DB4406/T 17-2022 会展服务机构经营管理和服务规范

ICS03.080.99

CCSA12

4406

佛山市地方标准

DB4406/T17—2022

会展服务机构经营管理和服务规范

Specificationformanagementandserviceofconventionandexhibitioninstitutes

2022-11-23发布2022-11-23实施

佛山市市场监督管理局发布

DB4406/T17—2022

目次

前言..................................................................................II

1范围................................................................................1

2规范性引用文件......................................................................1

3术语和定义..........................................................................1

4基本要求............................................................................1

4.1组织............................................................................1

4.2人员............................................................................2

4.3设备设施........................................................................2

5管理要求............................................................................2

5.1会展运营管理....................................................................2

5.2风险防控管理....................................................................3

5.3信息化管理......................................................................3

6服务组织............................................................................3

6.1项目服务组织架构................................................................3

6.2工作职责........................................................................3

7服务要求............................................................................4

7.1展前服务........................................................................4

7.2展览现场服务....................................................................5

7.3展后服务........................................................................6

8服务评价与改进......................................................................6

附录A（资料性）展会工作任务书........................................................7

附录B（资料性）场地验收表...........................................................11

附录C（资料性）整改通知书...........................................................12

I

DB4406/T17—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规

定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由佛山市商务局提出并归口。

本文件起草单位：广东潭洲国际会展有限责任公司、佛山市质量和标准化研究院、佛山市南海区中

城数字城市促进中心。

本文件主要起草人：赵朋辉、彭艳红、冯意婷、梁家驹、林雪琴、朱纯、张博轩、黄燕敏。

II

DB4406/T17—2022

会展服务机构经营管理和服务规范

1范围

本文件规定了会展服务机构经营管理和服务的基本要求、管理要求、服务组织、服务要求、服务评

价及改进。

本文件适用于会展服务机构在会展场馆开展会议展览的服务和管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T19012质量管理顾客满意组织投诉处理指南

GB/T26165-2021经济贸易展览会术语

3术语和定义

GB/T26165-2021界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

会展服务机构conventionandexhibitioninstitute

由主（承）办单位向与会者、参展者及观众所提供各类服务的机构。

3.2

展览场馆运营方exhibitionvenueoperator

自有展览场馆或受展览场馆产权方委托，对展览场馆进行经营管理和日常维护的单位。

3.3

主场服务商homeserviceprovider

由主（承）办单位聘请的服务供应商，受主（承）办单位委托，负责展览会总体展位图和特装图纸

的审核、展览会现场氛围布置、展览用电用水用气用网的管理和安全监管等。

3.4

外包服务商outsourcedserviceprovider

展览场馆运营方根据需要聘用的为展览场馆提供专业服务的机构。

4基本要求

4.1组织

4.1.1具有独立法人资格，其主营业务或兼营业务包括会议及展览服务。

4.1.2具备展览会现场设计、组织、实施、协调及管理能力。

4.1.3遵守国家法律法规和行业规范，获得消防安全检查合格证、公共场所卫生许可证。

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DB4406/T17—2022

4.1.4自主经营餐饮服务的，应获得餐饮服务许可证。

4.2人员

工作人员应符合以下要求：

——符合所从事岗位在健康、卫生方面的要求；

——具备所从事岗位相适应的或要求的专业技术等级；

——管理人员应熟悉有关法律、法规和行业有关规定，熟悉相关管理规范和服务标准；

——服务人员能熟练掌握其所从事岗位的专业基础知识、作业规范和服务技能技巧；

——每年参与安全和会展业务等培训不少于2次，培训总时长不少于16小时；

——根据识别的风险成立专项应急工作机构，组织应急演练。

4.3设备设施

4.3.1展览场馆室内展览面积应不少于5000平方米（含室外展场）。

4.3.2应根据设备性能、使用要求和使用限制等制定展览场馆设备设施的使用方案，包括但不限于：

a)标识系统设计；

b)人流、车流、物流规划；

c)安防监控系统规划；

d)门禁、安检区域规划；

e)水、电、气、网络接驳规划；

f)餐饮点规划；

g)广告设施规划；

h)临时通信基站规划；

i)停车场、室外场地和临时仓储规划；

j)垃圾分拣和临时存放区域规划；

k)保供电设备接入规划；

l)通风空调使用区域规划；

m)网络信号覆盖区域规划。

4.3.3应审核外包服务商提供的设备设施，确认其符合国家相关规定要求和展览场馆整体使用规划。

4.3.4应建立设备设施巡查、检测、维护、维修、保养管理制度和工作流程，分层级确认管理要求和

责任。

5管理要求

5.1会展运营管理

5.1.1应建立本机构内部服务流程和会展项目管理要求。

5.1.2在会展项目合同签订后应及时成立项目管理监督组、项目经理、工程项目组、后勤项目组、安

全项目组和餐饮项目组，明确各项目组的职责分工。建立项目时间进程表,推进各项工作的开展。

5.1.3每个会展项目均应开展档案管理,存档文件包括但不限于合同、协议书、方案、验收表、满意度

调查表以及会展相关的各类必要文件资料。

5.1.4会展相关档案和资料应保存至少36个月。

2

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5.2风险防控管理

5.2.1对会展项目的各环节的风险进行评估,并制定管理方案和风险预案等。

5.2.2对于风险环节多、风险高的会展项目,应提前做好演练。

5.2.3如承接国际会展项目，应提醒项目委托方做好国际会展项目的申报。

5.2.4场馆运营方和主承办单位应购买公众责任保险。

5.2.5展览场馆运营方应根据展会的规模，预先评估展会安全风险，应制定安全应急预案，内容包含

但不限于：

a)自然灾害类应急处置预案；

b)消防安全类应急处置预案；

c)人身生命安全类应急处置预案；

d)突发舆情类应急处置预案。

5.3信息化管理

5.3.1安防系统

应开展展馆安全管理信息化工作，包括全方位监控、门禁系统、人流监控等与展馆基础安全相关的

运营管理。

5.3.2设备运营

应开展机房环境管理、核心交换机、上网行为服务器和日志管理等相关设备管理。

5.3.3线上业务

宜建立展会服务线上办理平台，包括节点管理、服务下单、订单跟踪和数据看板等功能。

5.3.4内部管理

宜建立在线智慧办公系统，实现会议组织、日程安排、公文发送、个人办公、议题讨论、管理监督、

数据统计等线上管理。

6服务组织

6.1项目服务组织架构

以会展项目服务为导向，建立项目服务组织架构。项目服务组织