DB62/T 4128-2020 公路工程竣工文件材料立卷归档规程

ICS93.080.99

P66

DB62

甘肃省地方标准

DB62/T4128—2020

公路工程竣工文件材料立卷归档规程

Codeonfilingdocumentsforhighwayengineeringcompletion

2020-05-15发布2020-06-01实施

发布

DB62/T4128—2020

目次

前言...............................................................................III

引言................................................................................IV

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语和定义........................................................................1

4基本规定..........................................................................2

5文件材料收集归档范围与质量要求....................................................3

5.1文件材料收集归档范围..........................................................3

5.2不归档的文件材料..............................................................6

5.3文件材料收集归档质量要求......................................................6

5.4竣工图归档质量要求............................................................7

6案卷组成与填写规定................................................................8

6.1案卷组成......................................................................8

6.2案卷填写规定..................................................................8

6.3组卷及卷内文件排列............................................................9

6.4案卷装订.....................................................................10

6.5材料立卷归档样式.............................................................10

7案卷排序.........................................................................10

8声像档案.........................................................................12

9电子档案.........................................................................12

10验收与移交......................................................................12

附录A（规范性附录）案卷封面.......................................................14

附录B（规范性附录）卷内目录.......................................................15

附录C（规范性附录）卷内备考表.....................................................16

附录D（规范性附录）档号章.........................................................17

附录E（规范性附录）竣工图章.......................................................18

附录F（规范性附录）竣工图封面.....................................................19

附录G（规范性附录）案卷盒封面.....................................................20

附录H（规范性附录）案卷盒脊.......................................................21

附录I（规范性附录）合同段交（竣）工资料档案移交清单...............................22

附录J（规范性附录）移交XXX竣工档案签证单........................................23

I

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附录K（规范性附录）竣工档案案卷目录...............................................24

