DB15/T 2459-2021 电子档案和档案数字化副本移交接收规范

ICS01.040.01

CCSA14

15

内蒙古自治区地方标准

DB15/T2459—2021

电子档案和档案数字化副本移交接收规范

Specificationfortransferandacceptanceofelectronicrecordsand

digitalcopyofarchives

2021-12-10发布2022-01-10实施

内蒙古自治区市场监督管理局发布

DB15/T2459—2021

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起

草。

本文件由内蒙古自治区档案局提出并归口。

本文件起草单位：内蒙古自治区档案馆。

本文件主要起草人：谷磊、包玉玲、韩晓军、温旭东、李志鹏、常青、张鑫、张宇杰。

I

DB15/T2459—2021

电子档案和档案数字化副本移交接收规范

1范围

本文件规定了电子档案和档案数字化副本移交接收的技术和管理要求,包括在线和离线移交接收。

本文件适用于内蒙古自治区各级档案馆以及依法向档案馆移交档案的机关、团体、企事业单位和其

他组织开展电子档案和档案数字化副本的移交接收工作。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T20530文献档案资料数字化工作导则

GB/T33476（所有部分）党政机关电子公文格式规范

DA/T1档案工作基本术语

DA/T13档号编制规则

DA/T18档案著录规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T31纸质档案数字化规范

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T46文书类电子文件元数据方案

DA/T47版式电子文件长期保存格式需求

DA/T48基于XML的电子文件封装规范

DA/T50数码照片归档与管理规范

DA/T52档案数字化光盘标识规范

DA/T54照片类电子档案元数据方案

DA/T57档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范

DA/T58电子档案管理基本术语

DA/T62录音录像档案数字化规范

DA/T63录音录像类电子档案元数据方案

DA/T78录音录像档案管理规范

3术语和定义

GB/T18894、DA/T1、DA/T18、DA/T22、DA/T31、DA/T58、DA/T62界定的以及下列术语和定

义适用于本文件。

1

DB15/T2459—2021

电子文件electronicdocument

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办

理、传输和存储的电子格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

[来源：GB/T18894-2016.3.1]

电子档案electronicrecords

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

[来源：GB/T18894-2016.3.2]

档案数字化副本digitalcopyofarchives

指将纸质档案、照片档案、声像档案等传统载体档案，进行数字化转换，形成的以数字形态存在的

能被计算机识别的数据，包括档案原文图像数据、照片图像数据、音频视频数据及相关档案元数据。

[来源：DA/T31-2017.3.3有修改]

元数据metadata

描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

[来源：GB/T18894-2016.3.3]

