HY/T 056-2010 海洋科学技术研究档案业务规范

；

犐犆犛０１．１４０．２００７．０６０

犃１４

中华人民共和国海洋行业标准

／—

犎犢犜０５６２０１０

代替／—２００１

ＨＹＴ０５６

海洋科学技术研究档案业务规范

犗犲狉犪狋犻狅狀犪犾狀狅狉犿狊犳狅狉犪狉犮犺犻狏犲狊

狆

狅狀犿犪狉犻狀犲狊犮犻犲狀狋犻犳犻犮犪狀犱狋犲犮犺狀狅犾狅犻犮犪犾狉犲狊犲犪狉犮犺

ㅤㅤㅤㅤ犵

２０１００８３１发布２０１０１００１实施

国家海洋局发布

／—

犎犢犜０５６２０１０

目次

前言Ⅴ

１范围１

２规范性引用文件１

３术语和定义１

４总体要求２

５科研文件的收集２

５．１科研文件的积累２

５．２科研文件的汇总２

５．３科研文件的审查２

５．４科研文件的鉴定３

６科研文件的整理３

６．１整理单元构成３

６．２纸质文件整理３

６．２．１装订３

６．２．２分类３

６．２．３排序３

立卷ㅤㅤㅤㅤ

６．２．４３

６．２．５文件装盒４

６．２．６编制卷内目录４

６．２．７编制卷内备考表４

６．２．８编制案卷封面５

６．２．９编制案卷脊背５

６．３电子文件整理５

６．３．１归档载体５

６．３．２分类５

６．３．３文件命名５

６．３．４文件组织５

６．３．５目录组织５

６．３．６建立说明文件５

６．３．７归档载体制作５

６．３．８标识包装６

６．３．９建立归档电子文件目录６

６．４建立替代卷６

７科研文件的归档６

７．１归档要求６

７．２归档份数７

７．３归档时间７

７．４归档程序７

Ⅰ

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７．４．１归档审查７

７．４．２办理归档手续７

８科研档案的整理、编目和保管７

８．１科研档案的整理７

８．１．１档号标引７

８．１．２排序排重８

８．１．３分类标引８

８．１．４主题标引８

８．１．５科研文件的补充与修改８

８．２科研档案的编目９

８．２．１编制案卷目录９

８．２．２编制文件目录９

８．２．３编制全引目录９

８．２．４编制其他目录９

８．３科研档案的保管９

８．３．１保管要求９

８．３．２保管环境９

８．３．３检查维护９

９科研档案的统计和利用１０

９．１科研档案的统计１０

９．１．１统计形式１０

ㅤㅤㅤㅤ

９．１．２统计指标１０

９．１．３统计要求１０

９．２科研档案的利用１０

９．２．１利用要求１０

９．２．２档案阅览１０

９．２．３档案咨询１０

９．２．４档案开发１１

９．２．５利用效果分析１１

１０科研档案的鉴定、销毁和移交１１

１０．１科研档案的鉴定１１

１０．１．１鉴定内容１１

１０．１．２鉴定时间１１

１０．１．３鉴定程序１１

１０．２科研档案的销毁１１

１０．２．１编制销毁清册１１

１０．２．２销毁程序１１

１０．３科研档案的移交１２

１０．３．１移交原则１２

１０．３．２移交时间和范围１２

１０．３．３移交程序１２

１０．４科研档案的调整１２

附录（规范性附录）科研文件归档范围与档案保管期限

Ａ１３

Ⅱ

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附录（规范性附录）科研文件归档说明书格式

Ｂ１９

附录（规范性附录）科研文件整理用表格式

Ｃ２５

附录（规范性附录）科研档案管理用表格式

Ｄ３５

参考文献４５

图Ｂ．１归档说明书封面式样１９

图归档说明书第页式样

Ｂ．２１２０

图归档说明书第页式样

Ｂ．３２２１

图归档说明书第页式样

Ｂ．４３２２

图归档说明书第页式样

Ｂ．５４２３

图归档说明书第页式样

Ｂ．６５２４

图Ｃ．１科研文件鉴定登记表式样２５

图Ｃ．２卷盒式样２６

图Ｃ．３卷盒展开示意图２７

图Ｃ．４卷内目录式样２８

图Ｃ．５卷内备考表式样２９

图Ｃ．６案卷封面式样３０

图Ｃ．７案卷脊背式样３１

图Ｃ．８档号章式样３２

图Ｃ．９归档电子文件目录式样３３

图Ｃ．１０科研文件归档清单式样３４

ㅤㅤㅤㅤ

图Ｄ．１科研档案修改申请单式样３５

图Ｄ．２案卷目录式样３６

图Ｄ．３目录封面式样３７