附录L（规范性附录）档号编制说明...................................................25

附录M（规范性附录）交通建设项目档案专项验收申请表..................................26

附录N（规范性附录）设计变更文件与竣工图档号对照一览表..............................27

附录O（资料性附录）公路建设项目文件材料收集归档单位................................28

附录P（资料性附录）条文说明.......................................................31

II

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前言

本标准依据GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本标准由甘肃省交通运输厅提出并监督实施。

本标准由甘肃省交通运输工程标准化技术委员会归口。

本标准起草单位：甘肃省交通工程质量安全监督管理局、甘肃兴陇工程监理咨询有限公司。

本标准主要起草人：杨芙蓉、张熙伟、周继渊、陈东、钟明满、魏晓春、刘学琪、任文芳、廖维太、

董立文、魏书宝、裴月娥、苗国龙、孔令功、李小平、王生银、贺天宇、邓彦荣、李俊、董军、李玉华、

王永芳、郑庚基、顾巍、赵大同。

III

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引言

随着我国“一带一路”建设的稳步推进，不断加强对西部地区旅游业、矿产资源的开发利用，交通

基础设施建设蓬勃发展。为满足甘肃公路建设发展需求，统一省内公路工程竣工文件材料立卷归档技术

要求，甘肃省交通运输厅以《关于下达甘肃省交通运输厅2016年第一批标准化工作项目计划的通知》甘

交技术﹝2016﹞2号文件下达编制任务。

本规程遵照交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》交办发﹝2010﹞

382号、《关于印发公路工程竣（交）工验收办法实施细则的通知》交公路发﹝2010﹞65号，甘肃省交

通运输厅《关于加快我省公路工程施工及监理用表和公路工程旁站手册推广使用工作的通知》甘交建

﹝2013﹞30号，甘肃省交通工程质量安全监督管理局《关于发布<公路工程施工与监理用表>、<公路工

程监理旁站手册>（2015）修订内容的通知》甘交质监﹝2015﹞187号等文件的要求，经调查研究、认真

总结、参考有关标准并在广泛征求意见基础上，制定本规程。

本规程编写的主要内容共10章，16个附录：1范围，2规范性引用文件，3术语和定义，4基本规

定，5文件材料收集归档范围与质量要求，6案卷组成与填写规定，7案卷排序，8声像档案，9电子

档案，10验收与移交，附录A案卷封面，附录B卷内目录，附录C卷内备考表，附录D档号章样式，附录

E竣工图章样式，附录F竣工图封面，附录G案卷盒封面，附录H案卷盒脊，附录I合同段交（竣）工资料

档案移交清单，附录J移交竣工档案签证单，附录K竣工档案案卷目录，附录L档号编制说明，附录M交

通建设项目档案专项验收申请表，附录N设计变更文件与竣工图档号对照一览表，附录O公路建设项目

文件材料收集归档单位，附录P条文说明。

各有关单位在执行过程中将发现的问题或建议，寄送甘肃省交通工程质量安全监督管理局（地址：

甘肃省兰州市城关区萃英门31号邮编：730030；邮箱：516225732@），以便下次修订时参考。

IV

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公路工程竣工文件材料立卷归档规程

1范围

本规程规定了公路工程竣工文件材料的收集、整理、立卷归档以及公路工程档案验收与移交的主要

内容和要求。

本规程适用于甘肃省二级及以上公路新建、改扩建及养护大修工程建设项目竣工文件材料立卷归

档工作，其它公路建设项目可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T11821-2002照片档案管理规范

GB/T17678.1-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案

管理

GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T31-2017纸质档案数字化规范

JGJ/T185-2009建筑工程资料管理规程

JTGF80/1-2017公路工程质量检验评定标准第一册土建工程

公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发﹝2010﹞382号）

公路工程竣（交）工验收办法实施细则（交公路发﹝2010﹞65号）

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

公路建设项目文件highwayconstructionprojectdocument

自公路工程建设项目立项开始至项目建设完成并通过竣工验收，在项目实施全过程中形成的工程

准备阶段文件、项目管理文件、监理文件材料、施工文件材料、竣工图和交、竣工验收文件。

3.2

工程准备阶段文件材料seedtimedocumentofconstrutionproject

工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件及材料。

3.3

项目管理文件材料projectmanagementdocument

项目管理机构在项目实施期间形成的有效的各类过程管理文件及材料。

3.4

监理文件材料projectsupervisiondocument

监理单位在监理工作过程中形成的文件及材料。

1

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3.5

施工文件材料constructingdocument

施工单位在施工过程中形成的文件及材料。

3.6

竣工图as-builtdrawing

工程完工后，真实反映工程项目实体结果的图样。

3.7

交、竣工验收文件材料handingoverdocument

建设工程项目交、竣工验收活动中形成的文件及材料。

3.8

公路工程档案highwayengineeringarchives

公路工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文件材料、图纸、图表、声像资料等各种载体

的历史记录。

3.9

电子档案electronicarchives

工程竣工文件材料以计算机转换成的电子文件，可通过计算机等数字设备阅读、处理，在通信网络

上传送的文件。

3.10

声像档案audio-visualarchives

工程建设活动中形成的具有保存价值的照片、录音、录像等历史记录。

3.11

整理arrangement

按照一定的原则，对工程文件进行收集、分类、组卷、排序、编目，使之有序化的全过程。

3.12

案卷file

由互有联系的若干文件组成的档案最小保管单位。

3.13

组卷filing

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件材料分门别类的组成案卷，亦称立卷。

3.14

归档puttingintorecord

文件形成部门或形成单位完成其工作流程，将形成的文件整理组卷后，按规定移交给相关档案管理

机构。

3.15

档案管理机构archivesmanagementorganization

管理本地区公路工程档案工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提供利用档案的档案馆、档案

室。

4基本规定

4.1公路建设项目竣工文件材料立卷归档工作实行项目法人责任制。项目法人负责投资建设项目的文

件材料立卷和归档工作，对各参建单位项目文件材料归档工作承担组织、协调、监督和指导等管理职责。

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4.2项目法人应将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序，在建设项目工程招标及与各参

建单位签订合同或协议时，对建设项目档案的编制责任、套数、质量和移交期限等提出明确要求。

4.3项目法人（或项目管理机构）负责对项目实施过程中形成的立项审批、设计审批、工程准备、工

程管理、科研资料、批准的新技术应用资料、交竣工验收、工程招标及合同文件、资金管理等文件材料

进行收集、整理和归档；检查和监督建设项目各参建单位文件材料的形成和组卷工作；收集、汇总各参

建单位文件材料案卷，编制案卷总目录及项目档案整理情况说明；公路建设项目竣（交）工验收时应依

据《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发﹝2010﹞382号）与《公路工

程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发﹝2010﹞65号）对公路工程档案组织审查，形成审查意