4总则

移交单位和档案馆应当依据《中华人民共和国档案法》履行电子档案和档案数字化副本的移交和

接收职责。

在移交与接收电子档案和档案数字化副本过程中，应确保档案信息的安全。涉及国家秘密的电子

档案和档案数字化副本应单独存储，其移交接收应符合国家保密相关规定。

5移交要求

基本要求

5.1.1各门类电子档案移交前应按照GB/T18894执行及相应门类档案整理标准进行规范整理；纸质

档案应在规范整理的前提下，按照DA/T31执行形成档案数字化副本；模拟录音录像档案应在规范整理

的前提下，按照DA/T62执行形成档案数字化副本。

5.1.2形成时间早于本标准所引用规范性文件实施日期的电子档案和档案数字化副本，应符合形成时

所适用的规范性文件或本标准所引用的规范性文件。

5.1.3电子档案应与相关元数据一同移交，并采用基于XML的封装方式组织档案数据。档案数字化副

2

DB15/T2459—2021

本可以参照上述方式与相关元数据一同移交，也可选择与其机读目录一同移交。

5.1.4待移交的电子档案和档案数字化副本应转换为规定的文件格式，电子文件不应带有压缩、加密、

匿名电子签名等技术，特殊格式的电子文件应当与其读取平台一起移交。

5.1.5待移交的电子档案和档案数字化副本应进行检验，确保数据真实、完整、可用、安全。

电子档案格式要求

5.2.1文书类电子档案的正本、定稿、文件处理单以及确有必要保存的重要修改稿等应齐全、完整；

电子公文的电子印章应齐全、完整，公文版式应符合GB/T33476的要求。电子公文的正本、定稿、公

文处理单应采用符合DA/T47的OFD、PDF等版式文件格式；集中记录修改痕迹以及确有必要保存的重

要修改稿可以采用DOC等流式文件格式。

5.2.2照片类电子档案应为数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，不应对数码照片的内容和

EXIF信息进行修改和处理，应采用JPEG格式。分辨率应大于等于300dpi，以图像清晰度为原则，可提

高分辨率。分辨率小于300dpi的，应当征得档案馆同意后移交。数码照片元数据字段符合DA/T50要

求。

5.2.3录音录像类电子档案应为摄录设备直接形成的具有保存价值的录音录像文件。录音类电子档案

应采用MP3文件格式，重要或珍贵的录音类电子档案采用WAVE格式，音频采样率不低于44.1KHz。录

像类电子档案应是音频、视频封装为一体的音视频文件，应采用AVI格式，比特率不低于8Mbps。

5.2.4其他门类电子档案的移交格式和要求按照国家有关规定执行。

档案数字化副本格式要求

纸质档案数字化副本应存储为JPEG格式，采用单页形式存储，征得档案馆同意后，也可存储为OFD、

PDF等版式文件；录音档案数字化副本应存储为WAVE格式；录像档案数字化副本应存储为AVI格式。

元数据构成及要求

5.4.1文书类元数据分为文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据。

其中文件实体元数据为必选域，详见附录A《元数据（机读目录）结构》（表A.1至表A.3），其余为

可选域。文书类元数据的收集按照DA/T46）执行。

5.4.2照片类、录音录像类元数据分为档案实体元数据、业务实体元数据、机构人员实体元数据、授

权实体元数据。其中档案实体元数据为必选域，详见附录A《元数据（机读目录）结构》（表A.4至表

A.8），其余为可选域。照片类、录音录像类元数据的收集分别按照DA/T54、DA/T63、DA/T18执行。

移交方式

5.5.1离线移交方式

5.5.1.1待移交档案应采用一次写光盘作为移交存储介质，有关技术指标应符合DA/T38的要求，不

同门类的档案不应存储于同一张光盘。移交光盘应配有光盘盒，盘盒纸和盘面的标识应符合DA/T52的

要求。盘面填写时应使用符合档案保护要求的书写材料，不应粘贴标签。移交介质的数据存储结构见附

录B。光盘应与电子档案和档案数字化副本一同移交。档号结构应当符合DA/T13的要求。

3

DB15/T2459—2021

5.5.1.2征得档案馆同意后，可采用质量可靠、容量适合的移动硬盘进行移交。移动硬盘标识按照DA/T

52执行。

5.5.2在线移交方式

档案移交单位需接入自治区同级政务外网，通过调用同级档案馆部署在政务外网的在线移交接口

进行电子档案和档案数字化副本移交，移交电子档案元数据信息详见附录C。

质量检验要求

移交单位在移交前，应当对电子档案、档案数字化副本及相关元数据进行真实性、完整性、可用性

和安全性等方面的检验，合格后方可移交。

检验要求如下：

a)检验档案门类，确认其符合档案进馆范围；

b)检验档案内容，在线移交时确认移交档案不涉及国家秘密；

c)检验真实性和完整性。确认来源可靠、未被篡改，内容和结构完整。检验元数据和机读目录，

确认著录项齐全，著录内容完整、准确、规范；电子档案、档案数字化副本与相关元数据关联

准确，档案数字化副本与传统载体档案关联准确；

d)检验安全性和可用性。确认其无病毒；其文件、载体和背景信息未被破坏；确认可被存取、检

索、显现和理解，可供合法的下载、浏览、打印、复制等形式的利用；

e)检验原文。确认文件格式、存储结构、文件命名符合要求；档案数字化副本质量符合要求；

f)合格率应达到100%。合格率=合格的件数/总件数×100%；

g)离线移交时检验存储介质。按照DA/T38、DA/T52执行，对存储介质进行规范性检验。存储

介质检验合格率应达到100%。

6接收要求

接收流程

接收流程为：清点数量、检验档案数据，办理交接手续，著录保存交接信息等。

清点

在线移交时，档案馆应清点移交档案数量，统计数据量并与移交单位确认；离线移交时，档案馆和

移交单位应当面清点介质数量和移交档案数量。如发现问题，由移交单位进行整改。

检验

6.3.1按照本文件第5.6条进行检验。

6.3.2档案馆应按件进行人工抽检，抽检档案数量不少于移交档案总量的5%。

