DB42/T 1123-2015 流动人员人事档案管理规范

ICS01.140.20

A14

备案号：DB42

湖北省地方标准

DB42/T1123—2015

流动人员人事档案管理规范

Specificationforpersonnelfilesoffloatingpopulationmanagement

（报批稿）

2015–11–30发布2016–05–01实施

湖北省质量技术监督局发布

DB42/T1123—

2015

目次

前言..............................................................................III

引言...............................................................................IV

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................1

4总则...............................................................................1

4.1制度要求......................................................................1

4.2人员要求......................................................................2

4.3工作纪律......................................................................2

4.4经费保障......................................................................2

5管理范围...........................................................................2

6管理内容...........................................................................2

7接收...............................................................................3

7.1接收要求......................................................................3

7.2接收程序......................................................................3

8归档...............................................................................3

8.1归档要求......................................................................3

8.2归档程序......................................................................3

9整理...............................................................................4

9.1整理要求......................................................................4

9.2整理程序......................................................................4

10保管与防护........................................................................4

10.1保管要求.....................................................................4

10.2防护要求.....................................................................4

11利用与服务........................................................................5

11.1档案查（借）阅...............................................................5

11.2出具证明.....................................................................6

12转递..............................................................................6

12.1转递要求.....................................................................6

12.2转递程序.....................................................................6

13统计..............................................................................7

14信息化............................................................................7

附录A（规范性附录）流动人员人事档案调档函件..........................................8

附录B（规范性附录）流动人员人事档案商调函............................................9

附录C（资料性附录）流动人员人事档案管理业务用表.....................................10

附录D（规范性附录）档案材料转递存根（一式三联）.....................................15

I

DB42/T1123—2015

附录E（规范性附录）人事档案信息化基础数据采集表.....................................16

II

DB42/T1123—

2015

前言

本标准按照GB/T1.1—2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。

本标准由湖北省人才服务局提出。

本标准由湖北省人力资源和社会保障厅归口管理。

本标准主要起草单位：湖北省人才服务局。

本标准参加起草单位：湖北省档案局、湖北大学、武汉市人才服务中心。

本标准主要起草人：朱世荣、黄诚、李军、张军、王小捷、毛善平、袁贞、胡明瑜。

III

DB42/T1123—2015

引言

流动人员人事档案的管理是各级人才服务机构最成熟的业务之一。在30年的发展中，流动人员人

事档案的管理体系、规章制度已基本建立健全，管理服务水平也逐步提高，但也存在着诸多问题。例如：

缺乏统一的标准规范；假材料、假证明现象屡有发生，影响到档案的公信力；档案材料收集困难，难以

保证档案的完整有效等。要解决这些问题就需要制定一个流动人员人事档案管理的全省标准来进行统一

规范。

通过全省标准的制定与实施，可以规范全省流动人员人事档案管理的各个业务环节，确保档案的完

整、真实、安全与保密，便于档案的转递，同时提升档案的利用价值，通过信息化管理更好地为单位、

个人及社会服务。

本标准在制定过程中主要遵循了依法、服务、完整、安全的原则。凡相关法律法规中有明确规定的

都遵照执行，并主要参考和借鉴了人社部《流动人员人事档案管理服务规范》（征求意见稿）。根据流

动人员人事档案的流动性大、使用面广的特点，强调服务的重要性，对业务要求和流程进行了具体规定，

以保证工作质量。为确保档案内容的完整、真实，在档案材料的归档、整理环节给出了具有可操作性的

要求与程序。根据对流动人员人事档案的安全保密的要求，将安全原则贯穿于档案管理的各个业务环节，

确保档案的安全与保密。

IV

DB42/T1123—2015

流动人员人事档案管理规范

1范围

本标准确定了流动人员人事档案管理的制度要求、人员要求、工作纪律和管理的范围与内容，规定

了流动人员人事档案管理工作各业务环节的要求与程序。

本标准适用于湖北省内县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构的单位的流动人员人事档案管

理工作。其他经人力资源保障部门授权的单位可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

DA/T31纸质档案数字化技术规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1

人事档案personnelfiles

人事档案是在组织人事管理活动中直接形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才

表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的原始记录。

3.2

流动人员人事档案管理personnelfilesmanagementoffloatingpopulation

公共就业和人才服务机构以及经人力资源保障部门授权的单位对流动人员人事档案的接收、归档、

整理、保管与防护、利用与服务、转递、统计、信息化建设等活动。

4总则

4.1制度要求

流动人员人事档案管理实行集中统一、属地管理的管理体制，公共服务，安全保密，科学规范的原

则。主管部门为政府人力资源社会保障部门，接受同级党委组织部门的监督和指导。管理机构为县级以

上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位。严禁个人保管本人档

案或他人档案。跨地区流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才

服务机构管理。

1

DB42/T1123—2015

4.2人员要求

4.2.1应根据所管理的人事档案数量合理配备档案管理人员，人数应不少于2人，人员应相对固定。

4.2.2档案管理人员应具有大专及以上学历，具备档案管理专业知识，熟悉人事人才政策法规，并定

期进行知识更新和专业培训。

4.2.3档案管理人员应掌握档案信息化的基本知识并能熟练操作。

4.3工作纪律

在档案和材料接收、查（借）阅、转递、保管等环节中，严格制度、全程把关、不留死角。严禁任

何单位和个人涂改流动人员人事档案，严禁在年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份等方面弄虚作假，

