DB32/ 4181-2021 行政执法案卷制作及评查规范

ICS03.160

CCSA00

DB32

江苏省地方标准

DB32/T4181—2021

行政执法案卷制作及评查规范

Specificationforproductionandevaluationofadministrativelawenforcementfiles

2021-12-31发布2022-01-31实施

江苏省市场监督管理局发布

DB32/T4181-2021

目次

前言..................................................................................II

1范围.................................................................................1

2规范性引用文件.......................................................................1

3术语和定义...........................................................................1

4案卷制作.............................................................................1

5案卷评查.............................................................................5

附录A（规范性）行政许可案卷评查标准...................................................8

附录B（规范性）行政处罚（普通程序）案卷评查标准......................................13

附录C（规范性）行政强制执行案卷评查标准...............................错误!未定义书签。

I

DB32/T4181—2021

前言

本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起

草。

本文件由江苏省司法厅提出并归口。

本文件起草单位：江苏省司法厅、江苏省交通运输厅、南京市司法局、无锡市司法局、江苏省质量

和标准化研究院。

本文件主要起草人：周敏、朱孔彬、高瑶、邹兰青、仲天荐、王加倩、刘晓倩、梁彦芳、黄洁。

II

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行政执法案卷制作及评查规范

1范围

本文件规定了行政执法机关行政执法案卷制作及评查的工作要求。

本文件适用于行政执法机关已办结的行政许可案件、行政处罚案件以及行政强制案件等在行政执法

过程中形成的，依法必须归档的行政执法案卷的制作及评查工作。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T9705文书档案案卷格式

