DB4416/T 14-2022 河源市党政机关会议服务规范

ICS03.160

CCSA16

4416

河源市地方标准

DB4416/T14—2022

河源市党政机关会议服务规范

HeyuanSpecificationforConferenceServiceofthePartyandGovernment

2022-12-31发布2023-01-15实施

河源市市场监督管理局  发布

DB4416/T14—2022

目次

前言.................................................................................III

引言..................................................................................IV

1范围................................................................................1

2规范性引用文件......................................................................1

3术语和定义..........................................................................1

3.1党政机关会议....................................................................1

3.2主办方..........................................................................1

3.3承办方..........................................................................1

3.4会议服务人员....................................................................2

4会议分类............................................................................2

5总体要求............................................................................2

5.1基本要求........................................................................2

5.2会议承办方资质..................................................................2

5.3会议服务人员....................................................................2

6会议需求确认........................................................................3

6.1需求确认........................................................................3

6.2方案确定........................................................................3

6.3对外协调........................................................................4

7会前准备............................................................................4

7.1会议现场服务人员配备............................................................4

7.2会议场地布置....................................................................4

7.3会议设施设备布置与调试..........................................................6

7.4会议材料准备....................................................................6

7.5检查验收........................................................................6

8会中服务............................................................................6

8.1引领服务........................................................................6

8.2茶水服务........................................................................7

8.3设备保障........................................................................7

8.4礼仪服务........................................................................7

8.5会场巡查........................................................................7

9会后整理............................................................................7

9.1引导参会人员离场................................................................7

9.2检查会场........................................................................7

9.3整理清洁会场....................................................................8

10会议安保...........................................................................8

I

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10.1会议安全管理...................................................................8

10.2会议医疗卫生保障...............................................................8

10.3会议保密.......................................................................8

11会议突发事件处理...................................................................9

11.1制定应急预案...................................................................9

11.2临时更换会议室处理.............................................................9

11.3设施设备故障处理...............................................................9

11.4停电处理.......................................................................9

11.5人员拥堵处理...................................................................9

11.6暴力事件处理..................................................................10

11.7火灾处理......................................................................10

11.8突发疾病处理..................................................................10

12服务评价与改进....................................................................10

12.1服务督导......................................................................10

12.2满意度调查....................................................................10

12.3投诉处理......................................................................10

12.4会议评估......................................................................11

12.5持续改进......................................................................11

附录A（资料性）会议服务岗位设置及职责...............................................12

附录B（资料性）会议服务人员职业形象和服务行为规范...................................13

附录C（资料性）党政机关会议需求确认书...............................................20

附录D（资料性）会议室桌面物品摆放要求...............................................21

附录E（资料性）会议座次排列.........................................................23

附录F（资料性）会场布置检查表.......................................................26

附录G（资料性）会议茶水服务规范.....................................................27

附录H（资料性）会议卫生清洁规范.....................................................30

附录I（资料性）河源市党政机关会议服务满意度调查表...................................33

参考文献..............................................................................34

II

DB4416/T14—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件由河源市机关事务管理局提出并归口。

