DB34/T 3580.1-2020 会议经营与服务规范 第 1 部分：会议服务机构等级划分与评定

ICS03.080

A12

DB34

安徽省地方标准

DB34/T3580.1—2020

会议经营与服务规范

第1部分：会议服务机构等级划分与评定

Management&servicestandardofconferenceindustryPart1：Classificationand

ratingofconferenceorganizers

文稿版次选择

2020-06-22发布2020-07-22实施

安徽省市场监督管理局发布

DB34/T3580.1—2020

前言

本部分按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本部分为DB34/T3580《会议经营与服务规范》的第1部分。

本部分由安徽省文化和旅游厅提出。

本部分由安徽省文化和旅游厅归口。

本部分起草单位：安徽省文化和旅游厅、上海市文化和旅游局、江苏省文化和旅游厅、浙江省文化

和旅游厅、上海杉达学院、松江区文化和旅游局、浙江省旅游标准化研究会、浙江旅游职业学院。

本部分主要起草人：杨龙、程梅红、丁振文、林苏闽、陈平、薛兴国、林希茜、金冬云、刁玉泉、

金琳琳、胡斌、张捷雷。

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DB34/T3580.1—2020

会议经营与服务规范第1部分：会议服务机构等级划分与评定

1范围

本部分规定了会议服务机构等级划分的术语和定义、划分及依据、基本要求、条件和等级评定。

本部分适用于本行政区域内的会议服务机构。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T10001.1公共信息图形符号第1部分：通用符号

GB/T10001.2标志用公共信息图形符号第2部分：旅游休闲符号

GB/T30520-2014会议分类和术语

3术语和定义

GB/T30520-2014界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

会议服务机构conferenceorganizers

接受会议主办方或会议委托方委托，管理会议、负责会议活动的履行，为会议提供部分或全部经营

性服务的组织。

4等级划分及依据

4.1等级划分

分为“AAA”、“AAAA”和“AAAAA”三个等级，“A”的数量越多等级越高。

4.2依据

根据会议服务机构的经营条件、经营业绩、供应保障、服务提供、服务保障、服务质量可持续改进、

商业信用和社会声誉进行等级划分。

5等级划分基本要求

5.1取得工商营业执照、法人证书或依法获得其他执业资质，其营业范围包括会议服务。

5.2正式开展会议经营与服务业务应不少于两年。

5.3应遵守国家法律法规和行业规范，遵守商业道德。

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5.4近两年内未发生重大安全责任事故，未因侵犯消费者合法权益受到罚款及以上行政处罚。

5.5近两年内未有连续六个月不开展会议经营与服务业务。

5.6从业人员应具有良好的服务意识与专业技能，恪守职业道德。

6等级划分条件

6.1AAA级会议服务机构

6.1.1经营条件

6.1.1.1注册资金应不少于100万元人民币。

6.1.1.2应具有稳定的商业办公场所，面积宜不少于100平方米。

6.1.2经营业绩

6.1.2.1近两年主营会议业务年平均营业收入应达1000万元人民币以上。

6.1.2.2近两年累计服务过的会议数量50个以上或500人以上的规模会议2个。

6.1.3供应保障

6.1.3.1在职人员总数应不少于20人，其中配备与会议服务相关的专业人员应不少于在职人员的

60％。

6.1.3.2组织架构中各部门职能划分清晰，各岗位职责明确。

6.1.3.3应有员工及临时工作人员的招聘和管理制度。

6.1.3.4应开通机构网站，实施机构信息化建设。

6.1.3.5应建立基本的供应商管理制度和供应商数据库。

6.1.3.6宜使用会议注册管理信息系统。

6.1.3.7宜建立基本的信息安全管理制度，会议相关资料涉及保密或知识产权的应签订相应协议。

6.1.4服务提供

6.1.4.1应具备会议或活动方案设计能力，能够参与委托方的竞标或提供专业建议。

6.1.4.2应有会议场地租赁、使用协议或场地预定确认书，以及会场设备的描述或设备配备表。

6.1.4.3应有会议场地布置的平面图、搭建验收表和会议场地评估表，应符合GB/T10001.1和GB/T

10001.2的相关要求。

6.1.4.4宜开通会议网站或APP等并维护良好，其模块设置满足基本需求，信息发布内容较准确详实，

并能及时更新。

6.1.4.5宜通过会议网站或APP等提供会议相关信息。

6.1.4.6预注册、在线注册应有服务流程说明，并通过有效方式确认注册。

6.1.4.7现场注册应有服务流程和岗位职责说明，能提供注册收费服务，收退款记录存档。

6.1.4.8应制定演讲嘉宾邀请函、确认函和接待工作流程，安排专人及时沟通并接待演讲嘉宾。

6.1.4.9应安排专人协助主办方接待媒体。

6.1.4.10会议结束后应向委托方提交清晰的会议服务报告。

6.1.4.11财务应有会议项目的预算、结算、台帐资料。

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6.1.5服务保障

6.1.5.1应制定会议流程管理制度，应有会议服务规范或会议项目质量管理制度，机构年报中应有服

务质量管理计划。

6.1.5.2应与会议委托方、第三方服务商、供应商签订委托服务、采购合同或协议并存档。

6.1.5.3应制定会议项目时间进程表并召开阶段性工作协调会，会议结束后将照片、视频和资料收集

存档。

6.1.5.4应具备规避一般风险的能力，为会议团队活动购买意外险等保险，针对会议的主要风险环节

制定风险预案、风险评估表和紧急联络表，大型会议成立安保或风险控制小组，开展风险培训和演练。

有完整的风险处置备案。

6.1.5.5应制定会议服务岗位和职责说明，定制员工现场工作服或机构标识。

6.1.5.6应制定机构或部门年度培训计划并安排培训预算，对临时工作人员安排培训或制定工作说明。

6.1.6服务质量持续改进

6.1.6.1应制定投诉处理流程，投诉渠道通畅，投诉及处理记录完整，定期撰写投诉处理总结报告。

6.1.6.2应开展与会代表和委托方的满意度调查，并根据意见制定改进方案。

6.1.6.3应制定机构内部会议项目总结报告并持续改进。

6.1.7商业信用和社会声誉

6.1.7.1宜获得地级媒体报道。

6.1.7.2宜获得地级及以上诚信企业、文明单位等荣誉。

6.2AAAA级会议服务机构

6.2.1经营条件

6.2.1.1注册资金应不少于200万元人民币。

6.2.1.2应具有稳定的商业办公场所，面积宜不少于300平方米，办公区域功能格局划分合理。

6.2.2经营业绩

6.2.2.1近两年主营会议业务年平均营业收入3000万元人民币以上。

6.2.2.2近两年累计服务过的会议数量80个以上或800人以上的规模会议2个。

6.2.3供应保障

6.2.3.1在职人员总数应不少于40人，其中配备专业人员应不少于在职人员的