DB5105/T 57-2022 机关会议服务规范

ICS03.080

CCSA16

DB5105

四川省（泸州市）地方标准

DB5105/T57—2022

机关会议服务规范

Specificationsforservicesofgovernmentofficesmeetings

2022-10-26发布2022-12-01实施

泸州市市场监督管理局发布

DB5105/T57—2022

目  次

前 言.................................................................................................................................................................II

1范围.................................................................................................................................................................1

2规范性引用文件.............................................................................................................................................1

3术语和定义.....................................................................................................................................................1

4基本要求.........................................................................................................................................................1

5会前准备.........................................................................................................................................................3

6会中服务.........................................................................................................................................................7

7会后整理.........................................................................................................................................................8

8评价与改进.....................................................................................................................................................8

附录A（资料性）机关会议服务岗位设置及其职责...............................................................................9

附录B（资料性）机关会议服务人员礼仪要求.....................................................................................10

附录C（资料性）机关会议服务预定确认表.........................................................................................15

附录D（资料性）会场物品布置要求......................................................................................................16

附录E（资料性）会场座次安排和座牌摆放要求.................................................................................20

附录F（资料性）设备调试......................................................................................................................23

附录G（资料性）会前准备工作检查表.................................................................................................25

附录H（资料性）续茶规范......................................................................................................................26

附录I（资料性）突发事件应急处置程序.............................................................................................28

附录J（资料性）满意度评价表..............................................................................................................30

参考文献.............................................................................................................................................................31

I

DB5105/T57—2022

前  言

本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件由泸州市机关事务管理局提出并归口。

本文件起草单位：泸州市机关事务管理局、泸州市接待服务中心。

本文件主要起草人：刘勇、罗淼、万勇琳、刘雨明、高剑波。

本文件为首次发布。

II

DB5105/T57—2022

机关会议服务规范

1范围

本文件规定了机关会议服务的术语和定义、基本要求、会前准备、会中服务、会后整理、评价与改

进。

本文件适用于泸州市行政区域内机关会议服务活动。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB2894安全标志及其使用导则