本文件起草单位：河源职业技术学院、河源市市直行政事业单位物业管理中心、河源市高新区国际

会议中心、时代云端酒店管理（河源）有限公司。

本文件主要起草人：曾惠华、谭健萍、余丽、黄蔚红、俞彤、张慧星、吴国标、朱飞燕、游井红、

周美琪、李燕响、王活。

III

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引言

2018年，国家机关事务管理局印发了《机关事务标准化发展规划(2018-2020年)》，指出要大力推

进机关事务标准化。2021年10月10日，中共中央、国务院印发了《国家标准化发展纲要》，指出标准是

国家基础性制度的重要方面，对机关事务标准化工作提出了更高要求。2021年10月21日，国家机关事务

管理局、市场监管总局联合印发了《机关事务标准化工作“十四五”规划》，提出要健全机关事务标准

体系。推动机关事务地方标准修订，对规范机关事务运行、提升服务保障质量、促进节约型机关建设有

重要作用。为树立标准化理念，全面提升党政机关会议服务的保障和管理效能，现制定《河源市党政机

关会议服务规范》，形成可复制、可推广的经验范本，为县区党政机关会议服务提供参考和借鉴。

IV

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河源市党政机关会议服务规范

1范围

本文件规定了党政机关会议服务的术语和定义、会议分类、总体要求、会议需求确认、会前准备、

会中服务、会后整理、会议安保、突发事件处理、会议服务评价与改进。

本文件适用于河源市党政机关会议服务工作，其他性质会议服务可参照使用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB5749生活饮用水卫生标准

GB/T10001.1公共信息图形符号第1部分：通用符号

GB/T10001.2公共信息图形符号第2部分：旅游休闲符号

GB13495.1消防安全标志第1部分：标志

GB/T30520会议分类与术语

GB/T40248人员密集场所消防安全管理

GB/T41568机关事务管理术语

3术语和定义

GB/T30520和GB/T41568界定的以及下列术语和定义适用于本文件，为方便使用，以下重复列出了

其中部分术语和定义。

3.1

党政机关会议conferenceofpartyandgovernmentorganizations

党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关，以及各民主党派、工商联、各

人民团体、工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位主办的会议。

3.2

主办方organizer

独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的党政机关。

3.3

承办方host

具有一定资质，接受主办单位的委托，具体负责所有或部分会务事宜，能独立承担民事责任的各类

机构。承办方通常由主办方指定、委托，有时也通过竞标程序获得承办权。

1

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3.4

会议服务人员conferenceattendant

根据会议主办方的需求，为保障会议顺利进行而提供服务的人员。

注：会议服务人员包括主办方人员、承办方人员、外协人员。

4会议分类

按照会议召开主体和参加人员，党政机关会议可分为以下三类：

——一类会议是指市党代会、人代会、政协全体会议、民主党派(工商联)全市代表大会、劳模表

彰会和烈军属会议；

——二类会议是指以市委、市政府名义召开的全市性会议，市人大、市政协召开的要求各县区人

大、市直各单位负责同志参加的会议，市纪委全会，民主党派(工商联)全体委员会议，经批

准召开的各人民团体换届大会；

——三类会议是指除一、二类会议以外的其他会议。

5总体要求

5.1基本要求

5.1.1办会应遵循讲政治、讲规矩、从简、从严、从实的原则。

5.1.2会议服务应遵循按需服务、按优服务、守时守信、专业规范、用心极致的原则。

5.1.3会议组织应遵守周密严谨、科学高效、务实节约、低碳环保原则。

5.1.4建立完善的党政机关会议服务管理制度，包括工作人员保障、会场服务、安全保障、疫情防控

等，保证会议顺利开展。

5.1.5推进会议服务的信息化和智能化，提高会议服务质量及效率。

5.2会议承办方资质

会议承办方应具备以下条件：

——具备独立法人资格，其经营范围包括会议服务；

——遵守国家法律法规和行业规范，三年内无不诚信记录和安全事故；

——配备能满足各类会议要求的场所和设施设备；

——配备具有良好的服务意识、专业技能和职业道德的从业人员；

——能协调各类供应商资源，为会议的策划、执行和评估提供部分或全部服务；

5.3会议服务人员

5.3.1会议服务岗位职责

会议服务主要岗位及职责见附录A。

5.3.2会议服务人员配备

会议服务人员配备根据会议的规模、规格、场地、服务内容等实际情况调配：

——主办方人员：会议负责人、相关部门抽调人员；

2

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——承办方人员：会议负责人、音响师、会议系统技术人员、安保人员、会议室服务员、保洁员、

