DB4401/T 76-2020 电子档案移交与接收技术规范

ICS01.140.20

A14

DB4401

广州市地方标准

DB4401/T76—2020

代替DBJ440100/T272—2016

电子档案移交与接收技术规范

Technicalspecificationforelectronicrecordstransferandaccession

2020-06-08发布2020-07-01实施

广州市市场监督管理局发布

DB4401/T76—2020

目  次

前言.....................................................................................................................................................................Ⅲ

1范围.................................................................................................................................................................1

2规范性引用文件.............................................................................................................................................1

3术语和定义.....................................................................................................................................................1

4电子档案数据要求.........................................................................................................................................1

4.1概述.........................................................................................................................................................1

4.2移交目录.................................................................................................................................................2

4.3内容数据.................................................................................................................................................2

4.4元数据.....................................................................................................................................................2

4.5电子档案移交数据的封装要求.............................................................................................................2

5电子档案移交与接收的数据要求.................................................................................................................2

5.1基本结构.................................................................................................................................................3

5.2说明文件.................................................................................................................................................4

5.3目录文件.................................................................................................................................................4

5.4其他文件夹.............................................................................................................................................4

5.5电子档案文件夹.....................................................................................................................................5

5.6年度文件夹.............................................................................................................................................5

5.7类别文件夹.............................................................................................................................................5

6电子档案移交与接收工作要求.....................................................................................................................5

6.1电子档案移交与接收工作流程.............................................................................................................5

6.2组织和迁移转换电子档案数据.............................................................................................................6

6.3移交前检验电子档案数据.....................................................................................................................6

6.4移交电子档案数据.................................................................................................................................8

6.5接收时检验电子档案数据.....................................................................................................................8

6.6交接手续.................................................................................................................................................8

6.7著录保存交接信息.................................................................................................................................8

6.8迁移和转换电子档案数据.....................................................................................................................8

6.9管理电子档案归档光盘.........................................................................................................................9

附录A（规范性附录）移交电子档案目录文件XML信息格式.................................................................10

附录B（规范性附录）移交电子档案元数据表.........................................................................................12

附录C（规范性附录）电子档案归档光盘标注内容.................................................................................20

附录D（规范性附录）电子档案移交与接收登记表.................................................................................21

I

DB4401/T76—2020

前  言

本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。

本标准是由DBJ440100/T272—2016《电子档案移交与接收技术规范》确认转化而来，并代替

DBJ440100/T272—2016《电子档案移交与接收技术规范》。

本标准与DBJ440100/T272—2016相比，除编辑性修改外主要技术变化如下：

——增加了标准名称的英文译名；

——更新了规范性引用文件；

——增加了术语的英文对应词。

本标准由广州市档案局提出并归口。

本标准起草单位：广州市标准化研究院。

本标准主要起草人：徐湛、汪正兵、郑裕钊、彭冕莉、谭思敏。

DBJ440100/T272—2016于2016年8月19日首次发布。

III

DB4401/T76—2020

电子档案移交与接收技术规范

1范围

本标准规定了电子档案移交与接收的术语和定义、数据要求、存储结构要求和工作要求等。

本标准适用于广州市各档案移交单位与广州市各级国家档案馆进行非涉密文书类电子档案的移交

与接收。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

DA/T13档号编制规则

DA/T18档案著录规则

DA/T31纸质档案数字化规范

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T46—2009文书类电子文件元数据方案

DA/T48基于XML的电子文件封装规范

DA/T58—2014电子档案管理基本术语

3术语和定义

DA/T58—2014界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

元素element

通过标识、定义、约束性、值域等一组属性描述的数据单元。

[DA/T46—2009，定义3.6]

3.2DB4401

文件级电子档案documentalelectronicrecords

按照归档文件整理规则，以“件”为保管单位整理形成的电子档案。

3.3

案卷级电子档案filedelectronicrecords

按照归档文件整理规则，以“案卷”为保管单位整理形成的电子档案。

4电子档案数据要求

4.1概述

电子档案移交数据的内容应包括移交目录、内容数据和元数据三部分。

1

DB4401/T76—2020

4.2移交目录

4.2.1电子档案移交目录应存放有关档案的目录信息，采用XML文件格式保存，根据电子档案归档方式

不同分为文件目录与案卷目录。

4.2.2文件目录、案卷目录分别对文件级、案卷级电子档案进行描述，应包括顺序号、档号、责任者、

题名、日期、密级、电子档案名称、保管期限、备注等内容。

4.2.3移交目录的XML信息格式应符合附录A的相关要求。

4.3内容数据

4.3.1电子档案移交的内容数据应为电子档案的原始文档，也可为经过格式转换后的原始文档。

4.3.2文件级电子档案的内容数据为一个电子文件的内容数据，案卷级电子档案的内容数据为案卷中

各电子文件的内容数据。

4.3.3文本、图像类电子档案内容数据的存储格式应以XML、RTF、TXT、PDF、TIFF、JPEG、CEB、WPS、

DOC、DOCX、PPT等为通用格式，电子文件的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF为通用格式，留痕稿