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T39784电子档案管理系统通用功能要求

DA/T22归档文件整理规则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

行政执法机关administrativelawenforcementorgan

各级行政机关和法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织以及受行政机关委托实施行政执法

权的组织。

3.2

行政执法案卷administrativelawenforcementfile

行政执法机关在依法实施行政许可、行政处罚、行政强制执行等直接影响公民、法人或者其他组织

权利和义务的行政执法行为过程中形成或者收集的行政执法文书、证据及其他相关文书材料，按照一定

顺序排列归档的案件档案。以下简称“案卷”。

4案卷制作

4.1制作主体

行政执法机关中行使执法职能的机构或者组织负责及时对行政执法案件办理过程中形成的与案件

有关的具有查考利用价值的各种载体形式的案件文件、材料进行收集、整理、立卷。

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4.2案卷组成和形式

4.2.1案卷由封面、卷内目录、文书材料、证物袋、备考表等组成。以下材料不应放入案卷：

a)重份材料（作为案件证据使用且必须入卷的除外）；

b)常用法律、法规、规章、司法解释复印件；

c)与案件无关或者不具有查考利用价值的材料；

d)其他不需要入卷的材料。

4.2.2文书材料可采用纸质介质和电子介质形式，应以纸质介质保存为主，电子介质保存为辅。如有

纸质材料，不宜以电子介质保存形式替代纸质介质保存。

4.2.3纸质文书材料应使用电脑打印或者用黑色、蓝黑色墨水钢笔、签字笔等符合存档要求的笔墨书

写，不应使用铅笔、圆珠笔、复写纸等不耐久材料书写。对不利于保存的纸质文书材料，应进行复制。

4.2.4电子文书材料应定期进行异地备份，并具有唯一、确定的纸质转化形式。

4.2.5重要的外文及少数民族文字材料应附上汉语译文。

4.2.6卷内目录应逐份文书列明。

4.3案卷内容

4.3.1行政许可案卷正卷材料

行政许可案卷正卷材料应包括但不限于以下内容，宜按照以下顺序排列：

a)行政许可（准予、不予、变更、不予变更、准予延续、不予延续、撤回、撤销、注销）决定书；

b)申请表（书）；

c)申请材料（含身份证明、授权委托书等）和申请人承诺材料；

d)申请材料收件凭证（含材料清单）；

e)材料补正通知书；

f)受理（不予受理）通知书；

g)现场核查笔录；

h)陈述申辩告知书；

i)陈述申辩笔录；

j)听证告知书；

k)听证申请书；

l)听证通知书；

m)听证公告；

n)听证笔录；

o)延期决定通知书；

p)特别程序所需时间通知书；

q)反馈意见；

r)检验（检测、检疫、鉴定、评审等）委托书；

s)检验（检测、检疫）结果、专家评审（鉴定）意见；

t)行政许可收费凭据；

u)送达凭证；

v)颁发的行政许可证件副本或复印件。

4.3.2行政处罚案卷正卷材料

4.3.2.1行政处罚简易程序案卷正卷材料应包括但不限于以下内容，宜按照以下顺序排列：

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a)行政处罚决定书及证据；

b)处罚收据或执行情况记录；

c)其他文件材料。

4.3.2.2行政处罚普通程序案卷正卷材料应包括但不限于以下内容，宜按照以下顺序排列：

a)行政处罚决定书；

b)当事人主体资格证明材料（含身份证明、授权委托书等）；

c)调查（询问）笔录、证人证言；

d)现场检查（勘验）笔录；

e)现场音像（图片，音视频资料、电子数据的文字说明、截图）；

f)抽样取证通知书；

g)抽样取证物品处理通知书；

h)先行登记保存证据通知书；

i)先行登记保存证据物品处理通知书；

j)查封、扣押等行政强制措施材料；

k)鉴定、检测、评估等机构出具的鉴定意见；

l)责令（限期）改正通知书；

m)整改情况材料；

n)事先告知书；

o)陈述申辩笔录；

p)听证告知书；

q)听证申请书；

r)听证通知书；

s)听证笔录；

t)案件移送函；

u)移送案件涉案物品清单；

v)罚没物品处理记录；

w)行政强制执行通知书；

x)行政强制执行申请书；

y)执行情况相关凭证；

z)送达凭证。

4.3.3行政强制执行案卷正卷材料

行政强制执行案卷正卷材料主要包括但不限于以下内容，宜按照以下顺序排列：

a)行政强制执行决定书；

b)履行义务催告书；

c)陈述申辩材料；

d)复核材料；

e)中止（终结）执行决定书；

f)执行协议；

g)查封、扣押物品依法拍卖材料；

h)委托第三人代履行的相关协议；

i)申请法院强制执行的相关材料；

j)其他强制执行情况的相关材料；

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k)送达凭证。

4.3.4副卷材料

行政执法案卷副卷材料应包括但不限于以下内容，宜按照以下顺序排列：

a)案源材料；

b)立案（受理）审批表；