巡检员等；

——外协人员：影像拍摄人员、保障人员（医务、防疫、消防、水电和通信保障）、食宿交通各

模块负责人及服务人员、志愿者等。

5.3.3会议服务人员工作要求

5.3.3.1职业形象和行为规范见附录B，以饱满的精神状态参与会议接待。

5.3.3.2服从安排，熟悉会议规格、要求，严格按照服务流程和标准提供专业高效服务，积极帮助参

会人员解决力所能及的问题。

5.3.3.3举止要庄重、文明，保持会议环境安静和谐，做到“三轻”（说话轻、走路轻、动作轻）、

“四勤”（眼勤、嘴勤、手勤、腿勤）、“五心”（精心的安排、细心的观察、热心的态度、贴心的服

务、倾心的关注）。

5.3.3.4遵守职业道德，做好会议保密工作。

5.3.4会议服务人员培训要求

5.3.4.1会议服务人员应参加岗前培训，经所在机构培训考核合格后方能上岗。

5.3.4.2岗前培训内容包括但不限于理论知识：职业道德、会议礼仪、会议接待专业理论知识、救护

知识、消防知识、安全分析与检查、紧急突发事件处理、法律常识等；工作技能训练：岗位操作规范、

会议服务技能、消防技能、急救技能等。

5.3.4.3会议服务人员每年需参加专业培训不低于30课时，不断提高会议接待服务水平。

6会议需求确认

6.1需求确认

6.1.1承办方提供多种会议服务受理方式，如现场、电话、网络等，涉密会议应采用内部指定联络方

式传达会议需求。

6.1.2承办方应及时受理并了解会议需求，做好登记并填写附录C，明确会议名称、会议时间、参会

领导、会议规模、会议场地、会议密级、会场布置及服务要求、收费标准、主办方和承办方单位名称、

联系人及联系方式等信息，核对无误后双方签字确认。

6.1.3主办方如有会议变更、取消等情况，应提前告知承办方。承办方应做好接待方案调整、需求确

认等后续跟踪服务，并做好相关登记。

6.2方案确定

6.2.1承办方应根据确认的会议需求进行会议策划，并与主办方商议确定会议接待方案，方案包括但

不限于以下内容：

——会议名称、时间；

——会议地点、场地布置（含台型设计图）及使用安排；

——会议规模、席位牌名单及布置图；

——会议设施设备及会议用品要求；

——会议宣传用品要求；

——会议服务要求；

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——会议保障措施（包括会议防疫措施、会议保密、秩序及安全、供电、供水、消防、医疗保障