文件存储格式和文件命名合格率应达到100%。

电子档案、档案数字化副本与元数据（机读目录）关联关系合格率应达到100%，并且档案数字化

副本、元数据（机读目录）与传统载体档案关联关系合格率应达到100%。

其他项目合格率应达到95%以上（含95%)。

合格率=抽检合格的数量/抽检总数×100%。

4

DB15/T2459—2021

合格率未达到要求的，由移交单位进行整改。

办理交接手续

质量检验合格后，档案馆与移交单位应填写《移交接收登记表》（附录D），一式两份，由双方签

字盖章后各自留存一份。

著录保存交接信息

档案馆应将电子档案和档案数字化副本移交接收信息补充至相关元数据中。

5

DB15/T2459—2021

A

A

附录A

（规范性）

元数据（机读目录）结构

A.1文书案卷元数据字段说明见表A.1。

表A.1文书案卷元数据字段说明

序号字段名称字段类型字段长度是否必填编码字段说明

作为个体和特定群体的控制层

1聚合层次字符型4必填JHCC

次，分为“案卷”。

构成档案全宗的国家机构、社会

2全宗名称字符型200必填QZMC

组织或个人的名称。

3全宗号字符型4必填QZH档案馆分配给全宗的代码。

以字符形式赋予档案的用以固

4档号字符型24必填DH定和反映档案排列顺序的一组

代码。

5目录号字符型3必填MLH全宗内案卷所属目录的代码。

档案门类

6字符型2必填DAMLDM档案门类代码，默认WS。

代码

7年度数值型4必填ND档案形成年度。

档案划定的存留年限,如永久、

8保管期限字符型4必填BGQX

长期、短期、30年、10年、其它。

机构（问对实体分类整理时按部门或问

9字符型10选填JGWT

题）题分类的结果。

10案卷号字符型4必填AJH编制的案卷顺序号。

案卷标题，应体现案卷责任者、

11题名字符型1000必填TM

事由、文种三要素等。

用以表达主题的规范化的词或

12主题词字符型500选填ZTC

词组，系统自动生成。

卷内目录中文件最早日期至最

13起止日期日期型17必填QZRQ晚日期，中间用“-”链接。示

例：19800101-19810101。

标注卷内最高密级,如绝密、机

14密级字符型4必填MJ

密、秘密、内部、无。

15保密期限字符型10选填BMQX密级时效的规定和说明。

16件数数值型4必填JS记录案卷内文件数量。

17页数数值型4必填YS记录案卷的总页数。

默认为“原控”状态，表示未经

过鉴定，控制使用；鉴定过后，

18开放状态字符型4必填KFZT

根据鉴定结果分为开放和控制

两种状态。

19附注字符型300选填FZ需要解释和补充说明的事项。

6

DB15/T2459—2021

A.2文书卷内文件元数据字段说明见表A.2。

表A.2文书卷内文件元数据字段说明

序号字段名称字段类型字段长度是否必填编码字段说明

作为个体和特定群体的控制层

1聚合层次字符型4必填JHCC

次，默认“件”。

构成档案全宗的国家机构、社会

2全宗名称字符型200必填QZMC

组织或个人的名称。

以字符形式赋予档案的用以固

3档号字符型24必填DH定和反映档案排列顺序的一组

代码。

4全宗号字符型4必填QZH档案馆分配给全宗的代码。

5目录号字符型3必填MLH全宗内案卷所属目录的代码。

档案门类代

6字符型2必填DAMLDM档案门类代码，默认WS

码

7年度数值型4必填ND年度为档案形成年度。

档案划定的存留年限,如永久、

8保管期限字符型4必填BGQX

长期、短期、30年、10年、其它。

机构（问对实体分类整理时按部门或问

9字符型10选填JGWT

题）题分类的结果。

10案卷号字符型4必填AJH文件所属案卷的案卷顺序号。

以卷内文件排列先后顺次填写

11顺序号字符型3必填SXH

的序号。

文件标题，应体现案卷责任者、

12题名字符型1000必填TM

事由、文种三要素等。

用以表达主题的规范化的词或

13主题词字符型500选填ZDCD

词组，系统自动生成。

文件制发过程中由制发机关、团

14文号字符型40选填WH

体或个人赋予文件的顺序号。

对档案内容进行创造或负有责

15责任者字符型300必填ZRZ任的团体和个人，亦即文件的署

名者。

16成文日期日期型8必填CWRQ文件形成的日期。

按性质和用途确定的文件种类

的名称，如命令（令）、决定、

公告、通告、通知、通报、议案、

17文种字符型50选填WZ

报告、请示、批复、意见、函、

会议纪要、指示、决议、公报、

条例、规定。

公文送达和办理时间要求的急

18紧急程度字符型4选填JJCD缓等级。如特提、特急、加急、

平急、急件、无。

19主送字符型300选填ZS文件的主要受理者。

除主送者以外需要执行或知晓

20抄送字符型300选填CS

文件的其他受文者。

7

DB15/T2459—2021

表A.2文书卷内文件元数据字段说明(续)

序号字段名称字段类型字段长度是否必填编码字段说明

标注文件密级,如绝密、机密、

21密级字符型4必填MJ

秘密、内部、无。

22保密期限字符型10选填BMQX密级时效的规定和说明。

标识是否已解密，如已解密、未

23解密标识字符型6选填JMBS

解密。

24解密日期日期型8选填JMRQ标识解密的日期。

25页号字符型4选填YH记录本件的起始页号。

26页数数值型4必填YS记录文件的页数。

当文件为中文时不用著录，当文

27语种字符型40选填YZ件为英文或其他文字时，据实著

录。

默认为“原控”状态，表示未经

过鉴定，控制使用；鉴定过后，

28开放状态字符型4必填KFZT

根据鉴定结果分为开放和控制

两种状态。

29附注字符型300选填FZ需要解释和补充说明的事项。

A.3文书归档文件元数据字段说明见表A.3。

表A.3文书归档文件元数据字段说明

序号字段名称字段类型字段长度是否必填编码字段说明

作为个体和特定群体的控制层

1聚合层次字符型4必填JHCC

次，默认“件”。