DB12/T 692-2016 天津市文书类电子文件元数据规范

ICS01.140.20

A13

DB12

天津市地方标准

DB12/T692—2016

天津市文书类电子文件元数据规范

MetadataspecificationforadministrativeelectronicrecordsofTianjin

2016-12-30发布2017-02-01实施

天津市市场和质量监督管理委员会发布

DB12/T692—2016

前言

本标准参照GB/T1.1-2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。

本标准由天津市档案局提出。

本标准由天津市档案局归口并解释。

本标准起草单位：天津市档案局。

本标准起草人：方昀、荆浩、王美荣、王颖。

本标准于2016年12月首次发布。

I

DB12/T692—2016

引言

为适应天津市电子文件管理的要求，结合天津市实际制定本规范。2009年国家档案局印发DA/T

46-2009《文书类电子文件元数据方案》，此方案规定了以文件、案卷及实体档案为主要对象的文件形

成、交换、归档、保管等过程的元数据的设计、捕获、著录的一般要求，天津市落实贯彻国家立卷制度

改革的要求，市级机关单位全部改为以件为单位进行归档文件整理，电子文件归档与实体档案分别管理，

因此，国家档案局制定的标准对指导天津市档案管理工作存在差异，与实际工作出入较大，不能满足电

子文件和档案管理工作需求，需要制定符合天津市实际的元数据方案。本规范与《天津市文书类电子文

件数据存储结构规范》中对元数据的规定相辅相成，互为补充，并将具有共性的元数据内容在移交说明

中进行统一描述。

1

DB12/T692—2016

天津市文书类电子文件元数据规范

1范围

本标准规定了以文件为单位的文书类电子文件形成、办理、归档、移交和长期保存的元数据项内容。

本标准适用于对电子文件全过程管理的元数据设计、捕获和著录，其它门类的电子文件可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB2312信息交换用汉字编码字符集

GB18030信息技术中文编码字符集

GB/T18894-2002电子文档归档与管理规范

DA/T1-2000档案工作基本术语

3术语和定义

GB/T18894-2002和DA/T1-2000界定的以及下列术语和定义适用本文件。为方便使用，下列重复列

出了某些术语和定义。

3.1

电子文件electronicrecords

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备

阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

[GB/T18894-2002，定义3.1]

