DB14/T 2469-2022 煤化工建设项目文件归档规范

ICS01.140.20

CCSA14

14

山西省地方标准

DB14/T2469—2022

煤化工建设项目文件归档规范

2022-06-14发布2022-09-15实施

山西省市场监督管理局  发布

DB14/T2469—2022

目  次

前言.................................................................................Ⅱ

1范围.....................................................................................................................................................................1

2规范性引用文件.................................................................................................................................................1

3术语和定义.........................................................................................................................................................1

4总则.....................................................................................................................................................................2

5分类.....................................................................................................................................................................2

6组卷.....................................................................................................................................................................2

7案卷审查.............................................................................................................................................................4

8案卷交接.............................................................................................................................................................4

附录A（规范性）文件归档范围、归档单位、份数及保管期限........................................................6

附录B（资料性）煤化工建设项目档案分类一览表..........................................................................15

附录C（资料性）办理档案移交手续所需文件..................................................................................16

参 考 文 献...................................................................................................................................................18

I

DB14/T2469—2022

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件由山西省工业和信息化厅提出、组织实施和监督检查。

山西省市场监督管理局对标准的组织实施情况进行监督检查。

本文件由山西省煤化工标准化技术委员会归口。

本文件起草单位：山西兰台科技有限公司、国家煤及煤化工产品质量监督检验中心、山西阳光兰台

科技有限公司、晋能控股装备制造集团有限公司、山西通畅工程项目管理有限公司、山西燃气集团有限

公司。

本文件主要起草人：李松涛、李芦芦、原万红、孙文涛、王永斌、刘姣姣、冯利英、智红梅、范敏、

李程鹏、王亚玲、程鹏、汪学祥、杜秀凤、张彩艳、秦小艳、邵向波、张超男、冯玮、李丽飞、李亚楠、

赵阿芳。

II

DB14/T2469—2022

煤化工建设项目文件归档规范

1范围

本文件规定了煤化工建设项目文件的分类、组卷、案卷审查和案卷交接。

本文件适用于山西省内新建、改建、扩建和技术改造等煤化工建设项目。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T28—2018建设项目档案管理规范

DA/T69纸质归档文件装订规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

项目文件

在煤化工建设项目全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、音像、实物等记录，包括前期文件、

项目管理文件、竣工文件和竣工验收文件等。

3.2

前期文件

项目在筹备、立项、招投标、勘察设计、征地拆迁和工程准备过程中形成的文件。

[来源：DA/T28—2018，3.7，有修改]

3.3

项目管理文件

工程建设过程中建设单位形成的关于工程质量、安全生产、进度、投资、环境保护、合同、审计、

索赔和信息管理等方面的文件。

3.4

竣工文件

项目竣工时形成的文件，由项目施工文件、竣工图和监理监造文件组成。

3.5

竣工验收文件

项目竣工验收过程中形成的文件。

[来源：DA/T28—2018，3.11]

1

DB14/T2469—2022

3.6

项目文件归档

建设单位工程管理相关部门及参建单位将办理完毕且具有保存价值的项目文件经系统整理交建设

单位档案管理机构的过程。

[来源：DA/T28—2018，3.13]