见。

4.4勘察、设计单位按合同、技术标准、规范及建设项目档案管理的要求向项目法人单位提交合格的

勘察、设计文件材料。

4.5施工单位应在合同段交工验收前，将系统化整理的项目档案连同案卷目录和案卷编制说明，经监

理和项目法人单位检查合格后，移交项目法人单位。

4.6监理单位按合同、技术标准、规范及建设项目档案管理的要求向项目法人单位提交合格的监理文

件材料；对施工单位竣工文件材料的形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目

法人单位提交档案质量审核意见。

4.7项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材

料的形成单位或部门负责，不得委托他人。

4.8参建单位应配备具有相关专业知识专职人员，负责工程资料的立卷归档和移交工作，且不得随意

变动。

4.9资料表格应统一使用交通运输主管部门及质监机构发布的标准表格。

4.10参建单位应对建设项目文件材料的真实性、有效性和完整性负责，严禁编造、涂改和随意抽撤。

4.11参建单位应将纸质档案进行数字化处理形成电子档案，同纸质档案一并移交相关单位。

4.12建设项目文件材料的整理、收集和著录采用计算机管理。

5文件材料收集归档范围与质量要求

5.1文件材料收集归档范围

5.1.1建设依据文件包含以下内容：

a)项目建议书及批准文件、预可行性研究报告和工程可行性研究报告及批准文件、专家评审意见；

b)水土保持批准文件、环境影响评价及批准文件；

c)水源地批复文件；

d)取、弃土场批复文件；

e)项目选址报告、批复；

f)项目用地预审意见、批复；

g)文物调查与保护、压覆矿产、防洪、地震安全评估、社会评价、节能调查等文件；

h)上级单位有关指示。

5.1.2设计审批文件包含以下内容：

a)初步设计文件及批准文件（包括桥梁、隧道工程安全风险评估）；

b)施工图设计文件及批准文件、咨询评估（审查）报告、施工图会审纪要；

c)设计变更文件及批准文件；

d)设计中重大技术问题往来文件、会议纪要。

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5.1.3工程准备资料包含以下内容：

a)建设用地选址意见及红线图；

b)建设用地申请及批复，项目规划造地报告及批复；

c)占地图及土地使用证；

d)征地拆迁批文、合同、协议书、征用土地数量一览表、拆迁数量一览表；

e)取、弃土场的变更申请与批复文件；

f)供电、供水、通讯、排水等协议；

g)施工许可批准文件；

h)质量监督申请书及工程质量监督管理受理书；

i)建设前原始地形、地貌状况图；

j)技术文件及补充文件（交通产品要求、工地试验室及专项检测项目备案资料等）；

k)工程质量责任登记表。

5.1.4项目法人施工管理文件材料包含以下内容：

a)项目法人对工程质量、进度、费用控制管理文件；

b)质量监督机构印发的质量监督相关文件；

c)项目法人组织召开的工地会议、专题会议纪要；

d)项目法人委托的试验检测、咨询、监控、技术评审等相关过程管控资料。

5.1.5施工单位文件材料包含以下内容：

a)工程管理文件包括施工组织机构成立文件、主要管理人员授权文件、人员变更文件、工地试验

室备案资料、人员岗位责任登记、施工组织设计、施工（专项）方案、技术交底文件、会议纪

要、工程质量管理、合同管理、进度管理文件等；

b)合同段开工申请及批准文件、图纸会审纪要、交接桩记录、控制点复测、施工控制点的加密（工

程定位、水准点、基准点、导线点）测量、复核记录；

c)施工日志、施工原始记录；

d)施工工序资料及中间交工验收资料；

e)工程质量自检报告及工程质量自检评定资料；

f)桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总资料；

g)工程质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件；

h)施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量

影响分析；

i)材料及标准试验资料包括:

1)原材料抽检试验检测报告及外委试验检测报告等；

2)外购材料（产品）出厂合格证书、检验报告及质量鉴定报告；

3)各种标准试验、配合比设计报告。

j)竣工图；

k)安全生产管理过程中发生安全事故后形成的调查报告、评估报告、处理结论等具有查考价值的

文件资料；

l)其它资料。

5.1.6监理单位文件材料包含以下内容：

a)监理管理文件；

1)监理组织机构成立文件、主要监理人员授权文件；

2)监理计划与实施细则；

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3)监理指令；

4)监理通知单；

5)监理月报；

6)程序性审查、审批及上报文件；

7)其他管理类文件。

b)工程质量控制文件；

1)质量控制措施、规定及往来文件；

2)工序抽检资料；

3)工程质量抽检评定资料。

c)工程进度计划管理文件；

d)工程合同管理文件；

1)主要监理人员变更及批复文件资料；

2)监理延期索赔文件资料。

e)其他文件、资料；

1)监理日志、巡视记录、旁站记录；

2)会议记录、纪要。

5.1.7项目科研、新技术文件材料包含以下内容：

a)课题报告、任务书及批准资料；

b)科研方案、试验记录、专家评审及技术鉴定报告。

5.1.8经批准的新技术应用资料包含以下内容：建设完成后的建筑信息化模型（BIM）技术资料等（如

果有）。

5.1.9声像资料包含以下内容：

a)重大活动、重大事故处理；

b)隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点部位施工。

5.1.10交、竣工验收文件包含以下内容：

a)交工验收文件：

1)交工验收证书；

2)交工验收工程质量评定资料；

3)交工验收质量检测报告；

b)竣工验收文件：

1)竣工验收证书；

2)缺陷责任期内形成的缺陷修复、试运行记录、检查记录、观测记录资料；

3)设计单位出具的工程设计符合性文件；

c)工程单项验收文件（环保、水保、档案等）；

d)各参建单位项目总结报告；

e)接管养护单位项目使用情况报告。

5.1.11工程招投标及合同文件包含以下内容：

a)招标文件；

b)投标文件、评标报告；

c)中标通知书；

d)工程合同；

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e)其他相关协议书。

5.1.12资金管理文件包含以下内容：

a)计量支付报表；

b)财务决算文件；

c)工程决算文件；

d)项目审计文件。

5.1.13其他文件材料。

5.2不归档的文件材料

5.2.1不归档的上级单位的文件材料有以下几类：

——上级机关任免、奖惩非本机关工作人员、普发供参阅及不需办理的文件材料；

——上级单位下发的仅供工作参考的抄件；

——上级单位征求意见未定稿的文件。

5.2.2不归档的本单位文件材料有以下几类：

——无查考利用价值的事务性、临时性文件；

——未经会议讨论、领导审阅、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校

对稿；

——单位内部抄送的文件材料，不履行公文的行文、介绍信等；

——参考的文件材料。

5.2.3不归档的同级单位和非隶属单位的文件材料有以下几类：

——参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

——非隶属单位抄送不需要办理的文件材料；

——非隶属单位送来参阅的简报、情况反映、不抄报或不必备案的文件材料。

5.2.4不归档的试验检测资料有以下几类：

——仪器使用台账、试验检测记录等各类台账；

——已出具正式试验检测报告的原始记录资料等。

5.2.5不归档的其他文件资料有以下几类：

——安全生产管理过程中形成的不具备查考价值的文件资料；

——党建资料、廉政建设资料。

5.3文件材料收集归档质量要求

5.3.1凡是反映与本工程项目有关及具有查考价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路

工程档案。

5.3.2公路建设项目文件材料应按文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进度情况，及时

收集、整理。

5.3.3收集归档的项目文件材料宜为原件，如供货商提供原材料及产品的质量保证文件为复印件的，

复印件应清晰并加盖销售单位印章后归档保存。

5.3.4收集归档的项目文件材料应完整、真实、规范。工序资料应收集齐全，记录内容和数据应符合

JTGF80/1-2017《公路工程质量检验评定标准第一册土建工程》规定。

6

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5.3.5建设项目文件材料宜使用激光打印机进行打印，形成的文件和表格部分，纸张统一为A4（210mm

×297mm）或A3（297mm×420mm）号纸，页边距为：纵向表格装订边不小于3cm，翻口边2cm，天

头边2.5cm，地角边2cm；横向表格装订边不小于3cm，翻口边2cm，天头边2cm，地角边2cm。

5.3.6施工工序文件材料以单位工程、分部工程、分项工程的顺序，按现行JTGF80/1-2017《公路工

程质量检验评定标准第一册土建工程》相关规定收集整理。

5.3.7卷内文件材料厚度应控制在3cm以内，每卷250张左右为宜。

5.3.8案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，字迹要清晰端正，图面整洁，不得使用

热敏纸、铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等不耐久的材料书写，不得用图章代替签字，签字

时必须使用黑色碳素笔。

5.3.9批语及签署意见写在文件装订线上的，应将左边粘贴补宽，文件或纸张规格差别较大的应补贴

或折叠，小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证应粘贴在A4纸上，一张合格证作为一页，可以加长

