SF/T 0037-2019 公证档案数字化规范

ICS35.240.01

A16

SF

中华人民共和国司法行政行业标准

SF/T0037—2019

公证档案数字化规范

Notarizationarchivesdigitizationspecification

2019-5-5发布2019-5-20实施

中华人民共和国司法部发布

SF/T0037—2019

目  次

前  言II

1范围1

2规范性引用文件1

3术语、定义和缩略语1

4基本要求2

5基本流程2

6技术要求5

7安全管理10

8数据利用12

附录A（规范性附录）数字化加工作业单13

附录B（规范性附录）档案数字化成果验收单14

附录C（规范性附录）档案数字化成果备份登记表16

I

SF/T0037—2019

前  言

本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。

本标准由司法部公共法律服务管理局、中国公证协会提出。

本标准由司法部信息中心归口。

本标准起草单位：中国公证协会。

II

SF/T0037—2019

公证档案数字化规范

1范围

本标准规定了公证档案数字化工作的基本要求、基本流程、技术要求、安全管理和数据利用。并在

附录中给出了数字化加工作业单、档案数字化成果验收单和档案数字化成果备份登记表。

本标准适用于对公证档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T11821—2002照片档案管理规范

GB/T12905—2000条码术语

GB/T15418档案分类标引规则

GB/T17235.1—1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分：要求和指南

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T20530—2006文献档案资料数字化工作导则

SF/T0023—2019全国公证综合管理信息系统技术规范

3术语、定义和缩略语

3.1术语和定义

GB/T11821—2002、GB/T12905—2000、GB/T15418、GB/T17235.1—1998、GB/T18894和GB/T20530

—2006界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1.1

公证档案notarialfiles

公证机构执业活动的真实记录。

注：公证档案是国家档案的重要组成部分。公证档案包括文字、图表、声像等形态，具有重要的查考利用价值。

3.1.2

条目clausesandsubclauses

描述公证活动中所含内容的基础分割单位，有一个单一的主题，用于阐述一件事物、一个人物、或

他们具备特定主题的组合，并且对该条目所描述之事物作出一个客观的界定。

注：基本条目包括机构编码、全宗号、目录号、案卷号、归档日期、保管期限、页数以及年度、类别、类型、公证

书编号、当事人信息等。

3.1.3

1

SF/T0037—2019

档案去污filesdecontamination

去除档案在保存和利用过程中沾染的各种污渍。

3.1.4

数据挂接dataconnection

通过计算机技术，实现目录数据与相关联的数字图像的索引、关联。

3.2缩略语

下列缩略语适用于本文件。

AVI音频视频交错格式（AudioVideoInterleaved）

DPI每英寸点数（DotsPerInch）

DVD数字视频光盘（DigitalVideoDisc）

JPEG联合图像专家组（JointPhotographicExpertsGroup）

MP3动态影像专家压缩标准音频层面3（MovingPictureExpertsGroupAudioLayerIII）

MP4动态图像专家组（MovingPictureExpertsGroup4）

MPEG动态图像专家组（MovingPictureExpertsGroup）

NTSC国家电视标准委员会（NationalTelevisionStandardsCommittee）

OCR光学字符识别（OpticalCharacterRecognition）

PAL逐行倒相制式（PhaseAlternatingLine）

PDF便携式文档格式（PortableDocumentFormat）

SCSI小型计算机系统接口（SmallComputerSystemInterface）