GB/T10001.1公共信息图形符号第1部分：通用符号

GB13495.1消防安全标志第1部分：标志

GB14934食品安全国家标准消毒餐（饮）具

GB/T30520会议分类和术语

GB/T41568机关事务管理术语

3术语和定义

GB/T30520、GB/T41568界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

机关会议governmentofficesmeetings

以党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关，以及各民主党派、工商联、

各人民团体和参照公务员法管理的事业单位的名义举办的会议、会见及其他按要求承办的活动。

3.2

会议服务conferenceservices

为机关提供会议预订、接待、保障的服务工作。

4基本要求

4.1总则

4.1.1机关会议服务应遵循专业化、安全化、人性化、信息化、节约化的原则，可通过购买社会服务

引入具备符合本规范要求的第三方服务机构开展机关会议服务工作。

1

DB5105/T57—2022

4.1.2建立完善的机关会议服务管理制度，包括人员管理、设施设备运行维护、服务质量管理、应急

管理等。

4.1.3机关应大力推进会议服务数字化，提高会议服务质量和效率。

4.2场所

4.2.1配置与机关会议规模、规格等相适的会议室，且会议室的数量、类型、功能结构合理。配置的

设施应包括但不限于：

——足够的插座、网络接口、视频接口等基本设施；

——能实行分区光控且满足可调控性要求的灯具，色温应满足摄像摄影要求；

——独立的温控、通风系统；

——相邻会议室应设置隔音设施；

——醒目的禁烟标志。

4.2.2会议室外围应配置相应的辅助系统，包括但不限于：

——规模适当并分设机动车进出口与人员通道；

——疏散通道、安全出口、消防车通道、应急照明等应急设施；

——布局合理、设施完善的停车场，并配有醒目的安全标志，标志应符合GB2894和GB13495.1

的规定；

——公共信息导向系统，如会议室位置标志、导向标志、楼层分布平面示意图、会场分布平面示意

图等。引导标识和指示牌应符合GB/T10001.1的规定；

——监控系统，且设备安装于所有出入口、主要通道等位置；

——有特殊要求的，配置文件保密柜、碎纸机、手机存放柜、手机干扰器等保密技术防护设备。

4.2.3按需提供服务物品，可包括但不限于：投影设备、幕布、写字板、音视频设备、笔盒、纸巾碟、

茶具等。

4.2.4有特殊要求的，可租赁与机关会议规模、规格相适应的场所及设施。

4.3人员

4.3.1建立机关会议服务组织机构，配置会议预订员、会议主管、技术人员和服务人员等，明确岗位，

制定岗位职责及说明书。岗位设置及其职责见附录A。

其中，选聘服务人员应考虑以下方面：

——文化教育程度；

——年龄、身高、形象、气质；

——沟通表达、随机应变能力；

——工作技能；

——其他行为素质。

4.3.2定期开展持续、系统的培训，并做到内容充实，方式多样。

培训内容可包括但不限于：

——机关会议服务的理论知识；

——仪容、仪态、言谈举止等，机关会议服务人员礼仪要求见附录B；

——保密政策文件及相关制度；

——安全管理与安全检查；

——技术人员专业技能；

——服务人员服务技巧；

——应对会议突发事件处理能力；

2

DB5105/T57—2022

——普通话及外语运用能力等。

培训方式可包括但不限于：

——聘请专业机构培训；

——组织内部指导和实训；

——定期进行演练、考试。

4.3.3服务人员应经培训考核合格后方可上岗。

4.4安全

4.4.1建立健全机关会议安全管理制度和安全保卫工作方案，并建立有效的执行和监督机制。

4.4.2建立突发事件应急处置预案并有相应的处置措施。必要时，应制定专项应急预案并进行培训和

演练，明确组织机构、工作职责和紧急突发事件处置程序。

应急预案涉及的范围包括但不限于：

——火灾；

——停水；

——停电；

——电梯困人；

——突发疾病；

——消防系统故障；

——地震。

4.4.3机关会议期间应加强安全巡查，发生公共突发事件时，应立即采取应急措施，并配合相关部门

处理。

4.5保密

4.5.1建立机关会议保密制度，确定保密责任人，定期开展全员保密教育，明确保密纪律。

4.5.2机关会议开始前，清理无关人员，对会议室及通信、办公、扩音等设备的保密性能进行检查；

会议期间，巡视检查有无违反保密纪律的行为和泄密隐患；会议结束后，检查会场有无遗留涉密的文件