及突发事件应急处理等）；

——其他个性化需求。

6.2.2承办方制定并下发会议通知单，明确会议服务相关部门及职责，做到分工明确、责任到人。

6.3对外协调

涉及需与其他单位合作承办的会议，应对会议服务任务进行分解，可根据情况成立经费保障组、会

场服务组、食宿安排组、车辆服务组、安全保障组，明确任务要求及完成时限，并签订相关责任书、服

务合同或协议。必要时可召开筹备工作协调会，协调事项包括但不限于会场及设施设备、卫生安全、车

辆及停车方案、防疫、医疗、食宿等保障。

7会前准备

7.1会议现场服务人员配备

根据会议分类，承办方可参照“5.3.2工作人员配备”安排相应的服务人员，以保障会议顺利进行。

7.2会议场地布置

7.2.1承办方根据会议主办方的需求布置会议场地，其中一类会议宜提前1d布置完毕；二类会议宜

提前0.5d至1d布置完毕；三类会议至少提前2h布置完毕。

7.2.2会议服务人员根据会议要求进行摆台，进行主席台、观众席、签到台、指示牌的布置，并按表

1的要求执行。

表1会场布置要求

序号项目布置内容与要求

根据会议类型、规模等确定会议台型，常见有课桌型、回字型、U字型、长条桌/椭圆型、会见型

1台型

等

1.主席台地面搭建要牢固、安全（除部分会场设置了固定舞台外），主席台高度、大小应适当，

地面一般比观众席高20cm左右

2.视主席台实际高度，两侧增设台阶

背景主席台背景根据会议要求可布置电子屏会标，或布置旗帜、会标、横幅标语等会议宣传物品

主1.桌椅一般位于主席台正中央前方，突显会议的庄严

2席2.摆放椅子时，应考虑到参会人员的舒适度，避免将椅子放在两张桌子接缝中间，可灵活选用不

台桌椅同规格的长桌拼接或主席台最两端空一个座位

3.主席台桌面应根据发言人数布置桌式麦克风、席位牌、茶杯、瓶装饮用水、纸笔、纸巾等，有

线麦克风线路布置要整齐美观

1.发言席一般位于主席台的右侧，面向观众45°放置，方便会议发言

发言席

2.发言席要考虑发言人身高，必要时放置脚踏

4

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表1会场布置要求（续）

序号项目布置内容与要求

1.桌椅摆放平稳、整齐；两排会议桌之间相隔不少于90cm，可根据场地大小和参会人数灵活调整；

第一排间距可稍大一点，方便参会人员进出

桌椅2.桌子可选用一体式桌套或分体式台布、台裙，要求颜色统一、干净平整，无污渍，无破损，两

边下垂长度相等，粘扣不外露

观

3.椅套款式、颜色统一，干净整洁，无污渍，无破损

3众

席1.桌面根据情况可摆放茶杯、茶叶、茶壶、瓶装饮用水、席位牌或座签、纸、笔、纸巾、话筒等，

详见附录D

会议

2.瓶装饮用水及茶叶在同等条件下优先选择本地产品，体现本土特色

用品

3.根据主办方提供的席位牌名单和布置图，布置好席位牌或座签

4.所有茶杯及桌面物品横向、纵向成一条线

1.签到台一般位于会议室门口，根据会议规模合理设置签到台桌椅数量；若布置在大厅，应选择

醒目且不影响其他人员通行的位置

4签到台2.签到台物品摆放可根据实际情况可灵活选用：签到本（表）、笔、纸巾、免洗洗手液、口罩等，

分类摆放，整齐美观

3.涉密会议，可在签到台桌面放置“涉密会议禁止带入便携电子设备”的温馨提示

1.根据场地实际情况，在大厅、电梯口、拐角处或会议室门口放置会议指示牌

5指示牌

2.有条件的可在会场入口、会议室门口等地布置会议信息电子指示牌

7.2.3会议正式开始前2h，应完成对会场区域的清洁和消毒，卫生清洁应符合表2的要求，并做好

卫生检查。

表2会议场地卫生要求

序号会议场地卫生要求

1.地面干爽洁净，无灰尘、纸屑、烟蒂、积垢、杂物

2.天花板、墙壁及边角无污渍、霉斑、蜘蛛网

1会议室、贵宾室、休息室

3.会议桌椅、边柜等干净整洁，无污渍，无破损

4.空气清新，照明、温度、湿度符合要求

1.地面干爽洁净，无灰尘、污渍、杂物

2.清洁工具及清洁剂分类摆放，干净卫生

2洗消间

3.水池干净无堵塞，水龙头洁净光亮，无污垢、水渍

4.物品摆放整洁规范，符合卫生要求

1.地面及台阶无污渍、霉斑、垃圾

2.天花板、墙壁及边角无污渍、蜘蛛网

3走廊、楼道

3.扶手栏杆牢固、洁净，无灰尘、锈迹、污渍

4.垃圾桶合理摆放，分类清晰、干净整洁

1.按钮及显示屏干净，无污渍

2.内壁干净、光亮，无污渍、划痕

4电梯

3.地面无垃圾、污渍

4.照明正常，抽风系统运行正常

5

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表2会议场地卫生要求（续）

序号会议场地卫生要求

1.地面、墙壁干爽洁净，无污渍、水渍、垃圾

2.