图Ｄ．４文件目录表式样３８

图Ｄ．５全引目录—案卷目录表式样３９

图Ｄ．６科研档案利用效益记录表式样４０

图Ｄ．７科研档案鉴定记录表式样４１

图Ｄ．８科研档案销毁清册封面式样４２

图Ｄ．９科研档案销毁清册式样４３

图Ｄ．１０科研档案交接文据式样４４

表Ａ．１海洋科学技术研究文件归档范围与档案保管期限表１３

Ⅲ

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海洋科学技术研究档案业务规范

１范围

本标准规定了海洋科学技术研究文件材料收集、整理和归档以及海洋科学技术研究档案整理、编

目、保管和开发利用等的基本方法和要求。

本标准适用于海洋科学技术研究档案业务工作。

２规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有

的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究

是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

／照片档案管理规范

ＧＢＴ１１８２１

／科学技术档案案卷构成的一般要求

ＧＢＴ１１８２２

／电子文件归档与管理规范

ＧＢＴ１８８９４

／档案著录规则

ＤＡＴ１８

档案库房技术管理暂行规定，国家档案局

国家海洋局接收海洋档案进馆暂行办法，国家海洋局

３术语和定义ㅤㅤㅤㅤ

／—确定的以及下列术语和定义适用于本标准。

ＤＡＴ１２０００

３．１

海洋科学技术研究文件狉犲犮狅狉犱狊狅狀犿犪狉犻狀犲狊犮犻犲狀狋犻犳犻犮犪狀犱狋犲犮犺狀狅犾狅犻犮犪犾狉犲狊犲犪狉犮犺

犵

国家机构、社会组织或个人在海洋科学与技术研究活动中形成的各种形式的信息记录。

３．２

海洋科学技术研究档案犪狉犮犺犻狏犲狊狅狀犿犪狉犻狀犲狊犮犻犲狀狋犻犳犻犮犪狀犱狋犲犮犺狀狅犾狅犻犮犪犾狉犲狊犲犪狉犮犺

犵

国家机构、社会组织或个人在海洋科学与技术研究活动中直接形成的有价值的各种形式的历史

记录。

３．３

件犻犲犮犲

狆

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件；正本与定稿为一件；正文与附件为一件；来文与复

文为一件；译文与原文为一件；报告、表册、图册文件等一册（本）为一件；图件一幅为一件；反映单一事件

或事物一次性产生的一组照片为一件；以能独立有效使用的电子文件（夹）为一件，数据库或软件文件夹

为一件。

３．４

整理单元犪狉狉犪狀犲犿犲狀狋狌狀犻狋

犵

对同一工作的归档海洋科学技术研究文件进行系统整理的单位。

３．５

替代卷狉犲犾犪犮犻狀犳犻犾犲

狆犵

用以保存电子文件载体、大开本图件或资料、样品样本等实体的纸质目录和说明信息，并指示实体

存放位置的案卷。

１

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４总体要求

４．１海洋科学技术研究档案（以下简称科研档案）业务工作应遵守国家档案法律、法规，符合海洋事业

实际需求，确保科研档案实体及其信息齐全、完整、准确、系统和安全。

４．２科研档案业务应纳入海洋科学技术研究工作（以下简称科研工作）管理体系，下达科研工作任务的

同时布置建档工作；检查科研工作进度的同时检查海洋科学技术研究文件（以下简称科研文件）形成的

质量以及积累、整理和保管情况；验收科研工作任务前，先验收科研档案；鉴定、评审和上报登记科研工

作成果前，先审查归档情况。

４．３应对科研文件形成、积累、审查、立卷、整理和归档以及科研档案的编目、保管、利用、鉴定、销毁、移

交等业务过程，实行安全、保密全程控制。

４．４归档科研文件整理应遵循科研文件的自然形成规律和成套性特点；保持科研文件之间的有机联

系；整理单元的划分与整合准确，分类科学，组件、组卷合理，手续完备。

４．５归档科研文件应原始、真实，能全面反映科研工作的轨迹和取得的科研成果；其保管单元易于移

动、保护和提供利用；编制的检索工具应便于使用。

４．６纸质文件载体和书写材料应符合长久保存要求；电子文件应保证载体有效，应被机器有效识别和

输出，并与相应纸质文件保持一致；各种实物材料应标识清楚、相关信息齐全，且能再利用。