4总则

4.1煤化工建设项目文件归档工作由建设单位负责。

4.2项目各参建单位应按照DA/T28—2018第5章的规定履行各自职责，按照归档范围将文件收集齐全。

归档范围见附录A。

4.3项目文件应真实反映项目实施全过程，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档。

4.4电子文件归档执行GB/T18894的规定。

5分类

5.1煤化工建设项目档案可分为基本建设类、科学技术研究类和设备仪器类三类，具体分类参照附录

B执行。

5.2基本建设类按文件内容可划分为：立项审批类、设计审批类、征地拆迁类、招投标及合同类、项

目管理类、土建类、安装类、监理监造类和竣工验收类。当有多个建设项目时，应按项目设置二级类目。

5.3土建类和安装类宜按单位工程划分下一级类目，监理监造类宜按机构划分下一级类目。

5.4设备仪器类按设备仪器类型划分下一级类目。

5.5科学技术研究类按项目划分下一级类目。

6组卷

6.1组卷要求

6.1.1组卷应遵循文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，做到分类科学，组卷合理。

6.1.2案卷由封面、卷内目录、文件材料和卷内备考表构成。案卷厚度不宜超过20mm。

6.2组卷方法

6.2.1土建工程施工文件

6.2.1.1建筑物单位工程施工文件：工程管理与验收资料可合并组卷，地基与基础、主体结构、建筑

装饰装修、屋面、建筑给排水及供暖、通风与空调、建筑电气、智能建筑、建筑节能、电梯等分部工程，

以分部或分项工程为单元组卷。

6.2.1.2室外设施与环境单位工程施工文件：工程管理与验收资料可合并组卷；路基、基层、面层、

挡土墙、支护、车棚、围墙、场坪绿化等分部工程，以分部或分项工程为单元组卷。

6.2.1.3施工工艺复杂、专业化程度高或单独分包给专业施工队伍的分项、分部工程竣工文件单独组

卷。

6.2.1.4质量文件、安全和功能核检记录按工程部位组卷。

6.2.1.5施工日志单独组卷。

6.2.2安装工程施工文件

6.2.2.1设备安装工程按设备位号顺序、安装工序顺序组卷，同一设备的附属设备、附属设施等交工

技术文件一并编入。

2

DB14/T2469—2022

6.2.2.2管道安装工程按管道编号顺序、安装工序顺序组卷。

6.2.2.3电气工程按供配电系统设备和系统位号顺序组卷。

6.2.2.4仪表工程按控制、检测系统位号顺序组卷。

6.2.2.5材料质量证明文件可按品种、规格、材质类别顺序组卷；设备质量证明文件与产品技术文件

可按设备位号顺序组卷。

6.2.2.6设备和管道焊接接头的无损检测报告，由施工单位组卷。

6.2.3竣工图

6.2.3.1竣工图参照设计图顺序组卷。竣工图编制说明附于竣工图目录之后；发生变更项目的竣工图，

竣工图变更一览表附于该卷目录和编制说明之后。

6.2.3.2土建工程按地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、屋面、建筑给排水及供暖、通风与空调、

建筑电气、智能建筑、建筑节能、电梯等专业竣工图和路基、基层、面层、挡土墙、支护、车棚、围墙、

场坪绿化等室外工程竣工图分别组卷。

6.2.3.3安装工程竣工图按单位工程和设计文件编号顺序组卷。

6.2.4监理文件

6.2.4.1企业和监理人员资质证书、总监任命书、见证单位及见证人授权书一并组卷。

6.2.4.2监理规划、监理实施细则分别组卷。

6.2.4.3监理月报按季度或年度组卷。

6.2.4.4会议纪要按年度或事由组卷。

6.2.4.5监理日志按单位工程或监理专业组卷。

6.2.4.6监理工作总结和监理专题报告可一并组卷。

6.2.4.7建设工程质量评估报告按单位工程组卷。

6.2.4.8工程暂停令及复工令单独组卷。

6.2.4.9监理工作联系单，安装工程健康、安全与环境管理体系文件及音像材料分别组卷。

6.2.4.10工程质量问题报告单、工程质量整改通知单和工程质量事故报告单单独组卷。

6.2.4.11监理工程师通知单及回复单、监理平行抽检记录、见证取样汇总表、质量验收抽查记录表、

工程竣工结算审核意见书按单位工程组卷。

6.2.5设备监造文件

6.2.5.1设备监造工作计划、设备制造的检验计划和检验要求可一并组卷。

6.2.5.2检验记录按不同设备分别组卷。

6.2.5.3会议纪要、来往函件、监理工程师通知单与工作联系单、监理月报、设备验收和交接文件、

设备制造结算审核文件、设备监造工作总结分别组卷。

6.2.5.4监理日志按设备或月份组卷。

6.2.6科研文件

6.2.6.1科研项目立项和批复文件，合同或协议书，项目计划、研究方案、调研报告，技术评审、成

果报告、鉴定结论，分别组卷。

6.2.6.2研究过程的记录按事由和时间顺序组卷。

6.2.7设备仪器文件

6.2.7.1不需进行专业安装的设备仪器，设备按每台（套）所收集的文件组卷，电气、仪表按车间或

厂区组卷。

6.2.7.2设备图纸单独组卷。

6.3案卷排列

3

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6.3.1案卷的立卷单位应按分类方案、工程划分表和工程进展的自然过程，对已经整理好的案卷进行

