GB/T 17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理

中华人民共和国国家标准

电子文件光盘存储

归档与档案管理要求

第一部分电子文件归档与档案管理

发布实施

国家质量技术监督局发布

目次

前言

范围

引用标准

定义

总则

电子文件的收集积累

收集范围

收集积累要求

电子文件的整理鉴定与归档

整理方法

归档电子文件格式要求

归档电子文件的完整性有效性和安全性

归档电子文件的鉴定与检查

归档程序

归档电子文件的状态与数量

电子档案的管理

管理要求

保管环境

检测与维护

利用

统计

鉴定与销毁

附录提示的附录电子文件积累登记表

附录提示的附录电子档案登记表

附录提示的附录电子文件使用权限保护登记表

附录提示的附录计算机软件产品登记表

附录提示的附录电子文件归档流程图

前言

国家标准电子文件光盘存储归档与档案管理要求规定了计算机辅助设计下称电子

文件光盘存储归档工作程序工作环境和档案管理的要求本标准规定的电子文件存储归档及

档案管理方法有别于纸质文件的归档与档案管理方法

本标准中有关的档案术语均引自档案工作基本术语

在电子文件光盘存储归档与档案管理要求总标题下包括两个标准

电子文件光盘存储归档与档案管理要求第一部分电子文件归档与

档案管理

一电子文件光盘存储归档与档案管理要求第二部分光盘信息组织

结构

本标准为第一部分

本标准中的附录附录附录附录附录都是提示的附录

本标准由国家档案局提出

本标准由国家档案局经济科技档案业务指导司归口

本标准起草单位国家档案局档案科学技术研究所航天工业总公司档案馆

本标准主要起草人商平安吴筑清杨少田沈莹王岚李培力赵中新冯丽伟

中华人民共和国国家标准

电子文件光盘存储

归档与档案管理要求

第一部分电子文件归档与档案管理

范围

本标准规定了生成的电子文件收集积累整理鉴定归档与档案管理的一般要求

本标准适用于光盘存储产生的电子文件及电子档案将已归档的纸质文件图纸输入光盘的

情况不属本标准范围但可参照本标准中的规定

引用标准

下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文本标准出版时所示版本均

为有效所有标准都会被修订使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性

数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法

信息技术软件生存期过程

计算机软件产品开发文件编制指南

计算机软件需求说明编制指南

计算机软件测试文件编制规范

电子文件光盘存储归档与档案管理要求第二部分光盘信息组

织结构

电子文件光盘存储归档一致性测试

文件管理总则

文件管理基本格式

文件管理编号原则

文件管理编制规则

文件管理基本程序

文件管理更改规则

文件管理签属规则

文件管理标准化审查

文件管理完整性

文件管理存储与维护

国家质量技术监督局批准实施

定义

本标准采用下列定义

电子文件

能被计算机系统识别处理按一定格式存储在磁带磁盘或光盘等介质上并可在网络上传送的数

字代码序列

电子文件

由系统产生的电子文件

电子档案

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软硬件说明

总则

电子文件的收集积累整理和归档由技术总负责人负责文件形成单位业务管理部

门和档案管理部门在其领导下都应指定专人管理

根据维护档案安全完整便于利用的原则电子档案由档案部门归口管理

为保证电子文件归档检测电子档案的安全保管和利用在档案部门应建立电子文件光盘

存储归档与档案管理系统

电子文件的归档应包括为生成电子文件而开发的软件产品和软件说明以保证电子档

案的完整性

对电子文件的形成积累整理归档应实施全过程管理以保证电子档案质量

电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态含更改后的状态相关软件文件及说明等方面相

互保持一致

归档的电子文件格式应符合中文件管理的各项规定

电子文件的收集积累

收集范围

在科研设计生产试验和业务管理活动中采用技术形成的电子文件及其支持软件应及时

按归档范围收集积累其范围及类型如下

图像文件由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件

图形文件由系统生成的二维三维图形文件

数据文件各种类型的分析计算测试设计参数及管理等数据文件

文本文件一般用字处理技术处理形成的文字文件表格文件以及各种管理活动中形成的公

文报表和软件说明等

计算机程序命令文件计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件支撑软

件和应用软件的程序

配套纸质文件包括软件开发任务书需求分析说明系统分析报告鉴定证书或验收说明软件

测试报告软件修改记录软件说明以及签署更改等纸质文件

收集积累要求

电子文件应由文件形成单位负责收集积累从申请立项开始并指定专人负责档案部门负责

监督和指导

收集积累自行设计的软件应包括软件产品和软件说明通用软件应有软硬件平台说明

电子文件在收集积累过程中要及时登记对于需要多年才能完成的项目要分段积累归档

电子文件积累登记表格式见附录中表表

电子文件的更改单应收集积累登记并应在检索系统中体现出更改情况登记表格式见附录

中表

积累过程中电子文件的更改由设计者实施更改后的电子文件必须与当时的产品状态一致

积累过程中应采取备份制防止出现差错

在积累过程中电子文件可存储在磁盘上