５科研文件的收集

５．１科研文件的积累

科研文件收集积累按照归档范围（见附录）进行。

５．１．１Ａ

ㅤㅤㅤㅤ

５．１．２科研文件积累时应做好登记工作，及时记录文件形成单位（责任者）、形成日期、文件题名等特征

信息。

电子文件积累时应按／规定的通用格式的要求执行，无法转成通用格式存储的电子

５．１．３ＧＢＴ１８８９４

文件应与相关软件一并积累。电子文件运行的软硬件环境信息或元数据应与电子文件同时积累。

５．１．４应对电子文件采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动，并随时备份，存储于能够脱

机保存的载体上。

５．１．５积累反映科研工作重要事件、主要人物、关键过程和主题场景的照片时，应及时附加相关说明信

息。数码照片或胶片与其印件同时积累。

５．１．６录音、录像文件的积累应保持原始载体形式；需要重复使用的载体，按照通用格式转存到其他载

体上。

５．１．７科研文件在积累期间因工作人员变动产生流动时，应及时记录相关信息。

５．２科研文件的汇总

汇总已积累的科研文件及其保管利用记录，并根据科研工作实际情况和附录要求，收集齐全相

Ａ

关科研文件。

５．３科研文件的审查

５．３．１科研文件审查应由科研工作组、科研工作部门、科研工作管理部门逐级进行。

５．３．２科研文件审查应以科研工作的合同、协议、任务书、实施方案、技术报告、总结报告、调查报告等

为依据。

５．３．３科研文件审查内容包括科研文件的真实性、原始性、完整性和齐全性。对电子文件增加有效性

和安全性审查。

５．３．４审查过程中，若发现问题应及时纠正。审查合格后，将审查意见填入科研文件归档说明书

第页，式样见附录图。

４ＢＢ．５

２

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５．４科研文件的鉴定

５．４．１科研工作管理部门组织有关专家会同科研工作部门和档案部门，根据科研工作的任务来源、投

入规模、学术意义、科研水平、效益效应、应用影响等情况，对科研文件整体价值进行鉴定。

５．４．２科研文件整体价值分为重大、重要或一般三个级别。鉴定结果应填入科研文件鉴定登记表，式

样见附录图。

ＣＣ．１

科研文件的保管期限定为永久、年和年。

５．４．３３０１０

根据科研文件的整体价值，按附录确定每份科研文件的保管期限。

５．４．４Ａ

６科研文件的整理

６．１整理单元构成

６．１．１非常规性科研工作以独立分解的任务所形成的归档文件作为一个整理单元。

６．１．２常规性科研工作以年度所形成的文件为一个整理单元。

６．２纸质文件整理

６．２．１装订

６．２．１．１科研文件按件装订。

６．２．１．２装订材料应不锈蚀、不老化。页数较少的可采用左上角“粘贴”或“不锈钢订书钉（夹）”；页数

较多的采用“三孔一线”装订法。

６．１．１．３文件装订时，一般印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；译文在前，

原文在后。

６．１．１．４线装或胶订成册的报告或出版物不重新装订；照片印件不装订。

６．２．２分类

ㅤㅤㅤㅤ

６．２．２．１科研文件首先分为业务管理类文件和技术成果类文件，然后各自按工作阶段分为准备立项、

研究实施、总结鉴定、申报奖励和推广应用等阶段，最后按问题细分。分类级别逐渐降低，具体分类内容

见附录。

Ａ

按附录中的最低一级类目，确定科研文件的类目号。

６．２．２．２Ａ

６．２．３排序

６．２．３．１科研文件按类目号顺序排列，相同类目号的文件按形成时间先后排列。

６．２．３．２照片、非成册图件与其他科研文件分开排序。

６．２．３．３对非成册图件，有图号的按图号排序，无图号的按类排列。

６．２．３．４照片（附底片）按拍摄时间先后排序。

６．２．３．５在排序时剔除相同的文件。

６．２．４立卷

６．２．４．１案卷构成

案卷按下列要求构成：

ａ）案卷在同一整理单元内构成；

）按附录最低一级类目号确定案卷构成；

ｂＡ

）相同类目号内根据文件数量和厚度可组成一卷或多卷；

ｃ

ｄ）相同类目号的文件较少时，可适当向上一级类目扩展组合；

