DB63/T 2024-2022 机关会务服务规范

ICS03.080.99

CCSA20

DB63

青海省地方标准

DB63/T2024—2022

机关会务服务规范

2022-03-10发布2022-04-10实施

青海省市场监督管理局发布

DB63/T2024—2022

目次

前言...............................................................................III

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................1

4总体原则...........................................................................2

4.1专业化.........................................................................2

4.2人性化.........................................................................2

4.3精简化.........................................................................2

4.4智能化.........................................................................2

4.5保密化.........................................................................2

5基本要求...........................................................................2

5.1机构...........................................................................2

5.2人员...........................................................................2

6设施与设备.........................................................................2

6.1扩音系统.......................................................................3

6.2视频系统.......................................................................3

6.3信息系统.......................................................................3

6.4其他配置设施...................................................................3

7服务内容...........................................................................3

7.1会议预约.......................................................................3

7.2会前准备.......................................................................3

7.3会中服务.......................................................................4

7.4会后服务.......................................................................4

7.5仪式服务.......................................................................4

7.6贵宾服务......................................................................4

7.7个性化服务....................................................................4

8环境卫生..........................................................................5

8.1会议场所......................................................................5

8.2会务用品......................................................................5

8.3人员卫生......................................................................5

9安全与应急........................................................................5

9.1安全防范......................................................................5

9.2应急处理......................................................................5

9.3传染病防控....................................................................5

I

DB63/T2024—2022

10评价与改进.......................................................................5

10.1监督评价.....................................................................5

10.2满意度评价...................................................................6

10.3服务改进.....................................................................6

附录A（规范性）会议服务人员行为和形体规范.........................................7

附录B（规范性）会场布置及环境要求.................................................9

附录C（规范性）会议用品相关要求..................................................11

附录D（规范性）设备保障..........................................................13

附录E（规范性）遗留物品登记表....................................................15

附录F（规范性）仪式服务..........................................................16

附录G（规范性）贵宾服务..........................................................18

附录H（规范性）突发情况应急预案..................................................22

附录I（规范性）会务服务考核评价指标..............................................24

附录J（规范性）会议满意度评价表..................................................25

参考文献............................................................................27

II

DB63/T2024—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起

草。

本文件由青海省省直机关事务管理局提出并归口。

本文件起草单位：青海省省直机关事务管理局、青海改革发展研究院、青海省质量和标准研究院。

本文件主要起草人：徐宁、闫修锋、李罡、邓玉兰、仁钦达娃、徐高、李鸿雁、王天祥、杨占福、

王孔容、邓彩霞、王明豪。

本文件由青海省省直机关事务管理局监督实施。

III

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机关会务服务规范

1范围

本文件规定了机关会务服务的总体原则、基本要求、设施与设备、服务内容、环境卫生、安全与应

急、评价与改进。

本文件适用于省级机关会务服务管理，各市（州）县（区）机关会务参照执行。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB2894安全标志及其使用导则

