卷（件）页号核对、破损页面技术修复、数字化数据验

收标准等约定文书，按DA/T68.1、DA/T68.2的规定执行；

c)委托方应指派专人负责对数字化外包业务的监督指导。协商制定农业科学技术研究档案数字化

管理制度、监督员职责，确保数字化工作的时效和质量，保证数字化工作中案卷（件）与数据

信息的齐全、完整、准确、可用及全面安全。按DA/T68.1、DA/T68.2的规定执行。

6农业科学技术研究档案数字化准备

6.1确定开展传统农业科学技术研究档案数字化的范围、内容和期限。

6.2编制农业科学技术研究档案数字化报批表，经审核认定。农业科学技术研究档案数字化报批表式

样，见附录表B。

6.3确定农业科学技术研究档案数字化形式。与本标准5.6相一致。

7数字化前鉴定

7.1成立数字化前鉴定、整理小组，一般3至5人，由农业科研档案人员、农业科研管理人员、立卷

责任者组成。建立农业科学技术研究档案数字化前鉴定、整理统计表。农业科学技术研究档案数字化前

鉴定、整理统计表式样，见附录表C。

7.2根据传统农业科学技术研究档案的利用价值、开放程度、知识产权保护等，逐一对案卷（件）状

态、形式结构、记录内容及其利用频率、珍贵与亟待抢救程度等进行全面检查鉴定，确定传统农业科学

技术研究档案数字化内容、范围及优先秩序。按DA/T64.1、DA/T64.2的规定执行。

7.3确定扫描与不扫描对象。对于未经鉴定、整理的案卷、重份文件、空白页面以及成批报表中内容

相同的填表说明，或者是确定没有保存利用价值的案卷（件），不应进行数字化，并加以标注。

7.4编制《传统农业科学技术研究档案数字化案卷鉴定目录》，作为数字化案卷（件）再整理的依据。

8数字化前整理

8.1针对《传统农业科学技术研究档案数字化鉴定目录》，开展农业科学技术研究档案数字化案卷（件）

的整理：

a)核对页号：没有编写页号或页号漏编、页号不正确的重新编写。页号应当清楚公正、且不压盖

档案内容。书写页号的笔、墨等不应破坏案