和修改稿应以WPS、RTF、DOC、DOCX等档案馆认可的格式移交。

4.4元数据

4.4.1电子档案元数据应存放描述电子档案背景、内容、结构和管理过程的相关数据，采用XML文件格

式保存。

4.4.2本标准采用表1所示的方法对元数据进行描述。电子档案元数据元素项的著录应符合附录B表B.1

的相关要求。

表1元数据元素描述方法

元素名描述

编号按一定规则排列的元数据的顺序号。

元素名称元数据元素的中文标识。

约束性说明采用此元数据的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表

示总是强制采用；“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用；“可选”表示可

采用也可不采用，由用户根据需要确定。

元素类型元数据元素所属的类别。本标准将元素分为简单型、容器型和复合型。

应用层次说明此元数据元素的适用层次，适用于案卷级电子档案标识为“卷”，适用于文件

级电子档案标识为“件”。

说明元数据元素含义的描述。

举例元数据元素值的举例说明。

4.5电子档案移交数据的封装要求

4.5.1档案移交单位应采用基于XML的封装方式组织电子档案移交数据中的元数据和内容数据。

4.5.2电子档案的封装结构和元数据应按DA/T48对电子档案封装结构模型和元数据的相关要求，生成

XML格式的电子档案封装包。

5电子档案移交与接收的数据要求

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DB4401/T76—2020

5.1基本结构

5.1.1移交数据内应包括说明文件、目录文件、其他文件夹与电子档案文件夹。电子档案内容数据应

与元数据一起存放于电子档案文件夹的子文件夹之下。根据电子档案具体归档方式的不同，电子档案基

本存储结构区分为文件级电子档案存储结构与案卷级电子档案存储结构两种。

5.1.2文件级电子档案基本存储结构应符合图1的要求，案卷级电子档案基本存储结构应符合图2的要

求。

DB4401

图1文件级电子档案基本存储结构图

3

DB4401/T76—2020

图2案卷级电子档案基本存储结构图

5.2说明文件

说明文件存放与本载体有关的信息，包括载体参数、载体编号、载体保管单位、载体制作单位、载

体检查单位、读取本载体内档案所需要的软硬件环境及其他有助于说明本载体的信息，说明文件应命名

为“说明文件.TXT”。

5.3目录文件

目录文件应根据电子档案的具体归档方式命名，文件级电子档案目录文件应命名为“文件目

录.XML”，案卷级电子档案目录文件应命名为“案卷目录.XML”。

5.4其他文件夹

4

DB4401/T76—2020

存放各种其他附属的文件，包括所采用的元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、文件命名规

则、XML模式及交接信息等等。其他文件夹内文件应采用TXT、XML或者其他符合长期保存要求的格式。

5.5电子档案文件夹

5.5.1存放电子档案内容数据及其元数据。根据电子档案归档方式，应按照“年度—类别—文件”或

“年度—类别—案卷”的层次设置，命名为“电子档案”。

5.5.2档案移交单位根据电子档案的整理和分类方法以及实际情况可对存储结构中的类别、案卷、文

件等层级进行取舍。

5.6年度文件夹

年度文件夹应以本文件夹内的年度属性命名，并存放于电子档案文件夹下。

5.7类别文件夹

类别文件夹应以本文件夹内的类别属性命名，并存放于对应年度文件夹下。

6电子档案移交与接收工作要求

6.1电子档案移交与接收工作流程

电子档案移交与接收工作包括组织和迁移转换电子档案数据、移交前检验电子档案数据、移交电子

档案数据、接收时检验电子档案数据、交接手续、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、管理

电子档案归档光盘等，工作流程见图3。

组织和迁移转换电子档案数据

移交前检验电子档案数据

移交电子档案数据

接收时检验电子档案数据

DB4401

交接手续

著录保存交接信息

迁移和转换电子档案数据

管理电子档案归档光盘

图3电子档案移交与接收工作流程图

5

DB4401/T76—2020

6.2组织和迁移转换电子档案数据