但不得加宽。

5.4竣工图归档质量要求

5.4.1竣工图的编制要求，应符合下列规定：

——竣工图由施工单位负责编制；竣工图应与工程实际情况相符合，每册竣工图应编制竣工说明，

竣工说明要充分体现已完工项目建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程

量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术、新工艺、新材料、特殊问题处理、施工

图的版本、变更情况及修改完善情况、完工时间、在养护工作中应注意事项等；

——本合同段工程结构、工艺、平面布置等未发生变更或一般性变更符合杠改、划改要求的，可在

原施工图上修改，要注明修改依据，由竣工图编制单位在施工图上逐张加盖竣工图章并签字后

作为竣工图；竣工图章颜色应采用红色，竣工图章盖在每页背面左下角；

——凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图；重新绘

制竣工图的图签如能全面反映施工和监理单位签署情况的，可不另加盖竣工图章，在重新绘制

的竣工图纸原施工图号前加汉字“竣”；

——同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图

号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同构筑物、建筑物应分别编制；

——收费管理所、服务区等公路配套房屋建筑工程使用的蓝图，按照JGJ/T185-2009《建筑工程资

料管理规程》附录D竣工图绘制规定执行。

5.4.2竣工图章中的内容应填写齐全、清楚，不得代签字，单位名称可直接刻在竣工图章上。竣工图

章格式包含以下内容：

——编制单位：合同中施工单位全称；

——编制人：竣工图的编制人；

——技术负责人：项目技术负责人；

——编制日期：竣工图编制的日期；

——监理单位：合同中监理单位全称；

——监理工程师：项目总监或驻地监理工程师；

——审核日期：竣工图审核的日期。

5.4.3竣工图审核应符合下列规定：

——竣工图编制完成后，由监理单位检查竣工图编制情况，对竣工图的真实性、完整性、准确性进

行审核，经审查无误后由总监或驻地监理工程师签字认可，项目管理机构视情况抽查；

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——竣工图内容应与施工图设计、设计变更、材料变更、施工、质检记录相符合。

6案卷组成与填写规定

6.1案卷组成

案卷由案卷卷盒、案卷封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表组成。

6.2案卷填写规定

6.2.1卷盒正面及盒脊只填写案卷档号、项目名称和立卷单位。

6.2.2案卷封面按以下规定填写：

——档号：项目代号、分类号及案卷号，由项目法人单位或档案接收单位编制；

——项目名称：工程项目全称；

——案卷题名：案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容，包括公路工程建设项目名称、起讫里程、

单位（分部、分项）工程名称及文种；

——立卷单位：案卷的组卷单位；

——起止日期：案卷内文件材料的形成起止日期，日期格式由八位阿拉伯数字组成；

——保管期限：按照设计年限填写；

——密级：根据国家及交通运输部有关保密规定填写。

6.2.3卷内目录填写应符合以下规定：

——序号：填写卷内文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从“1”起依次标注；

——文件编号：填写文件材料的原始编号或图号；

——责任者：填写文件材料的形成单位或主要形成单位，以落款公章为准，属原材料报验和工序验

收文件，责任者应填写施工单位和监理单位；原材料出场证明责任者应填写生产厂家。一份文

件有多个责任者时，选择两个主要的责任者，其余用等代替；

——文件题目：填写文件材料标题的全称。没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，

加“[]”符号；公文形式文件材料，填写标题的全称；卷内每份独立成件及单独办理报验和批

准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题；

——日期：填写文件材料的形成起止日期，日期格式由八位阿拉伯数字组成；

——页次：填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号；属已装订成册的文

件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数；案卷内文件材料

以有书写内容的页面编页号，单面书写的在其右下角、背面左下角编写页号；

——备注：填写需注明情况；

——卷内目录需纸质目录及电子目录各一份。

6.2.4卷内备考表按以下规