）同一类目下不同学科的海洋要素记录应分开立卷；

ｅ

）电子文件的纸质说明文件与相应的电子文件介质分开立卷和存放；

ｆ

）立档单位有约定需特殊保管的文件可单独立卷。

ｇ

６．２．４．２卷内材料放置

卷内材料按卷内目录（式样见附录图）、序列文件、卷内备考表（式样见附录图）顺序叠放。

ＣＣ．４ＣＣ．５

３

／—

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６．２．４．３编制件号

件号按下列要求编制：

ａ）卷内文件顺序编号，一件一号；

）自阿拉伯数字“”起依次编制，并标注在件首页右上角加盖的档号章序号栏内，档号章式样见

ｂ１

附录图；

ＣＣ．８

）卷内目录、卷内备考表不编件号。

ｃ

６．２．４．４编制页号

页号按下列要求编制：

）按件对有书写内容的页面自阿拉伯数字“”起顺序编制；

ａ１

ｂ）单面书写的页号编写在其右下角，双面书写的页号分别编写在其正面的右下角、背面的左

下角；

）已编页号且正确的不再重编，装订成册的可用原页码，页数中计入未统标页码的封面、扉页、前

ｃ

言、引言、目次等页；

）照片页号由文件档号［见）］、件内照片顺序号和半字线“”组成（见图），编写在照片

ｄ８．１．１．１ａ１

印件的背面。

００１Ｄ００７０６

×××××××

件内照片顺序号

文件档号

图１照片文件页号结构

示例：照片文件档号为“”的一件已按时间排序的照片组，其中第张照片的页号为：

１０９０８００１Ｄ００７６１０９０８００１

ㅤㅤㅤㅤ

Ｄ００７０６。

６．２．５文件装盒

按将科研文件装入档案盒。档案盒规格和材料应按／要求，式样见附

６．２．５．１６．２．４．１ＧＢＴ１１８２２

录图和图。

ＣＣ．２Ｃ．３

照片装入相应规格的照片档案盒，并按／要求标注和编目。选用的照片档案盒应

６．２．５．２ＧＢＴ１１８２１

按／要求。

ＧＢＴ１１８２１

６．２．５．３对大于Ａ４幅面的非成册图件平放时加图袋，卷放时装入图桶。

６．２．６编制卷内目录

卷内目录式样见附录图。

６．２．６．１ＣＣ．４

６．２．６．２序号，应依次标注卷内文件排列顺序。

文件编号，应填写文件文号、图号或代字、代号等。按／要求填写。

６．２．６．３ＤＡＴ１８

责任者，应填写文件直接形成部门或主要责任人。按／要求填写。

６．２．６．４ＤＡＴ１８

文件题名，应填写文件全称。按／要求填写。

６．２．６．５ＤＡＴ１８

日期，应填写文件的形成日期。填写方法和要求按／。

６．２．６．６ＤＡＴ１８

保管期限，应填写按附录确定的保管期限。

６．２．６．７Ａ

６．２．６．８页数，应填写每件文件的总页数。

６．２．６．９备注，根据实际填写需要注明的情况。

６．２．６．１０档号，归档后由档案室按８．１．１．１ｂ）的要求标引。

６．２．７编制卷内备考表

卷内备考表式样见附录图。

６．２．７．１ＣＣ．５

６．２．７．２说明，应标明案卷内全部文件的总件数、总页数以及立卷和案卷提供使用过程中需要说明的

问题，如文件缺损、修改、补充、移出、销毁等。

４

／—

犎犢犜０５６２０１０

６．２．７．３立卷人，应由立卷责任者签名。

６．２．７．４立卷日期，应填写完成立卷的时间。

６．２．７．５检查人，应有案卷质量审核者签名。

６．２．７．６检查日期，应填写案卷质量审核的时间。

６．２．７．７互见号，应填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。

６．２．７．８档号，归档后由档案室按８．１．１．１ｂ）的要求标引。

６．２．８编制案卷封面

案卷封面应印制在档案盒正表面，式样见附录图。

６．２．８．１ＣＣ．６

６．２．８．２案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科研文件的主要内容。

６．２．８．３科研工作名称，应填写科研工作全称和代号。

６．２．８．４立卷单位，应填写负责科研工作的单位全称或法定简称。

起止时间，应填写卷内科研文件形成的最早和最晚日期，按／要求填写。

６．２．８．５ＤＡＴ１８

保管期限，应填写立卷时按附录确定的保管期限，或卷内科研文件的最长保管期限。

６．２．８．６Ａ

６．２．