6.2.1档案移交单位应按照档案馆的相关要求，确定移交档案范围，筛选出应移交的电子档案。移交

的电子档案应真实可靠、齐全完整和安全可用。

6.2.2档案移交单位应按照DA/T13的档号编制要求，编制或检查待移交的电子档案档号；按照DA/T18

中对档案著录的要求，规范填写档案的目录内容；按照档号对待移交档案进行排序，制作电子档案移交

目录。

6.2.3移交电子档案的数据和存储格式要求见第4章和第5章。

6.2.4采用技术手段加密的电子档案应在解密后移交，压缩的电子档案应解压缩后移交，特殊格式的

电子档案应与读取平台一起移交。

6.3移交前检验电子档案数据

6.3.1概述

在移交电子档案之前，档案移交单位应对电子档案数据进行检验，检验工作包括准确性检验、完整

性检验、可用性检验、安全性检验以及载体外观检验。

6.3.2准确性检验

电子档案的准确性检验是指对电子档案内容数据、目录数据和元数据在电子档案管理过程中的一致

性检验，检验内容见表2。

表2电子档案准确性检验

检验项目检验方法检验方式

移交范围准确性检验从时间、保管期限、责任者等角度检验待移交的电子人工

档案是否属于移交范围

目录信息准确性检验检验电子档案目录信息是否符合第4章要求；检验数系统

据类型、长度、格式、值域等数据是否准确；检验著

录项目数据是否包含特殊字符；电子档案档号编制是

否规范；检验目录信息是否和接收档案给定的信息一

致；检验著录项目数据是否重复

目录和电子档案元数据关检验电子档案元数据与目录数据是否关联；检验目录系统

联检验数据和元数据中对于电子档案元数据的记录是否一致

内容数据准确性检验检验电子档案内容数据的电子属性是否与元数据记录人工

的一致；检验电子档案内容是否重复

移交数据包准确性检验检验电子档案移交数据的信息存储格式和内容是否符系统

合第4章的相关要求

封装包准确性检验检验电子档案封装包及其元数据是否符合第4章的相系统

关要求

6.3.3完整性检验

电子档案的完整性检验是指对电子档案的内容数据、目录数据和元数据内容、项目是否齐全完整进

行检验，检验内容见表3。

6

DB4401/T76—2020

表3电子档案完整性检验

检验项目检验方法检验方式

数据总量完整性检验检验电子档案数量是否正确；检验电子档案目录数据在线：系统

中记录的数量和对应的电子档案内容数量是否相符离线：人工

目录著录项完整性检验检验档案目录项目是否按第4章和第5章的目录文件系统

相关要求填写齐全；目录数据是否包含电子档案主要

修改过程和办理情况；具有连续编号的目录数据（档

号、文号、页号等）是否有漏号现象

内容数据完整性检验检验电子档案是否有对应的内容数据；检验内容数据人工

是否齐全完整；检验电子档案内容是否包含附件，附

件是否完整

元数据完整性检验检验电子档案元数据是否涵盖附录B表B.1中所有枚系统

举的必选元数据项

封装包完整性检验检验电子档案封装包及其元数据是否符合第4章的相系统

关要求

6.3.4可用性检验

电子档案的可用性检验是指对电子档案内容数据、目录数据和元数据能否长期保存，并被有效使用

的检验，检验内容见表4。

表4电子档案可用性检验

检验项目检验方法检验方式

目录数据可用性检验检验电子档案目录数据是否可以被正常访问，包括数系统

据库中的目录数据和移交数据中的目录数据

内容数据可用性检验检验电子档案内容数据是否可以被正常打开和浏览；人工

检验内容数据格式是否有利于长久保存；检验电子档

案内容的大小是否与元数据记录的大小一致；检验特

定格式的电子档案内容是否可读；检验数字化加工之

后的内容数据相关指标是否符合DB4401DA/T31对电子档案

数字化的质量要求

封装包可用性检验检验电子档案的封装包是否有效可用系统

软硬件环境可用性检验检验电子档案的产生环境是否符合电子档案长期保存系统

的需要

移交载体可用性检验对载体中存储的数据进行可读性检验，确保电子档案系统

数据能够被完整地读取

6.3.5安全性检验

电子档案的安全性检验是指对电子档案是否能够被安全保管和其可用的环境进行检验，检验内容见

表5。

7

DB4401/T76—2020

表5电子档案安全性检验

检验项目检验方法检验方式

目录数据安全性检验检验目录数据中密级标识和控制标识是否对应；检验人工

目录数据中密级标识和控制标识是否规范

病毒检验检验软件系统是否安装杀毒软件；检验电子档案是否系统