USB通用串行总线（UniversalSerialBus）

4基本要求

基本要求包括：

a)应合理制定档案数字化的实施计划，确保原始档案和数字化档案的安全；

b)在档案数字化过程中，应避免或减少对档案实体的破坏，最大程度地维持档案的原貌；

c)加工各环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建

立起完整、规范的记录；

d)应遵循GB/T18894中关于归档电子文件长期保存格式的要求；

e)应符合SF/T0023—2019的数据规范，以保证数据与通用管理信息系统交互传输；

f)属于归档范围的公证卷宗和已规定保管期限的公证，全部列为档案数字化加工范围。

5基本流程

5.1档案数字化加工的基本流程

档案数字化加工的基本流程包括档案整理、数据采集处理和数据验收及备份。具体流程如图1所示。

2

SF/T0037—2019

图1档案数字化加工的基本流程

其中：

a)档案整理：包括档案交接、档案规整、条目录入、粘贴二维码、档案实体归档整理；

b)数据采集处理：包括数据采集、数据采集质检、数据处理、数据处理质检；

c)数据验收及备份：包括数据验收、数据备份。

5.2纸质档案数字化工作流程

纸质档案数字化工作流程包括档案整理、扫描与图像处理以及成品制作。纸质档案数字化工作流程

如图2所示。

3

SF/T0037—2019

图2纸质档案数字化工作流程

其中：

a)档案整理：包括按批次领取档案实体、检测补正卷宗错误、补录档案条目、去除影响扫描的装

订、对破损档案采取措施、对折页档案复原装订、按批次归还档案实体、装订质量检查；

b)扫描与图像处理：包括按规定模式进行扫描、判断有无漏扫错页情况、进行纠偏去污处理、检

查有无偏斜杂质情况；

c)成品制作：包括生成多页成品文件、成品抽检、实现成品文件与相关联档案条目数据的挂接、

挂接质量检查、抽检档案条目数据对应的成品文件、提交验收报告、采取多种方式备份。

4

SF/T0037—2019

5.3档案数字化加工作业单

数字化加工负责人应全面掌握各加工环节的状态，建立并及时填写《数字化加工作业单》，具体内

容见附录A。

6技术要求

6.1档案交接

档案交接人员应对档案目录与档案实体检查是否一致，并检查档案实体状况，办理出入库手续。

6.2档案整理

6.2.1基本要求

在档案数字化工作之前，应对档案进行规范整理，同时对因破损严重无法直接进行数字化或严重影

响数字化质量的档案进行技术修复处理。

6.2.2纸质档案整理要求

纸质档案整理要求包括：

a)在扫描过程中应注意保持全宗案卷的完整性，应保护档案的整体价值；

b)应扫描属于档案组成部分并反映档案内容信息的以下页面：卷皮、目录页、卷宗全部页面（包

括粘贴的照片）、封底及其他附卷资料；

c)应在扫描之前对没有编页或编页不规范的档案重新进行编页，编页应保留档案内容和原编页

号；

d)在确保不损坏档案实体的前提下，可对装订过的档案拆除装订，以保证扫描的质量和效率；

e)破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的档案应先

进行压平或熨平处理后再进行扫描；

f)档案整理人员发现档案原件不清晰、缺页、错页、重页、页面信息不完整等情况应在《数字化

加工作业单》相应环节及日期栏中注明。

6.2.3照片档案整理要求

照片档案整理要求包括：

a)应在扫描之前对照片进行适当整理并检查照片是否完整无损、照片的规格，以及照片与纸质卷

宗是否对应等；

b)已录入档案条目数据的单位，应同步检查条目数据与档案实体之间的对应关系；

c)在确保不会造成损伤的前提下，应对照片进行简单的清洁处理，如去除灰尘、污渍或霉点等，

以提高扫描图像质量；

d)档案整理人员发现照片原件不完整，存在灰尘、污溃或霉点等情况应在《数字化加工作业单》

相应环节及日期栏中注明。

6.2.4音视频档案整理要求

音视频档案整理要求包括：

a)应对拟数字化的磁带进行倒进带处理，防止磁带粘连影响磁带播放效果；

b)应通过放听检查音视频的完整性，音画质清晰度和载体质量情况；

5

SF/T0037—2019

c)已经录入条目数据的，应同步检查条目数据与档案实体之间的对应关系；

d)档案整理人员发现磁带粘连、不完整，音画质不清晰等情况应在《数字化加工作业单》相应环

节及日期栏中注明。

6.3条目录入

条目录入应遵循SF/T0023-2019数据格式。条目数据库应采用加密算法进行加密，数据格式分为已

录入条目和未录入条目两种