3.2

文书类电子文件administrativeelectronicrecords

指反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件

3.3

元数据metadata

描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。

3.4

元素element

通过标识、定义、约束性、值域等一组属性描述的数据单元。

3.5

简单型simpletype

不具有子元素的元素所对应的元素类型。

3.6

容器型containertype

2

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具有子元素的元素所对应的元素类型。

3.7

复合型complestype

本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型

4电子文件元数据索引表

电子文件元数据结构见表1。

表1电子文件元数据索引表

层次描述编号元素编号元素备注

M2档案馆名称

M1来源

M3档案馆代码

M4全宗名称

M5电子文件号

M7全宗号

M8档案门类代码

M9保管期限代码

M6档号M10年度

M11机构/问题代码

M12盒号

M13件号

M15统一社会信用代码

M16档案门类

M17保管期限

M18机构/问题

文件实体

M19题名

M20并列题名

M21主题词或关键字

M22人名

M23摘要

M14内容描述M24分类号

M25文件编号

M26责任者

M27日期

M28文种

M29主送

M30抄送

M31密级

M32保密期限

M33附注

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M35页数

M36语种

M34形式特征M37稿本类型

M38稿本文件名

M39稿本文件大小

M40权限管理M41控制标识

M43脱机载体编号

M42存储位置M44脱机载体存址

M45缩微号

M47格式信息

M46电子属性

M48信息系统描述

M50数字化对象形态

M51扫描分辨率

M49数字化属性

M52扫描色彩模式

M53图像压缩方案

M55签名规则

M56签名时间

M57签名人

M54电子签名M58签名结果

M59证书

M60证书引证

M61签名算法标识

机构人员M62机构人员类型

实体M63机构人员名称

M64业务行为

业务实体M65行为时间

M66行为依据

M67实体标识符

实体关系

M68关联文件

5元数据的描述方法

元数据元素描述方法见表2，所描述的中文字符集应符合GB2312和GB18030。

表2元数据元素描述方法

编号按一定规则排列的元数据的顺序号

中文名称元数据元素的中文标识

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英文名称元数据元素的英文标识

定义元数据元素含义的描述

目的描述该地数据元素的必要性和作用

说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表

约束性示总是强制采用；“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用；“可选”表示可采用也

可不采用，由用户根据需要确定

可重复性元数据元素是否可以重复出现

元素类型元数据元素所属的类型，本标准将元素分为简单型、容器型和复合型

为表达元数据元素值而规定的具有相同数学特性和相同操作集的数据类别。本标准数

数据类型

据类型包括字符型、数值型、日期时间型。容器型元素没有数据类型

值域可以分配给元数据元素的值

缺省值该元数据元素的默认值

著录信息源元数据元素值的来源

著录细则元数据元素值的著录细则

注释对元素的进一步说明

6元数据描述

6.1元数据应符合附录A的要求。

6.2元数据表应符合附录B的要求。

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附录A

（规范性附录）

元数据描述

表A.1来源

编号M1

中文名称来源

英文名称provenance

定义对形成、归档、移交、保管电子文件的单位（个人）和全宗的描述

目的提供电子文件的背景信息，利于对电子文件的理解、管理和利用

约束性必选

可重复性不可重复

元素类型容器型

数据类型—

值域—

缺省值—

著录信息源—

著录细则—

注释—

表A.2档案馆名称

编号M2

中文名称档案馆名称

英文名称archivename

定义集中管理特定范围档案的专门机构的名称

目的标识电子文件所属馆藏机构，利于电子文件交换、公布和全国性、区域性目录中心建设

约束性条件选

可重复性不可重复

元素类型简单型

数据类型字符型

值域—

缺省值—

著录信息源由档案馆著录，可以在电子文件管理系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

著录细则—

注释档案馆应名称与档案馆代码保持一一对应

表A.3档案馆代码

6

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编号M3

中文名称档案馆代码

英文名称archiveidentifier

定义对档案馆所赋予的代码

目的唯一标识档案馆，利于电子文件的管理和利用

约束性条件选

可重复性不可重复

元素类型简单型

数据类型字符型

值域—

缺省值—

著录信息源由档案馆著录，可以在电子文件管理系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

著录细则—

注释档案馆代码应与档案馆名称保持一一对应

表A.4全宗名称

编号M4

中文名称全宗名称

英文名称fondsname

定义档案馆（室）赋予全宗的标识

目的区分电子文件来源，利于电子文件的管理、提供检索

约束性条件选

可重复性不可重复

元素类型简单型

数据类型字符型

值域—

缺省值—

著录信息源形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

著录细则—

注释—

表A.5电子文件号

编号M5

中文名称电子文件号

英文名称electronicrecordcode

定义唯一标识电子文件的ID号

为稿本提供唯一标识，在电子文件之间、电子文件与机构人员、业务时间、业务行为、

目的

实体关系之间提供关联标识

约束性必选

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可重复性不可重复

元素类型简单型

数据类型字符型

值域—

缺省值不能为空值

著录信息源来源于产生、处理、管理电子文件的信息管理系统

著录细则由系统按照既定规则生成

注释电子文件号应具备语义，一般由系统赋予唯一标识，应保证唯一性和稳定性。原则上一

条档案目录下带有多少个电子原文，就应具有多少个电子文件号，并通过电子文件号可

以与稿本、机构人员、业务行为、业务时间、实体关系等进行相关联系；电子文件号应

随稿本文件的产生而产生，并随稿本文件、业务实体、实体关系进行记录，具体使用方

法见《天津市文书类电子文件数据存储结构规范》中附录2元数据结构规范模式。

表A.6档号

编号M6

中文名称档号

英文名称archivalcode

定义以字符形式赋予档案（电子文件）的用以固定和反映档案（电子文件）排列顺序的一组

代码

目的揭示电子文件分类、排列、编目的结果，利于管理、统计和利用，在电子文件与其传统

载体档案之间提供关联标识

约束性必选

可重复性不可重复

元素类型复合型

数据类型字符型

值域—

缺省值不能为空值

著录信息源由形成、处理、管理电子文件的信息管理系统按照既定规则生成，应保证唯一性和稳定

性

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著录细则档号编码规则：全宗号-档案门类代码-保管期限代码-年度-机构/问题代码-盒号-件号。