和物品。

5会前准备

5.1会议预订

5.1.1提供多种预订渠道，如电话预订、书面预订、网络预定和现场预订等。

5.1.2会议预订员接到预订通知后，应做好会议登记并填写《机关会议服务预定确认表》（见附录C），

明确会议名称、会议时间、会议地点、参会领导、参会人数、会议密级等需求，并向会议举办方复述确

认后，将《机关会议服务预定确认表》交会议举办方会议负责人签字确认。

5.1.3会务主管应提前对可能影响机关会议顺利召开的因素进行预判，必要时可与会议举办方再次沟

通确认，并按“先上级后下级、先重点后一般”的原则合理安排。

5.2制定方案

制定机关会议服务保障工作方案，明确各相关部门及岗位工作职责、服务人员数量、时间安排等事

项，做到分工明确、职责清晰、落实到人，同时下发会议筹备通知，列明会议时间、地点及保障要求等

内容。

3

DB5105/T57—2022

5.3对外协调

5.3.1涉及需与其他单位协调的机关会议，应对会议服务任务进行分解，明确任务要求及完成时限。

必要时，可召开会议服务保障协调会。协调事项包括但不限于：

——车辆停放；

——疫情防控；

——公共卫生；

——秩序维护；

——交通保畅。

5.3.2如会议举办方有需求变更的，应及时将变更信息通报相关单位并作妥善处理。

5.4布置会场

5.4.1根据机关会议举办方的需求布置会场，会场布置普通会议宜半天完成，重大会议宜提前1天完

成。

5.4.2布置会场前应对会场区域进行清洁、消杀。会场清洁卫生要求应符合但不限于表1的规定。

表1会场清洁卫生要求

序号项目要求

1.不同材质的地面保持材料的原有色泽，保持干燥清洁，无纸屑、无水迹、无雾化现象；

砖面及拼缝、边沿线等处洁净，无积垢、灰尘、纸屑、食品残渣、水迹和胶粘物等。

2.内墙面、天花、顶角、转角及墙踢脚等处无积尘、霉斑和蜘蛛网，大理石墙面清洁光亮。

3.门面、门框、门背等保持本色光泽、花纹清晰、无油迹和灰尘，金属门饰、门锁、门附

件等保持金属光亮，无锈斑、污迹和水迹。

1会议室、候会室4.玻璃窗等表面洁净、明亮，无水迹、指印和张贴物等。

5.窗台及上下四周接缝处等光洁，无灰尘、水迹和霉斑。

6.花灯、吊灯应干净，无尘土及塌灰。

7.绿植及套盆应干净无尘，无枯枝败叶和昆虫。

8.茶具无污迹或破损。

9.室内空气流通，清新、无异味。

1.地面保持整洁，无烟蒂、杂物。

2休息区2.座椅保持清洁，无水迹和污迹。

3.烟灰缸表面无积垢，缸内烟蒂及时清理。

1.楼梯无痰迹、油污、纸屑和废弃垃圾。

3楼道

2.扶手栏杆洁净，无污迹和灰尘。

1.电梯显示面板应光亮，无指印和污迹。

4电梯2.电梯轿厢门内壁面保持光亮洁净，无指印、污迹和胶黏物。

3.电梯轿厢内的地垫保持干净，摆放整齐。

4

DB5105/T57—2022

表1(续)

序号项目要求

1.地面无污秽物、水迹和脚印。

2.镜面明净，无水迹、指印和雾水。

3.台盆和台面有光泽，无积垢、锈迹和毛发。

5洗手间4.面池水龙头保持光亮，无水迹和污垢。

5.便斗内放置卫生球，无黄斑、锈迹和污垢。

6.便池外部无污垢，内部无黄斑。

7.废纸篓无污迹和臭味。

5.4.3服务人员应对会场的布局、主席台、桌椅、桌布、物品、会标、座次座牌等进行布置。会场布

置要求应符合表2的规定。

表2会场布置要求

序号项目要求

1布局根据会议类型、规模等确定会场布局，包括课桌式、回型式、U型式、剧院式、阶梯式等。

1.位于会场前方正中央，位置突出。

2主席台2.单主宾位主位居中，双主宾则在主席台正中央的中心线两侧各布置一个主位。

3.摆放主宾位椅子时，应考虑到主宾的舒适度，避免将椅子放在两张桌子接缝中间。

3桌椅桌椅布置要求见附录D中D.1。

4桌布桌布应清洁、完好，布置要求见附录D中D.2。

茶杯的摆放要求见附录D中D.3；茶叶准备及放置要求见附录D中D.4；笔、纸摆放要求见附

5物品

录D中D.5；纸巾、毛巾的摆放要求见附录D中D.6。

6会标会标字体、大小与会场匹配，悬挂在主席台正上方。会标制作要求详见附录D中D.7

7座次座牌座次安排和座牌摆放要求见附录E。座牌制作要求详见附录D中D.7。

主席台需要摆放旗帜的，应仔细熨烫每一张旗帜，同时对旗头、旗面、旗穗进行梳理，保证清

8旗帜

爽、整洁。

签到台和其

9他引导性指签到台搭建于醒目且不妨碍参会人员通行的位置，座次图应张贴在醒目位置。

示牌

5.4.4技术人员应对会议使用的线路、话筒、音响、视频等设施设备进行布置，布置要求应符合表3

的规定。