c)审查审批表；

d)法制审核意见

e)集体讨论笔录；

f)签发文书底稿；

g)有关负责人批示意见；

h)结案审批表（报告）；

i)其他不宜公开的材料。

4.4装订

4.4.1案卷宜用无酸软卷皮装订。永久保存的案卷宜使用“三孔一线”装订。

4.4.2正、副卷可分别装订，内容较少、不具有保密性的副卷也可附在正卷后装订。

4.4.3行政执法决定作出以后，当事人提起行政复议和行政诉讼形成的档案，可合并入原案卷保管，

或另立附卷保管。

4.4.4案卷封面应包含归档章、案卷类别、案卷号、案由（事项名称）、当事人姓名或者名称、承办

机关、承办人员、收案（受理）日期、结案（决定）日期、归档日期、保管期限等信息。

4.4.5纸质文书材料应使用A4规格纸张。纸张过大的应折叠；纸张过小、订口过窄或者有字迹的应粘

贴衬纸；纸张破损的应进行修补。纸张上不应有订书钉、回形针等异物。若文件材料纸张规格小于A4

纸的1/3，应将原件粘贴于A4幅面的规格进行装订，并加盖骑缝章。若原件模糊、褪色或为不符合要

求的字迹材料，应予复制，复制件与原件一并组卷。

4.4.6纸质文书材料宜统一用打码机打印页码，要求如下：

a)卷内文书材料除空白页外，凡载有文字、图表的页面均一页编一页码；

b)页码标注在每页材料正面的右上角、背面的左上角；

c)照片、图表正面难以编印面码的，可编印在背面左上角。

4.4.7以光盘、U盘、移动硬盘等作为载体的文书材料，应保证载体的有效性、可读性；组卷时应在

相应的装具上注明案号、当事人姓名或者名称、入卷日期等信息。

4.4.8每份案卷都应填写规范准确的卷内文件目录和备考表。卷内如有需要说明的问题，应填写在备

考表上，并签上立卷人、检查人姓名。

4.4.9案卷标题应完整揭示卷内文件内容，简明确切。标题一般由当事人（全称）、案由等组成。案

卷封面、卷内目录、备考表、封底不编页码。

4.4.10与行政处罚相关的行政强制措施材料应并入该行政处罚文书材料一并装订成卷，与行政处罚相

关的行政强制执行文书材料可一并装订成卷也可单独成卷。

4.5归档

4.5.1纸质档案

4.5.1.1制作完成的案卷，经行政执法机构负责人审核后，应按年度定期移交本单位档案管理机构集

中统一保管。档号由本单位档案管理机构统一编制填写。

4.5.1.2归档文件整理应按DA/T22的要求执行。

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4.5.1.3普通程序案件（包括听证程序案件）案卷应根据行政执法行为种类，按年度、机构和一案一

号等要求予以单独立卷，材料多的可一案多卷，每卷单独编卷号。

4.5.1.4适用简易程序或者文书材料较少的执法行为，可按照类别、事由、时间等分类，分别合并立

卷，可多案一卷。

4.5.1.5案卷按照保密、方便利用的原则分立正卷和副卷。无不宜对外公开材料的，可不立副卷。

4.5.1.6案卷中的行政执法文书材料应保留原件。原件确实无法入卷的，可保存复印件、影印件、抄

录本，但应告知提供人与原件进行核对，确认无误后由提供人、核对人共同签名或者盖章。

4.5.1.7同一次序文件材料宜按照以下要求排列：

a)结论性材料在前，办案客观进程形成的材料在后；

b)文件材料在前，证据材料在后；

c)正文在前，附件在后；

d)原件在前，复制件在后；

e)批复在前，请示在后。

4.5.1.8证物入卷应符合以下要求：

a)能附卷保存的证物均应入卷，无法装订的可装入卷底证物袋内，并在证物袋上表明证物的名称、

数量、特征和来源；

b)不能附卷的证物，应另行存放，并与案卷互相标注相关档案信息；

c)不宜保存的证物，应拍照附卷，实物按有关规定处理，并在备考表中注明。

4.5.1.9案件文件材料宜由案件承办人员结案报告签署后30日内立卷完毕。

4.5.1.10移交前应由行政执法机构负责人对案件文件材料的真实性、完整性进行审核。

4.5.1.11本单位档案管理机构对档案管理的质量进行检查。

4.5.1.12案件承办人员移交时应编制移交清册，办理移交手续。有电子文件目录及归档的电子文件应

当随纸质案卷一并移交。

4.5.1.13档案案卷格式应按GB/T9705的要求执行。

4.5.2电子档案

4.5.2.1电子文件归档与电子档案管理应符合GB/T18894的要求。

4.5.2.2行政执法系统中生成的电子文件需要形成电子案卷的，该行政执法系统应符合GB/T39784

的要求。

4.5.2.3电子文件由本机关信息机构承办的应由信息机构负责及时移交。

4.6保管年限

4.6.1应根据案件的重要程度划分案件档案保管期限。

4.6.2行政处罚简易程序案件归档保管期限可由本级行政执法机关定为5年或10年，一个单位的保管

期限应统一。行政许可档案无有效期的为永久保存，有有效期的，由本级行政执法机关定为有效期结束

后10年、20年、或者永久保管。

4.6.3普通程序案件档案可定为30年；本级人民政府规定的重大处罚案件档案可定为永久保管。

5案卷评查

5.1评查主体

5.1.1省司法行政主管部门负责组织实施本省范围内的案卷评查工作。

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5.1.2设区市、县（市、区）司法行政主管部门组织实施本地区的案卷评查工作。

