DB5107/T 053-2018 机关会务服务规范

ICS03.080

A16

DB5107

四川省（绵阳市）地方标准

DB5107/T053—2018

机关会务服务规范

Specificationforofficialconferenceservice

2018-07-26发布2018-10-01实施

绵阳市质量技术监督局发布

DB5107/T053—2018

目次

前言...............................................................................III

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语和定义........................................................................1

4岗位要求..........................................................................2

4.1会务专员岗位..................................................................2

4.2会务主管岗位..................................................................2

4.3会议预订员岗位................................................................2

4.4工务员岗位....................................................................2

4.5音控师岗位....................................................................2

4.6会务物资管理员岗位............................................................2

5会议服务管理流程..................................................................3

5.1会议预定......................................................................3

5.2音频、视频设备保障............................................................3

5.3电视电话会议保障..............................................................3

5.4会前准备......................................................................4

5.5会中服务......................................................................6

5.6会后整理......................................................................6

6会务外包服务考核..................................................................7

7会议室使用........................................................................8

7.1党委会议室....................................................................8

7.2政府会议室....................................................................8

7.3其他会议室....................................................................8

8会议室公共用品要求................................................................8

8.1小方巾........................................................................8

8.2绿茶..........................................................................8

8.3饮用水........................................................................8

8.4纸杯、纸巾....................................................................8

8.5会议用笔......................................................................8

8.6回形针........................................................................9

I

DB5107/T053—2018

前言

为规范绵阳市党政机关、事业单位会务服务，特制定本标准。

本标准按GB/T1.1-2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。

本标准由绵阳市机关事务管理局提出。

本标准由绵阳市人民政府办公室归口。

本标准起草单位：绵阳市机关事务管理局、绵阳市产品质量监督检验所。

本标准主要起草人：郑文京、雍东林、周浩、万秋艳、张淑珺、刘宁、王霓、白德奎、王晓芳、夏

白雪。

III

DB5107/T053—2018

机关会务服务规范

1范围

本标准规定了机关会务服务规范的术语和定义、岗位要求、会议服务管理流程、会务外包服务考核、

会议室使用和会议室公共用品要求。

本标准适用于绵阳市、县党政机关会务服务规范项目的实施。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB5749生活饮用水卫生标准

GB8537饮用天然矿泉水

GB18401国家纺织产品基本安全技术规范

GB19298食品安全国家标准包装饮用水

GB21027学生用品的安全通用要求

GB/T10001.1公共信息图形符号第1部分：通用符号

GB/T14456.1～6绿茶

GB/T20808纸巾纸

GB/T22864毛巾

GB/T27590纸杯

QB/T1149回形针

QB/T2625中性墨水圆珠笔和笔芯

QB/T2774铅笔

QB/T4509本色生活用纸

SB/T10851-2012会议中心运行服务规范

3术语和定义

GB5749、GB8537、GB18401、GB19298、GB21027、GB/T10001.1、GB/T14456.1～6、GB/T20808

GB/T22864、GB/T27590、QB/T1149、QB/T2625、QB/T2774、QB/T4509和SB/T10851-2012界定的

以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

会务服务conferenceservice

各类大、中型会议或团队活动提供全程策划执行的一个综合性服务项目。

3.2

1

DB5107/T053—2018

会务服务管理conferenceservicemanagement

由机关事务主管部门牵头负责的，通过购买社会服务、引入酒店式会议管理模式，对党政机关集中

办公区（下称集中办公区）举办的会议、会见及其他按要求承办的活动实施的服务管理工作。开展会务

服务管理，旨在通过优质、专业、精细的管理手段，不断提升会务服务的综合满意度。

4岗位要求

4.1会务专员岗位

4.1.1协助科室负责人管理会务工作，制定并实施会议服务规章制度、服务流程及标准。

4.1.2监督会议活动的服务质量，对会议活动全流程进行跟踪检查，及时发现存在问题，提出改进措

施。

4.1.3安排布置会务主管、会务班长的具体工作任务，做好监督落实。

4.1.4根据会务服务需要，统筹调配工务班人员，提高服务质量和工作效率。

4.1.5对会务服务团队实施绩效管理，调动工作积极性。

4.1.6做好会议经费、信息报送以及领导交办的其他工作。

4.2会务主管岗位

4.2.1进行日常管理，带领工务班人员完成工作任务。

4.2.2负责工务班思想政治教育和日常业务培训。

4.2.3督促检查规章制度落实情况，及时发现和纠正问题。

4.2.4协助科室负责人做好新进员工的挑选及培训工作。

4.2.5负责工务班人员的绩效考核。

4.2.6对违纪违规人员按权限进行处罚或提出处罚意见。

4.3会议预订员岗位

4.3.1受理预订信息，全面准确了解会议主办单位需求。

4.3.2做好会议预订记录，根据会议预定情况安排会议室。

4.3.3按照相关规定和会议需求，通知周值班班长做好会前人员、物资等相关准备。

4.3.4保持与会议主办单位的沟通联系，如有变动，及时做好调整。

4.4工务员岗位

4.4.1负责做好集中办公区会务服务工作。

4.4.2负责做好领导办公室日常服务工作。

4.5音控师岗位

4.5.1负责集中办公区会议室音响、投影、电脑、电子显示屏等音频、视频设备的安装调试、运行管

理、日常维护，确保设备完好正常。

4.5.2负责提出音频、视频等会议设备的维修、采购建议。

4.6会务物资管理员岗位

4.6.1协助会务专员提出会务物资需求计划。

4.6.2负责会议服务用品的管理、发放工作。

2

DB5107/T053—2018

5