GB13495.1消防安全标志第1部分:标志

GB37487公共场所卫生管理规范

XF654人员密集场所消防安全管理

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

主办单位

独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的组织。

3.2

承办单位

接受主办单位的委托，具体负责所有或部分会务事宜，能够独立承担民事责任的组织。

3.3

会务服务

根据会议主办单位的要求，为会议提供全程策划执行的一个综合性服务项目。

3.4

会务服务人员

会议承办单位在会务服务的整个过程中所投入的人员。

1

DB63/T2024—2022

注：包括专职于会务服务的人员以及其他辅助服务人员。

3.5

会务服务管理

承办单位对人员、设备设施、服务质量的管理。

4总体原则

4.1专业化

通过培训规范会务服务接待行为，统一会务服务标准，做到人员、服务、管理专业化，提升会务服

务质量，使会务服务向规范化、标准化方向发展。

4.2人性化

坚持“以人为本”的服务理念，提供具有特色和个性化的服务。

4.3精简化

注重会议效果，务实从简。

4.4智能化

充分利用现代信息技术，实现设备的智能管控，提高服务的效率与质量。

4.5保密化

遵循机关会议特性，注重相关信息的保密，必要时应当签订保密责任书。

5基本要求

5.1机构

5.1.1承办单位应具备承办会议的人员和场所条件。

5.1.2具备会务服务能力，能根据主办单位的工作特点和管理要求，提供相应的会务服务。

5.1.3做好会议预约、会前准备、会中服务、会后服务工作。

5.1.4建立会议服务、人员培训、设备保障、会务考核评价等制度，推进会议服务的标准化，提高会

务服务质效。

5.1.5会场消防应符合XF654的规定。

5.2人员

5.2.1会务服务人员应用语文明，能够与参会人员顺利沟通。

5.2.2熟悉会务服务礼仪、流程和会场环境，服务人员形体和行为规范按照附录A执行。

5.2.3设备管理人员应熟悉设备的操作和维护要求。

5.2.4遵守会议主办单位和承办单位的保密要求。

6设施与设备

2

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6.1扩音系统

6.1.1会前应调试好音响扩音系统，及时更换有问题的扩音设备。

6.1.2会中应保证设备管理人员在场，及时解决临时出现的故障。

6.1.3会后应及时收整扩音设备，存放环境应保持干燥，防尘防潮。

6.1.4定期调试系统，根据需要及时更新设备。

6.2视频系统

确保视频系统的稳定性，定期检查系统的运行情况、固定情况，及时修理或更换有问题的设备，保

证会务的顺利开展。

6.3信息系统

承办单位宜建立涵盖会前、会中、会后的全流程数字化智能会务服务系统，帮助主办单位实现组织、

安排、协调、服务，帮助参会人员简单而精确的了解会议安排，提高会务服务质效。

6.4其他配置设施

会议室配置的设施包括但不限于以下方面：

a)电源插座、网络和视频接口等基本设施；

b)可以控制光色和光亮的具有调控性的灯光系统；

c)可以控制温度的独立温控系统；

d)会议室墙壁应设置隔音设施；

e)张贴禁止吸烟、禁止大声喧哗、手机静音等文明标志。

7服务内容

7.1会议预约

7.1.1会议预约受理方式包括电话预约、现场预约和网络预约。

7.1.2会议预约应确定时间、地点、人数、会标内容及主办单位的其他特殊要求。

7.1.3承办单位应根据主办单位的要求，制定会议服务计划，准备会议的各项工作。计划的内容应包

括但不限于以下方面：

a)岗位工作职责；

b)会议时间安排；

c)会议场地安排；

d)会场设施设备；

e)会务所需用品；

f)突发事件应急预案；

g)会议秩序与安全。

7.2会前准备

7.2.1会场布置

根据主办单位要求，按照附录B完成会场布置。

7.2.2会议用品

3

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会议用品按照附录C执行。

7.2.3设备保障

设备保障按照附录D执行。

7.2.4辅助系统

7.2.4.1明确机动车进出口与人员通道，根据会议规模留有足够的停车位，设置独立的残障人士、会

议大巴专用停车区，并设置引导标识。

7.2.4.2设置各种应急设施如疏散标志、防火标志等，配备设有安全标志的停车场，上述标志应符合

GB2894和GB13495.1的规定。

7.2.4.3公共信息导向系统应规范、清晰、醒目，在会场主入口处设置楼层分布平面示意图、会场分

布平面示意图、会议室位置指示标志等，导向系统设置应符合GB2894和GB13495.1的规定，安全通

道应保持畅通，安全门应保持开放。

7.2.4.4在各出入口、通道等主要位置应设置监控系统，并设置提示标志，进行24h监控。

7.2.4.5有特殊要求的，应配置文件保密柜、碎纸机、手机存放柜、手机干扰器等保密技术防护设备。

7.3会中服务

7.3.1迎宾

根据主办单位的安排，迎宾人员应帮助参会人员找到相应座位，迎宾礼仪按照附录A执行。

7.3.2茶水

7.3.2.1参会人员就座后，会议服务人员应依次排队进入场内进行服务。

7.3.2.2在会议过程中应及时续水，续水时应避免壶嘴与杯口接触，时间宜间隔30分钟，先宾后主。

7.3.2.3服务工作应走路轻、讲话轻、动作轻。

7.3.3巡查

配备专人维护会场内外秩序，观察参会人员动态，满足参会人员其他合理需求，协助安防部门做好

安全保卫工作。

7.4会后服务

7.4.1会议结束后，应热情礼貌的引导参会人员退场。

7.4.2关闭所有设备设施，并进行清洁消毒。

7.4.3会议有遗留物品的，应及时上报主办单位联系失主，由认领人在《遗留物品登记表》上签字确

认，《遗留物品登记表》按照附录E执行。无人认领的遗留物品，应交由主办单位统一处理。

7.5仪式服务

仪式服务按照附录F执行。

7.6贵宾服务

贵宾服务按照附录G执行。

7.7个性化服务

4

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