5.1.3行政执法机关具体组织实施本部门（系统）的案卷评查工作。

5.2评查要点

5.2.1案卷内容

5.2.1.1行政许可案卷

行政许可案卷内容评查的要点包括：

a)行政许可实施主体是否合法；

b)是否具有实施该项行政许可的权限；

c)申请材料是否符合法定要求；

d)内部审批程序是否完备；

e)文书制作是否齐全并与实际许可程序相符；

f)收费是否符合规定；

g)期限是否合法；

h)程序是否规范。

5.2.1.2行政处罚案卷

行政处罚案卷内容评查的要点包括：

a)行政处罚实施主体是否合法；

b)事实认定是否清楚、证据是否确凿、合法，证据与事实是否具有关联性；

c)适用法律是否准确；

d)程序是否合法、文书是否完整齐全；

e)自由裁量权运用是否适当；

f)是否根据听证笔录做出决定；

g)行政处罚决定书内容是否完整、符合说理式文书要求；

h)是否按规定实行罚缴分离；

i)违法行为应当追究刑事责任的是否移送司法机关；

j)对当事人违法行为整改情况是否检查到位；

k)行政处罚决定履行情况的资料或记载是否完整。

5.2.1.3行政强制执行案卷

行政强制执行案卷内容评查的要点包括：

a)行政强制执行实施主体是否合法；

b)被行政强制执行当事人、标的是否准确符合法律要求；

c)适用法律是否准确；

d)程序是否合法、文书是否完整齐全；

e)行政强制执行方式是否符合法定要求；

f)行政强制执行情况记载是否完整。

5.2.2案卷形式

案卷形式的评查要点包括：

a)文书格式是否统一规范；

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b)文书材料是否完整，要件无一遗漏；

c)卷宗内容是否填写齐全、做到一案一卷；

d)是否有卷内目录，材料排列是否有序，是否有页码；

e)是否有卷宗封面、备考表；

f)纸张是否无破损、装订是否整齐；

g)书写文书是否使用耐久的墨水填写、字迹是否清晰。

5.3评查分值及标准

5.3.1案卷评查采用百分制计分方式，80分以上为合格案卷。行政许可案卷评查标准应符合附录A的

要求。行政处罚（普通程序）案卷评查标准应符合附录B的要求。行政强制执行案卷评查标准应符合附

录C的要求。

5.3.2行政执法机关执行省级以上行政执法案卷制作规范的，应提供评查标准供参考。

5.4评查要求

5.4.1案卷评查每年不少于1次。

5.4.2案卷评查可单项组织，也可与执法检查结合进行。

5.4.3应采取全领域评查或者按系统评查的方式，评查机关可直接检查，也可组织行政执法机关相互

评查。

5.4.4评查案卷应由评查主体指定产生或随机抽取产生。

5.4.5评查案卷为电子档案的，应打印立卷或提供载有备份的电子档案数据信息的移动存储设备，送

评查，以电子档案形式对抗评查的，评查结果认定不合格。

5.4.6评查主体参与案卷评查的人员不应少于2人，评查人员的组成可包括司法行政机关行政执法监

督人员、行政执法机关法制审核人员、行政执法业务骨干、法律专家、政府法律顾问、特邀执法监督员

等。

5.4.7评查人员分别查阅案卷，综合评分。

5.5评查结果运用

评查主体对被评查案卷中的存在问题要进行反馈，对评查中发现的普遍问题应及时归纳总结，予以

通报。

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AA

附录A

（规范性）

行政许可案卷评查标准

A.1行政许可案卷评查标准

行政许可案卷评查标准见表A.1。

表A.1行政许可案卷评查标准

案卷名称、案号：评查人：

评查内容及分

评查细则评查形式备注得分