档号的生成要求由各个组成项自动合成，即系统既要保留完整的档号，还要保留生成档

号的各个分项。其中全宗号、年度由系统自动或通过选择确定；档案门类代码，用于标

注档案所属的门类，可由系统定义，列表选择；保管期限代码根据保管期限的定义分为

永久、定期30年、定期10年；归档机构代码根据归档机构的编码规则产生，根据文件

形成部门机构编码方案，可形成归档机构代码。将全宗内归档机构代码表嵌入产生、处

理电子文件的原始信息系统，在文件生成时由计算机自动匹配或者由用户选择归档机构

代码，禁止用汉字标注。件号则在确定的编码规则下统一编制，由系统自动生成。

各组成项的长度设定及举例：全宗号：5位阿拉伯数字或英文字母及组合，如X0061；

档案门类代码：2位英文字母，如WS；保管期限代码：1-3位阿拉伯数字或英文字母，

永久由字母YJ表示，定期分为30年、10年，分别用D30、D10表示，或者其它表示时

间长度的数值，如定期5年用D05表示，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限

规定》（国家档案局令第8号）之前的永久、长期、短期用字母Y、C、D表示；年度：

4位阿拉伯数字，如2016；机构/问题代码：3位的阿拉伯数字或字母，如001；盒号：

4位阿拉伯数字，如0012，若为空值则由四个零代替；件号：4位阿拉伯数字，如0123。

完整的档号中应不包含汉字，用各个组成项的预设的代码组成，各个组成项中可以保存

汉字描述，如机构代码在档号中用001表示，在分项中保留其对应的汉字，如办公室；

如问题在档号中用“001”表示，在分项中对应为“党群问题”

注释档号在系统中应具有唯一性

表A.7全宗号

编号M7

中文名称全宗号

英文名称fondsidentifier

定义档案馆（室）分配给全宗的代码

目的标识全宗，利于电子文件的管理和利用

约束性必选

可重复性不可重复

元素类型简单型

数据类型字符型

值域—

缺省值—

著录信息源在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

著录细则—

注释全宗号一般由接收、保管电子文件的档案馆（室）给定，当给定全宗号时，本元素必

选。推荐使用预定义值域列表选择著录；

表A.8档案门类代码

编号M8

中文名称档案门类代码

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英文名称archivalcategoriesidentifier

定义按照档案的特性把相同类别的档案集中在一起而形成的分类，在档号中用代码表示，

与档案门类描述相对应。

目的便于相同类别的档案集中管理

约束性必选

可重复性不可重复

元素类型简单型

数据类型字符型

值域WS、CK、ZP、LY、LX、KJ、ZY、QT

缺省值—

著录信息源在电子文件归档环节通过文件特性进行判别赋值。

著录细则在管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录。

注释—

表A.9保管期限代码

编号M9

中文名称保管期限代码

英文名称retentionperiodidentifier

定义经鉴定后划定的电子文件的存留年限。

目的标识电子文件保存期限，利于电子文件的管理、鉴定和统计

约束性必选

可重复性不可重复

元素类型简单型

数据类型字符型

值域YJ、D30、D10、Y、C、D、【其它】

缺省值—

著录信息源在电子文件处理过程中需要初次鉴定，在捕获处理、保管处置过程中都需要进行鉴

著录细则《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第定，确认存留年限。8号）之前的

注释值域档案可保留原值，如中列出的是《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》（国档发﹝Y、C、D；8号令之后的数据采用新标准，永久为YJ，定期1987﹞2730

号）和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第年为D30，定期10年为D10，在档号中用字母或数字表示，在元数据项中用汉字描8号）

规定的保管期限。值域中的“述表示。[其他]”表示值域中所列保管期限外的其他保管期限，

由用户结合实际自定义形成，如有特殊规定，依规定执行

表A.10年度

编号M10

中文名称年度

英文名称year

定义电子文件按年度分类后标记的形成处理年度

目的标识电子文件年度，利于电子文件的管理和利用

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