DB3413/T 0030-2024 公共资源交易电子档案管理规范

ICS03.080.01

CCSA12

3413

宿州市地方标准

DB3413/T0030—2024

公共资源交易电子档案管理规范

Specificationondlectronicrecordsmanagementofpublicresources

trading

2024-08-06发布2024-09-06实施

宿州市市场监督管理局发布

DB3413/T0030—2024

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由宿州市政务服务管理局提出并归口。

本文件起草单位：宿州市公共资源交易中心。

本文件主要起草人：王三兵、蒋龙、徐晓涵。

I

DB3413/T0030—2024

公共资源交易电子档案管理规范

1范围

本文件规定了公共资源交易电子档案管理的基本要求，并规定了在公共资源交易活动中产生的各类

电子文件的收集与整理、归档、存储、备份、移交、使用、处置、安全管理等要求。

本文件适用于公共资源交易活动中产生的电子档案的管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T58—2014电子档案管理基本术语

3术语和定义

GB/T18894—2016、DA/T58—2014界定的术语和定义适用于本文件。

4基本要求

4.1应遵循统一要求、线上管理、智能归集、便于利用和安全保密的基本原则。

4.2应对电子档案实施集中管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，不应伪造、变造、隐匿

或者销毁，确保来源可溯。

4.3应建立健全管理制度，明确电子文件归档和电子档案管理相关部门及人员的职责与分工。

4.4应明确电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序和格式等要求。

4.5应基于安全的网络和离线存储介质实施电子文件的归档和电子档案管理。

5电子文件的收集与整理

5.1应收集电子文件与元数据，保持电子文件内容与形成时一致。

5.2应完整、齐全地收集同一项目形成的全部电子文件，保持同一项目电子文件的成套性。

5.3应遵循公共资源交易项目电子文件形成规律，突出项目类型、编号等特点，保持相同类型项目之

间电子文件的有机联系。

5.4应通过电子档案系统自动抓取为主、补充内容上传为辅，使包含归档电子文件及其元数据电子文

件与归档目录一一对应。

5.5交易项目电子档案实行目录管理，应根据“一标一档”原则，以“件”为单位，按照电子文件归

档材料目录（参见附件A）对电子文件进行收集、整理，自动形成电子文件封面。

5.6应对电子档案目录内容进行见证，确保电子文件及时归集、内容完整。

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DB3413/T0030—2024

6电子文件的归档

6.1归档范围

6.1.1进入交易平台交易的工程建设、政府采购、产权交易、土地矿业权交易项目的相关电子文件、

元数据均应归档。

6.1.2应归档电子文件包括但不限于：工程建设、政府采购、产权交易等公共资源项目实施主体或其

代理机构在办理项目登记时应当提交的材料，交易服务过程中产生的招标公告、招标文件及其技术资料、

评标（评审）完整资料、中标（成交）结果公告（公示）、中标通知书、合同以及有关变更信息等。

6.1.3应归档元数据包括但不限于:立档单位名称、项目编号、项目名称、标段编号、标段名称、交易

类型、辖区、招标人、代理机构、中标人、保管期限、日期等。

6.1.4应归档但未在电子交易系统中留存的文件，应及时扫描、上传归档。

6.1.5采用网络竞价等非全流程电子化方式开展交易活动的项目，应按照项目登记资料、交易发起资

料、交易实施过程及成交资料、合同、投标文件五个环节对产生的电子文件进行归档。

6.2归档时间和归档方式

6.2.1应在合同备案后5个工作日内完成归档。

6.2.2应采取在线归档方式，通过电子档案管理系统完成电子文件的归档。

6.2.3非全流程电子化交易项目，交易资料经扫描后形成电子文件，通过电子档案系统的上传功能进

行归档。

6.3归档申请

归档人应对电子文件的完整性、可用性和安全性进行核查，核查无误后提交归档申请。

6.4归档审核

电子档案管理部门应对提交的归档申请电子文件的规范性进行核查，符合归档要求的，予以归档审

核；不符合归档要求的，应一次性告知修整事项，并退回归档申请。

7电子档案的存储

7.1应为电子档案及其元数据的存储配备与电子档案管理系统相适应的计算机机房、硬件设备和网络

设施，实现对电子档案的有效管理。

7.2电子档案在存储时应明确存储格式，应具备电子档案格式转换功能。

7.3应建立独立的长期的电子档案离线存储库，离线存储的电子档案与在线利用的电子档案物理分离。

7.4应对接收的电子档案进行编号、明示保存期限、分类管理。电子档案的保存期限为15年，同一项

目电子档案的保管期限应相同。

7.5保管电子档案存储媒体，应符合下列规定：

a)电子档案磁性存储媒体宜放入防磁柜中保存；

b)单片、单个存储媒体应装在盘、盒等包装中，包装应清洁无尘，并竖立存放，且避免挤压；

c)存放环境的温湿度应符合下列要求：温度14℃～24℃,相对湿度35%～45%；温湿度选定后,

每昼夜温度波动幅度不应大于±2℃,相对湿度波动幅度不应大于±5%；

d)存储媒体应与有害气体隔离，存放地点应做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高

温、防光和防振动等。

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DB3413/T0030—2024

7.6电子档案保管单位应定期检查电子档案读取、处理设备、环境更新时应确认电子档案存储媒体与

新设备的兼容性，如不兼容，应进行存储媒体转换。

7.7电子档案保管单位对保存的电子档案，应进行定期检查。检查应符合下列规定：

a)检查方法应包括人工抽检和机读检测，抽样率应不低于