值

行政许可的实施机关应具有法定行政许可主体资格，作出行政许可行为符合法定职责权限。查阅行政机关公示的执法

行政许可实施作出行政许可实质性审查与决定的承办人员应具备行政执法资格。主体范围、职权范围、权直接评定是否合格，不合格卷

主体合法不具备行政许可主体资格，或者超越法定职权实施行政许可的，评定为不合格卷。力清单等；涉及权力转移不得分

不具备执法资格的人员作出行政许可实质性审查与决定的，评定为不合格卷。的看权力转移手续

行政许可项目执行的行政许可项目应属于法律、行政法规、国务院决定、地方性法规或者省规章设定的现行政许可事项不合法的，评定

查看相关材料

（5分）行有效的行政许可事项。行政许可项目名称不准确、表述不完整的，扣5分。为不合格案卷

1.行政许可申请书格式文本符合法律规定的内容与形式，填写规范，申请书格式文本中不得

包含与申请行政许可事项没有直接关系的内容（3分）。

查看申请书格式文本

申请与受理格式文本不符合要求的，扣2分；格式文本中包含与申请行政许可事项没有直接关系的内容

（15分）的，扣3分。

2.申请材料应当齐全且符合法定形式，附具申请人身份信息。申请材料不齐全或者不符合法要求申请人提供的材料与法定

查看案卷相关材料

定形式的，应当当场或在五日内出具申请材料补正通知书，一次告知申请人需要补正的全部内容条件不符的，或者擅自增加非法

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（6分）。定条件的，评定为不合格案卷

无申请人身份信息，或者委托代理人申请行政许可但未附具委托书和身份证明的，或者委托

书中委托事宜不明确的，扣4分；未当场一次性告知补正内容的，扣6分；当场更正的修改内容

没有申请人或其代理人加盖印章或按捺指印的，扣2分。

3.本行政机关受理行政许可申请，应当出具加盖本行政机关专用印章和注明日期的书面凭证

（6分）。

未出具受理或者不予受理书面凭证的，扣6分；出具的凭证未加盖行政机关专用印章并注明查看受理通知书、受理材

日期的，或者没有收件人和申请人(或代理人)签字确认的，扣2分；没有行政许可申请材料书面料

清单和收件日期的，扣2分；收件清单未加盖行政机关专用印章或者没有收件人和申请人(或代

理人)签字确认的,扣2分。

1.申请人提交的申请材料齐全、符合法定形式，行政机关能够当场做出决定的，应当当场做

出书面的行政许可决定（2分）。查看许可决定书

能当场决定而未当场决定的，扣2分。

2.根据法定条件和程序，需要对申请材料的实质内容进行核实的，行政机关应当指派两名以

上执法人员进行核查（10分）。查阅行政许可现场核查笔

执法人员少于2人的，扣2分；未出示执法证件的，扣2分；未附具执法人员证件复印件的，录及相关文书

扣1分；未制作现场核查笔录的，扣6分；核查笔录内容不能充分反映核查情况的，扣4分。

审查与决定3.落实《江苏省行政执法全过程记录办法》对执法全过程音像记录的规定，并将音像记录按

（45分）要求入卷（9分）。

未按要求对现场核查（勘验）、听证等执法活动进行全过程音视频记录的，扣9分；音视频

查阅附卷的存储介质、电

记录中未将执法活动的重要内容进行准确记录的，扣5分；音视频记录中未交待开始记录时间、

子应用系统等

地点、人员等要素的，或者记录内容不完整的，扣2分；音视频记录存放于电子应用系统中的，

未记录音视频文件存放的准确路径位置及其在系统中的文件名称、大小、创建日期等要素的，扣

2分。

4.行政机关对行政许可申请进行审查时，发现行政许可事项直接关系他人重大利益的，应当查看行政许可陈述申辩告

告知利害关系人（2分）。知书等相关文书