严禁为不符合政策规定的人员新建、重建档案，不得无故推诿拒收档案，不得出具虚假证明，不得擅自

向外公布或泄露流动人员人事档案内容。

4.4经费保障

各级公共就业和人才服务机构应提供免费的流动人员人事档案基本公共服务，相关费用应纳入同级

财政预算予以保障。

5管理范围

5.1非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；

5.2辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的机关事业单位工作人员档案；

5.3与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案；

5.4未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案；

5.5自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案；

5.6外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案；

5.7自由职业或灵活就业人员的档案；

5.8其他实行社会管理人员的档案。

6管理内容

6.1档案的接收和转递；

6.2档案材料的收集、鉴别和归档；

6.3档案的整理和保管；

6.4为符合相关规定的单位提供档案查（借）阅服务；

6.5依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明；

6.6为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）、社保、职称等政审（考察）服务；

2

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6.7党员组织关系的接转；

6.8其他人事档案公共服务内容。

7接收

7.1接收要求

7.1.1接收的档案应真实完整，材料齐全。

7.1.2应与原档案保管单位及档案转递部门办理好档案交接手续。

7.2接收程序

7.2.1流动人员向公共就业和人才服务机构提出委托管理本人人事档案的申请。申请时须提供本人身

份证以及原单位离职材料或新就业单位证明材料。未就业者向户籍所在地的人才服务机构提供本人身份

证及户口本原件。

7.2.2对符合接收条件的应开具《调档函》见附录A；或《商调函》见附录B，办理档案调入手续。

7.2.3原管档单位应开具流动人员人事档案转递通知单，以明确档案转移的单位、时间和转档缘由。

7.2.4应检查核对档案材料。对于材料不齐全或不清楚的，应要求原管档单位补齐或查清。

7.2.5审核无误后录入档案管理信息系统，档案转递通知单回执应签名并加盖公章，寄送原档案管

理单位。

7.2.6档案接收后，应向存档人员出具档案接收凭证。

7.2.7对新接收的档案应及时与档案库房管理人员做好交接工作，并签字确认。

8归档

8.1归档要求

8.1.1流动人员人事档案材料归档范围应参照干部档案归档范围确定。

8.1.2归档材料应为办理完毕的正式材料，对象明确、完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、

手续完备。

8.1.3归档材料应使用16开型或国际标准A4型的公文用纸，材料左边应留出20mm-25mm装订边，字

迹材料应符合档案保护要求。

8.1.4归档材料应为原件。特殊情况存入复印件的，应由原件保管单位注明复制时间并加盖公章。

8.2归档程序

8.2.1应根据归档范围及要求审核归档材料。

8.2.2对符合归档要求的材料，应在《流动人员人事档案归档材料登记表》（参见附录C.1）上做好材

料登记。对不符合归档要求的材料，应通知材料形成单位重新制作或补办手续。

3

DB42/T1123—2015

8.2.3应在3个工作日内将材料准确归入本人档案。

9整理

9.1整理要求

9.1.1流动人员人事档案应参照干部档案整理工作的有关规定进行整理。

9.1.2档案材料应认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，达到完整、真实、精炼、

实用的要求。

9.2整理程序

9.2.1档案整理的程序为：材料鉴别、分类、排序、编目、复制与加工和装订等步骤。

9.2.2应根据材料的内容和用途鉴定保存价值，确定是否属于归档内容。对不需归档的重复多余的材

料，应装入散材料袋一并存入本人档案。

9.2.3材料载体变质或字迹褪色不清时，应采用修复、复印等方法进行抢救。

9.2.4应拆除材料上的曲别针、订书钉等金属物。对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应使用

折叠、裱糊等方法进行加工。加工应不影响材料的完整且不损伤字迹。

9.2.5应理齐材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。

9.2.6对装订成卷的档案应进行检查验收，验收合格后入库保存。

10保管与防护

10.1保管要求

10.1.1建立防火、防盗、防潮、防鼠、防高温、防虫霉、防紫外线、防磁的专用档案库房。

10.1.2档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。

10.1.3档案存放应编排有序，便于查找。

10.1.4档案利用出库时应进行登记，利用结束后当天入库保存。

10.1.5非档案管理人员，不得私自进入档案库房。

10.1.6档案管理人员工作变动时，应对所管档案进行核查，办理好工作交接手续。

10.2防护要求

10.2.1防火

10.2.1.1档案库房应远离加油站、锅炉房、变配电室、车库等火灾易发生区域。

10.2.1.2档案库房应安装防火防盗等“八防”设施设备，并定期检查、更换。

10.2.1