系统化排列。

6.3.2土建工程案卷按工程管理与验收资料和各分部工程的竣工文件、音像材料、竣工图排序。

6.3.3安装工程案卷按综合卷，材料设备质量证明卷，设备、管道、电气、仪表等的安装文件，音像

材料和竣工图的顺序排列。

6.3.4监理、监造案卷按依据性文件，质量、安全、环保、进度、造价控制文件，合同管理文件和音

像材料的顺序排列。

6.3.5科研项目案卷按实施阶段排列。

6.3.6设备仪器案卷按类型排列。

6.4案卷编目

6.4.1卷内文件有书写内容的页面逐页从“1”开始编号，每卷单独编号，案卷封面、卷内目录、卷内

备考表不编页号。

6.4.2每卷一个档号，编写方法参见附录B。封面和目录中的日期以8位阿拉伯数字表示，起止日期

中间以一字线“—”相连。

6.4.3卷内目录、案卷目录应使用档案管理系统录入，编写方法和格式应符合GB/T11822的规定。

6.4.4卷内备考表立卷人由组卷人员签名，检查人由项目部技术负责人、专业监理工程师或建设单位

档案负责人签名；宜采用70g以上白色书写纸制作，格式应符合GB/T11822的规定。

6.5装订装盒

6.5.1案卷装订应符合DA/T69的规定。

6.5.2案卷装订后装入档案盒，盒脊上的保管期限和档号宜采用红色原子油印章加盖。不同保管期限

的案卷，不应装入同一个档案盒。

6.5.3档案装具的材质和格式应符合GB/T11822的规定。

7案卷审查

7.1施工单位将自检合格的案卷报监理单位审核，通过审核后提交建设单位工程管理部门审查。

7.2监理监造单位将自检合格的案卷提交建设单位工程管理部门审查。

7.3建设单位案卷应由建设单位档案管理部门审查。

8案卷交接

8.1程序

8.1.1经建设单位审查合格后，各参建单位将案卷、案卷目录和案卷编制说明交建设单位档案管理部

门归档，同时办理交接手续，交接手续参见附录C。

8.1.2建设单位负责对项目案卷排列上架，编制案卷总目录和档案整理情况说明，与档案接收单位办

理交接手续。

8.2期限

8.2.1施工单位和监理单位应在工程完工后三个月内将案卷交建设单位。

4

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8.2.2建设单位应在竣工验收鉴定书印发之后三个月内，将项目档案交接收单位。

8.3数量

8.3.1除竣工图外，各参建单位形成的需归档文件材料的原件，应交建设单位一套。

8.3.2竣工图应交建设单位至少两套。

8.3.3电子文件刻录光盘保存时，应刻录三套，一套供查阅使用，一套封存保管，一套异地保存。

5

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A

附录A

（规范性）

文件归档范围、归档单位、份数及保管期限

表A.1文件归档范围、归档单位、份数及保管期限

保管是否要求

序号文件归档范围归档单位份数

期限电子版

1立项审批类文件

1.1项目建设的相关法规性文件

1.1.1国家和省政府关于项目建设方面的法律法规、方针政策建设单位130年

1.1.2国家及行业技术标准、管理规范建设单位130年

1.1.3其它有关制度、办法、规定、通知等文件建设单位130年

1.2项目建设的各种许可文件

建设发展规划及有关会议记录、纪要、领导批示、讲话、专家意

1.2.1建设单位1永久

见等

1.2.2项目备案文件建设单位1永久

1.2.3项目开工审查表建设单位1永久

1.2.4项目施工许可证建设单位1永久

1.3可行性研究、任务书及其电子文件

1.3.1项目建议书及其报批文件建设单位1永久

建设项目用地预审与选址意见书、经论证的选址研究报告、国土

1.3.2资源部门审查意见、土地利用总体规划图和现状图、占用永久基建设单位1永久

本农田的补划方案、项目用地边界拐点坐标表、红线图批复性文

1.3.3可建行设性用研地究规报划告许及可其证评及审其、申报请批报文告件，补充耕地方案、市级国土资建设单位1永久件、意见、

源主管部门的审查报告、市级人民政府审核同意的文件、省级国纪要、备案

1.3.4项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件建设单位1永久

土资源主管部门审查意见、建设用地勘测定界资料、占地图及土文件、报告

1.4地专使项用申权请证、、批国复有文土件地划拨决定书结论等应扫

总量核定文件、污染物区域替代消减文件、调查报告，环境影响描形成电子

1.4.1建设单位1永久

报告书和批复文件归档

1.4.2安全预评价报告建设单位1永久

1.4.3地震安全性评价报告及批复建设单位1永久

1.4.4地质灾害危险评估报告建设单位1永久

1.4.5节能评估报告及批复建设单位1永久

1.4.6水土保持方案报告及批复建设单位1永久

1.4.7水资源论证报告及批复建设单位1永久

1.4.8职业病危害预评价报告建设单位1永久

1.4.9文物调查报告、保护方案及批复建设单位1永久

1.4.10压覆矿产资源报告及批复建设单位1永久

1.4.11应急预案及备案登记表建设单位1永久

水、暖、电、供气、通信、排水等配套协议文件,以及工程途经

1.4.12建设单位130年

铁路、公路、输电线路和河流穿跨越等协议文件

1.4.13原料、材料、燃料供应等来源协议文件建设单位130年

1.5区域总体规划建设单位1永久

6

DB14/T2469—2022

表A.1文件归档范围、归档单位、份数及保管期限（续）

保管是否要求

序号文件归档范围归档单位份数

期限电子版

2设计审批类文件

2.1设计基础文件

2.1.1设计任务书、计划任务书建设单位1永久

地质勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土

2.1.2建设单位1永久

（岩）样及说明

地形、地貌、控制点、周边构筑物、重要设备等的测量定位、观测

2.1.3建设单位1永久

记录

2.1.4水文、气象、地震等其它设计基础资料建设单位1永久

2.2设计文件

2.2.1项目总体规划设计建设单位1永久

2.2.2方案设计建设单位1永久

2.2.3工艺设计包建设单位1永久

2.2.4初步设计及其报批文件建设单位1永久

2.2.5技术设计建设单位1永久

2.2.6施工图设计建设单位130年

2.2.7工程设计计算书建设单位130年

批复文件、审

2.2.8关键技术试验建设单位1永久查意见扫描形

成电子文件，

2.2.9设计评价、鉴定及审批建设单位1永久

图纸由设计单

2.2.10工程概算、预算文件建设单位1永久位提供电子文